Proceso de cuentas por pagar: qué es, por qué es importante y cómo optimizar

Para cualquier empresa, una buena gestión financiera, controlando los beneficios y los recursos obtenidos no es suficiente. Es necesario tener un buen control sobre todos los gastos y así controlar el proceso de cuentas por pagar.

Cada vez que negocie un producto o servicio con un proveedor y elija pagar a plazos, esto debe quedar registrado inmediatamente en su control. Quizás más importante que saber cuánto beneficio se obtiene en el mes es saber cuánto tiene que pagar la empresa para mantenerse al día con los proveedores, socios e incluso los gobiernos.

Sorprendentemente, la mayoría de los problemas con este proceso no se deben a la falta de fondos para pagar, sino a El proceso carece de organización. . Esta confusión puede dar lugar a plazos incumplidos, comenzar a calcular intereses o alterar las relaciones con los socios, y surge una reputación de ser un mal pagador. Pero para darle una mejor comprensión de estas obligaciones y cómo ahorrar dinero con ellas, primero comprendamos qué son las cuentas por pagar.

Después de todo, ¿qué son las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?

El proceso de Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar involucra el control de todos los montos de efectivo que ingresan y egresan de la empresa. En resumen, las Cuentas por Pagar corresponden a todos los montos adeudados por una empresa a otras partes (clientes, proveedores, etc.), mientras que las Cuentas por Cobrar corresponden a los montos adeudados por otras partes a la empresa.

factura a pagar

Las cuentas por pagar son todos los documentos que una organización necesita compensar, es decir, los gastos que deben sufragarse en nombre de la organización. Ejemplos de cuentas por pagar incluyen insumos de compra, costos fijos de facturas (agua, electricidad, alquiler), salarios, etc. Traerán el monto, el método de pago, la fecha de pago y a quién pagar.

factura recibida

En cambio, las cuentas por cobrar son documentos sobre la cantidad que recibirá la empresa. Estos incluyen cuentas tales como productos vendidos, servicios prestados, pagarés, títulos de deuda que benefician a la empresa.

¿Cuál es el proceso de cuentas por pagar?

Estrictamente hablando, el proceso de cuentas por pagar es el seguimiento de los pasivos y pagos de una empresa. Implica hacer coincidir las órdenes de compra (para probar que alguien en la empresa compró algo), los informes de recepción (para probar que se recibieron los bienes o se prestaron los servicios) y las facturas de compra de los proveedores.

Una vez que se verifican estos tres documentos y los montos coinciden, el pago se puede realizar o programar en la fecha correcta. Los documentos se marcan como pagados para evitar cargos dobles y, si se requiere comprobante de pago, presente el comprobante de pago. Lea sobre cuentas por pagar aquí Más información sobre el proceso.

El control de estas cuentas debería ser una tarea rutinaria del día a día, ya que suele implicar grandes cantidades de dinero. Así que cualquier problema o confusión puede doler - y en casos más serios, puede haber incluso problemas judiciales y gubernamentales.

Pero al asegurarse de que todas sus facturas se paguen a tiempo, puede obtener un descuento y evitar intereses y multas. Además, tener una buena organización puede priorizar pagos y recortar gastos que no son críticos para el funcionamiento del negocio.

Por último, pero no menos importante, está en el proceso de cuentas por pagar recoger Información básica sobre el flujo de caja y la gestión financiera de toda la empresa.

¿Qué tan importante es un proceso organizado de cuentas por pagar?

1. Optimización del tiempo

Dado que todas las cuentas están ordenadas por fecha de pago, todo lo que necesita hacer es iniciar sesión en el sistema y realizar un pago. Múltiples inspecciones no son una pérdida de tiempo si se hace todo lo planeado. Esto da como resultado cada vez menos errores y un enfoque en tareas más estratégicas.

Teniendo en cuenta que la mayoría de los pagos ahora se pueden hacer en línea, todo se vuelve más práctico. Por ejemplo, use Integración personalizada con sistemas financieros , este proceso se puede automatizar completamente. De esta manera, los equipos pueden simplemente registrarse para obtener cuentas y fechas, y terminar pagando manualmente cualquier cosa que requiera un procedimiento diferente.

