Utilice los formularios de Pipefy para organizar la recopilación de datos de sus cuentas por cobrar

Para las empresas que brindan servicios o productos, el proceso de cuentas por cobrar es fundamental para mantenerse al día con las solicitudes y dar seguimiento a los pagos. Pero problemas como facturas incorrectas o información faltante pueden generar problemas mayores, como facturas vencidas o pagos mal asignados. La raíz del problema a menudo se remonta a un paso: la recopilación de datos.

Con Pipefy Forms, puede omitir el ir y venir de información confusa y mantener el proceso de sus cuentas por cobrar funcionando sin problemas. Así es como el formulario inteligente de cuentas por cobrar de Pipefy lo hace más fácil.

¿Qué son los formularios de Pipefy?

Los formularios capturan datos de usuarios internos o externos, se pueden personalizar para incluir campos específicos y requerir cierta información, iniciar flujos de trabajo AR y consolidar datos en una única fuente de verdad.

Formularios de Pipefy Ayude a los colaboradores individuales y a los equipos pequeños a escalar los procesos y administrar las solicitudes de manera más eficiente. Los formularios inteligentes conectan las solicitudes internas y externas directamente a los procesos para reducir los errores y administrar los procesos de manera eficiente. Esto permite que su negocio opere con una interrupción limitada del flujo de caja.

Ideas de mejora del proceso de cuentas por cobrar: desde hojas de cálculo hasta formularios Pipefy

hojas de calculo	forma de tubo
Copiar y pegar datos en una hoja de cálculo	Recibir información organizada y estandarizada de los compradores
Seguimiento para más detalles	Incluir campos obligatorios
Retrasos en los procesos debido a interrupciones en la colaboración/comunicación	Ponga en acción solicitudes, pedidos y solicitudes simples
Faltan plazos o tareas importantes	Seguimiento de intentos de pago, aprobaciones y actualizaciones
Saltar entre diferentes documentos y aplicaciones	Integración perfecta en flujos de trabajo de cuentas por cobrar y pilas existentes

Cómo usar formularios de dos maneras: preconstruidos o desde cero

El formulario de inicio es lo que inicia una nueva solicitud en el proceso de Cuentas por cobrar, por lo que el formulario que cree debe contener toda la información relacionada con el proceso de Cuentas por cobrar.

Una vez que se completa el formulario, comienza el proceso, la información se envía a la persona adecuada y los datos capturados se convierten en una "tarjeta". (Las tarjetas son solo visualizaciones de datos en un proyecto específico. Cada solicitud aparecerá como su propia tarjeta).

Hay dos formas de crear un formulario: use el formulario de Pipefy incluido en la plantilla de flujo de trabajo de Cuentas por cobrar o cree su propio formulario de arriba a abajo.

Si desea crear un formulario rápidamente, intente usar un formulario prediseñado. Este formulario está incluido en la plantilla de flujo de trabajo de Cuentas por cobrar de Pipefy. Los formularios preconstruidos se pueden modificar fácilmente con una interfaz simple de arrastrar y soltar, para que pueda agregar o eliminar campos fácilmente.

Si está interesado en comenzar desde cero, siga los pasos a continuación para comenzar a crear y personalizar sus propios formularios de Pipefy.

Paso 1: Identifique los puntos débiles

Para aprovechar al máximo las plantillas, es importante comprender el problema que debe resolverse. Cuando se trata de procesos de cuentas por cobrar, uno de los mayores desafíos que afectan a las empresas son los datos perdidos, desorganizados o incorrectos.

Paso 2: Defina campos de formulario para capturar información con precisión

Pipefy Forms estandariza la recopilación de información para minimizar los errores y evitar la pérdida de información. Con opciones de campos obligatorios y campos de formulario fácilmente personalizables, puede estar seguro de que tiene toda la información que necesita cada vez que realiza un pedido o solicita un servicio.

Para los procesos de cuentas por cobrar, esta información incluye:

• Número de cuenta del comprador, nombre y correo electrónico
• Tipo y cantidad de bienes o servicios adquiridos
• cuentas por pagar
• tiempo límite de pago
• método de pago
• Aprobador (interno)

La interfaz sin código de Pipefy te permite crear formularios personalizados (y plantillas personalizadas) rápida y fácilmente con su funcionalidad de arrastrar y soltar.

Una vez que tenga toda la información que necesita, es hora de construir y hacer su propio formulario.

Paso 3: Crea y personaliza el formulario

Usando las opciones de arrastrar y soltar en el lado izquierdo del formulario, seleccione los otros campos que desee y agréguelos a su formulario. ¿No está seguro de lo que hace cada campo? Aquí hay una lista de opciones de campo útiles:

• línea de tiempo: Utilice los campos de fecha y fecha y hora para incluir fechas de vencimiento que vencen en un día, mes, hora y minuto específicos.
• Texto corto y largo: El texto corto es excelente para cosas como ingresar nombres manualmente. Los textos largos son ideales para descripciones o explicaciones.
• Elección única: Ideal para elegir una opción de un conjunto de artículos.
• Desplegable para seleccionar: Estandarice el proceso de admisión, agregando una lista de opciones donde solo se puede seleccionar una opción; similar a la función de selección de radio, pero visualmente diferente.
• Caja: Si se puede seleccionar más de una respuesta u opción, agregue una lista de opciones para verificar.
• apéndice: Al procesar facturas, asegúrese de incluir este campo para adjuntar archivos.

Después de agregar los campos obligatorios, personalícelo aún más agregando el logotipo de su empresa o una imagen de fondo. También puede editar el título y la descripción para que sea realmente suyo.

3 Mejores prácticas de formularios de Pipefy

1. Mantenlo simple y claro. Al incluir solo los campos necesarios, minimizará la confusión y mejorará el proceso de recopilación. Para asegurarse de que los compradores sepan qué información compartir, asegúrese de que cada campo del formulario sea claro y evite la jerga. Si sus campos necesitan más definición, intente usar el texto de ayuda o las funciones de descripción.

2. usar Condición de campo para "hackear" su formulario. Las condiciones de campo se pueden usar para crear reglas más complejas agregando más condiciones a la escena. Para los formularios de cuentas por cobrar, puede incluir una solicitud de aprobación cuando el valor en el campo de moneda o el campo de cantidad supere una cantidad específica.

Al agregar condiciones de campo, también puede:

• Omita u oculte los campos obligatorios según el valor del campo anterior.
• Solicite más información en función de ciertas condiciones en los campos anteriores y mantenga compacto el formulario/etapa solicitando más información solo cuando sea necesario.
• Atraer compradores para ofrecer sus Solicitud de compra.

3. Automatice su proceso para que nunca pierda el ritmo. Con la automatización, puede reducir el tiempo adicional que dedica al seguimiento de los compradores, el seguimiento de los plazos de pago incumplidos y el intercambio de facturas con plantillas de correo electrónico automatizadas.

Mejora tu recopilación de datos con Pipefy

Pipefy Forms facilita la organización y mejora de su proceso de cuentas por cobrar. Además de estandarizar su recopilación de datos y rastrear detalles clave como pagos atrasados, la interfaz sin código de Pipefy le permite crear fácilmente formularios inteligentes, automatizar tareas clave para eliminar interminables subprocesos de correo electrónico de seguimiento y mantenerse al día con la nueva actividad, para su equipo proporciona completa visibilidad de la información.

Resuelva los desafíos de las cuentas por cobrar con Pipefy Forms Pruebe la plantilla de proceso de cuentas por cobrar