Domine su bandeja de entrada: cómo organizar sus correos electrónicos comerciales

¿Alguna vez ha estado claramente enfocado en completar una tarea, solo para distraerse con los correos electrónicos que recibió? Si es así, no estás solo. La gestión del correo electrónico del trabajo ocupa mucho tiempo de los trabajadores de oficina y se interpone en el camino de tareas más significativas. Saber cómo organizar los correos electrónicos comerciales es una parte importante para ser productivo.

En este artículo te explicaremos por qué Gestión de correo electrónico empresarial A menudo se convierte en una tarea y aquí hay algunos consejos para ayudarlo a optimizar esta parte de su rutina. Estos consejos deberían ayudarte automático Realice tareas repetitivas relacionadas con el correo electrónico y ahorre tiempo priorizando las tareas que deben realizarse primero.

Deja de dejar que el correo electrónico te controle

El primer paso (y quizás el más importante) para organizar correctamente el correo electrónico de su empresa es cambiar su perspectiva. Puede ser útil pensar en su bandeja de entrada como una especie de "lista de tareas pendientes", en la que cada mensaje representa una tarea que debe realizarse, pero también puede ser abrumador y abrumador.

recientemente en Reino Unido a Una encuesta de 500 líderes empresariales encontró que el 25% de los participantes pasan al menos una hora al día navegando por su información. Aun así, el 63 % dijo que sentía que estaba perdiendo el tiempo y el 55 % dijo que ya estaba frustrado por no poder encontrar un archivo en particular. Lo peor de todo es que el 45 % citó casos en los que la mala gestión del correo electrónico provocó la pérdida de clientes y oportunidades de clientes.

Una mejor manera de administrar el correo electrónico comercial es categorizar los mensajes según su urgencia e importancia. Las tareas urgentes e importantes deben ir primero, seguidas de las tareas importantes pero no urgentes. Las tareas sin importancia deben realizarse cuando sea posible o absolutamente necesario o delegar a otros .

Este artículo de Harvard Business Review Esta forma de organizar su bandeja de entrada se describe con más detalle. Pero el punto a tener en cuenta para avanzar es Tu bandeja de entrada debería funcionar para ti, no de la otra manera.

¿Deberíamos luchar por la bandeja de entrada cero?

Como dice el chiste, hay dos tipos de personas en el mundo: los que tienen cero correos electrónicos sin leer en su bandeja de entrada y los que tienen alrededor de 2754 correos electrónicos sin leer. Podríamos inferir que la primera categoría está más organizada, pero en este punto puede quedar claro que no siempre es así.

Muchos de los correos electrónicos que recibimos en realidad no requieren ninguna lectura. Cosas como respuestas automáticas, confirmaciones de pedidos, correos electrónicos que nos reenviamos a nosotros mismos... Podemos predecir qué contienen esos correos electrónicos sin siquiera abrirlos. Así que tener muchos mensajes sin leer en tu bandeja de entrada no tiene por qué ser desestructurado símbolos de.

Sin embargo, categorizar sus correos electrónicos entre "leídos" y "no leídos" puede ser una manera fácil de identificar las tareas pendientes. Entonces, leer cada mensaje entrante le permite usar este mecanismo de clasificación como una herramienta organizativa. Lo más importante es encontrar uno que funcione para usted, para que no se sienta abrumado al encenderlo.

La cultura del "siempre conectado"

Tener una pestaña llena de notificaciones no leídas puede dañar su atención . Puede pensar que esos mensajes no leídos en su bandeja de entrada representan partes interesadas importantes que esperan información importante que solo usted puede brindarles; sin embargo, esto casi siempre es una ilusión de que nuestra cultura "siempre activa" eventualmente se reproducirá.

de acuerdo a Un estudio de 2023, solo el 11 % de los clientes y el 8 % de los colegas esperan responder a los correos electrónicos en menos de una hora. Además, el 56 % de los más de 1200 clientes encuestados no esperaba recibir respuesta en un día.

Estos puntos de datos muestran que , no hay ningún beneficio en revisar compulsivamente nuestras bandejas de entrada. De hecho, considerando Los trabajadores pueden tardar más de 23 minutos en recuperarse de las interrupciones, perdiendo mucho tiempo distrayéndonos con cada nueva notificación por correo electrónico.

