¿Qué es el flujo de trabajo? Todo lo que necesitas saber con ejemplos
¿Qué es el flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una serie de tareas y otras actividades que conducen a un resultado específico. El flujo de trabajo es cómo organizamos las tareas, el tiempo y las relaciones. Todos los flujos de trabajo, por simples o complejos que sean, comparten una característica común: son repetibles.
Todos los flujos de trabajo constan de los mismos tres componentes básicos: disparadores, trabajos o actividades y resultados. Aprende más Componentes esenciales para cada flujo de trabajo .
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Tipo de flujo de trabajo
Los flujos de trabajo se pueden clasificar según su estructura y complejidad. Hay tres flujos de trabajo principales escribe : flujos de trabajo secuenciales, flujos de trabajo de máquinas de estado y flujos de trabajo controlados por reglas.
flujo de trabajo secuencial
Un flujo de trabajo secuencial es el más fácil. Este tipo de flujo de trabajo organiza las tareas de forma lineal para que siempre avancen, y cada dependencia afecta solo al paso o la tarea del flujo de trabajo que sigue inmediatamente al paso o la tarea actual.
Un flujo de trabajo secuencial nunca vuelve a los pasos anteriores ni se repite de ninguna manera, por lo que cada tarea se completa y va directamente a la siguiente.
Flujo de trabajo de máquina de estado
En comparación con la simplicidad de los flujos de trabajo secuenciales, los flujos de trabajo de máquinas de estado permiten que las dependencias afecten los pasos anteriores y repita ciertas tareas al paso anterior.
Los procesos en estos flujos de trabajo no se modelan como una serie de tareas, sino como diferentes estados que permiten interacciones más complejas.
Flujo de trabajo basado en reglas
Finalmente, un flujo de trabajo controlado por reglas es similar a un flujo de trabajo secuencial, excepto que el progreso está controlado por condiciones más complejas.
En este modelo, pasar de una tarea a la siguiente involucra reglas similares a las de la programación condicional, usando "if/else", declaraciones de casos o lógica tradicional para evaluar las declaraciones de reglas como verdaderas o falsas.
En este caso, solo completar una tarea no siempre conduce a la misma tarea posterior cada vez. El siguiente paso en el flujo de trabajo depende de la entrada o acción del paso anterior.
Los beneficios de usar el flujo de trabajo
La organización de tareas y otras actividades en flujos de trabajo tiene varias ventajas, la mayoría de las cuales se derivan de la mayor estandarización y control que brindan los flujos de trabajo. Los beneficios del flujo de trabajo incluyen:
Simplifique la automatización de procesos
Los flujos de trabajo facilitan la automatización y coordinación de un conjunto de tareas y actividades relacionadas, en lugar de automatizar cada tarea y actividad de forma independiente. Software de automatización de código bajo Permita que los usuarios comerciales y los desarrolladores ciudadanos automaticen ciertos flujos de trabajo mediante una interfaz de arrastrar y soltar.
Mejore la eficiencia del proceso
Con el flujo de trabajo, las partes interesadas pueden ajustar las dependencias y priorizar mejor las tareas para completarlas en menos tiempo y con menos recursos.
Obtenga una comprensión más profunda del rendimiento y la productividad
Workflow crea un registro escrito que permite a los gerentes revisar tareas anteriores, acceder a un historial de actividad laboral y hacer que la planificación futura sea más transparente. Estas métricas se pueden usar para monitorear todos tipo de proceso de negocio Y proporcionar orientación para la mejora de procesos.
Colabora más fácilmente
Los flujos de trabajo facilitan la colaboración entre empresas e incluso entre industrias. El software basado en la nube significa que los flujos de trabajo específicos, las plantillas o las ideas generales sobre la planificación de tareas se pueden compartir fácilmente y estar disponibles para todos en cualquier momento y lugar.
Delegar tareas
Las responsabilidades previamente reservadas para los gerentes de servicio y otros tomadores de decisiones se pueden delegar a miembros del equipo que ahora tienen un conjunto claro de instrucciones a seguir.
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Ejemplos comunes de flujo de trabajo
Una de las mejores formas de entender el flujo de trabajo es mirar algunos ejemplos. A continuación, veremos el flujo de trabajo de incorporación de empleados (como un diagrama de carriles) y el flujo de trabajo de adquisiciones (como un diagrama de flujo simple). También describiremos ejemplos de flujos de trabajo típicos de canalización de ventas y reembolsos.
Flujo de trabajo de cuentas por pagar
Flujo de trabajo de incorporación de empleados
La incorporación requiere un proceso estandarizado para dar la bienvenida a los nuevos empleados, enseñarles lo que necesitan saber sobre la empresa e integrarlos en el lugar de trabajo. Este es un ejemplo de un flujo de trabajo de incorporación típico y lo que puede modificar y usar usted mismo. modelo.
Flujo de trabajo de incorporación de empleados
- La columna más a la izquierda muestra a cada participante en el proceso.
- Cada participante (equipo, departamento, individuo) tiene un canal que identifica cuándo puede controlar el trabajo.
- La columna más a la derecha muestra el resultado final de cada participante en el flujo de trabajo.
- El desencadenante de este flujo de trabajo es aceptar una oferta de un reclutador.
- El resultado exitoso de este flujo de trabajo ocurre cuando el nuevo empleado completa la incorporación y se reúne con el nuevo equipo.
