Cómo administrar tareas: 12 consejos poderosos y comprobados

Aprender a administrar las tareas de manera efectiva es una de las cosas más importantes que puede hacer para su carrera y el equilibrio entre el trabajo y la vida. Ser capaz de cumplir con los plazos de manera consistente le otorgará una reputación como miembro confiable y eficiente del equipo. Igualmente importante, la gestión eficaz de tareas hace que sea menos probable que se sienta abrumado o termine trabajando horas extras para cumplir con las exigencias de su trabajo.

Si está interesado en mejorar sus habilidades de administración de tareas, aquí hay 12 estrategias comprobadas para ayudarlo a aprender cómo administrar tareas de manera efectiva.

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1. Cree una lista de tareas completa

El primer paso en la gestión eficaz de tareas es crear una lista de tareas. Enumere cada tarea que debe realizarse e indique una fecha de vencimiento para cada una. Recuerda: ¡Sé minucioso! Cuanto más precisa sea su lista de tareas pendientes, más visibilidad y control tendrá sobre lo que realmente debe hacerse.

Crear una lista de tareas también es una excelente manera de lidiar con la sobrecarga de trabajo.

2. Divida los proyectos grandes en tareas realizables

A veces, las tareas individuales se agrupan en varios proyectos o flujos de trabajo más pequeños, y esta complejidad hace que parezcan abrumadoras. El riesgo en esta situación es que esta complejidad puede hacer que retrasemos la acción, saboteando así el progreso. Quizás el proyecto te parezca complicado y no sepas por dónde empezar. Como resultado, duda en iniciar el proyecto.

No caiga en esta trampa, pero separe los proyectos o flujos de trabajo y organícelos en tareas simples y discretas. Trate cada tarea como su propio objetivo y complétela una a la vez hasta que todas las tareas del proyecto estén completas.

3. Prioriza tu lista de tareas pendientes

Una vez que tenga una lista completa de todas las tareas, el siguiente paso es priorizarlas. Una de las mejores formas de priorizar tareas es usar la Matriz de Eisenhower.

La matriz de Eisenhower divide las tareas en cuatro categorías: hacer, decidir, delegar y eliminar. Cada categoría está determinada por su urgencia e importancia. Las tareas urgentes e importantes deben hacerse ahora. Las tareas que no son ni urgentes ni importantes se pueden eliminar. Las tareas restantes deben delegarse a otros o programarse para que se completen en un momento específico.

4. Automatice las tareas tanto como sea posible

La automatización de tareas puede ser una estrategia poderosa para reasignar recursos y liberar más tiempo. Según una estimación, Se pueden automatizar hasta el 30% de las actividades en la mayoría de los trabajos de EE. UU.. Esta es una gran oportunidad para reciclar gastos que pueden ser automatización de tareas tiempo en la tarea completada.

Las tareas que caen en las categorías de "comisión" o "decisión" de la matriz de Eisenhower pueden ser elementos que se pueden automatizar. Los proyectos adecuados para la automatización de tareas suelen ser proyectos repetitivos y frecuentes. Las tareas bien definidas que se basan en datos estructurados pueden ser ideales para la automatización de procesos robóticos (RPA). Las tareas y flujos de trabajo más complejos pueden ser más adecuados para la automatización de procesos comerciales (BPA).

Aprende más RPA y BPA diferencia entre.

5. Utilice un tablero Kanban u otra herramienta de visualización

Visualizar sus tareas puede ser una estrategia poderosa para administrarlas de manera más eficiente. La visualización de tareas puede ayudarlo a evaluar rápidamente el progreso, identificar cuellos de botella y mantenerse informado sobre los próximos plazos o problemas de ancho de banda.

Los tableros Kanban son una opción popular para visualizar el progreso de un conjunto de tareas de principio a fin. Según la herramienta de administración de tareas que esté utilizando, la vista Kanban le permite ver quién está a cargo de cada tarea y cuánto dura esa tarea en una fase en particular.

Automatización de código bajo Las plataformas también son una buena opción para la gestión de tareas, ya que permiten a los usuarios empresariales configurar y personalizar vistas, incluidos tableros Kanban, calendarios o listas. Las plataformas de código bajo también facilitan que los equipos comerciales organicen tareas en flujos de trabajo o procesos y creen automatización.

6. Aborde primero las tareas menos atractivas (o más aterradoras)

Esta estrategia de gestión del tiempo se ha articulado de varias maneras diferentes. Probablemente mejor conocido por la frase "come esa rana", una estrategia (y el título de un popular libro de productividad) que se enfoca en identificar el elemento menos popular en una lista y luego completar ese elemento primero.

La idea aquí es que el resto de su día solo mejorará si continúa eliminando los elementos menos atractivos (o más intimidantes, difíciles, etc.) de su lista. Como beneficio adicional, obtendrá una sensación de satisfacción y no tendrá que temer las tareas menos populares por el resto del día.

7. Concéntrese en una tarea a la vez

La capacidad de realizar múltiples tareas alguna vez se consideró una ventaja, e incluso hoy en día, las ofertas de trabajo a menudo mencionan esta capacidad como una de las características de los candidatos calificados. Si bien la multitarea puede sonar como una estrategia efectiva de gestión de tareas, la investigación sugiere que puede ser más una desventaja que un activo.

