Plantillas de cuentas por pagar: comience con herramientas más poderosas que Excel

El flujo de trabajo de un equipo de cuentas por pagar es estratégico para cualquier empresa. Las capacidades de gestión financiera, el equilibrio de gastos y las buenas relaciones con los proveedores son fundamentales para la supervivencia y el éxito de una empresa. Por lo tanto, apoyándose únicamente en hoja de cálculo de Excel Puede ser arriesgado administrar y realizar sus tareas, especialmente cuando el departamento se ocupa de un gran volumen de transacciones.

Para ello, en este artículo encontrarás instrucciones y modelos gratuitos para gestionar el flujo de tus cuentas por pagar. Es una plantilla en Pipefy, un software de automatización de procesos que reduce la posibilidad de error humano, mejora la comunicación del equipo y facilita Integración del Departamento Financiero . A continuación, aprenderá la mejor manera de utilizar el modelo y descubrirá las características clave que necesita conocer para aprovecharlo al máximo.

Comience hoy mismo con la plantilla de flujo de cuentas por pagar de Pipefy

¿Por qué usar Pipefy para controlar el flujo de trabajo de tus cuentas por pagar?

Un flujo de trabajo o flujo de trabajo consta de tareas que repetidamente producen resultados consistentes y constantes. Involucra a varias personas, información diferente, insumos diferentes y no tiene un final esperado, a diferencia de un proyecto con una duración predeterminada.

Por lo tanto, las hojas de cálculo o incluso los ERP no son las mejores herramientas para controlar el flujo de trabajo. Con Pipefy puedes estandarizar, simplificar y controlar las tareas y pasos de cuentas por pagar de una forma intuitiva y sencilla. No se pierde información, no hay error humano y se combina con funciones que pueden mejorar en gran medida la eficiencia de su equipo.

Los beneficios adicionales que obtendrá al usar la plantilla de cuentas por pagar de Pipefy incluyen:

• visibilidad. Los flujos de trabajo digitales brindan visibilidad a los equipos y facilitan el monitoreo de los gerentes. Fechas de vencimiento, próximas facturas a pagar, quién solicitó cada pago, quién fue responsable de la transacción, aprobaciones; toda la información importante es visible y de fácil acceso en una pantalla.
• Proceso de conexión. Pipefy es una herramienta adaptable para crear y ejecutar varios flujos de trabajo. Esto permite administrar varios equipos o procesos en la misma plataforma, lo que facilita la integración en todo el departamento de finanzas. Por ejemplo, el departamento de compras. Las tareas se pueden conectar al flujo de Cuentas por pagar. Después de una compra, las nuevas cuentas por pagar se agregan automáticamente al proceso.
• Automatización de tareas repetitivas. El software de gestión de procesos como Pipefy también permite Automatización de Actividades de Cuentas por Pagar . Esto significa que puede configurar eventos o disparadores para que el software realice las tareas sin intervención humana. Cada vez que se paga una factura, puede especificar que se envíe automáticamente un correo electrónico al proveedor solicitando la confirmación del pago.
• Integrar con otro software. Al centralizar su proceso de cuentas por pagar en Pipefy, puede Intégrelo con otro software que su equipo ya usa todos los días . Las integraciones entre Pipefy y ERP son comunes, lo que permite la transferencia automática de datos entre las dos plataformas, sincronizando información y evitando la inserción manual de datos en múltiples sistemas. Pipefy puede actuar como coordinador de todo el trabajo, además del ERP, también puede integrarse con contratos electrónicos o aplicaciones de mensajería como Slack y SMS.

Pipefy tiene una interfaz intuitiva y es muy fácil de usar. Como tal, le brinda la autonomía para ajustar su flujo de trabajo de la manera que desee. Puede crear un proceso desde cero o comenzar con una plantilla de Cuentas por pagar y personalizarla según sus necesidades específicas a lo largo del tiempo.

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¿Cómo usar la Plantilla de Cuentas por Pagar de Pipefy?

Ahora que conoce las ventajas de usar el modelo de Cuentas por Pagar de Pipefy, veamos paso a paso cómo usarlo y aprovechar al máximo sus capacidades.

Paso 1: crea tu perfil gratuito y accede a las plantillas

Si aún no tienes una cuenta de Pipefy, Vaya a este enlace para crear su de. Deberá proporcionar cierta información, como el nombre de su empresa. Este es un registro rápido y gratuito que se puede hacer sin completar los detalles de la tarjeta de crédito.

