Proceso de orden de compra

El proceso de orden de compra juega un papel clave en el éxito de su negocio. Sin un proceso de gestión de órdenes de compra eficiente y preciso, se desperdician tiempo y recursos y los errores innecesarios se vuelven comunes.

En este sentido, las empresas tienen el desafío de crear un proceso consistente y confiable para generar, aprobar y dar seguimiento a las órdenes de compra. Como resultado, los gerentes a menudo encuentran formas de en el flujo de trabajo Aumente la responsabilidad y la estandarización para controlar (y conocer) sus decisiones.

Si esto te suena familiar, entonces este artículo es para ti. A continuación, exploraremos el proceso de órdenes de compra de principio a fin, definiremos la terminología, la desglosaremos en sus componentes esenciales y proporcionaremos algunas de las mejores prácticas para las órdenes de compra, sin importar el tamaño o la industria de su negocio.

¿Qué es una orden de compra?

Las órdenes de compra (PO) ayudan a las empresas a comprender y explicar ordenado de todos los bienes o servicios. Los gerentes pueden usar órdenes de compra para rastrear información relevante adicional, como cantidades, instrucciones de entrega, costos, términos y fechas requeridas.

El proceso de orden de compra incluye todos los pasos que toma una empresa para crear, aprobar, validar, administrar y rastrear una orden de compra, desde el momento en que se determina una necesidad hasta la entrega o el punto de venta.

Si bien el proceso de orden de compra de su empresa puede ser único en algunos aspectos, existen 7 elementos de flujo de trabajo que son comunes a la mayoría, si no a todos, los procesos de orden de compra:

1. Creación de orden de compra
2. aceptar
3. expedición
4. acuerdo vinculante
5. entrega
6. Verificación de 3 pasos
7. cierre

7 pasos del proceso de orden de compra

1. Creación de pedidos

El primer paso en el proceso de PC es crear una solicitud de compra. En este punto, necesitará saber qué se está comprando, la prioridad de la aplicación, su presupuesto, cuándo necesita el producto o servicio, quién debe aprobar el pedido y quién es el proveedor.

2. Aprobación

Después de crear una solicitud, el siguiente paso en el proceso es obtener su aprobación. En algunos casos, esta aprobación puede ser verbal o por correo electrónico. En otras empresas, es posible que se requieran acciones más burocráticas, como completar papeleo.

Los niveles de aprobación dependen del precio de compra, las políticas o pautas de la empresa y los requisitos del proveedor. La aprobación también puede requerir la verificación de presupuestos o documentos, como especificaciones del producto o una SOW detallada. Después de la aprobación, la solicitud se convierte en una orden de compra.

3. Envío

Una vez aprobada la solicitud, se enviará la orden de compra al proveedor seleccionado. Los proveedores luego envían propuestas basadas en estos pedidos. La aprobación de las ofertas se basa en el precio, la calidad, el soporte, el servicio, el cronograma y otros factores relevantes para su negocio.

4. Acuerdo vinculante

Después de aceptar la oferta, la empresa y el proveedor deben acordar un contrato. Los contratos a menudo incluyen términos y condiciones relacionados con la compra, como qué soporte viene con el artículo comprado o cómo se manejarán las disputas.

5. Entrega de mercancías

Luego, el proveedor producirá y entregará el artículo comprado de acuerdo con el cronograma y los requisitos de envío establecidos. Su empresa verificará la calidad y verificará los envíos entrantes y esperados. Desde allí puedes avisar al proveedor si la mercancía no satisface tus necesidades. Por lo general, el proveedor envía una factura a la empresa compradora, que enumera el precio y las condiciones de pago.

6. Verificación de 3 pasos

Después de que la empresa compradora verifique los bienes recibidos, compara la orden de compra con la orden de compra y la factura del proveedor. Por lo tanto, la empresa debe verificar que todos los cargos sean correctos.

7. Fin

Después de pasar la verificación de 3 pasos, se cierra la orden de compra.

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¿Por qué es importante implementar un proceso de orden de compra?

Un proceso de orden de compra consistente y repetible brinda muchos beneficios, incluido un mejor control, visibilidad y eficiencia.

Presupuesto

Los procesos de PC consistentes ayudan a su Departamento financiero Calcule con precisión todos los costos de compra relevantes y mantenga pronósticos y presupuestos.

Gestión de pedidos

Los procesos de PC establecidos le permiten administrar varios pedidos a la vez y brindan visibilidad de las actividades relacionadas, como el envío y la recepción, el control de inventario y la planificación de la producción. Además, un proceso de orden de compra saludable debe permitir la transparencia en cada punto de contacto del proceso.

