Crea el proceso de reclutamiento perfecto con Pipefy

El proceso de reclutamiento y selección es fundamental para las empresas que buscan acelerar el crecimiento y atraer el mejor talento a sus equipos. Sin embargo, tener un proceso de reclutamiento eficiente, organizado y centralizado sin trabajo manual y controles constantes requiere esfuerzo y sinergia del equipo de recursos humanos.

Captación de talento Los dominios requieren estrategia y monitoreo continuo, por lo que se deben desarrollar pasos para optimizar la atracción, calificación, selección y contratación de empleados. En este artículo, analizaremos el proceso de reclutamiento paso a paso y veremos cómo implementarlo de manera eficiente en Pipefy.

1. La parte esencial de un mayor tráfico

Antes de sumergirnos en los detalles del reclutamiento, debemos tener claro que es uno de los varios procesos involucrados. Todo comienza con Apertura de vacantes (desde requerir al gerente hasta la aprobación financiera), luego la contratación real, pasando por la fase de contratación Hasta que Personal Inducción .

Según cómo estructure estos pasos, es posible que funcionen o no en el mismo sistema con integración y retroalimentación. por ejemplo, por Proceso de reclutamiento en ATS (Applicant Tracking System) y HRMS (Sistema de Gestión de Recursos Humanos) Controles de onboarding en la plataforma (integración de empleados).

No obstante, los procesos anteriores están inherentemente conectados y transportan los mismos datos candidatos durante todo el proceso. Es por eso que la información centralizada es esencial para orquestar fácilmente las operaciones, automático Es fundamental realizar pasos que, de otro modo, dependerían de comprobaciones y actualizaciones manuales.

2. Los desafíos más comunes para los reclutadores

Los equipos de recursos humanos enfrentan varios desafíos en el área de reclutamiento, tales como:

• menor integración interdepartamental;
• Falta de comunicación con los candidatos;
• Tareas excesivamente repetitivas y manuales;
• Se tarda demasiado en finalizar el contrato;
• Falta de estandarización y visibilidad (correos electrónicos y hojas de cálculo).

Obtenga detalles sobre los desafíos de los reclutadores y cómo superarlos

Para brindar una experiencia positiva a sus candidatos (y mantener un perfil atractivo para complacer a más talentos), primero debe crear un embudo de reclutamiento efectivo que reduzca la fricción y asegure la visibilidad durante todo el proceso.

"Todo el proceso se realiza a través de hojas de cálculo, utilizando Excel. Mucha gente tiene acceso, pero debido a que se llenan y manipulan mucho las hojas de cálculo, se pierde información importante". Giovana Ferreira, Responsable de Cultura y Desarrollo de James .

3. Cree un proceso de reclutamiento en Pipefy

El primer paso en un proceso de contratación eficiente comienza incluso antes de recibir su currículum. Para obtenerlos de forma adecuada, uniforme y completar correctamente toda la información relevante, es necesario realizar el trabajo previo de construcción del embudo, el primer paso es construir un sábana.

existir Pipefy modelo biblioteca , encontrará una plantilla básica para el proceso de contratación como punto de partida para una mayor personalización. Este diagrama de flujo representa parte de esta plantilla básica:

Recuerda, así se inicia el proceso de estructuración del proceso de reclutamiento en Pipefy y versión simplificada; Todo depende de tus necesidades y de la complejidad del proceso. ¡Veamos cada etapa y aprendamos cómo enfrentar los desafíos enumerados anteriormente!

Descarga la plantilla de reclutamiento de Pipefy Usa plantillas gratuitas

Paso 01: Cómo Recibir Candidatos Calificados

Una vez que se aprueban los trabajos, se publican en la página de carrera de la empresa o en el perfil de LinkedIn de la empresa (u otro sitio web). De cualquier manera, estas aplicaciones caerán en el embudo del reclutador. Idealmente, los currículums se enviarían a un agregador centralizado de estos datos. sistema.

Una de las mayores pesadillas de los reclutadores es hacer malabares con docenas de correos electrónicos de candidatos, lo que resulta en una bandeja de entrada abarrotada que no se puede ver. Ya sea una aplicación natural, una recomendación de un equipo interno o un perfil seleccionado por un headhunter, los recibirás como parte del proceso de reclutamiento de Pipefy.

Formulario de solicitud del candidato y su tarjeta

pasar sábana, puede crear campos que contengan las preguntas exactas que desea recibir en el embudo de reclutamiento y ya conoce los conceptos básicos del proceso de puesta en marcha con anticipación. usar Campos requeridos, sin olvidar ningún dato, campo de condición Asegúrese de que aparezcan nuevos campos en función de las respuestas de los candidatos.