Cuándo los correos electrónicos deberían ser reuniones

Otro punto que vale la pena considerar es que responder a un correo electrónico rara vez resuelve el problema. Por lo general, sus respuestas generan más correos electrónicos, lo que a su vez requiere más tiempo y esfuerzo de su parte.

Los mensajes que tienen el potencial de terminar efectivamente la conversación deben responderse primero. Esto te permitirá despejar completamente tu mente (y tu horario) del tema. Sin embargo, los hilos que parecen durar más deben considerarse con más cuidado. En algunos casos, puede valer la pena responderles con una sugerencia para una reunión.

Si bien sacar tiempo de su agenda puede parecer poco atractivo, una llamada telefónica de 15 minutos puede ayudar a resolver más problemas que un interminable ir y venir de correos electrónicos. Esto es especialmente cierto cuando se comunica con los miembros del equipo.

Qué significa ser productivo en el trabajo

Ahora, antes de pasar a los consejos de organización del correo electrónico, es importante reconocer este descargo de responsabilidad: La administración del correo electrónico se siente como un trabajo, pero a menudo no lleva a que se haga el trabajo real.. Es esencial responder a las consultas de los miembros del equipo cuando necesitan su opinión, pero organizar los correos electrónicos en pestañas de colores nítidos puede consume más tiempo de lo que realmente es útil .

Además, es probable que su desempeño en el trabajo se mida por métricas distintas a la cantidad de correos electrónicos que ingresa cada día o la rapidez con que las personas le responden. Entonces, si bien es importante saber cómo organizar los correos electrónicos de su empresa, es igual de importante reservar tiempo para concentrarse en sus entregas clave, incluso si eso significa que algunas personas tienen que esperar un tiempo para saber de usted.

Por lo tanto, eficiente También se trata de saber cuándo responder a los correos electrónicos. A veces, también se pueden delegar a otros o poner en espera cuando otras tareas tienen prioridad. Saber qué correos electrónicos requieren su atención y cuándo es parte de la razón por la que puede ser difícil comprender cómo organizar sus correos electrónicos de trabajo.

11 consejos sobre cómo organizar el correo electrónico de su empresa

A continuación, le daremos algunos consejos sobre cómo organizar su correo electrónico de trabajo. Si bien no existe una "solución milagrosa" para una comunicación óptima, estos consejos deberían ayudarlo a pasar menos tiempo buscando información y decidiendo qué hacer primero.

1. Tómatelo con calma

Si su bandeja de entrada está muy desordenada, no debe intentar organizarla en un día. Comience con las tareas más apremiantes y trabaje con ellas poco a poco para comenzar a organizar las cosas. La creación de reglas y carpetas (de las que hablaremos más adelante) puede ser un buen punto de partida, ya que le ayudarán a organizar sus mensajes en el futuro.

Después de eso, puede comenzar a trabajar en su cartera de pedidos, pero nuevamente: no intente arreglar todo a la vez. Un buen consejo es tratar de ganar un poco de espacio cada día para que al final de un período determinado (tal vez una semana, tal vez unos meses), tengas todo limpio.

2. Hazlo todos los días

Domar tu bandeja de entrada debe ser una tarea diaria. Asegurarse de tener todo en orden el día antes de firmar es una excelente manera de evitar que las cosas se salgan de control. Vale la pena dedicar unos minutos al día a comprobar si hay mensajes no resueltos o desordenados. Piense en ello como mordisquear el problema de raíz.

3. Ordena los mensajes en carpetas

Las carpetas son una forma rápida y fácil de organizar el correo electrónico de su empresa, y casi todos los proveedores de correo electrónico le permiten crearlas. Su primer instinto podría ser usarlos para ordenar los mensajes en carpetas según su origen (como un cliente interno o externo). Sin embargo, una mejor manera de usarlos es clasificar los mensajes por prioridad: Urgente, Importante y Tareas pendientes, por ejemplo. Hacer esto ayudará a determinar rápidamente qué se debe hacer cada vez que inicie sesión.

