Excelencia de procesos: la guía completa

Process Excellence (PEX) es el estándar de calidad que utiliza una empresa para lograr sus objetivos y diferenciarse de la competencia. Los defensores de PEX entienden que una empresa es tan buena como los procesos dentro de ella.

¿Qué es la excelencia en los procesos (de negocio)?

La excelencia de procesos es una estrategia para adaptar los procesos de negocios para maximizar la productividad y la eficiencia. Para lograr la excelencia del proceso, el proceso se evalúa, modifica y prueba hasta que alcanza sus objetivos. También describe los criterios de calidad por los cuales se mide el proceso. a veces también se le llama excelencia en los procesos de negocio.

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¿Qué factores determinan la excelencia del proceso?

Lograr la excelencia en los procesos de negocio depende de muchos factores. Estos factores varían según el negocio y el proceso, pero en general, las cualidades que determinan la excelencia del proceso son:

• eficiencia
• productividad
• precisión
• velocidad
• visibilidad
• Seguridad y Cumplimiento
• Consistencia (poca o ninguna diferencia)
• Experiencia de usuario (para empleados y clientes)
• Alinear con la estrategia comercial
• Consecución de objetivos y capacidad para alcanzarlos

Cómo lograr la excelencia en los procesos

Lograr la excelencia en los procesos requiere un enfoque estructurado y completo para la mejora de procesos, asegurando la coherencia, aumentando la visibilidad y definiendo la responsabilidad. El siguiente marco le ayudará a lograr estos objetivos.

Paso 1: Definir el proceso de destino

Identifique el proceso que desea mejorar y prepárese para entrar en materia. El objetivo general de un programa de gestión de procesos de negocio es crear versiones optimizadas y coordinadas de todos los procesos que tienen lugar dentro de una organización. Pero la excelencia del proceso se puede lograr resaltando un solo proceso y haciéndolo bien antes de pasar al siguiente.

Paso 2: Cree un diagrama de flujo para el proceso tal como está

Para optimizar su proceso de destino, haga zoom en el flujo de trabajo y mapee los pasos clave, que incluyen:

1. Punto de partida: activación de un proceso o flujo de trabajo
2. Resultado: el resultado final del proceso.
3. Entrada: información, datos, tiempo, esfuerzo.
4. Sistema – ERP, CRM o solución puntual
5. Traspaso - Una situación en la que un trabajo cambia de manos.
6. Integración: el punto en el que los datos cruzan las barreras del sistema o de la aplicación.

Si es nuevo en el mapeo de procesos, aquí hay algunos recursos para comenzar:

• Directrices de símbolos de diagrama de flujo
• Paso a paso cómo mapear un proceso
• Fundamentos de mejora de procesos
• Cómo automatizar los procesos de negocio

Paso 3: Evaluar el proceso tal cual

Antes de mejorar el proceso tal como está, debe recopilar algunos datos sobre su rendimiento actual. Las siguientes preguntas lo ayudarán a identificar los cambios necesarios para optimizar su proceso.

1. ¿El proceso objetivo es un proceso no estructurado o proceso estructurado ?
2. ¿Cuáles son los indicadores clave de rendimiento o KPI para el proceso?
3. ¿Cómo se mide esta métrica o KPI?
4. ¿Hasta qué punto el proceso de statu quo cumple (o no cumple) con esta métrica?
5. ¿Qué elementos del proceso tal cual contribuyeron a su desempeño?
6. ¿Dónde están las oportunidades de mejora?

Paso 4: Crea un proceso pendiente

Cree diagramas de flujo para optimización o versiones futuras. ¿Cómo debe organizarse la nueva versión
del proceso? ¿Incluirá nueva tecnología o software?
¿ Necesita colaboración entre equipos?

Paso 5: Pruebe la nueva versión del proceso

Ejecute versiones futuras del proceso a una escala limitada o con solo unos pocos usuarios. Tenga en cuenta los
posibles silos de datos o colaboración.
Estos son más comunes cuando la información se comparte entre personas, las tareas se transfieren de una parte a otra o los datos se mueven a través de los límites del sistema, como cuando se integran aplicaciones o bases de datos.

Paso 6: Ver los resultados

Determinar si las versiones futuras del proceso cumplen con los requisitos de rendimiento. Si no, trata de entender por qué. Modifique el proceso y vuelva a intentarlo hasta alcanzar el estándar de calidad objetivo.

Paso 7: Implementar el proceso pendiente

Capacite a su equipo (y a cualquier parte externa relevante) sobre el nuevo proceso para prepararlos para su uso. Si una nueva versión del proceso introduce nuevas aplicaciones o sistemas, asegúrese de que su equipo se sienta seguro al usarlos.

Paso 8: Supervise y modifique según sea necesario

Asegúrese de comprender el proceso lo suficientemente bien como para monitorear fácilmente su desempeño e identificar rápidamente cualquier problema que surja. Algunas opciones de software de automatización de procesos ofrecen múltiples vistas y notificaciones que pueden ayudarlo a adelantarse a los cuellos de botella, los SLA y los plazos. Busque opciones de código bajo que faciliten la creación de tableros personalizados que coloquen las métricas de proceso más importantes al frente y al centro.