Responsabilidad

Un proceso de PC fuerte creará un rastro en papel para el flujo de efectivo y agregará responsabilidad por el costo de los bienes en el proceso. Los bancos, los auditores y los departamentos legales verán esto como un activo de su empresa.

Resolución de conflictos

La creación de acuerdos legales entre su empresa y los proveedores durante el proceso de pedido de compra lo ayuda a definir responsabilidades y resolver disputas. Los términos y condiciones se establecen claramente y los detalles, como las garantías u otras políticas, se definen y documentan.

Mejores prácticas para agilizar el proceso de órdenes de compra

Las empresas están en constante evolución y sus procesos deben rehacerse de vez en cuando para seguir siendo eficientes y precisos. El proceso de orden de compra no es una excepción.

Los riesgos inmediatos de no mantener los procesos de su PC incluyen errores, despilfarros, excesos en el presupuesto y, en última instancia, altas tasas de consumo. Eso no se acerca al estrés y la confusión que los procesos de PC obsoletos pueden generarle a usted o a su equipo. A la larga, un proceso de orden de compra ineficiente o impreciso también puede causar problemas con las relaciones con sus proveedores y su capacidad para obtener bienes o servicios en función de las necesidades de su empresa.

Los gerentes que se preparan para mejorar sus procesos de PC deben considerar las siguientes mejores prácticas:

• Ver y analizar su proceso de orden de compra actual. Todos los procesos en cada negocio deben ser revisados ​​y analizados constantemente para encontrar áreas de mejora. Asegúrese de trazar un mapa de cada paso, identificar y resolver cualquier cuello de botella, y determinar la cantidad de aprobaciones requeridas en el proceso, y explicar los diferentes factores que pueden afectar el proceso presupuestario. También debe revisar las partes interesadas clave en el proceso (clientes internos y proveedores a largo plazo) y cómo se integra la tecnología para ayudar a coordinar el proceso.
• Crear resultados dirigidos a objetivos. Descripción general y objetivos detallados en torno a su proceso de pedido de compra. Considere métricas sobre la velocidad de entrega, proveedores confiables o reducciones de gastos.
• Cree y escriba guías sobre procesos de PC a las que todos puedan acceder. Los procesos escritos son una excelente manera de comunicar las mejores prácticas y los procedimientos estandarizados en toda la empresa. Estas reglas y políticas deben incluir la información requerida para cada paso del proceso, la cantidad de aprobaciones requeridas y quiénes son los revisores internos.
• Desarrollar una lista de proveedores preferidos. Esta lista ayudará a su equipo a seleccionar rápidamente de una lista de proveedores que han establecido relaciones de confianza a largo plazo con su empresa y negociar las mejores ofertas.
• Crear asignaciones presupuestarias y grupos de gastos. Estas restricciones presupuestarias ayudan a agilizar el proceso al automatizar la implementación de las pautas de compra. Por ejemplo, si una empresa asigna un presupuesto mensual de $1000 para suministros de oficina, el equipo de finanzas sabe cuánto gastar en los recursos necesarios.
• Asignar un colaborador interno para gestionar el proceso. alguien supervisar el proceso Ayuda a aumentar la adopción de estas prácticas en toda la empresa y proporciona un punto de contacto para responder preguntas que puedan surgir al implementar nuevos procedimientos.
• Poseer tecnología de apalancamiento. La integración de un sistema de gestión de compras en los procesos informáticos de su empresa es una manera fácil de estandarizar los procedimientos y reemplazar la repetición con la automatización.

Los beneficios de automatizar el proceso de orden de compra

El seguimiento de PC se puede administrar a través de correo electrónico y hojas de cálculo o mediante un software dedicado. Utilice software para gestionar y simplificar sus órdenes de compra proceso es una manera fácil de ahorrar tiempo y dinero y evitar el estrés. Los beneficios clave de la automatización del proceso de órdenes de compra incluyen:

• reducir la repetición. Las herramientas de administración de PC pueden liberar tiempo al automatizar ciertas tareas, lo que le permite concentrarse en otras prioridades.
• mayor transparencia. La creación de procesos informáticos estandarizados y la definición de requisitos de información, como cantidades pedidas o firmas aprobadas, agregará responsabilidad y claridad a sus órdenes de compra.
• mas control. El software de gestión de adquisiciones lo ayuda a controlar los gastos y mejorar los presupuestos con un seguimiento de auditoría completo. También permite que los clientes financieros internos vean o compartan información fácilmente.
• Datos centralizados y visualizados. Los datos se consolidan en una sola fuente para una gestión de pedidos más rápida y sencilla. Dado que los datos están centralizados, también tiene la opción de ejecutar informes y crear visualizaciones para ayudarlo a rastrear muchas órdenes de compra simultáneamente.

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