Flujo de trabajo de adquisiciones
Algunos procesos constan de flujos de trabajo relacionados. Adquisiciones es un gran ejemplo de cómo múltiples flujos de trabajo pueden construir un proceso comercial que ayude a una organización a alcanzar sus objetivos. A continuación se muestra un ejemplo de un flujo de trabajo de adquisición ilustrado en un diagrama de flujo.
- El proceso de adquisición incluye varios flujos de trabajo relacionados.
- El flujo de trabajo comienza con la aprobación del proveedor.
- El segundo flujo de trabajo es crear una orden de compra.
- Una vez aprobada la orden de compra y enviada al proveedor, se recibe la mercancía.
- El flujo de trabajo final en el proceso de compra es el pago de facturas.
reembolsar Proceso de trabajo
Otra actividad común y constante en el lugar de trabajo es el reembolso de gastos. Realice un seguimiento de las solicitudes, los recibos y el estado de pago mediante flujos de trabajo para ayudar a establecer expectativas, administrar plazos y optimizar procesos.
- El flujo de trabajo comienza cuando un empleado envía una solicitud de reembolso.
- El siguiente paso en el flujo de trabajo es la aprobación del gerente.
- Las aprobaciones deben enviarse a la financiación de forma manual o automatizada.
- El resultado exitoso de este flujo de trabajo ocurre cuando el empleado recibe el pago.
Más información sobre la gestión Flujo de trabajo de reembolso eficiente para más información.
flujo de ventas Proceso de trabajo
Estos flujos de trabajo siguen un piloto a medida que avanza el embudo de ventas. La generación de clientes potenciales, la investigación, el seguimiento, la redacción de propuestas y la negociación son tareas repetitivas que se pueden organizar fácilmente en flujos de trabajo, lo que hace que todo el embudo de ventas sea más eficiente y estandarizado.
Aprender acerca etapa del embudo de ventas para más información.
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Cómo construir un flujo de trabajo
El flujo de trabajo debe simplificar su trabajo, no complicarlo. Es por eso que sigue un conjunto claro de pasos para identificar, diseñar y mapear cada flujo de trabajo para que sea manejable y efectivo. Utilice esta sencilla guía de tres pasos para ayudar a comprender su flujo de trabajo.
identificar
El primer paso es identificar los procesos que pueden beneficiarse del flujo de trabajo. Comience reuniendo información sobre el proceso e identificando sus objetivos. Tenga en cuenta las dependencias y el tiempo actual necesario para completar el proceso.
Trabaje en los pasos del proceso con alguien familiarizado con la tarea y busque aportes de múltiples partes interesadas para ayudar a identificar cuellos de botella, objetivos poco claros y puntos débiles comunes.
Recuerde que los flujos de trabajo se adaptan mejor a los procesos rutinarios o comunes dentro de una organización.
Diseño y Documentación
Una vez que haya identificado los componentes del proceso, es hora de comenzar a documentar el flujo de trabajo. Durante esta fase, las tareas del proceso se mapean y se anotan para que puedan discutirse y mejorarse de manera efectiva.
Incluya toda la información que ha recopilado sobre el proceso en este documento, luego invite a las partes interesadas a brindar sus comentarios. Aplique comentarios y optimice su flujo de trabajo.
Diagrama e Implementación
Una vez que se sienta cómodo con los detalles y la organización del flujo de trabajo, use una herramienta o software de flujo de trabajo para crear la versión final. Esta versión debe incluir documentación del flujo de trabajo, el diagrama de flujo de trabajo más importante para ayudar a todos a visualizar cada tarea en el proceso y el resultado final.
Completar el diagrama de flujo de trabajo es el paso final antes de comunicar y distribuir versiones digitales del flujo de trabajo con los miembros del equipo y otros gerentes.
Pruebe el flujo de trabajo con un subconjunto del equipo antes de implementarlo. Esta llamada prueba de manejo le brinda otra oportunidad para ajustar su flujo de trabajo antes de implementarlo.
Aprender acerca símbolo de diagrama de flujo tanto como Cómo crear un trabajo Más información sobre diagramas de flujo.
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Utilice un sistema de gestión de flujo de trabajo
Los sistemas de gestión de flujos de trabajo (WMS) facilitan la creación, organización y supervisión de flujos de trabajo en toda la empresa. WMS se integra con componentes de pilas de tecnología existentes para eliminar silos de datos y mejorar la colaboración entre aplicaciones, sistemas y equipos.
Hay muchos sistemas de gestión de flujo de trabajo disponibles. Para elegir la herramienta adecuada para su equipo, considere las siguientes preguntas:
- ¿La plataforma o el software se integran con sus otras aplicaciones?
- ¿Proporciona una interfaz de código bajo que empodera a los equipos de negocios?
- ¿Cumple con los requisitos de seguridad de su equipo de TI?
- ¿Proporciona una vista centralizada para monitorear todos sus flujos de trabajo?
- ¿Es lo suficientemente flexible como para ser utilizado en todos los departamentos?
Funcionalidad básica de WMS
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La agilidad de los equipos comerciales depende de la capacidad de crear, modificar y automatizar rápidamente los flujos de trabajo en respuesta a la actividad de la competencia o los comentarios de los clientes. Esto no siempre es factible cuando todos los cambios en el flujo de trabajo deben realizarse a través de TI.
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