2. Más oportunidades de ahorro

Como se mencionó anteriormente, una vez que su empresa no retrasa los pagos, no hay multas ni intereses. Además, es práctica de mercado en algunas industrias ofrecer descuentos u ofertas a socios y clientes con un buen historial de pago, es decir, una ventaja en la negociación.

No solo eso, sino que una vez organizado el proceso, es posible extraer las métricas exactas donde se encuentran los mayores gastos. Si no los necesita, simplemente córtelos o redúzcalos. Los negocios están en constante cambio, y algunas veces nos hemos encontrado con suscripciones que ya no usamos pero que todavía estamos pagando, por ejemplo, el simple hecho de que nadie se acuerda de avisar al departamento de finanzas.

3. Renegociación

Si por algún motivo se da cuenta de que no podrá cumplir con todos los pagos, comuníquese con su proveedor con anticipación para informarle e intentar renegociar la fecha límite. Esta práctica mantiene su relación y, a veces, reduce o incluso reduce los cargos por mora con intereses cero. Sin embargo, si no puede ver todos sus pagos del mes, no puede predecirlo. Tal vez espere hasta que su equipo se dé cuenta de que es demasiado tarde para intentar un nuevo trato.

¿Cómo optimizar el proceso de cuentas por pagar?

Hay algunos consejos básicos que pueden ayudar a casi cualquier empresa a completar el proceso de cuentas por pagar de manera más eficiente. Y dada la importancia de este proceso, estos puntos merecen atención. Controlar:

1. Información estandarizada

Para que una factura sea pagada se requiere de una serie de datos: monto, duración, forma de pago, etc. Recibir facturas sin estos datos termina creando una gran cantidad de reelaboración y retrasando el proceso. Así que trate de estandarizar cómo su equipo recibe estos datos. Por ejemplo, use Los formularios de cuentas por pagar pueden resolver este problema.

2. Seguimiento diario

Dejar que una cuenta caduque puede causar retrasos, multas y otros problemas. Por lo tanto, es importante verificar qué cuentas están abiertas diariamente y prestar atención a los plazos de cada cuenta. Si puede, use un sistema que pueda notificar a su equipo cuando vence una cuenta.

3. Aclarar responsabilidades

Si nadie en su equipo sabe quién es el responsable de cada cuenta, es muy probable que uno de ellos sea olvidado. Establecer claramente las responsabilidades de cada cuenta evita que esto suceda. Puedes hacerlo con códigos de colores (cada color representa a una persona) o una plataforma que te permita asignar tareas a otras personas.

4. Crea reglas de ejecución

Cuando hay varias personas haciendo el mismo trabajo, puede haber diferencias en el funcionamiento de cada una de ellas. Por ejemplo: uno podría considerar pagar la factura tan pronto como se programe el pago; otro, solo cuando se confirme el pago. Para evitar que estas diferencias causen errores en el proceso, es importante tener claras las reglas para realizar cada tarea.

5. No confíes en las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son útiles en situaciones muy específicas. Pero con los procesos de cuentas por pagar, terminan creando más problemas de los que resuelven. Esto se debe a que no establecen claramente las reglas de aplicación, responsabilidades, fechas para realizar cada acción, etc. El software de gestión de procesos es más adecuado para satisfacer estas necesidades.

¿Vale la pena usar un sistema de cuentas por pagar?

Se puede utilizar un sistema de gestión de procesos para gestionar el proceso de cuentas por pagar. Existen opciones específicas para este proceso, así como opciones que se adaptan a las diferentes funciones de su empresa y que se pueden personalizar para esta situación específica. Pero, en general, invertir en estas soluciones es una buena opción, especialmente para aquellos con altos volúmenes de cuentas por pagar.

La plataforma permite personalizar el proceso para que las reglas de ejecución sean claras y cada cuenta solo pueda avanzar si cumple con los requisitos establecidos por el equipo. También facilitan la asignación de cuentas a los miembros del equipo y pueden notificarle automáticamente cuando caduquen las cuentas. En algunos casos, también se puede crear un formulario para insertar nuevas cuentas en el proceso.

Ahora que sabe más sobre el proceso y sus beneficios, es hora de que su empresa tenga un control saludable de las cuentas por pagar. usar Pipefy para Cuentas por pagar, puede:

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