Los formularios públicos son la forma ideal de recibir solicitudes, ya que se pueden personalizar completamente según sus requisitos. Por ejemplo, puede ingresar campos como este:

• Nombre;
• Email;
• Teléfono;
• Perfil de Linkedin;
• expectativas salariales;
• Archivos adjuntos del curso;
• nivel de experiencia.

Además, puede crear campos aquí que activarán la clasificación de estos candidatos más adelante. Por ejemplo, al crear un campo para Nivel de inglés, si la respuesta es Sin conocimiento, si está buscando un profesional con fluidez en el idioma, el candidato no pasará a la etapa de selección.

Una vez que complete y envíe el formulario, irán a reclutamiento. tubería, que es el flujo de trabajo de su proceso. A partir de aquí, comenzará el proceso real, utilizando tarjetas que representan a los candidatos y su información a lo largo del flujo de trabajo.

Portal: una continuación de su página de carrera

Cada empresa tiene una página de carreras que reúne los puestos vacantes en un solo lugar. Con Pipefy, puedes crear un Portal, no es más que una página con todos los formularios públicos (enlaces de ofertas de trabajo) en un solo lugar. Por ejemplo, puede crear un portal para cada departamento que recopile todos los trabajos disponibles.

Paso 02: Detección

Después de recibir su currículum, es hora de realizar su primer análisis de candidatos. El reclutador o reclutadora deberá filtrar al candidato que mejor se ajuste al perfil requerido. Solo entonces se puede programar una entrevista para obtener una comprensión más profunda de los detalles de la carrera del profesional.

Lo ideal es que el currículum llegue al equipo a través de un sistema específico y no por correo electrónico. De lo contrario, lidiar con una bandeja de entrada llena de currículos es una molestia, no ayuda a procesar la visibilidad y compromete la selección adecuada de candidatos. Se cree que cuanto menos profesional sea la oportunidad, más hojas de vida se recibirán, por lo que es necesario desarrollar criterios de evaluación estandarizados.

campos como criterios de selección

En función de los campos completados por los candidatos, la automatización se puede configurar como un filtro en el proceso de contratación, optimizando el análisis y eliminando la selección manual. Por ejemplo, siempre que un candidato no marque ciertas competencias, el candidato ingresa automáticamente a la etapa de reprobación.

Según el campo, también permite por departamento de la empresa Definir un reclutador específico. Por ejemplo, el reclutador Vera Valley se agregará automáticamente como responsable ante un candidato cada vez que presente una solicitud en el campo de la comercialización.

Automatización de correo electrónico para notificar a los candidatos

Con Pipefy, puede crear diferentes automatizaciones de correo electrónico que mantienen informados tanto a los candidatos como a los gerentes sobre el progreso del proceso. Por ejemplo, cada vez que un profesional envía un currículum, recibe un correo electrónico de confirmación automático.

Automatización de plantillas de correo electrónico Permite que los mensajes se escriban en función de los campos completados previamente en formularios de solicitud o etapas del proceso, ahorrando tiempo a los equipos de recursos humanos y asegurando una comunicación más segura.

Paso 03: Entrevista con el reclutador

Después de completar la fase de selección, los reclutadores entrevistarán a los candidatos y deben tener en cuenta una hoja de ruta estructurada para garantizar una entrevista exitosa. Las preguntas fueron elegidas estratégicamente teniendo en cuenta los siguientes puntos:

• expectativas salariales;
• Dominar habilidades blandas y duras;
• Aspectos destacados de la experiencia pasada;
• Alinearse con los valores de la empresa;
• Problemas situacionales, de comportamiento, técnicos, etc.

Recuerda: el tipo de entrevista dependerá en gran medida de las vacantes de la empresa y de la situación real, incluyendo más o menos preguntas, pruebas de aptitud, preguntas en otros idiomas, etc. Trate de tener la mayor confianza posible para reducir la probabilidad de rotación y aumentar la eficiencia del reclutamiento.

Tarjetas: Centralización de todos los datos de los candidatos

En Pipefy, las tarjetas recopilan toda la información sobre un candidato específico y pasan de una etapa a otra a medida que avanza el candidato, agregando nuevos datos en cada etapa (esto proporciona un historial de fácil acceso). Los filtros le aseguran que puede encontrar lo que está buscando con solo unos pocos clics, como todos los candidatos para un trabajo específico o Toda la responsabilidad de un reclutador específico tarjeta.

