10 técnicas de gestión del tiempo para mejorar la productividad y la salud

La calidad de nuestras técnicas de administración del tiempo determina qué tan saludables y productivos somos cuando enfrentamos factores estresantes y cambios en nuestra vida profesional. Desde la transición a un modelo de trabajo híbrido y remoto, es posible que las estrategias de gestión del tiempo en las que muchos de nosotros confiábamos antes de la pandemia ya no sean tan efectivas.

Una nueva razón por la que muchos de nosotros tenemos problemas para administrar el tiempo en este momento se debe a microsoft El aumento descrito en la "intensidad digital" de la jornada laboral: dado que no estamos en la oficina con tanta frecuencia, la mayoría de nosotros cambiamos de tareas con más frecuencia (o nunca). Este es el resultado de tratar de suplir la falta de contacto cara a cara apoyándose más en el correo electrónico, el chat y las reuniones virtuales.

Al mismo tiempo, muchos de nosotros todavía estamos descubriendo cómo manejar las líneas divisorias entre nuestra vida personal y profesional. En lugar de lidiar con los viajes diarios al trabajo, muchos de nosotros ahora trabajamos en entornos domésticos donde las distracciones y las distracciones son comunes. Para aquellos de nosotros que somos padres o cuidadores, hay más desafíos.

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FMH : impacto en la productividad

La Universidad de Chicago en 2023 un estudio Muestra cómo trabajar de forma remota puede reducir la productividad hasta en un 20%. ¿razón posible? Si bien los trabajadores del estudio mantuvieron un nivel constante de producción, aumentó el tiempo necesario para lograr esa producción. En otras palabras, parece llevar más tiempo hacer el trabajo desde casa.

30%	Se incrementó el promedio de horas de trabajo
18%	Aumenta el trabajo fuera de horario
17%	Mayor número de correos electrónicos enviados
10% – 20%	Disminución estimada de la productividad

Parte de la razón por la que parece llevar más tiempo hacer el trabajo de forma remota es que nuestros días parecen estar más ocupados. de acuerdo a microsoft afirma que los usuarios de su plataforma Teams han pasado más tiempo en reuniones desde que comenzó la transición a WFH duplicado muchos. tiempo promedio de reunión añadido 10 minutos, mayor uso del chat por parte de los usuarios de Teams 45%. Los chats enviados fuera del horario comercial normal aumentaron 42%.

¿Qué no ha cambiado? Tiempo promedio de respuesta. En otras palabras, somos igualmente receptivos a correos electrónicos masivos y chats. Es un milagro que algunos de nosotros podamos lograr cualquier cosa.

Impacto en la salud de los trabajadores

Si bien la caída en la productividad general no es una gran noticia para las empresas, su impacto en el bienestar de los trabajadores es la verdadera historia. Ocupado no significa necesariamente una mayor productividad, pero sí un mayor riesgo de agotamiento de los trabajadores.

Según una investigación de la Universidad de Chicago, los empleados pasan una parte importante de su tiempo libre ( ¡Hasta 12 horas! ) para mantener el mismo nivel de productividad que antes del trabajo remoto. Señalando que la "mayor productividad" (o al menos se supone que debe ser mayor) está "enmascarando una fuerza laboral cansada".

Para algunos, la semana laboral puede parecer que nunca termina, simplemente porque no es así. Para aquellos que han renunciado debido a "grandes "Y para las empresas que enfrentan escasez de mano de obra, ayudar a los trabajadores a recuperar su tiempo personal y fortalecer los límites entre el trabajo y la vida familiar puede ser especialmente importante cuando se trata de proteger la salud de los trabajadores y retener a los empleados.

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10 maneras de mejorar la salud y la productividad habilidades de manejo del tiempo

Las técnicas eficaces de gestión del tiempo pueden ayudarnos a restaurar el orden y recuperar parte del tiempo personal que podemos haber perdido durante la transición a un modelo de trabajo remoto o híbrido. Aquí hay 10 consejos de administración del tiempo para ayudarlo a mantenerse saludable y productivo.

1 – Lograr la conciencia del tiempo

No podemos hacer un mejor uso de nuestro tiempo en el futuro a menos que entendamos cómo usamos nuestro tiempo hoy. Practicar el simple arte de la conciencia del tiempo puede ayudar con esto.

La mayoría de nosotros tenemos una idea general de cómo empleamos nuestro tiempo, pero tendemos a centrarnos en las cosas importantes de nuestra lista: grandes proyectos, reuniones importantes o tareas relacionadas con evaluaciones de desempeño. Si bien es posible que podamos enumerar mentalmente este tipo de proyectos, es posible que no podamos estimar con precisión cuánto tiempo llevará completarlos. Estos errores de cálculo pueden ser costosos.

También tendemos a ignorar los pequeños compromisos y detalles de nuestra vida diaria. Si bien estos pueden parecer intrascendentes cuando se consideran individualmente, acumulativamente consumen una cantidad desproporcionada de nuestro tiempo e interrumpen o retrasan otras prioridades.