4. Confía en las reglas

Las reglas son otra característica que puede ayudarlo a organizar sus correos electrónicos de trabajo y se puede hacer automáticamente. Le permiten configurar su bandeja de entrada para clasificar los mensajes nuevos en carpetas (o eliminarlos inmediatamente) antes de recibir una notificación. Por ejemplo, se pueden usar para enviar notificaciones de aplicaciones sin importancia directamente a la papelera. Si ha seguido los consejos anteriores para crear una carpeta de emergencia, también puede enviar automáticamente los mensajes de su jefe a esa carpeta.

5. Programar correos electrónicos

Revisar compulsivamente su correo electrónico no solo dificulta concentrarse en otras tareas, sino que tampoco ayuda a organizar los correos electrónicos de su empresa. En su lugar, elija una hora específica del día (o varias veces, si es necesario) para revisar los mensajes que recibe y actuar sobre aquellos que requieren acción. Esto puede sonar como una medida extrema, pero en realidad asegura que no utilice la administración de correo electrónico como una excusa para procrastinar.

6. Cierra la pestaña

Una vez que decida cuándo revisar su bandeja de entrada cada día, ya no necesitará mantener abierta la pestaña de su correo electrónico todo el tiempo. Incluso si no lo enciende, el ícono de notificación que aparece cuando llega un nuevo mensaje es suficiente para distraerlo. Así que siéntase libre de cerrar la pestaña después de revisar su correo. Probablemente tengas suficientes pestañas abiertas de todos modos.

7. Darse de baja

Es fácil suscribirse a boletines que no le interesan simplemente navegando por la web. Si bien es fácil abrirlos sin leerlos (o ignorarlos por completo), cancelar la suscripción es realmente la mejor opción. Tómese su tiempo para encontrar (y darse de baja) de los boletines que en realidad no lee. Incluso si no requieren ninguna acción, el "ruido" en su bandeja de entrada lo ayudará a concentrarse en lo que es importante.

8. Mantenlo simple

Parte de lo que hace que organizar su correo electrónico de trabajo sea tan difícil es que es tan abrumador que es difícil decidir a qué prestar atención en primer lugar. Para evitar esto de forma indirecta, puede intentar resolver de inmediato cualquier solicitud de correo electrónico que se pueda completar en dos minutos o menos, incluso si no es un asunto particularmente urgente. Esto ayudará a reducir la avalancha de mensajes en su bandeja de entrada, facilitando el análisis del resto.

9. Delega lo que puedes hacer

Su bandeja de entrada seguramente recibirá algunos mensajes del resto de la empresa que pueden ayudarlo, ya sea porque saben más sobre el tema o porque tienen más tiempo. Esté atento a estas solicitudes y, una vez descubiertas, deléguelas a la persona que pueda resolverlas de manera más efectiva. Además, es posible que desee informar al remitente que debe comenzar a enviar correos electrónicos a esa persona a partir de ahora.

10. Sé breve

Pruebe cada correo electrónico para responder una sola pregunta o resolver un problema específico. Esto ayuda a mantener sus hilos organizados y claros de un vistazo. Además, cuanto más escriba, más probable es que diga lo que debe aclararse, lo que a su vez requiere que escriba otro correo electrónico. Si el mensaje es demasiado largo, considere si debe ser una reunión.

11. Ahorra tiempo con las plantillas

Las plantillas pueden ahorrarle horas de tiempo. Si se encuentra escribiendo el mismo mensaje una y otra vez, cree una plantilla y guárdela. La próxima vez que necesite escribir ese mensaje (por ejemplo, podría ser un correo electrónico de bienvenida o una solicitud de entrevista), simplemente use la plantilla y cambie las palabras que necesite cambiar. Algunas plataformas de gestión de procesos empresariales (BPM) también proporcionan plantillas de correo electrónico listas para usar que pueden ayudarlo a organizar sus correos electrónicos comerciales.

Administrar cuentas de correo electrónico compartidas: otro desafío

Administrar nuestras propias cuentas de correo electrónico y mensajes es bastante difícil. Pero se vuelve más difícil cuando comparte una cuenta con su equipo o administra alias como contacto@, soporte@ o comunicaciones@.

En esta sección, analizamos las bandejas de entrada compartidas y los desafíos únicos que presentan para los equipos responsables de administrarlas. Por un lado, el hecho de que mucha gente les preste atención puede hacer que parezcan más manejables, y realmente pueden Mejorar la productividad del equipo . Por otro lado, pueden ser particularmente difíciles de analizar porque a menudo reciben más mensajes que una sola bandeja de entrada.

