Transforme la forma en que gestiona las solicitudes de los empleados con procesos digitales

Los equipos de recursos humanos conocen la importancia de gestionar diferentes procesos al mismo tiempo: desde vacantes, reclutamiento y onboarding hasta generales solicitud de recursos humanos. Gestionar estas solicitudes repetitivas de los clientes dentro de la empresa es la clave del éxito del departamento de RRHH.

Los analistas y gerentes de recursos humanos a menudo se ven inundados de solicitudes sin aliento: tales como solicitudes de tiempo libre, ajustes salariales, problemas de beneficios, etc. Los plazos incumplidos, la poca visibilidad, las solicitudes no estandarizadas y el trabajo repetitivo son puntos débiles comunes que enfrentan los equipos de recursos humanos. ¡En este artículo, discutiremos cómo administrar el proceso de solicitud de recursos humanos perfecto!

1. El fin de los dolores de cabeza de RRHH

Cuando hablamos de colaboración y agilidad, tenga un Digitalización y Automatización Es indispensable dotar a RRHH de las herramientas para hacer frente a las necesidades de forma eficaz. Al abordar los puntos débiles de recursos humanos, mantenga Los empleados están activos. la experiencia es crucial. Por lo tanto, es necesario lograr una alta eficiencia mediante:

• Estandarización: Un único método de recepción de solicitudes, asegurando que toda la información llega de forma uniforme, organizada y sin errores.
• comunicar: Comunicación rápida y fácil con los solicitantes, gerentes aprobados y otros equipos para mantener a todos informados en todo momento.
• visibilidad: Conocer el estado, los plazos y las responsabilidades de cada solicitud es fundamental para desbloquear operaciones ágiles y rastreables.

Una vez que establezca estos tres puntos clave en su flujo de trabajo, todo el proceso se ejecutará más rápido y sin problemas. usar Pipefy, puede implementar un proceso para administrar las diferentes solicitudes de los empleados y lograr un alto rendimiento.

2. Cómo construir un proceso ideal para gestionar solicitudes

Existir biblioteca de plantillas de Pipefy , encontrará una plantilla de solicitud de recursos humanos como punto de partida para una mayor personalización. Este diagrama de flujo representa parte de esta plantilla básica con algunas etapas adicionales:

Recuerda, esto es solo el comienzo y una versión más simple de cómo implementar un flujo de trabajo de solicitud en Pipefy; todo depende de las necesidades y la complejidad de tu proceso. ¡Veamos todas sus etapas!

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Fase 1: Recibir la solicitud

Las solicitudes de RR. recibir y concentrar la demanda.

Para no sobrecargarse con una gran cantidad de tareas, es necesario recibir los pedidos de forma estandarizada, lo que significa que todos deben seguir la misma estructura. Los datos normalizados no tienen errores o necesitan ser revisados ​​constantemente, ahorrando tiempo a los analistas y gerentes al procesar cada solicitud.

Formularios: Los datos se convierten en tarjeta de solicitud en Pipefy

Con Pipefy puedes crear para solicitudes de recursos humanos forma. Estos formularios se comparten a través de enlaces externos y los empleados no necesitan iniciar sesión en ninguna plataforma para enviar solicitudes. Lo mejor de todo es que puede usar el formulario para personalizar el regla condicional, creando una experiencia dinámica.

Por ejemplo, si alguien selecciona que su solicitud es sobre vacaciones, se mostrarán los campos específicos para la solicitud de vacaciones. Todos los formularios (solicitudes) se convierten en tarjetas y se muestran en la primera etapa del proceso de Pipefy por Kanban Indica que la tarjeta se mueve a lo largo del flujo. Recuerda: puedes personalizar formularios y cualquier etapa del proceso.

Portal: un canal para recopilar todos los formularios de recursos humanos

Para organizar tus formularios más fácilmente, puedes crear RRHH en Pipefy portal. Los portales son páginas a las que cualquier empleado puede acceder libremente, por lo que se pueden recopilar formularios de diferentes procesos en un solo lugar.

Por ejemplo, si desea un formulario específico para solicitudes de vacaciones y otro para solicitudes generales de recursos humanos, puede crear dos flujos de trabajo y separarlos en el portal. Al tener una página con todas las solicitudes que puede realizar su equipo interno, los mensajes sobre cómo o dónde abrir solicitudes se minimizan y obtiene todo en un solo lugar.

