Incorporación de empleados de Pipefy: aprenda a crear su proceso ideal

bien estructurado contrata Creado para los empleados que ingresan a cualquier empresa Una experiencia positiva es crucial. Recursos humanos El equipo es responsable de proporcionar una incorporación efectiva, presentar la historia y la cultura de la organización, las personas adecuadas y garantizar que las nuevas contrataciones comiencen el primer día motivadas.

Por lo tanto, es necesario prestar atención a El flujo del proceso de incorporación , ya que depende de la validación y las conexiones con otros equipos, por ejemplo, TI, finanzas, etc., lo que puede ser un problema si la información del empleado está repartida en diferentes lugares... En este artículo, vamos a paso a paso Describa el proceso de incorporación y aprenda cómo implementarlo de manera eficiente en Pipefy.

1. El comienzo del nuevo viaje de la empresa

También conocido como incorporación de empleados, este proceso continúa el viaje del empleado. medio Reclutamiento y selección proceso para dar la bienvenida de manera efectiva a las personas nuevas a la empresa. Esto es importante porque reúne los documentos necesarios, es el punto de partida para registrarse con el equipo y garantiza que los empleados tengan el acceso y el equipo necesarios. También ayuda a fomentar un sentido de inclusión y motivación entre los empleados.

Controlar esta guía completa para aprender todo sobre la incorporación de empleados.

La incorporación exitosa es importante tanto para la empresa como para sus empleados. Lo ideal para una organización es que los empleados se sientan como en casa lo más rápido posible, absorban toda la información nueva y se sientan seguros para llevar a cabo sus responsabilidades. Para los empleados, una buena orientación y formación es imprescindible en las primeras semanas.

Equipo de RRHH huye aterrador a toda costa experiencia de incorporación negativa. Como dice el refrán: la primera impresión es la última. Si los procesos son desorganizados, confusos y no generan compromiso, los profesionales eventualmente tenderán a abandonar la empresa en busca de un entorno más acogedor y organizado. Para evitar esto, es necesario tener un conocimiento profundo de los puntos débiles de RRHH y saber cómo aliviarlos.

2. Cómo enfrentar los desafíos de incorporación

junto con Trabajo híbrido y remoto Con el auge de los modelos, el desafío de una incorporación efectiva se ha vuelto más complejo. Ya que es esencialmente Un proceso que involucra múltiples departamentos (RRHH, TI, Finanzas) , por lo que todas las partes deben estar siempre en la misma página, y la información compartida es fácilmente rastreable.

Entre los dolores más comunes de la incorporación de empleados, podemos enumerar:

• La fecha límite no está clara
• Falta de estandarización en la recepción de la información.
• Falta de visibilidad del estado de incorporación de los empleados
• Trabajo manual repetitivo y controles constantes con otros equipos.
• La comunicación se propaga a través de los canales y es difícil de rastrear

Para abordar estos problemas, además de automatizar la mayoría de las operaciones e integrarse con otros sistemas (ATS, HRMS y ERP), es necesario contar con una plataforma de incorporación dedicada.

A través de los procesos implementados en Pipefy, RRHH puede obtener:

• Estandarización: Todos los involucrados siguen los procedimientos adecuados y están claramente estructurados para evitar problemas como el olvido de información y la pérdida de acceso de los empleados al correo electrónico, el software y los dispositivos.
• Escalabilidad de automatización: Escale la incorporación de empleados sin perder el toque humano que es crucial en el proceso. Céntrese en el alojamiento y automatice el trabajo manual.
• Integrar con procesos y sistemas: Conecte procesos relacionados para compartir datos e integre con otras plataformas para procesos centralizados y sin inconvenientes.

Además de estos beneficios, con un proceso de incorporación de empleados bien estructurado y digitalizado, los equipos de recursos humanos pueden realizar un mejor seguimiento del estado y las métricas centralizadas, con fácil acceso a la información histórica, por lo que la incorporación siempre mejora.

El proceso de modernización de [onboarding] ha traído mejoras no solo para nosotros, sino también para los nuevos empleados que forman su primera impresión de la empresa. Hacer que se sientan como en casa es fundamental para que se sientan como en casa. " Neila Nascimento, reclutadora técnica de VTEX.

3. Cómo construir un proceso de incorporación fluido y eficiente

en Pipefy Biblioteca de plantillas , encontrará una plantilla de proceso de incorporación de empleados que sirve como punto de partida para una mayor personalización. Este diagrama de flujo representa parte de esta plantilla básica con algunas etapas adicionales:

Recuerda, este es el comienzo de cómo se hace el proceso de onboarding en Pipefy (también una versión sencilla), todo depende de las necesidades y complejidad de tu proceso. ¡Examinemos cada etapa y aprendamos cómo enfrentar los desafíos enumerados!