Si ya tiene una cuenta, se creará una plantilla de Cuentas por pagar en su organización. En segundos, puede comenzar a usarlo y hacer los ajustes deseados.

Paso 2: comprender los elementos del flujo de trabajo

Con Pipefy, puede crear un sistema completo de cuentas por pagar, pero primero debe comprender cómo usar el proceso. En su primera visita, siempre que el modelo esté disponible en su cuenta, encontrará un formulario para guiarlo en los primeros pasos.

En este paso, aprenderá sobre las etapas del proceso, el formulario inicial y cómo usar las tarjetas. Este último es una representación visual de tareas que llevará un historial de cada cuenta y será la base para ejecutar las actividades del día a día del equipo.

Paso 3: Personalice el formulario inicial y las etapas del proceso

El modelo de cuentas por pagar de Pipefy consta de 5 etapas: selección, aprobación, pago, pago y cancelación. Puede verlos de diferentes maneras: en formato de flujo (como se muestra en la imagen de arriba), en un tablero Kanban o como una lista. Una vez que crea una cuenta o clona la plantilla, está lista para usar y puede comenzar a crear tarjetas de cuentas por pagar de inmediato.

Sin embargo, también se puede utilizar como base para personalizar formularios iniciales y etapas del proceso. Esto significa que puede agregar nuevos campos, hacerlos obligatorios, incluir o excluir etapas. Esta personalización se puede hacer directamente en Configuración en la esquina superior derecha de la pantalla, o desde la tarjeta, simplemente haga clic en Editar etapa.

Paso 4: agregue su equipo a Pipefy o al formulario de inicio compartido

Para que el modelo funcione como un sistema de cuentas por pagar para su equipo, todos deben usarlo. Una forma de unirse a un equipo es enviar una invitación por correo electrónico para incluir a los miembros que necesitan participar en el proceso; deben crear su propia cuenta de Pipefy para obtener acceso personal.

Pero el modelo también permite que los no usuarios interactúen con el flujo de trabajo, simplemente creando una nueva tarjeta, en este caso, Cuentas por pagar. Es decir, compañeros de empresa, clientes externos o internos pueden utilizar el Formulario para solicitar pago o devolución directamente a través de Pipefy.

Otra ventaja de Pipefy es que incluso si una persona no es usuario de la plataforma o miembro del flujo de trabajo de cuentas por pagar, puede monitorear los pedidos que realiza con el equipo. Un enlace de seguimiento enviado por correo electrónico para rastrear dónde se encuentra una cuenta en el proceso de pago.

Paso #5: Automatice sus procesos para ahorrar tiempo y eficiencia

Es muy fácil configurar la automatización en la plantilla de Cuentas por pagar de Pipefy. Sin necesidad de conocimientos de programación, puede seleccionar un evento y una acción para crear una lógica automatizada.

funcionar son tareas realizadas automáticamente por el software, como enviar Correo electrónico profesional O cambiar la etapa de la tarjeta. evento es un disparador que generará una acción, como completar un campo o crear una tarjeta en otro flujo de trabajo.

Por ejemplo, este tipo de automatización podría conectar el departamento de compras con el departamento de cuentas por pagar. Cuando el equipo de compras realiza una compra, una tarjeta pasa a la etapa "hecho" y se crea automáticamente una nueva tarjeta en el proceso de cuentas por pagar para pagar al proveedor.

Aprovecha la automatización de Pipefy para enviar notificaciones automáticas, correos electrónicos y facilitar el flujo de información en tu departamento. Como resultado, reduce la cantidad de entrada manual, ahorra tiempo a su equipo y hace que el proceso sea más eficiente y a prueba de errores.

Optimice su proceso de cuentas por pagar con Pipefy

Como hemos visto, el modelo de cuentas por pagar de Pipefy es simple e intuitivo, pero sus capacidades abren una amplia gama de posibilidades. Con él, puede crear un verdadero sistema de cuentas por pagar y llevar la transformación digital a su departamento de finanzas.

Incluso si las hojas de cálculo no pueden eliminarse por completo y sigues confiando en ERP, Pipefy puede ayudarte a orquestar tareas y herramientas para optimizar y facilitar el trabajo de tu equipo. Mejore la visibilidad de la cuenta y los plazos, ahorre en multas o intereses e invierta en las relaciones con los proveedores aprovechando todas las ventajas que Pipefy tiene para ofrecer.

Comience hoy mismo con la plantilla de cuentas por pagar de Pipefy