Seguimiento: el solicitante conoce el estado de cada compromiso

Los empleados preguntan con frecuencia a Recursos Humanos su estado de solicitud, proporcionando un seguimiento que podría evitarse si solo tuvieran acceso al progreso del pedido.

En Pipefy, después de enviar el formulario de solicitud, los empleados reciben un enlace por correo electrónico donde pueden verificar en qué etapa se encuentra su solicitud e incluso comunicarse directamente con el equipo de recursos humanos. De esta forma, no hay necesidad de hablar directamente con el analista a cargo, y los empleados pueden ponerse en contacto a través de un enlace si es necesario.

Fase 2: acumulación

Dado que todas las solicitudes llegan a Recursos Humanos de la misma manera (el formulario de Pipefy), ahora es el momento de priorizar qué solicitudes deben ser respondidas y por quién. Por eso es tan importante presentar la solicitud de forma centralizada, para que sea fácil verificar los números y los tipos de necesidades que son más urgentes.

En esta etapa, el analista de recursos humanos puede filtrar solicitudes, priorizar y tareas más o menos urgentes en función de lo que se ha escrito, verificar información faltante e iniciar el proceso de aprobación, que a menudo involucra a miembros de otros equipos.

Asignación automática

Es posible crear diferentes tipos de automatización para acelerar el trabajo de recursos humanos. Por ejemplo, para cada tipo de necesidad (solicitudes de vacaciones, ajustes salariales, etc.) Automatización para la asignación de analistas específicos. Como resultado, todos los miembros del equipo pueden ser responsables de un tipo específico de solicitud y recibir una notificación automática cuando ocurra en la fase de Backlog de Pipefy.

Base de datos de empleados

Usando Pipefy base de datos característica, puede agregar registros de empleados a la base de datos y crear una biblioteca de empleados del equipo con una gran cantidad de información previamente completada. De esta manera, datos como llamadas telefónicas, correos electrónicos y direcciones están fácilmente disponibles cada vez que hay una nueva demanda.

Etapa 3: Aprobación

Durante la fase de aprobación, involucramos a aprobadores externos (gerentes y líderes de otros equipos) y analistas de recursos humanos. Dependiendo del tipo de solicitud, las etapas por las que pasará la solicitud son diferentes. Por ejemplo, las solicitudes de tiempo libre deben estar alineadas con los gerentes, mientras que los comentarios y las sugerencias solo pasan por Recursos Humanos.

Asegúrese de verificar todos los datos de la solicitud para que no quede información. Si es necesario, la solicitud se puede dejar en espera y se puede contactar a otro empleado para obtener más aclaraciones. Si todo está bien, se aprueba la solicitud. Si hay algún obstáculo, se rechazará con una explicación detallada de los motivos y se enviará al empleado.

Integración para acelerar la aprobación

Para facilitar la comunicación, puede comunicarse con múltiples plataformas como Slack y Microsoft Teams integrado, para activar un mensaje automático a los aprobadores. En Slack, las aprobaciones pueden incluso realizarse en la propia plataforma (sin acceder a Pipefy), lo que garantiza agilidad en las operaciones.

Comunicación automática vía email

En Pipefy es fácil seguir tus reglas Envía correos electrónicos automáticamente. Usando plantillas de correo electrónico puede crear criterios con campos dinámicos plantilla de correo electrónico, estos campos se actualizan automáticamente en función de cada información solicitada. De esta manera, la comunicación por correo electrónico es más rápida y ya no tendrá que redactar correos electrónicos desde cero.

Por ejemplo, los correos electrónicos con los nombres de los empleados y el estado de la solicitud se pueden enviar automáticamente, lo que ahorra tiempo a los equipos de recursos humanos.

Etapa 4: Procesamiento

Esta es la etapa donde el analista de RRHH toma la documentación necesaria de la solicitud. Esta actividad en sí misma puede variar mucho según la tarea, ya que estamos tratando con un flujo general de solicitudes aquí, que puede requerir la actualización de otros sistemas, como el software HRMS. Es importante considerar cada escenario, ya que el proceso debe adaptarse y satisfacer las necesidades de todo tipo de solicitudes.

Integre con el sistema que desee

Como mencionamos, si usa otras plataformas para administrar operaciones específicas, Pipefy puede integrarse con cualquier sistema que desee. En estos casos, Pipefy actúa como un centro de misión, enviando información a otro software y actualizando automáticamente los datos en todas las plataformas.

Por ejemplo, en el caso de solicitar un ajuste de compensación, la operación se realiza en Pipefy junto con otras tareas, y la integración replica el ajuste directamente en BambooHR u otro software de su elección.