El problema con la multitarea es que realmente no existe tal cosa. El cerebro humano no es capaz de realizar múltiples tareas. En cambio, lo que realmente sucede es un cambio de enfoque, conocido como cambio de tarea, o la rápida transferencia de nuestra atención de una tarea a otra. Este rápido cambio de tarea también requiere otro cambio psicológico llamado cambio de contexto. Este cambio rápido de enfoque y contexto entre tareas termina reduciendo la productividad, no mejorándola. Según un estudio, el cambio de tareas puede Reduzca la productividad hasta en un 40%.

En lugar de cambiar de un lado a otro, intente completar una tarea en su totalidad antes de pasar a la siguiente.

8. Elimina o reduce las distracciones

Una de las estrategias de gestión de tareas más efectivas es maximizar el tiempo de concentración ininterrumpido. Esto es especialmente importante para los empleados que han hecho la transición de los modelos domésticos o híbridos al trabajo en los últimos años. Un estudio reciente de la Universidad de Chicago encontró que el trabajo remoto está asociado con la productividad cae entre un 8 y un 19% relacionado, en parte puede deberse a interrupciones que ocurrieron mientras las personas trabajaban desde casa.

La FMH también afecta la forma en que se organizan las horas de trabajo. En su Índice de tendencias laborales anual, Microsoft encontró que el usuario promedio de Teams El tiempo dedicado a las reuniones ha aumentado un 252 % en comparación con antes de febrero de 2023. También encontraron que la cantidad de chats enviados por persona aumentó en un 32% durante el mismo período de tiempo.

Teniendo en cuenta estos hallazgos, una de las mejores formas de administrar las tareas de manera más eficiente puede ser definir y reservar bloques de tiempo disponibles para completar las tareas. Por ejemplo, esto podría verse como bloquear el tiempo en su calendario (para evitar que otros programen reuniones) o revisar de forma masiva su correo electrónico y los canales de Slack una vez al día en lugar de revisar su bandeja de entrada o colaborar varias veces en un canal de hora.

9. Desactiva las notificaciones

Las personas son más productivas cuando pueden lograr un estado de flujo. Este es el espacio mental en el que entramos cuando estamos relajados, pero también muy concentrados en la tarea que tenemos entre manos. Mantener estado de flujo Esencial para una gestión eficaz del tiempo y de las tareas. Una de las mejores maneras de mantener su estado de transmisión ininterrumpido es desactivar las notificaciones automáticas.

Las notificaciones automáticas captan nuestra atención, nos distraen y nos obligan a cambiar de tarea. Incluso si estas interrupciones solo nos toman por un corto período de tiempo, pueden sumarse a la caída en la productividad antes mencionada. Si bien la idea de recibir notificaciones constantes desde su teléfono, reloj o aplicación parece una excelente manera de mantenerse al tanto, haciendo una pausa por un tiempo. notificación de inserción Podría ayudarte a hacer más trabajo al final.

10. Establezca una fecha límite. Entonces apégate a ellos

Tratar los plazos como límites estrictos puede ser otra estrategia eficaz para gestionar tareas. Si bien esto puede parecer obvio, vale la pena recordar que los plazos móviles pueden retrasar la finalización de la tarea, a veces indefinidamente.

Una estrategia para aumentar la fidelidad a los plazos es realizar un seguimiento de la finalización de tareas real frente a la planificada. En otras palabras, monitoree el porcentaje de tareas que se completan a tiempo. Después de todo, hay una razón por la que a los gerentes de empresas les gusta decir: "Con una vara de medir, está hecho".

11. No dejes que lo perfecto sea enemigo de lo bueno

Algunas tareas no tienen que ser 100% perfectas para completarse. En algunos casos (pero ciertamente no en todos), es mejor hacer algo que hacerlo perfecto. De hecho, la búsqueda interminable de la perfección puede provocar retrasos que pueden convertirse en una bola de nieve en proyectos grandes. Trate de identificar con anticipación las tareas que corren el riesgo de tales retrasos.

Decidir qué tareas pueden beneficiarse de este enfoque es cuestión de hablar con su equipo, establecer puntos de control y determinar si las imperfecciones afectarán el resultado final. Algunos flujos de trabajo y proyectos pueden tolerar fallas menores, mientras que otros no.

12. Adopte la mentalidad correcta de gestión de tareas

Finalmente, una de las estrategias más importantes para administrar tareas es entrar en el espacio de cabeza correcto. Esto significa ser realista sobre lo que puede y no puede hacer. Primero, describa su situación respondiendo las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son mis habilidades?
• ¿Cuáles son mis recursos?
• ¿Cuáles son mis límites?
• ¿Qué herramientas puedo usar?
• ¿Con quién puedo contar para que me ayude?

Una vez que haga todo lo posible por comprender sus habilidades y recursos, es igual de importante mantenerse adaptable. No importa cuán cuidadosamente planee su estrategia de gestión de tareas, siempre habrá algunas variables inesperadas introducidas en la ecuación. Es posible que alguien de su equipo necesite usar accidentalmente el PTO o que haya un problema con el sistema. ¡No entrar en pánico! Mantén la calma, vuelve a evaluar la situación y sigue adelante.

El cambio es inevitable, y la mejor manera de administrar las tareas es planificar lo que puede hacer y luego adaptarse a lo que no puede.

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