La guía completa para optimizar la gestión de adquisiciones

¿Qué es la Gestión de Compras?

La adquisición es fundamental para mantener un negocio en funcionamiento. La gestión de adquisiciones es la gestión estratégica de los gastos de una empresa, incluida la revisión de los proveedores que cumplen con los criterios de calidad, plazo y presupuesto de la empresa.

Esta función comercial garantiza que se sigan las mejores prácticas para abordar y resolver las adquisiciones y las ineficiencias en las adquisiciones, como la investigación de antecedentes de los proveedores, la revisión de procesos manuales o en papel. Los ciclos de aprobación o transformación digital son lentos.

Ejemplos de procesos efectivos de gestión de adquisiciones

La precisión, la previsibilidad, la rentabilidad y la eficiencia son los principios rectores de un proceso eficaz de gestión de adquisiciones. Esto incluye una comprensión profunda de las necesidades y los requisitos de todas las unidades comerciales, la comprensión de los proveedores y el desempeño, y cualquier cambio en el mercado que pueda poner en riesgo la cadena de suministro.

Por qué es importante la gestión eficaz de las adquisiciones

Una gestión eficaz de las compras ayuda a las empresas a:

• Controlar el gasto. Aborde los problemas de omisión de adquisiciones mediante la creación de un proceso estandarizado para todas las solicitudes de adquisición para evitar gastos intangibles.
• Mejorar la eficiencia del proceso. Identifique fácilmente oportunidades para mejorar los flujos de trabajo de adquisiciones, negocie bienes y servicios y aumente el ahorro de costos y la rentabilidad con información sobre los datos clave de adquisiciones.
• Desarrollar mejores relaciones con los proveedores. Transforme las relaciones transaccionales con los proveedores en asociaciones comerciales estratégicas con una base de datos de gestión de proveedores centralizada, liberando valor oculto.
• Reforzar la seguridad del suministro. de acuerdo a Encuesta de Deloitte sobre las principales prioridades de CPO, Esta es la máxima prioridad del Director de Adquisiciones.

Descubra por qué los equipos de compras eligen las soluciones de automatización low-code de Pipefy para estandarizar y administrar sus compras, aprobaciones y KPI Tubería de adquisiciones

Consejos para transformar digitalmente el proceso de adquisición

La rentabilidad empresarial depende de Qué tan optimizado está su proceso de compras . si El proceso no está estructurado , o hay lagunas, actualizaciones críticas, tareas o plazos que probablemente no se cumplan, lo que provocará retrasos a corto plazo o problemas costosos a largo plazo. Pero estas brechas y otros desafíos clave que afectan la gestión de adquisiciones, como la comunicación, la gestión de datos y la gestión de proveedores, se pueden abordar fácilmente con la tecnología adecuada.

La interfaz de usuario visual del software de código bajo permite a los usuarios comerciales crear, actualizar y conectar procesos sin ningún conocimiento de codificación ni agregar a la acumulación de TI. Con una vista integral de los procesos de adquisiciones y adquisiciones, identifique fácilmente las áreas de mejora, elimine las omisiones de adquisiciones y automatice las tareas y los flujos de trabajo manuales basados ​​en papel.

Aquí se explica cómo aprovechar las soluciones de automatización de código bajo en cada paso del proceso de adquisición Optimice su flujo de trabajo algunos trucos

1. Analizar los datos de identificación de requisitos

Obtenga información precisa en todo momento con datos precisos extraídos directamente de sus procesos de abastecimiento y adquisición. Con paneles e informes fácilmente personalizables, puede identificar rápidamente las necesidades y ahorrar costos y tiempo mediante el seguimiento y la consolidación de necesidades similares en varios departamentos.

2. Simplifique las solicitudes de compra y la revisión de solicitudes

Úselo para convertir automáticamente las solicitudes en flujos de trabajo de procesos formulario para simplificar las solicitudes de compra. Al utilizar un generador de formularios personalizados, puede centralizar y ver fácilmente las solicitudes de compra sin necesidad de volver a trabajar ni rastrear la información o los detalles faltantes.

Además, proporcione a los solicitantes visibilidad de sus solicitudes y permítales realizar un seguimiento de sus solicitudes a través de soluciones como el rastreador de solicitudes de Pipefy. Esto significa menos tiempo de seguimiento para el equipo de adquisiciones y una mejor experiencia de usuario para los solicitantes.