Durante la fase de la entrevista, puede agregar diferencias que representen guiones de entrevista e ideas. campo. Por ejemplo, el nivel de comunicación, la idoneidad para el puesto del entrevistado y la adecuación cultural. Estos datos se mantienen en la tarjeta (junto con cualquier otro comentario y archivo adjunto que desee) y son importantes para la siguiente etapa (la entrevista con el gerente).

"Poder poner a un candidato en la tarjeta, comenzar a contratar y recibir notificaciones automáticas en otras áreas es una gran mejora. No tener que seguir a los candidatos y otras partes interesadas hace que nuestro trabajo sea más fácil. Nuestro sueño es reclutar el mundo ideal". Milene Almeida, BP del distrito comercial de James .

Tomar la prueba del candidato

Lo más probable es que los candidatos realicen algún tipo de prueba de conocimientos específicos después de entrevistarse con el reclutador. Por ejemplo, esta prueba podría ser un enlace a un archivo o cuestionario enviado a través de una plantilla de correo electrónico. De cualquier manera, puede habilitar forma de escenario para recibir la prueba.

En otras palabras, esto significa que los candidatos recibirán un enlace a una prueba adicional y el archivo se envía directamente a la tarjeta del candidato en Pipefy, que ya contiene toda su información. De esta forma, la prueba va acompañada de datos de todos los candidatos.

Paso 04: Entrevista con el gerente

El reclutador deja la escena por un momento, regresando más tarde para ser el foco del candidato, mientras el gerente regional se encarga de las entrevistas técnicas. Las entrevistas con los gerentes son más específicas y están diseñadas para evaluar habilidades duras , ya que el foco está en comprender el alcance de las vacantes y cómo encajan los profesionales en el equipo.

Si la prueba se ha hecho antes, probablemente el encuestado debería decir cómo la resolvió. Tenga en cuenta que también puede haber entrevistas adicionales con gerentes en otras áreas, según la oportunidad. Si se aprueba, el candidato procederá a los siguientes pasos, como preparar una propuesta.

Automatiza diferentes niveles de comunicación.

Asimismo, la comunicación con los candidatos se puede automatizar vía correo electrónico en Pipefy. Por ejemplo, enviar un correo electrónico con los tiempos de la entrevista y un enlace (si es en línea), optimizando el tiempo del reclutador (que no lo hace manualmente).

También puede crear reglas automatizadas para notificar a los gerentes sobre las vacantes tan pronto como los candidatos ingresen a la etapa de entrevista. Ya sea a través de Pipefy, tarjetas asignadas automáticamente a los candidatos, o a través de integraciones como notificaciones a través de Slack y Microsoft Teams, los líderes nunca pierden información.

grupo de talentos

Si un candidato no es aprobado, se puede agregar a Pipefy base de datos y crea un grupo de talentos De esta manera, es más fácil consultar a profesionales que no están calificados para un puesto en particular pero que pueden ser ideales para otros.

La base de datos se puede activar en cualquier etapa del proceso y puede extraer información directamente de la base de datos a las tarjetas de los candidatos, lo que garantiza una visibilidad completa.

"Anteriormente, necesitábamos de 10 a 15 días para cubrir las vacantes urgentes. Con Pipefy, pudimos encontrar candidatos del grupo de talentos para cubrir muchos de estos puestos en tan solo tres días". empresa multinacional de servicios automotrices .

Paso 05: Evaluación Médica

Una vez aprobado, el candidato deberá someterse a una evaluación médica para demostrar que está apto para desempeñar las funciones. Dependiendo de cómo estructure su proceso, este paso puede ocurrir antes o después de enviar la propuesta de trabajo final.

Un examen médico es una de las etapas finales del proceso de selección y, si los candidatos son aptos, ingresarán Proceso de admision la siguiente etapa burocrática, como la firma de un contrato.

Envía exámenes directamente a Pipefy

Todas las comunicaciones con los candidatos con respecto a los exámenes médicos se pueden realizar a través de plantillas de correo electrónico, lo que simplifica el proceso. Los campos dinámicos extraen información sobre un candidato específico de la tarjeta y garantizan un correo electrónico personalizado con los datos correctos para todos.

"La modernización de todo el proceso no solo nos ha traído mejoras. La impresión y aceptación de la organización de la empresa hace que los empleados se sientan como en casa". Neila Nascimento, reclutadora técnica de VTEX.