Descargue la plantilla de incorporación de empleados Usa plantillas gratuitas

Antes de continuar, es importante tener en cuenta que hay dos fases para la incorporación: administrar y Demostración/Entrenamiento. En primer lugar, la atención se centra en la llegada anticipada de los empleados (documentación y firmas) e implica la colaboración entre equipos. El segundo está enfocado a la integración y desarrollo de los empleados, donde RRHH introduce a los empleados en la cultura de la empresa y los prepara para sus primeros pasos.

En el ejemplo que analizaremos aquí, discutimos estos dos momentos en el proceso continuo, ya que ambos son parte de la incorporación de empleados. Además, atendemos principalmente a los empleados remotamente e incorporación digital, pero los pasos mencionados aquí también se utilizan para la incorporación en persona.

Paso 01: Documentación

El proceso de onboarding comienza mucho antes de que el empleado ingrese realmente a la empresa, ya que es necesario recopilar una serie de documentos, escudriñarlos y, si se trabaja de forma remota, enviar el dispositivo al empleado antes del primer día. Con una lista de verificación de incorporación claramente definida, puede seguir fácilmente todos los pasos.

Una vez que el candidato es Reclutamiento Una vez que obtenga la aprobación en el proceso (que incluso puede estar relacionado con la incorporación), es hora de ocuparse de los aspectos legales de la contratación. En este primer momento, es fundamental registrar toda la información de los empleados.

La recopilación de documentos puede llevar tiempo, especialmente si la comunicación con las personas es ineficiente, fragmentada y no existe una forma estandarizada de recibir información. Por lo tanto, aquí ha surgido la necesidad de un sistema de recursos humanos dedicado.

Una tarjeta por nuevo colaborador

En este modelo de Pipefy, cada colaborador tiene un tarjeta Rápido. Las tarjetas aparecen en un tablero Kanban y se mueven a través de las distintas etapas del proceso (automática o manualmente) hasta su finalización. Cada vez que se crea una nueva tarjeta, pasa a la primera etapa del proceso, durante el proceso de incorporación es la documentación (que puede modificar según sea necesario).

Hay varias formas de crear tarjetas en Pipefy:

• formulario publico : Comparta formularios externos con equipos de recursos humanos y líderes de equipo para que puedan ingresar datos de registro de empleados. El formulario tiene campos obligatorios y condicionales (que aparecen o desaparecen según la respuesta), lo que garantiza la recopilación de datos esenciales. Esto ayuda con el proceso de incorporación de empleados, lo que ayuda Mejorar la retención y la productividad en los primeros meses .

• integrado : Usar Pipefy con Otro software de gestión de recursos humanos integrado. De esta forma, cada vez que se crea un nuevo registro en plataformas como BambooHR, Peoplesoft, Gupy, etc., se crea una nueva tarjeta en Pipefy.

• conectar : Vincule otros procesos de recursos humanos al proceso de incorporación de empleados. Por ejemplo, se crea una tarjeta durante el proceso de incorporación cuando se aprueba a un candidato durante el proceso de reclutamiento y selección.

No importa cómo insertes un nuevo colaborador, la tarjeta debe seguir los pasos del proceso que establezcas. Para que pueda acceder, controlar y ver fácilmente la información en un solo lugar.

Correo electrónico automático y dinámico

Un aliado en la comunicación con los empleados es Automatización de correo electrónico. Con Pipefy, puedes Enviar correo electrónico automáticamente, lo que significa que el correo electrónico se activa automáticamente y los campos se completan específicamente para los contribuyentes.

Todo lo que necesita hacer es configurar disparadores, crear plantillas de correo electrónico y configurar qué campos se rellenan previamente con los datos de los contribuyentes. Por ejemplo, durante la fase de documentación, queremos recibir diferentes documentos de los empleados y asegurarnos de que todos se envían correctamente.

Para hacer esto, podemos crear una plantilla de correo electrónico que cada vez que se crea una nueva tarjeta, se enviará un correo electrónico al empleado solicitando documentos como RG/CPF, licencia de conducir, tarjeta de trabajo, comprobante de residencia, etc. Toda esta información está asociada a la tarjeta y continúa durante todo el proceso.

Sugerencia: puede crear un forma de escenario Y comparte el enlace con los colaboradores. De esta manera, la persona accederá y cargará documentos directamente en el formulario, luego los vinculará a la etapa en la que se encuentra la tarjeta. Por lo tanto, toda la información requerida se envía correctamente.

Paso 02: Verificación y revisión de documentos

Cuando los empleados envían documentos, es necesario verificar que toda la información sea correcta. Ahora es el momento de que el equipo de RRHH prepare el contrato, discuta el modelo de trabajo y proceda a firmar los documentos.

Aquí es donde se firma realmente el contrato de trabajo, por lo que se deben aclarar todas las dudas del empleado, tales como dudas sobre vacaciones, días libres, horario de trabajo, código de vestimenta, confidencialidad de la información, etc.

