¿Cómo mejorar su proceso de compra a pago?

De acuerdo a Deloitte, en una encuesta global de agosto de 2023, dos tercios de las empresas (66%) creen que tendrán que reducir costos en los próximos meses. Antes del inicio de la pandemia de Covid-19, el 38% de las empresas tenía esa visión.

En este sentido, el proceso de compra a pago (el nombre en inglés de la integración entre las actividades de compras y cuentas por pagar) es a menudo el objetivo de la reducción de costos, ya que fluye una gran cantidad de dinero a través de él.

A lo largo de este artículo, le mostraremos problemas comunes con el proceso de compra para pagar, cómo resolverlos con las herramientas adecuadas y Los beneficios de optimizar este proceso.

¿Cómo es el proceso de pago de la compra?

Procura pagar es vincular la compra de bienes y servicios a sus respectivos pagos Procesos de negocio. Esta integración, a menudo con la automatización de la creación de software, permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero.

El proceso desde la compra hasta el pago es distinto de las actividades más amplias del departamento de compras, incluidas las cotizaciones, la gestión de las entregas y la negociación de contratos con los proveedores. Por lo tanto, el flujo de trabajo de la compra al pago se conecta compra y tareas automatizadas para el departamento de Cuentas por Pagar.

La descripción paso a paso más común de este proceso de integración es la siguiente:

Las mejoras en el proceso de la compra al pago incluyen la redefinición de la automatización existente, Eliminar tareas manuales y crear estándar de comunicación. A menudo, estos cambios traen muchos beneficios, tales como:

• Reduzca el error humano, que a menudo ocurre cuando los flujos de trabajo no están automatizados.
• Adquisición de bienes y servicios más rápido al reducir el tiempo que lleva procesar las órdenes de compra.
• Una comunicación más fluida promueve mejores relaciones con los proveedores.
• Reduzca costos reduciendo errores y construyendo mejores relaciones con proveedores que pueden ofrecer descuentos más generosos.
• Optimice las actividades en todas las partes de la empresa, ya que todos los equipos obtendrán los productos y servicios que necesitan más rápido.

Problemas que pueden afectar el proceso de compra para pagar

2020-2021 Compras digitales de PwC El informe muestra que el 48 % de las empresas de análisis automatizarán los procesos desde la compra hasta el pago para 2023. la mitad de las empresas encuestadas. Por lo tanto, la lentitud de la digitalización puede estar afectando el proceso de compra a pago detrás de algunos de los principales problemas razón. Algunos de ellos son:

• Pedido de proveedores. Los proveedores siempre están ansiosos por recibir su pago. Cuando no ven un proceso paso a paso para liberar fondos, es posible que sus empleados deban tomarse el tiempo para actualizar su progreso de pago.
• La recuperación de datos es difícil. Los datos importantes se comparten entre su empresa y los proveedores. Si esta información no está organizada, puede perderse para siempre en los intercambios de correo electrónico. Por eso es tan importante asegurarse de que todos tengan acceso a los datos que reciben y mantenerlos seguros para posibles auditorías.
• El proceso de orden de compra es confuso. Cuando un departamento necesita un artículo o servicio, debe crear una solicitud de compra, aprobada por el gerente y enviada al equipo de compras. Sin embargo, estos pedidos a menudo están incompletos o se repiten. Por lo tanto, las empresas deben estandarizar las solicitudes para evitar estos vaivenes.
• Demasiadas tareas manuales. Un proceso exitoso no puede basarse únicamente en la dedicación de los empleados: el potencial de error humano es alto. Con automatizaciones fáciles de crear, puede eliminar las tareas manuales de su flujo de trabajo y evitar desperdicios innecesarios.
• Incorporación descentralizada de proveedores. La incorporación sin estandarización puede crear tensión entre las empresas y sus proveedores. Esto generalmente se debe a que la información proporcionada es incorrecta. Puede eliminar este problema al estandarizar los mensajes para los proveedores recién contratados.

5 pasos para mejorar tu proceso de compra a pago

¿Qué debe hacer si reconoce al menos uno de los problemas anteriores? Para concretar las tan esperadas mejoras en el proceso de compra para pagar, te recomendamos seguir estos consejos:

