Rendición de cuentas: sepa para qué sirve y aprenda cómo hacerlo

Ser propietario de una empresa no es fácil porque implica múltiples trámites burocráticos y obligaciones legales, especialmente cuando cuenta con múltiples socios y colaboradores.

Una de estas obligaciones es la rendición de cuentas, obligación legal que deben cumplir todas las empresas con sociedades, departamentos, instituciones públicas de carácter colectivo (como clubes y cooperativas) y asociaciones benéficas o gremiales.

Si formas parte de este grupo y necesitas aprender más sobre la rendición de cuentas, para qué sirve y cómo hacerla, quédate atento a este contenido.

¿Qué es la rendición de cuentas?

Un estado de cuentas es un balance presentado en forma de informe que contiene toda la información sobre una empresa o institución, referente a los ingresos y gastos de un período determinado (generalmente mensual o anual).

Contiene información detallada sobre entradas y salidas de recursos financieros, gastos fijos y variables, saldos de efectivo y más. Para que conste, es básicamente una prueba de los cambios financieros de una empresa.

Además del informe, la empresa también necesita producir documentos que acrediten los montos correspondientes (estados de cuenta bancarios, copias de pagos, etc.) para que las cuentas tengan valor legal.

Vea lo que se cubre en el informe de rendición de cuentas:

• Entrada detallada de valores, con especificación de fuente;
• Salida numérica detallada con especificación de destino;
• Patrimonio (la diferencia entre el valor total de los activos y los pasivos) y bruto (todo lo que tiene valor económico y puede convertirse en efectivo);
• Total de activos (ingresos) y pasivos (gastos).

Para poder preparar las cuentas, todos los documentos relacionados con el flujo financiero de la empresa deben almacenarse de manera organizada y de fácil acceso.

Para aclarar, los Micro Empresarios Individuales (MEI), los Empresarios Individuales (EI) y las Sociedades de Responsabilidad Limitada Individual (Eireli) no están legalmente obligados a presentar cuentas.

¿Para qué sirve?

Los servicios de contabilidad se proporcionan para permitir que los involucrados en la gestión de la empresa realicen un seguimiento de los desarrollos financieros para comprender mejor el desarrollo del negocio.

También es importante brindar informes contables para que los socios y empleados puedan verificar que los recursos de la empresa están siendo utilizados para los fines previstos, además de demostrar que se han alcanzado las metas propuestas.

De esta forma, se pueden observar riesgos y oportunidades de mejora para maximizar el desarrollo y crecimiento saludable del negocio. Adicionalmente, la rendición de cuentas facilita una visión más amplia de los beneficios y gastos, brindando mayor seguridad jurídica a las empresas.

En pocas palabras, la rendición de cuentas es declarar lo que se está haciendo y cómo se está haciendo. Esta es información relevante y precisa que, además de registrar cambios futuros en el balance, puede compartir la situación de la empresa con las partes relevantes.

¿Cómo hacerlo?

A menudo, la persona que realiza el informe es el propio administrador de la empresa. Sin embargo, si la persona a cargo no tiene los conocimientos necesarios, asegúrese de buscar la guía de un contador para poder hacer todo el trabajo correctamente, ya que así lo exige la ley.

Para ser responsable, uno debe comprender los requisitos de emisión obligatorios y la documentación para garantizar que no surjan problemas legales en el futuro.

En este punto, la tecnología puede ser un aliado. Actualmente, usando ERP Es común venir a ayudar con los informes. Es un sistema de gestión que automatiza procesos con el fin de unificarlos en una única plataforma que facilita la recopilación de datos financieros.

Para ello, es suficiente llenar todos los movimientos financieros de la empresa todos los días (o según un tiempo predeterminado). Al final del período, el sistema cruzará automáticamente todos los datos de entrada para generar un informe detallado.

Al realizar la representación de la cuenta, es importante verificar lo siguiente:

• si los números coinciden con la realidad;
• si tiene todos los documentos que respaldan la información proporcionada en el informe;
• Si el análisis muestra perspectivas positivas y negativas y oportunidades de mejora, se abordarán durante la reunión con el equipo de gestión.

Modelo de Rendición de Cuentas

Hay una variedad de modelos de informes disponibles para la presentación de cuentas, y la elección del modelo a utilizar queda a discreción de los responsables de su preparación. Echa un vistazo a algunas de las opciones a continuación:

• equilibrio social: Presentar las actividades de la empresa y su sociedad relacionada. Tiene como finalidad dar a conocer la gestión económica y social de la institución y su relación con la comunidad a fin de evidenciar los resultados de su responsabilidad social.
• Libro mayor: También conocido como cuadro o cuenta T, es muy utilizado por los contadores y fue creado como un recurso para aclarar el funcionamiento de los asientos contables. Proporciona información como entradas y salidas de fondos.
• DRE (Estado de Resultados del Ejercicio): Resume el negocio realizado por la empresa como ingresos, gastos, inversiones, costos y reservas calculadas. Muestra cómo se formó la utilidad neta de la empresa para el período.
• Flujo de efectivo: Puede ver los cambios financieros del negocio mes a mes;
• Informe integrado: Como sugiere su nombre, se puede utilizar para informar de forma rápida y objetiva a la dirección de la empresa y a la dirección sobre la necesidad de mejora de una organización.
• analizar Informes: se pueden realizar informes más detallados de entradas y salidas a través de estados de cuenta bancaria con descripciones. Se utilizarán extractos para verificar los elementos que se muestran en el informe.

Por su definición, la rendición de cuentas Visto como un deber ético ser transparente con los miembros de la empresa. Debe otorgarse a todos los involucrados en el proceso de gestión, como empleados y socios.

No es difícil preparar estos informes. Simplemente siga lo que hemos proporcionado aquí, que describe el proceso financiero comercial.

Sin embargo, si no cree que puede mejorar la responsabilidad de su institución, comuníquese con uno de nuestros expertos que lo ayudará a hacer lo que sea necesario para garantizar la salud financiera de su empresa.