Además, la coordinación con su equipo para garantizar que cada correo electrónico se lea y se responda de manera oportuna presenta su propio conjunto de desafíos. Por lo tanto, profundizaremos en varios proveedores de soluciones de bandeja de entrada compartida para asegurarnos de que pueda aprovechar al máximo cualquier plataforma en la que confíe.

¿Qué es una bandeja de entrada compartida?

Esencialmente, Bandeja de entrada compartida Similar a su bandeja de entrada personal. Los correos electrónicos enviados a las direcciones de la bandeja de entrada compartida se muestran en formato de lista y se resaltan cuando aún no están abiertos. Los mensajes leídos también se archivan en la bandeja de entrada compartida.

Sin embargo, la principal diferencia es que varios usuarios pueden acceder a la misma bandeja de entrada, cada uno con su propio nombre de usuario e información personal. Los mensajes enviados a través de una bandeja de entrada compartida a menudo llevan el nombre y el correo electrónico de la persona que escribió el correo electrónico, incluso si están respondiendo al remitente del mensaje a la dirección de la bandeja de entrada compartida.

También tienen un conjunto de funciones enfocadas en la productividad del equipo, como etiquetas y etiquetas para asignar mensajes a los miembros del equipo y espacio de almacenamiento para los archivos del equipo. Los sistemas de administración de usuarios y las plantillas de correo electrónico también son comunes.

Diferentes equipos pueden usar bandejas de entrada compartidas de diferentes maneras. Aquí hay unos ejemplos:

• Para los equipos de finanzas, una bandeja de entrada compartida Puede ser el punto focal para documentos como facturas, recibos y órdenes de compra. Brindan a los equipos una mayor visibilidad de las transacciones entrantes y se integran con aplicaciones de contabilidad populares como Quickbooks y Expensify.
• Los equipos de recursos humanos pueden convertir una bandeja de entrada compartida en una especie de mesa de ayuda para las solicitudes de los empleados. para beneficiarse de una bandeja de entrada compartida. Esto les permite transferir todas las consultas de la empresa (desde solicitudes de PTO hasta Calificación ) en un solo lugar, lo que resulta en tiempos de respuesta más rápidos.
• Los equipos de marketing y diseño pueden usar la bandeja de entrada compartida para administrar solicitudes de activos (como contenido y trabajo creativo) de otras partes de la empresa. Mantener a todo el equipo enfocado en la bandeja de entrada garantiza que ninguna solicitud pase desapercibida y permite a los solicitantes realizar un seguimiento del progreso del equipo.

Beneficios clave de centralizar las cuentas de correo electrónico de su grupo

Independientemente de qué equipos usen una bandeja de entrada compartida, se sabe que la herramienta ofrece algunos beneficios comunes.

• menor tiempo de respuesta. Las bandejas de entrada compartidas son una manera fácil de reducir el tiempo que le toma a su equipo responder a cada solicitud a medida que llega.
• más visibilidad. Usar un buzón compartido , es más fácil realizar un seguimiento de qué miembro del equipo es responsable de qué tarea. Incluso con una gran demanda, es menos probable que las solicitudes fracasen y pasen desapercibidas.
• mejor organización. Las bandejas de entrada compartidas se pueden configurar como un archivo integral de las actividades y documentos del equipo, lo que reduce el tiempo que su equipo dedica a buscar puntos de datos específicos de transacciones anteriores.
• Asignación de tareas. Las solicitudes recién recibidas pueden ser manejadas por el primer miembro del equipo disponible. El uso de una bandeja de entrada compartida reduce la probabilidad de que un solo miembro del equipo tenga demasiado trabajo.

Organiza tu correo electrónico de trabajo con las herramientas adecuadas

En esta sección, analizaremos algunos proveedores de bandejas de entrada compartidas que pueden ayudar a los equipos que desean probar esta solución para lograr eficiencia.

Administra tu bandeja de entrada de Gmail

Puede crear una bandeja de entrada compartida utilizando el conjunto de aplicaciones de productividad de Google. Su producto se llama "Google Collaborative Inbox" y funciona con grupos de Google Asociado. Primero debe crear un grupo de Google para convertirlo en una bandeja de entrada colaborativa.