3. Automatice cuándo y dónde sea posible para eliminar el trabajo manual

Si bien algunos pasos pueden ser más adecuados para la automatización que otros, la automatización de tareas manuales a lo largo del proceso de adquisición es una excelente manera de mejorar la precisión y la eficiencia de un extremo a otro.

Automatización de código bajo El software también proporciona visibilidad de las tareas o responsabilidades que a menudo se ven interrumpidas o atascadas por el mantenimiento y el procesamiento manual, al tiempo que mejora la precisión y la capacidad de respuesta entre empresas y proveedores. Además de promover una mayor eficiencia Proceso de compra Además, la automatización de código bajo crea una capa Coreografía de proceso , para mantener las operaciones funcionando sin problemas.

Desencadene automáticamente actividades y acciones requeridas (como mover solicitudes a la siguiente etapa del proceso) y acciones requeridas (como aprobaciones, evaluaciones de propuestas técnicas/proveedor, NDA y firma de contratos) con condiciones y automatización para mantener la comunicación fluida. trabajo manual que requiere mucho tiempo.

Elimine los hilos de correo electrónico, los archivos y la información dispersa en los sistemas mediante la estandarización de las solicitudes de compra y las aprobaciones.

Las unidades de negocio necesitan agilidad. TI necesita control. Aprenda cómo una solución de código bajo permite ambos.
Automatización de código bajo: bueno para los negocios, bueno para TI Descargar informe

4. Mejorar la licitación de proveedores a través del control de calidad

Mejore la calidad y reduzca el tiempo perdido con el control de calidad. El control de calidad asegura que la empresa compre y reciba la mejor calidad. Con flujos de trabajo de gestión de calidad estandarizados integrados en el proceso de compra, las empresas pueden reducir el desperdicio de recursos, tiempo y dinero. Eso es todo:

• Cree una lista de criterios o requisitos que deben cumplirse para que los proveedores sean considerados. Esto puede incluir detalles y especificaciones como dimensiones, estándares de la industria, calidad o rendimiento. Este paso es clave para el abastecimiento estratégico para las empresas que buscan bienes o servicios especializados, implementan estrategias comerciales como iniciativas de sostenibilidad o ESG, o cumplen plazos urgentes.

• Automatice este paso creando documentos de precalificación estandarizados o formularios inteligentes con condiciones (como solicitudes de información) que se pueden compartir fácilmente con los proveedores para simplificar el proceso de adquisición de datos. Una vez que se recibe su formulario de precalificación y se ingresa automáticamente en el proceso de compra, marque de inmediato a los proveedores que no cumplan con el control de calidad y revise a los proveedores que son elegibles para la aprobación.

5. Genera automáticamente órdenes de compra

Estandarice y optimice los procesos de compra mediante la generación automática de pedidos de compra utilizando datos extraídos de los formularios de solicitud de compra aprobados, e implemente los pedidos de compra automáticamente después de que se aprueben las solicitudes de compra.

con la ayuda de Integrar el software existente Con la funcionalidad añadida, puede crear una experiencia de proceso perfecta que maximice el uso de su sistema de compras sin agregar confusión o reelaboración adicional que consume mucho tiempo, como enviar órdenes de compra.

Automatice el flujo de información y datos de un sistema a otro (como datos de propuestas a sistemas ERP como SAP o NetSuite) para generar órdenes de compra y centralizar el trabajo en equipo y la interacción de las partes interesadas para todas las compras.

Descubra cómo Samsonite, el líder mundial en equipaje y accesorios, utiliza Pipefy para crear un proceso de compra a prueba de errores. Lea las historias de éxito de los clientes

Resuelva los desafíos de la gestión de compras con Pipefy

Los equipos de compras deben procesar las solicitudes de compra de manera rápida y eficiente para satisfacer la demanda de bienes y servicios de la empresa, incluso mientras luchan entre sistemas, correos electrónicos y herramientas.

solución de código bajo Permite que los equipos diseñen y construyan fácilmente flujos de trabajo y automatizaciones sin escribir una sola línea de código, una situación beneficiosa para ambos equipos de adquisiciones que necesitan una solución inmediata sin aumentar la acumulación de TI.

Sin altos costos de implementación y licencias, las soluciones de automatización de bajo código son rentables y brindan una implementación rápida al permitir que los aprobadores y los propietarios de procesos personalicen los flujos de trabajo con herramientas aprobadas por TI.

Pipefy es una solución de automatización de procesos de código bajo que actúa como una capa de visibilidad y comunicación, conectando sistemas y actividades dispares para agilizar el proceso de adquisición. Ofrezca más valor y mejore el rendimiento empresarial con Pipefy.

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