Plazos y etiquetas para que no se olvide ningún dato

Tan importante como controlar las solicitudes que aparecen en la fase de Backlog, es importante comprender los plazos y la urgencia. Pipefy te permite ANS Agregue a cada ficha de solicitud y genere notificaciones automáticas a medida que se acerquen los plazos. además, Etiqueta Ayuda a que cada solicitud sea visible en el tablero Kanban, para que pueda ver lo que es urgente con solo mirar el flujo.

Fase 5: Planificación y finalización

Una vez que se aprueba y procesa la solicitud, es hora de programar (si es necesario) y completar la solicitud. Por ejemplo, para solicitudes de vacaciones, viajes y licencias, esta es una etapa obligatoria del proceso.

Nuevamente, RR. HH. es responsable de garantizar que las partes interesadas sean notificadas adecuadamente y que otros sistemas estén actualizados, por lo que es importante tener la información de los empleados y todo el historial del proceso al alcance de la mano. Una vez que todo va bien, la solicitud se completa efectivamente.

Integrar con el calendario y otras herramientas

Para facilitar la comunicación con tu equipo, puedes crear una integración con Google Calendar directamente en Pipefy, que se verá reflejada directamente en los horarios de tus empleados cuando selecciones una fecha.

Notificar por correo electrónico

Puede usar plantillas de correo electrónico para enviar mensajes automáticos a los empleados al final del proceso con detalles sobre la finalización de la solicitud. Además de comunicarse rápida y fácilmente con su equipo, también puede asegurarse de que todos estén informados.

3. Concéntrese en las métricas de solicitud de recursos humanos

En cualquier proceso, debe realizar un seguimiento de las métricas para medir los resultados y buscar oportunidades de mejora. La digitalización de las solicitudes de los empleados tiene que ver con la optimización de las operaciones, y Recursos Humanos brinda una mejor experiencia para los equipos internos. Por lo tanto, es necesario prestar atención a los siguientes indicadores:

• Tiempo de espera promedio de acumulación
• Solicitudes por analista de recursos humanos
• Tiempo medio de resolución de solicitudes
• satisfacción del empleado
• Tipo de solicitud más abierta

Con información valiosa sobre el desempeño del equipo, es más fácil identificar mejoras y reducir las colas de servicio, redirigiendo a los analistas a cada tipo de solicitud. Este tipo de datos es fundamental para tomar decisiones estratégicas de recursos humanos y puede extraerlos de Pipefy de diferentes maneras para satisfacer sus necesidades.

Informes y cuadros de mando en Pipefy

Pipefy le brinda la capacidad de monitorear de cerca los datos de las solicitudes. usar Informe de canalización, puede extraer datos específicos del proceso, como solicitudes mensuales, satisfacción, tiempo de espera promedio y más.

Tablero Le permite visualizar datos en diferentes gráficos, como tablas, gráficos de barras, gráficos circulares, etc. Puede editar gráficos o crear informes personalizados sin ningún conocimiento de codificación. Esto garantiza la autonomía de análisis de datos y la velocidad de operación.

4. Procesos digitales a tu alcance

Al automatizar el proceso de solicitud de los empleados, los equipos de recursos humanos pueden lograr una mayor agilidad, reducir los tiempos de espera por solicitud y crear una experiencia positiva para todos los empleados. Los siguientes son los principales beneficios de implementar el flujo de solicitudes en Pipefy:

• Centralización: Todas las solicitudes llegan al mismo lugar y el historial se puede consultar fácilmente con unos pocos clics para obtener una vista completa del proceso.
• Estandarización: Un proceso organizado y bien estructurado garantiza un flujo fluido y aprobaciones rápidas, lo que reduce el seguimiento y la verificación continua.
• cooperación: La fácil comunicación entre los solicitantes y los equipos internos garantiza la visibilidad y el acceso rápido al intercambio de información.
• mejoramiento: La automatización reduce el tiempo de actividades repetitivas y esenciales, aumenta la productividad del equipo y aumenta la satisfacción del cliente interno.
• datos: La libertad de extraer exactamente los datos que desea e identificar fácilmente los cuellos de botella y los puntos de mejora del proceso.

Estos se implementan en Pipefy Algunas ventajas del proceso de solicitud de empleados. ¡Recuerde, puede personalizar su flujo de trabajo para satisfacer las necesidades específicas de su empresa y crear procesos poderosos en solo unos pocos pasos!

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