Paso 06: Preparar la propuesta

Finalmente, es necesario preparar una propuesta con un desglose de las condiciones de trabajo, tipos de contrato, salarios y otros detalles importantes. Es importante ser claro con las nuevas contrataciones, así que no escatime en detalles de apertura. La propuesta debe cumplir con las expectativas de los profesionales, por lo que los requisitos salariales deben ajustarse con anticipación para no desviarse del presupuesto disponible para la contratación.

Si un candidato no acepta una oferta de trabajo, los reclutadores deben completar las etapas finales del proceso de contratación y examinar a otros finalistas y sus puntajes. Es importante tener siempre otras opciones para contactarlos en caso de una respuesta negativa. Si el candidato acepta, es hora de prepararse para el contrato y la incorporación.

Generar propuestas automáticamente

Usando Pipefy Generador de PDF para, puede crear documentos, enviar y adjuntar ofertas de trabajo más fácilmente con solo unos pocos clics, todo en la tarjeta de un candidato. Puede crear plantillas de documentos PDF con campos dinámicos que se completan automáticamente con la información de la tarjeta, y puede agregar imágenes y tablas según sea necesario.

No permita que los plazos vayan demasiado lejos

Hay plazos que deben cumplirse durante todo el proceso de contratación. Debido al gran volumen de solicitudes, es fácil perderse en los plazos y, dependiendo de la urgencia de la vacante, no tienes mucho tiempo disponible. por lo tanto, Alertas de Pipefy Notifique a todos los involucrados, ya sean reclutadores o gerentes, sobre el estado de cada puesto.

"Nuestros reclutadores tenían que seguir a los candidatos porque teníamos plazos muy cortos para las presentaciones. Si un nuevo jamer no se presentaba en una fecha y hora específicas, no podría comenzar en la fecha prevista. Los gerentes le dijeron a HR El equipo de recursos cobrado por este plazo". Milene Almeida, BP del distrito comercial de James .

Paso 07: Candidatos Aprobados

¡prepararse! El candidato ha sido aprobado, es el momento Firmar formalmente el contrato. y empezar Personal Inducción El traspaso del proceso (o incorporación de empleados) ha terminado. Una vez contratado el profesional, el equipo de selección ya no se encarga de hacer un seguimiento de las nuevas incorporaciones, sino que se encarga de facilitar todos los datos del empleado al resto de equipos de la empresa.

Integración y conexión con otros procesos

Pipefy se puede integrar con varias plataformas para facilitar el proceso de reclutamiento. usar DocuSign Para enviar documentos para su firma (cargar documentos en la tarjeta), use NetSuite Para crear un nuevo registro de empleado en ERP, utilice Flojo Hacer notificaciones internas, etc.

4. Concéntrese en los KPI de reclutamiento

No se puede analizar lo que no se puede medir, por eso es importante estar atento a las principales métricas del proceso de reclutamiento y selección para comprobar su salud. Después de todo, con tanto tiempo entre análisis, entrevistas y comunicaciones internas, debe asegurarse de tener el proceso más eficiente posible.

Entre los KPI más comunes, podemos enumerar:

• costos de empleo;
• el número de currículos recibidos;
• la tasa de rotación de nuevos empleados;
• Diversidad de nuevos empleados;
• Tiempo de finalización del reclutamiento de principio a fin.

Estas son las métricas más comunes. Sin embargo, dependiendo de su proceso de reclutamiento, se pueden ingresar otros puntos a analizar. El seguimiento de los KPI no solo brinda una visión estratégica de las operaciones, sino que también facilita la identificación de oportunidades de mejora.

Informes y cuadros de mando

Pipefy le brinda la capacidad de monitorear de cerca los datos de reclutamiento. A través de informes de canalización, se pueden extraer varios datos específicos del proceso, como la cantidad de empleados contratados durante el mes, la duración de la contratación, la diversidad de candidatos y más.

Los paneles le permiten visualizar datos en diferentes tipos de gráficos, como tablas, barras, circulares y más. No necesita ningún conocimiento de codificación para agregar o eliminar gráficos y crear informes personalizados. Esto garantiza la autonomía de análisis de datos y la velocidad de operación.

"El mayor beneficio de Pipefy es la mejora de la comunicación, la agilidad de los procesos y una amortización más rápida. Todo el mundo sabe dónde está el proceso y el equipo de recursos humanos no tiene que ponerse en contacto con varias personas". Milene Almeida, socia comercial en James Business District .

Hay muchas formas de administrar el proceso de reclutamiento y selección, pero para garantizar un proceso eficiente y flexible con una comunicación clara a los candidatos, gerentes y todos los demás equipos afectados, es necesario construirlo en un sistema dedicado.

Descarga la plantilla de reclutamiento de Pipefy Usa plantillas gratuitas