Lo más importante que cada uno de nosotros puede hacer para administrar mejor nuestro tiempo es averiguar qué tenemos que hacer y luego estimar mejor cuánto tiempo llevará hacerlo.

Este tipo de revisión se puede considerar como una "auditoría del tiempo" y es la base de la estrategia de gestión del tiempo para el resto de este artículo.

2 - Categoriza tus prioridades

Las auditorías de tiempo nos dan una mejor idea de cómo se gasta nuestro tiempo promedio, pero varía de una semana a otra según los compromisos y tareas específicos que tenemos que administrar. Por eso es importante empezar a priorizar las tareas de forma regular.

Una de las formas más fáciles y efectivas de establecer prioridades para la semana es usar algo llamado Matriz de Eisenhower. Es una herramienta de planificación simple que cualquiera puede usar para agrupar tareas en cuatro categorías según su sensibilidad al tiempo y la importancia de una finalización precisa o de alta calidad.

Matriz de Eisenhower

Este ejercicio puede ayudar a diferenciar entre tareas o actividades que deben realizarse hoy y tareas o actividades que pueden programarse para otro día u hora. Más importante aún, identifica las tareas que se pueden delegar o ignorar. Algunas actividades en estas dos categorías serán tareas que se pueden automatizar.

3 – Eliminación automática

Con la matriz de Eisenhower, algunos elementos que caen en las categorías "delegado" y "eliminado" pueden ser automatización de tareas resolver. Los ejemplos de trabajo que se pueden automatizar incluyen aprobaciones, generación de documentos, correos electrónicos, notificaciones y actualizaciones de estado. Otras tareas que son repetitivas, ocurren con frecuencia o no requieren habilidades sofisticadas para resolver problemas también son candidatas para la automatización. En lugar de transferir estas tareas a otros miembros del equipo, o desconectarlos por completo, use Sistema de gestión de flujo de trabajo para manejar estas actividades.

4 – Minimice el cambio de tareas

La cultura popular a veces retrata la multitarea como la característica definitoria de las personas exitosas y de alto rendimiento. En realidad, los beneficios de cambiar de tarea tienen un precio. La investigación muestra que cuando cambiamos de tarea, lleva más tiempo completar las tareas que una a la vez. La tasa de error parece aumentar con el cambio de tareas, es estimado, el cambio de tareas puede costarles a los trabajadores hasta un 40 % de su productividad.

Entonces, ¿por qué pensamos que la multitarea nos hará más productivos? Muestra que la multitarea nos hace sentir más productivos porque confundimos el ajetreo con la productividad. En otras palabras, el cambio de tareas crea una ilusión de productividad porque constantemente nos movemos de una actividad a otra. El cambio de tareas, y el aumento de reuniones, correos electrónicos y chats, reduce el tiempo de concentración disponible. Esto significa que tenemos menos tiempo para un trabajo profundo y significativo que contribuya a una verdadera productividad. Según la Universidad de Chicago, el tiempo menos concentrado también puede debilitar nuestra capacidad de innovar.

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5 – Crear grupo de tareas

Otro enfoque para la multitarea o el cambio de tareas es organizar las actividades laborales por tipo. Agrupar las actividades por tipo puede mejorar la eficiencia porque diferentes tipos de trabajos requieren diferentes tipos de habilidades y diferentes mentalidades. Por ejemplo, la elaboración de informes y la medición del rendimiento requieren un pensamiento analítico. La escritura, la resolución de problemas y la planificación dependen de la capacidad de pensar creativamente. Al agrupar tareas similares, podemos en "región" toma más tiempo. Esa mentalidad mágica que nos permite realmente hacer las cosas.

Para los elementos de trabajo que no se pueden automatizar, delegar o eliminar, cree bloques de tiempo para manejar tipos específicos de actividades. Por ejemplo, designe una hora del día para administrar el correo electrónico, el chat y otras comunicaciones al mismo tiempo. (Se llama Modelo de comunicación asíncrona. )

6 – Procese primero los elementos de mayor prioridad

Puede ser tentador priorizar actividades simples y tareas de baja prioridad para obtener resultados rápidos y menos desorden en nuestros horarios. Pero es posible que estas tareas no produzcan la sensación de logro que hace que nuestro trabajo sea satisfactorio. También pueden interrumpir o retrasar el trabajo que realmente importa para nuestros objetivos y rendimiento.

Consulte Prioridades en el ejercicio de la Matriz de Eisenhower. Las tareas urgentes e importantes deben abordarse antes que cualquier otra cosa en su lista. Eso significa dirigir más de nuestra energía hacia donde el impacto es mayor.

7 – Elimina las distracciones

La mayoría de nosotros luchamos para hacer las cosas al menos parte del tiempo. Entre todas las señales digitales que compiten por nuestra atención (alertas de escritorio, notificaciones telefónicas, chats, mensajes de texto, aplicaciones de todo tipo, redes sociales y fuentes de noticias), puede ser difícil, si no imposible, concentrarse en el trabajo. Sin mencionar las otras distracciones que conlleva trabajar desde casa.