Asignar automáticamente una persona a cargo

En Pipefy, puedes crear reglas para Asigne automáticamente analistas de su equipo de recursos humanos a cada empleado. Por ejemplo, cada vez que se ejecuta un contrato PJ, Anne tiene que asumir la tarea, pero cuando el contrato es CLT, Luiz es quien prepara el contrato.

En ausencia de cualquier documentación, la comunicación con los contribuyentes (que se puede hacer por correo electrónico en la propia tarjeta) y la tarjeta se puede pasar a la etapa de Revisión hasta que todos los datos sean correctos.

Envía automáticamente contratos y firmas digitales

En el proceso de contrato digital, el contrato se envía por correo electrónico. Pipefy se puede utilizar con DocuSign y otras integraciones de software de firma digital para enviar y recibir contratos directamente en las tarjetas de los empleados, asegurando una documentación completa.

Por supuesto, los salarios deben acordarse por adelantado con el gerente responsable del presupuesto del departamento y el equipo de finanzas antes de enviar el contrato. Si aún es necesario negociar concesiones, toda la comunicación puede realizarse directamente en las tarjetas de los colaboradores a través de Pipefy, con equipos internos intercambiando ideas y correos electrónicos.

Paso 03: Envío de equipos

Después de que se firma el contrato, es hora de solicitar envíos, como auriculares, ratones y computadoras. Aquí es donde entra en juego el equipo de TI , se deben analizar las necesidades de las nuevas contrataciones por equipo y puesto.

Por ejemplo: para un equipo de diseño, se deben enviar computadoras específicas según las necesidades del equipo. En ingeniería, los empleados pueden necesitar máquinas más potentes. Otras responsabilidades del equipo de TI también tienen lugar en este momento, como crear correos electrónicos para los empleados y acceder al software de la empresa.

base de datos

Usando Pipefy base de datos función, puede crear una colección digital que contiene todos los productos registrados por la empresa. De esta forma, el equipo de TI puede seleccionar un dispositivo disponible de la lista de la base de datos de la organización.

Este es solo un ejemplo de cómo usar la base de datos. Otra característica muy común es convertirlo en un registro interno de empleados, de modo que se pueda encontrar fácilmente toda la información de los miembros de la empresa. Entonces, cada vez que abre una solicitud de empleado, ya tiene todos los datos.

integrado

Asimismo, Pipefy se puede integrar con una plataforma externa de tu elección. Por ejemplo, use Zendesk , si el registro del dispositivo y los tickets de control se ejecutan directamente allí. Si el equipo de TI no tiene acceso a Pipefy, está bien porque puede integrarlo con otros sistemas según sea necesario.

Etapa 04: Primera semana y primer mes

El primer día de trabajo de un empleado es un día de incorporación que comienza efectivamente para él, y Recursos Humanos es responsable de garantizar que la gran cantidad de información que recibirá se digiera correctamente. Unos pocos pasos aquí son imprescindibles sin importar para qué empresa trabaje, sin importar el tamaño o la rama de la organización.

Es necesario programar tiempo con líderes, equipos de TI y demostrar la cultura de la empresa. Si se trata de digitalizando todavía cara a cara, la incorporación generalmente se realiza en grupos pequeños, seguida de capacitación. La formación, a su vez, supone una introducción a las herramientas que utiliza la empresa ya los productos/servicios propios de la organización.

RRHH tiene responsabilidad Proporcione la mejor experiencia de bienvenida y presente a los empleados en persona o por correo electrónico, Slack, Microsoft Teams y más. El analista de RRHH debe tener el libro de jugadas listo desde el primer día y hacer un seguimiento continuo con el objetivo de atraer y causar una buena impresión porque queremos crear un primer impacto positivo.

"Nuestro equipo puede ver cuántos empleados están comenzando a trabajar en una fecha determinada, lo que facilita el control del inventario y la programación de las entregas. Así, cuando llegue un nuevo colaborador, todo estará listo". Neila Nascimento, reclutadora técnica de VTEX

Programe reuniones fácilmente

Por ejemplo, en Pipefy, puedes crear una integración con Google Calendar y programar todas las reuniones directamente en la tarjeta de un colaborador. De esta forma, es más fácil crear todos los eventos necesarios y notificar a las personas relevantes, centralizando la información en el flujo del proceso de onboarding.

no queda fecha

Cree alertas de fecha límite en Pipefy y visualice la etapa de incorporación de cada empleado. De esta manera, recibirá recordatorios y activará automáticamente a otros en su equipo si es necesario. Además, puede crear automatizaciones basadas en fechas. Por ejemplo, cuando finaliza la fecha de incorporación, la tarjeta pasa automáticamente a la etapa de comentarios y los colaboradores reciben un formulario.