Una vez completado, podrá acceder a algunas funciones de colaboración, como asignar conversaciones a los miembros del equipo y marcar hilos de correo electrónico como "resueltos" una vez que se hayan abordado sus inquietudes. Si bien no está particularmente enfocado en la productividad, es de uso gratuito, lo que lo convierte en una excelente opción para los equipos que ya usan las aplicaciones de Google en su trabajo diario.

Por otro lado, hay muchas cosas que no tiene. No puede usarlo para medir el desempeño de su equipo o para enviar mensajes a sus colegas directamente (a menos que desee escribir más correos electrónicos). Incluso la interfaz de usuario es diferente a la de Gmail (a la que su equipo puede estar acostumbrado) y puede llevar un tiempo acostumbrarse.

Administrar la bandeja de entrada de Outlook

La suite de productividad de Microsoft también incluye una herramienta de bandeja de entrada compartida. Se denomina "buzón de correo compartido" y puede crearlo un usuario con una cuenta de administrador de Microsoft Exchange o la cuenta de administrador global de la organización.

Microsoft proporciona amplia información sobre cómo o panorama Configure estos buzones en el documento. Una vez configurado, los administradores pueden agregar otros usuarios y asignar permisos a cada miembro del equipo.

Una desventaja de los buzones compartidos es que los usuarios no pueden iniciar sesión directamente. Primero deben iniciar sesión en su cuenta personal de Microsoft y acceder al buzón compartido desde allí. Esto no solo aumenta la distancia de unos pocos clics entre el equipo y sus mensajes, sino que también permite que cada miembro del equipo revise su propia bandeja de entrada en el camino.

Esto facilita que los trabajadores se distraigan al iniciar sesión en un buzón compartido. También puede dificultar la distinción de los mensajes personales de los enviados a la bandeja de entrada del equipo y dificultar la búsqueda de archivos importantes.

Administrar la bandeja de entrada compartida de Pipefy

Una de las características de Pipefy es Shared Inbox, una forma de enviar y recibir mensajes relacionados con tu flujo de trabajo directamente desde la plataforma de gestión de procesos. Cada canalización (la forma en que Pipefy representa los procesos) tiene su propia bandeja de entrada compartida, lo que le permite convertir el correo entrante en tarjetas procesables. Estas tarjetas se pueden rastrear, asignar a los miembros del equipo, fijar plazos y moverlas a medida que se completan las tareas que representan.

Si ya tiene una canalización en Pipefy, ya tiene una bandeja de entrada compartida. Si no, puedes Cree una cuenta gratuita y comience a usarla hoy . Una vez que haya terminado, solo le tomará unos minutos configurar su bandeja de entrada (y canalización), Este artículo puede ayudarte a hacerlo más rápido.

Algunas de las ventajas que ofrece la Bandeja de entrada compartida de Pipefy frente a otras soluciones son:

• Convierta las tareas que recibe del correo electrónico en flujos de trabajo
• Automatiza tareas directamente desde tu bandeja de entrada
• Vea una vista compartida de las comunicaciones para todo el equipo
• Cree un archivo confiable y siempre actualizado de los mensajes de su equipo
• Colaborar con pares para proporcionar servicios de calidad a las partes interesadas
• Trabaje más rápido, de manera más eficiente y más inteligente mediante la automatización de tareas repetitivas

Domina tu bandeja de entrada con Pipefy

Esperamos que estos consejos ayuden a que la tarea de organizar la información laboral sea más fácil y manejable. El correo electrónico existe desde hace mucho tiempo, e incluso con plataformas de mensajería instantánea como Slack o Teams, no parece que vaya a desaparecer pronto. Entonces, saber cómo organizar los correos electrónicos de trabajo puede ser una habilidad relevante durante bastante tiempo.

La bandeja de entrada compartida de Pipefy puede facilitar este proceso. Le permite centralizar todos los correos electrónicos de su empresa en un solo lugar y convertir los mensajes entrantes en tarjetas procesables. Estas tarjetas se pueden ordenar, mover y automatizar fácilmente para garantizar que el tiempo que pasa en su bandeja de entrada sea lo más eficiente posible.

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