Las distracciones digitales son un problema, según los científicos. Universidad Stanford Los investigadores encontraron que "las personas que son constantemente bombardeadas con varios flujos de información electrónica no prestan atención, controlan su memoria o cambian de un trabajo a otro tanto como aquellos que prefieren hacer una tarea a la vez. En otras palabras, la distracción no solo afecta la productividad, también perjudica nuestro desempeño.

La solución aquí es utilizar todas y cada una de las oportunidades para reducir las distracciones. Esto puede incluir limitar el tiempo que usamos nuestros teléfonos, posponer alertas y reducir nuestra exposición a otras fuentes de información. La mayoría de las aplicaciones que usamos tienen características que nos permiten limitar las distracciones. ¡usalos, usalos a ellos!

8 – Usa tu horario

Las investigaciones respaldan la idea de que levantarse temprano o acostarse tarde no solo es un verdadero rasgo de personalidad, sino que puede estar determinado por nuestro Gene Decidir. También es algo que podemos usar para mejorar el desempeño laboral y aumentar la productividad.

La mayoría de las personas probablemente saben intuitivamente si son noctámbulos o madrugadores. Si se encuentra en la hora pico de la mañana, debe reservar tiempo para tareas de alta prioridad. Si su magia ocurre más tarde en el día, podría tener más sentido guardar estos artículos para la tarde. Una vez que comprenda cuándo es mejor su trabajo, simplemente alinee sus actividades más importantes con las ventanas de tiempo en las que está naturalmente en su punto máximo.

9 – Reconocer la Ley de Parkinson

Ley de Parkinson (según este artículo Un nombre inapropiado) afirma que "los trabajos se expanden para llenar el tiempo disponible". Traducción: los plazos afectan la eficiencia y la productividad; si nos damos más tiempo para completar una tarea, por lo general tardamos más en completarla.

La sabiduría aquí no es que podamos administrar mejor nuestro tiempo ajustando nuestros plazos. Deberíamos reconsiderar cuánto tiempo dedicamos a las tareas. Tome la escritura, por ejemplo. Cualquier escritor experimentado puede decirte que nada de lo que escribe está realmente hecho, pero hay un momento para publicar. ¿Pueden continuar editando, revisando y perfeccionando sus borradores indefinidamente? Probablemente, incluso si la mayoría de ellos no tienen ese lujo.

Tarde o temprano llegarán a un punto de rendimientos decrecientes por el trabajo que realizan. El tiempo adicional dedicado a una actividad no puede justificarse por los resultados que se obtendrán al hacerlo. Identificar esto y luego pasar a tareas más valiosas es una técnica eficiente de gestión del tiempo que aumenta la productividad y reduce el tiempo perdido.

10 – Fortalecer los límites entre el trabajo y la vida

Los trabajadores remotos e híbridos enfrentan el desafío único de separar mental y físicamente los dos reinos en el mismo espacio. El trabajo remoto nos tienta a muchos de nosotros a trabajar duro por la noche o los fines de semana. Sin embargo, si caemos en esta trampa, la salud y la productividad a largo plazo pueden verse afectadas. Como han dicho otros escritores, "¿Estamos trabajando desde casa o estamos viviendo en el trabajo?"

Una solución es crear una rutina o ritual para marcar el final de la jornada laboral. Para aquellos que anteriormente trabajaron en una oficina, el viaje diario al trabajo puede proporcionar un cambio psicológico del trabajo a la vida hogareña. Sin embargo, sin desplazamientos, todavía necesitamos encontrar formas de salir de nuestra mentalidad de trabajo y entrar en nuestra vida familiar privada.

Los alemanes llaman a esta ceremonia de transición "feierabend". La traducción es un poco confusa, pero en general se refiere al final de la jornada laboral y el comienzo del tiempo libre. Un escritor lo describió de esta manera:

El enfoque alemán parece reconocer que siempre existe una tensión entre el yo trabajador y el yo privado. La desconexión que trae Feierabend no intenta reconciliar a los dos, sino que crea un límite entre ellos.

BBC: Cómo 'Feierabend' ayudó a los alemanes a romper con la jornada laboral

Ya sea salir a caminar, ir al gimnasio o participar en otras actividades que pueden ayudarlo a transformarse mentalmente, es importante tratar de establecer una rutina regular que separe su día laboral de su vida hogareña. Hacerlo nos ayuda a rejuvenecer y reenfocarnos, manteniéndonos saludables y listos para el próximo día de trabajo.

Reconsidera tu gestión del tiempo Estrategia

La clave para la gestión del tiempo es comprender y repensar cómo empleamos nuestro tiempo. Una vez que tenemos una buena idea de lo que estamos haciendo y cuánto tiempo necesitamos para hacerlo, podemos comenzar a priorizar nuestras tareas para que nuestro tiempo y energía se puedan utilizar para las actividades más importantes.

Automatice las tareas tanto como sea posible, delegue el trabajo que otros pueden hacer y use herramientas cuando sea posible para minimizar las distracciones y el cambio de tareas. La gestión eficaz del tiempo se trata de mantenerse en buena forma y ser productivo sin importar dónde o cómo nos encontremos trabajando.

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