Cómo automatizar procesos manuales

Según una estimación, más de la mitad de los empleos de EE. UU. 30% de las actividades laborales Se puede automatizar. Si sus procesos, flujos de trabajo y tareas no requieren mucha atención práctica, la mayoría de los empleados pueden regresar por un día y medio a la semana.

Por supuesto, reconocer el valor de la automatización para los flujos de trabajo empresariales es una cosa, pero lograrlo es otra. El trabajo de planificación e implementación de la automatización no tiene que ser complicado ni misterioso: sepa lo que quiere hacer, reconozca lo que puede hacer y luego averigüe qué herramientas necesita para hacerlo funcionar.

Eso es todo por este artículo. Este marco de 8 puntos lo guiará a través de los pasos necesarios para automatizar cualquier proceso manual o flujo de trabajo.

Guía del comprador para usar una plataforma de automatización Encuentre la herramienta adecuada para automatizar su proceso Descargar ahora

Paso 1 - Define tus objetivos

El primer paso para automatizar un proceso manual es definir sus objetivos y comprender sus objetivos. Esto lo ayudará a establecer prioridades y crear estrategias automatizadas que tengan sentido para su situación específica.

Una suposición común sobre la automatización de procesos es que el objetivo siempre es la eficiencia, pero este no es el caso. La principal fuerza impulsora detrás de la automatización también puede ser

• Agregar valor a un producto o servicio
• Hacer que el proceso sea más predecible o preciso
• Mejorar la experiencia del cliente
• Crear mejores resultados para clientes de procesos internos o externos
• a través de la automatización centrada en el ser humano Trabajo menos repetitivo o frustrante

Independientemente de por qué está automatizando su proceso, poder definir sus objetivos puede ayudarlo a priorizar qué flujos de trabajo y Automatización de tareas.

Objetivo	problema comun
Proporcionar una mejor experiencia al cliente.	Los procesos son propensos a errores, inconsistentes o lentos. Los clientes carecen de visibilidad de estado.
Mejorar la experiencia de los empleados	Los procesos incluyen demasiadas tareas repetitivas o consumen demasiado tiempo de los empleados.
Mejorar la eficiencia	El proceso es demasiado costoso, lleva mucho tiempo completarlo y no se escala.

Paso 2: identificar el proceso de destino

Cualquier proceso de negocio puede volverse complejo. A menudo, lo que llamamos un "proceso" puede ser en realidad una serie de procesos o subprocesos relacionados. Por ejemplo, un proceso de compra típico podría incluir subprocesos como la aprobación de proveedores, la creación de órdenes de compra, la recepción de mercancías y el pago de facturas.

Aquí hay un ejemplo de un proceso de ventas de extremo a extremo relativamente simple. El proceso está organizado, claramente mapeado, y se registra cada etapa o punto de decisión. El punto de partida (nueva ventaja calificada) y el resultado (ganar el trato) están claramente definidos. Este es un punto de partida ideal para automatizar procesos manuales.

flujo de ventas

Paso 3: establezca los límites del proceso

Este paso refuerza el paso 2. Una vez que haya identificado el proceso que desea automatizar, debe establecer los límites del proceso para asegurarse de mantenerse enfocado. La forma más fácil de establecer límites y evitar el aumento del alcance es identificar los factores desencadenantes o los puntos de inicio del flujo de trabajo o proceso que desea automatizar y luego identificar el resultado o los resultados.

Cualquier tarea o actividad manual que ocurra entre estos dos puntos es candidata para la automatización.

Los equipos de negocios necesitan agilidad. TI necesita control. Aprende a entregar al mismo tiempo.
Automatización de código bajo: bueno para los negocios, bueno para TI Descargar ahora

Paso 4: mapee su proceso

Ha identificado los puntos inicial y final. Ahora necesita crear un diagrama de flujo o cuadro para describir todos los actores, acciones e información en el flujo de trabajo del proceso. Puede crear un mapa informal, o puede preferir usar el estándar símbolo de diagrama de flujo .

Dependiendo de la complejidad de su proceso, el mapeo puede requerir la ayuda de otros miembros del equipo. Eso es porque necesitas tener el mapa más completo posible, lo que significa incluir cada misión y cada participante en en el flujo de trabajo del proceso. Es posible que parte de esta información deba provenir de miembros del equipo involucrados en el trabajo.

elemento	describir
actor	La persona que procesa, retiene, aprueba o mueve el trabajo en cualquier punto del proceso
Tarea	Pasos específicos que se deben completar en el proceso
sistema	Una base de datos o aplicación que guarda o afecta el trabajo
información	Formularios, documentos, archivos y otros tipos de datos

Paso 5: identifique las tareas que se pueden automatizar

Un diagrama de flujo le dará una lista de todas las tareas y flujos de trabajo que componen el proceso. El siguiente paso es revisar cada uno y decidir si es candidato para la automatización.

Recuerde: algunas tareas no se pueden automatizar: se requiere intervención y supervisión humana cada vez que se completan. Otras tareas no requieren contacto humano y pueden ser realizadas por máquinas o software. Para comenzar, estas son algunas características comunes de las tareas que se pueden automatizar:

calidad	describir
Repetido	Implica los mismos pasos o entradas cada vez
frecuentemente	Tareas de gran volumen que deben completarse varias veces en una hora, un día o una semana
sucedió de nuevo	Las tareas deben completarse de acuerdo con un cronograma fijo.
confiar	Activado por otro evento o cambio de estado
simple	No requiere información compleja, toma de decisiones o resolución de problemas.
previsible	Un elemento de planificación de un flujo de trabajo o proceso que ocurre en cada instancia del proceso.
cooperación	Requiere acción o aportes de múltiples partes interesadas

Paso 6: cree su lista de deseos de automatización

Algunas de las tareas automatizadas más comunes incluyen redactar y enviar correos electrónicos, notificar a los miembros del equipo, crear solicitudes o actualizar el estado de la tarea. Según su proceso y las herramientas que utilice, las posibilidades de automatización son infinitas.

PASO 7 – EVALUAR SUS CAPACIDADES

Para hacer realidad la automatización, necesita las herramientas de automatización adecuadas. Para procesos simples y complejos, el software puede hacer que la automatización sea fácil de implementar y administrar.

Para la mayoría de los equipos, Software de automatización de código bajo Proporciona el camino más rápido hacia la automatización. Este tipo de herramientas facilitan la implementación de nuevas automatizaciones y la mejora de las existentes. Las herramientas sin código y de código bajo no requieren mucho tiempo ni esfuerzo por parte del desarrollador o del equipo de TI, y a menudo aparecen en la caja de herramientas del desarrollador ciudadano (lo que hace que la creación Automatización Ciudadana sea ​​posible).

Paso 8: configure su automatización

Ahora que ha establecido los límites del proceso, identificado las tareas y los procesos manuales que desea automatizar y revisado las capacidades de su software actual, es hora de dar vida a su automatización.

Su software de automatización de flujo de trabajo debería facilitarle la planificación y configuración de la automatización en cualquier flujo de trabajo. Es solo una cuestión de decidir qué activará la automatización y qué hará la automatización.

Vea cómo el BPA de código bajo de Pipefy puede optimizar y orquestar fácilmente cualquier proceso aprende más

Más sobre automatización

Nuestro centro de artículos está lleno de historias sobre la automatización de tareas, flujos de trabajo y proceso digital Información. Encuentre más recursos sobre temas relacionados, incluidos Automatización del flujo de trabajo , Ejemplo de diagrama de flujo de trabajo, negocio Tipo de proceso , BPM Esperar.