• Analizar procesos y encontrar cuellos de botella. En primer lugar, debe determinar qué funciona y qué no. Preste atención a las tareas manuales y sus resultados. También puede buscar información de aquellos involucrados en el proceso. También es importante mirar críticamente las cifras operativas como errores, tiempos de respuesta a proveedores y clientes internos, incidencias relacionadas con autorizaciones, gastos, etc.
• Busque oportunidades de automatización. Vea si su problema se puede resolver con automatización (disparadores creados con una plataforma sin código). Trate de eliminar las tareas innecesarias, incluso si parecen inofensivas. Al liberar a los miembros del equipo de actividades repetitivas, pueden priorizar problemas complejos y sentir que sus habilidades son valiosas para la empresa.
• Estandarizar la comunicación. Como mencionamos, las solicitudes confusas pueden obstaculizar los esfuerzos de optimización. Elimine el ruido de la comunicación compartiendo formularios estandarizados y personalizables con sus proveedores y clientes internos. De esta forma, tu equipo recibe la información completa sin perder tiempo pidiendo aclaraciones.
• Elige la herramienta adecuada. Es hora de buscar software que facilite estas soluciones. La mejor opción es una plataforma intuitiva que automatice tareas sin necesidad de programar. Esto integra su proceso de compra para pagar con formularios en línea estandarizados a los que los clientes externos pueden acceder y personalizar según la identidad de su empresa.
• Ajuste las expectativas para garantizar una mayor colaboración. Para obtener más colaboración de gerentes y empleados, debe educarlos sobre la importancia de la mejora y el cambio. Capacite a los miembros del equipo sobre el nuevo software y comunique la importancia de todas las soluciones implementadas.

¿Por qué los formularios en línea son fundamentales para optimizar el proceso de compra para pagar?

Formularios en línea estandarizados Esencial para mejorar el proceso de compra a pago. La falta de comunicación constante crea grandes problemas. Esto incluye problemas como compras incorrectas, duplicación de trabajo para aclarar solicitudes y malentendidos con clientes internos y proveedores.

Otros cuellos de botella que se pueden observar en los procesos que no están optimizados para la recepción de solicitudes son: trabajo extra para informar a las personas relevantes sobre el estado de cada proceso, tiempo perdido en responder a las solicitudes de aclaración, etc.

Accesible a través de enlace Las plantillas de solicitud en línea estandarizadas pueden ayudar a eliminar estos problemas. El formulario ideal debe ser personalizable y permitir que el espacio se complete con la información y documentación solicitada. Una vez proporcionada la información, se deberá notificar por correo electrónico al solicitante y al personal encargado de atender la solicitud. Además, una buena comunicación incluye avisarle cuando una solicitud de compra o una letra de cambio está en curso.

Finalmente, integre estos formularios en flujos de trabajo automatizados muy importante en. Por ejemplo, según la información proporcionada en el formulario, una tarea puede enviarse automáticamente a un supervisor específico para su aprobación o revisión.

Idealmente, las tablas alimentarían una base de datos interna, dando a los reguladores una mirada más cercana al flujo de efectivo y otros números asociados con las transacciones de compra para pagar.

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Beneficios de utilizar formularios online en el proceso de pago de la compra

Una vez que implemente formularios en línea personalizables, puede tener un proceso de compra a pago más simple y optimizado. Algunas de las personas que utilizan esta estrategia resultado Sí:

• Facilita el flujo de información entre equipos dentro de una misma empresa.
• Todas las solicitudes a los proveedores estarán en un solo lugar (formulario en línea) en lugar de distribuirse en varios correos electrónicos.
• Reduzca el ruido de comunicación causado anteriormente por solicitudes confusas y no estándar.
• Obtenga más visibilidad sobre el estado del proceso de compra y pago de las partes involucradas.
• Generar datos relevantes sobre el proceso, facilitando el seguimiento permanente de los resultados.
• Reenviar automáticamente la solicitud al supervisor supervisor.
• Integre toda la información recibida en flujos de trabajo automatizados, reduciendo la cantidad de tareas de procesamiento manual.

De esta forma, se evitan pérdidas de información y retrasos por errores humanos, lo que permite a su empresa:

• Reducir gastos;
• Aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados;
• Mejorar las relaciones con los proveedores;
• Proporcione a sus equipos los productos y servicios que necesitan de manera más eficiente.

Las empresas que implementan formularios en línea han logrado resultados impresionantes. samsonite es líder mundial en la industria del equipaje y ha comenzado a estandarizar todas las órdenes de compra utilizando los formularios de Pipefy, Pipefy es una plataforma de gestión de procesos empresariales sin código que proporciona esta herramienta.

Después, El ROI (retorno de la inversión) de la empresa alcanzó el 177% , ahorrando a los empleados más de 2.370 horas de trabajo en tan solo cinco meses. Según el gerente de compras y atención al cliente de la multinacional en Brasil, los cambios abren la posibilidad de "establecer una meta de reducción de costos del 8 por ciento y monitorear si se puede lograr a lo largo del año".

Usando las mismas herramientas para construir su departamento de finanzas, una fintech que brinda soluciones de pago logró un ROI del 192 %, ahorrando a sus empleados alrededor de 2500 horas de trabajo por mes. Otros equipos de la empresa decidieron adoptar la misma solución, como los equipos de cumplimiento, legal y éxito del cliente.

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Formulario en línea de Pipefy Ayuda a mejorar las mejoras del proceso de compra a pago que ha estado buscando. Con esta herramienta, puede crear solicitudes que se pueden compartir con cualquier persona que desee a través de un enlace. Personalice estos formularios según sus necesidades, agregando el logotipo de su empresa, el fondo preferido y todos los campos para recopilar la información necesaria.

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