Paso 05: Evaluación de incorporación y finalización de la experiencia

Una vez completada la incorporación, es hora de escuchar a los empleados e identificar puntos de mejora en el proceso. Por lo tanto, es costumbre encuesta de satisfacción , preguntando sobre la efectividad de la capacitación, la duración de la reunión, los materiales utilizados, el nivel de entrada y otros comentarios. Es importante demostrar cariño y disponibilidad para promover la asimilación de los empleados.

Incluso después de que finaliza la incorporación inicial, el empleado todavía está en período de prueba, por lo que se recomienda otro seguimiento dentro de los próximos tres meses. Este nuevo seguimiento deberá implicar directamente a los responsables de los departamentos, que deberán comunicar mensualmente a los empleados el periodo de adaptación.

Recopile comentarios de forma rápida y uniforme

Usando plantillas de correo electrónico, puede enviar correos electrónicos automatizados a cada empleado que complete la incorporación. En este correo electrónico, puede insertar un enlace al formulario público e incluir cualquier pregunta que le gustaría saber sobre la experiencia del empleado. Por lo tanto, la respuesta se envía directamente a la tarjeta del contribuyente.

proceso de conexión

Como mencionamos, el período de aclimatación es mucho más largo que los primeros días, por lo que la necesidad de Empleados acompañantes . Este seguimiento generalmente lo realizan los gerentes de línea y es un proceso que se puede vincular con la incorporación.

Además, se pueden conectar varios otros procesos para compartir los mismos datos de colaborador en diferentes flujos de trabajo. De esta forma, los equipos de recursos humanos, TI y finanzas trabajan juntos para garantizar la visibilidad y la centralización de la información en todos los departamentos.

4. Concéntrese en las métricas de éxito de incorporación

Medir el éxito de la incorporación es fundamental para mejorarlo. Así que asegúrese de que los datos que desea analizar se midan y definan correctamente para mejorar la experiencia de los empleados. Estas son las métricas que no te puedes perder:

• La retención de empleados: Las empresas no quieren aumentar la facturación, deben centrarse en las métricas y en qué empleados abandonan la organización.
• Satisfacción del empleado: A través del formulario (anónimo o no), es posible determinar la satisfacción de los empleados, especialmente cómo se sienten los nuevos empleados con respecto a la empresa.
• Los gerentes mantienen a los empleados: Verifique la retención de gerentes y vea la rotación del equipo para averiguar qué mantiene a los empleados alejados o mantiene a más empleados.
• Capacitación y Compromiso: Es importante verificar que las personas realmente participaron en la incorporación, leyeron materiales, vieron videos y completaron la capacitación sugerida en su totalidad.

Estos son algunos de los ejemplos más comunes, pero vale la pena centrarse en otras métricas que pueden ser más específicas para su escenario organizacional, como la adherencia a ciertas herramientas.

Tableros e informes

En Pipefy puedes usar Tablero Funciones para medir las métricas que desee, crear gráficos en forma de tablas, barras, gráficos circulares y más. Agregar o eliminar gráficos y crear informes personalizados no requiere ningún conocimiento de codificación. Esto garantiza la autonomía de análisis de datos y la velocidad de operación.

usar Reporte, puede extraer datos de incorporación en formato tabular e incluso exportarlos a XLS en Excel. Por lo tanto, es fácil ver cuánta incorporación ha hecho el departamento, la cantidad de nuevas contrataciones, el tipo de contratos y más.

5. Mejores prácticas para cualquier incorporación

Cuando hablamos de un proceso eficiente y ágil que ahorra tiempo a RR. HH. mientras mantiene un contacto cercano con las personas, necesitamos crear un proceso adecuado. El mejor proceso de incorporación es:

1. Procesos automatizados como única fuente de información para todos los departamentos relevantes (RRHH, TI y Finanzas).
2. Procesos digitales a prueba de errores que garantizan la eficiencia y el cumplimiento, brindan coherencia y una experiencia positiva en todos los equipos.
3. Consistente y estandarizado a lo largo de la cadencia, esto permite que los datos se analicen en igualdad de condiciones, independientemente del empleado.
4. Una relación, no sólo un proceso, ya que es necesario para que el empleado tome la decisión correcta y sea bien recibido.
5. Monitoree y organice continuamente, ya que el trabajo de Recursos Humanos es mantener a las personas comprometidas y conscientes de que usted está allí para ayudarlos durante el período de ajuste.

Pipefy es un Soluciones de incorporación de empleados, que empodera a los equipos de recursos humanos con procesos fácilmente automatizados y estandarizados. Los empleados, candidatos, gerentes y equipos diversos se benefician de procesos organizados e integrados. Inspire confianza y haga que su nuevo empleado se sienta como en casa desde el primer día con una experiencia de incorporación impecable.

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