Consejos para la mejora de procesos

Además de adoptar un enfoque estructurado para la excelencia del proceso, existen algunas estrategias comprobadas que pueden ayudarlo a construir y optimizar cualquier proceso o flujo de trabajo.

Establecer la propiedad del proceso. especificar gestor de procesos Habrá una mayor responsabilidad y se asegurará de que alguien esté prestando atención al proceso, incluso cuando cambien las prioridades de gestión.

Date cuenta que lo que se mide se hace. Incorpore más responsabilidad al programa de excelencia de procesos definiendo claramente los KPI y las métricas desde el principio. Establezca un cronograma regular para monitorear y reportar el desempeño basado en estas métricas.

Identifica todas las variables en la ecuación. Cada proceso es una ecuación que consiste en combinaciones de variables. Algunas de estas son variables fijas, lo que significa que están fuera de su control. En lugar de perder tiempo y recursos en variables fijas, concéntrese en las cosas que puede controlar.

Capture y aplique comentarios de usuarios y clientes. En muchos casos, el principal impulsor de la excelencia del proceso es la eficiencia o el ahorro de costos. Pero el proceso también afecta la experiencia del usuario y la experiencia del cliente. Asegúrese de que las mejoras de sus procesos estén informadas por quienes confían en ellas o se benefician de ellas.

Automatice para reducir errores y aumentar la velocidad. La automatización está jugando un papel cada vez más importante en los esfuerzos de mejora de procesos. La automatización ayuda a los equipos a evitar errores, responder más rápido y mantener la coherencia de los datos en toda la pila de tecnología. Busque oportunidades para automatizar tareas y flujos de trabajo en el proceso.

Excelencia de procesos y otros términos

La excelencia del proceso a veces se confunde con algunos términos relacionados, por lo que puede ser útil definir la diferencia entre ellos. Estos incluyen la excelencia operativa, la excelencia empresarial y la excelencia digital.

¿Qué es la excelencia operativa?

La excelencia operativa es una disciplina diseñada para mejorar todos los aspectos de las operaciones de una organización de abajo hacia arriba. Los programas de excelencia operativa permiten el cambio al abordar problemas relacionados con la cultura o la tecnología de la empresa y luego aprovechar esos cambios.

El enfoque de la disciplina es más amplio que la excelencia del proceso y, a menudo, implica

1. Construir infraestructura para el cambio.
2. Desarrollar disciplina para completar acciones y procesos de manera consistente.
3. Cambie el enfoque del equipo de la calidad del producto a la experiencia del cliente.
4. Priorizar la eficacia de los procesos y la agilidad empresarial.
5. La implementación aborda las brechas de procesos y los silos de datos sistema de participación.
6. realizar escalabilidad de pila para aprovechar al máximo las aplicaciones y los sistemas existentes.

En última instancia, la excelencia operativa se trata de cambiar la cultura, la percepción y la mentalidad de todos en la organización. Es una estrategia integral que puede tener un profundo impacto en el negocio.

¿Qué es la excelencia digital?

La excelencia digital se refiere al uso de tecnología y datos para lograr la excelencia en los procesos. A medida que las tareas, actividades y flujos de trabajo se vuelven cada vez más digitales, las empresas están adoptando estándares de excelencia digital. Estos criterios les ayudan a determinar si están utilizando la tecnología y los datos de la manera más eficiente posible.

¿Qué es la excelencia de un proceso digital?

La excelencia del proceso digital se refiere al grado de eficacia y eficiencia de un proceso, incluidos elementos digitales como aplicaciones, herramientas de software, herramientas de colaboración y bases de datos. En otras palabras, la excelencia del proceso digital se refiere a la calidad de la versión digital de su proceso comercial.

Por ejemplo, las entradas a estos procesos pueden incluir formularios de solicitud o recibo que llegan por correo electrónico, formularios o mediante herramientas de colaboración como Slack. Esta información se convierte en datos a los que el equipo puede acceder y gestionar a través de otro tipo de software como ERP, CRM, HRIS o soluciones puntuales.

proceso digital es la forma más común de proceso comercial en la actualidad, por lo que lograr la excelencia del proceso digital aplica los principios de la excelencia del proceso, pero enfatiza el aspecto digital del proceso.

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sin importar Tipo de proceso de negocio Cómo, tanto los equipos de TI como los de negocios juegan un papel clave en la mejora de procesos. Los equipos comerciales entienden cómo deben funcionar los procesos y cómo esos procesos afectan a los usuarios, clientes y objetivos comerciales. Los equipos de TI garantizan la coherencia y la seguridad de los procesos al garantizar que los procesos nuevos y existentes se integren en la estructura general de procesos comerciales.

Software de automatización de código bajo Proporciona un conjunto de capacidades para ayudar a los equipos comerciales y de TI a colaborar, coordinar procesos y lograr la excelencia en los procesos. Los equipos comerciales obtienen una interfaz visual intuitiva que les permite mejorar los procesos de forma rápida y sencilla. Los equipos de TI obtienen una herramienta que se integra con las pilas existentes, mejora las capacidades actuales y simplifica la implementación de la seguridad y el cumplimiento.

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