Cómo usar las plantillas de flujo de trabajo de cuentas por cobrar listas para usar de Pipefy

Toda empresa necesita controlar su proceso de cuentas por cobrar para garantizar su salud financiera. Y Pipefy tiene un Plantillas de proceso de cuentas por cobrar listas para usar , tiene más funciones que cualquier hoja de cálculo y puedes usarla gratis. A continuación, le mostraremos los primeros pasos para usarlo de manera efectiva.

Antes de eso, expliquemos por qué este proceso requiere un monitoreo constante y por qué las hojas de cálculo rara vez son una herramienta apropiada para este tipo de monitoreo. Si ya conoce bien el proceso, no dude en pasar a la siguiente sección.

Por qué usar Pipefy para controlar el flujo de trabajo de sus cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar El proceso es fundamental para la salud financiera de cualquier empresa. Esto muestra cuánto dinero debe recibir la empresa en las próximas semanas o meses. Esta información es fundamental para que los líderes empresariales desarrollen planes financieros apropiados.

Debido a que este es un proceso tan importante, es necesario monitorearlo diariamente. Desafortunadamente, sin embargo, muchas empresas todavía usan hojas de cálculo para esta planificación. Si bien las hojas de cálculo pueden ser una herramienta adecuada para las pequeñas empresas, rápidamente pueden volverse insuficientes para las organizaciones más grandes. Confíe en ellos en el proceso de cuentas por cobrar sigue siendo un error común , lo que puede generar otros problemas, como reelaboración, pérdida de información y falta de confianza en los datos.

Pipefy te ayuda a tomar el control total de este proceso. Entre otras funciones, las plantillas de cuentas por cobrar listas para usar de Pipefy le permiten monitorear el progreso de cada tarea, realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento, evaluar la productividad de cada miembro del equipo, generar informes y recibir correos electrónicos cuando las cuentas están a punto de vencer..

Además, Pipefy es una plataforma sin código, lo que significa que se puede adaptar, personalizar e integrar con otro software sin necesidad de conocimientos de programación específicos. En este sentido, también es una importante herramienta de transformación digital: según Gartner Dice que para 2024, más del 80 % de las herramientas tecnológicas se crearán fuera del departamento de TI, y Pipefy puede ayudarte a impulsar esta tendencia.

Cómo utilizar la plantilla de cuentas por cobrar de Pipefy lista para usar

A continuación, veremos algunos pasos sobre cómo comenzar con las plantillas de cuentas por cobrar listas para usar de Pipefy. Controlar:

1 – Crea una cuenta gratuita y accede a las plantillas

Para esto, solo haga clic en este enlace. Si aún no está registrado en Pipefy, deberá crear una cuenta proporcionando cierta información de identificación, como su nombre, correo electrónico y la empresa para la que trabaja. Después de eso, se creará su cuenta y podrá comenzar a usarla de forma gratuita. Si ya tiene una cuenta, la plantilla se copiará automáticamente en su organización.

2 – Explora nuevas funciones

En su primera visita, verá una pantalla que lo guiará a través de los primeros pasos en el uso del modelo. Simplemente haga clic en el botón "Inicio" en la esquina superior derecha y lea las indicaciones que aparecen, haga clic en "Siguiente" cada vez que desee pasar al siguiente.

Entre otras cosas, esta presentación explicará qué son las tarjetas Pipefy, cómo ver el historial de información de cada tarjeta, las etapas del proceso y cómo mover tarjetas entre etapas. Si desea finalizar la presentación en cualquier momento, simplemente haga clic en "Omitir" en la esquina inferior derecha de la pantalla.

3 - Personaliza cada etapa del proceso

El modelo de cuentas por cobrar de Pipefy tiene cinco etapas: "Backlog", "Facturación", "Confirmación", "Recibido" y "Cancelación". En la vista estándar, cada etapa está representada por una columna con un título en la parte superior. Ya tienen campos que deben completarse para que la tarjeta les llegue, pero también puede personalizarlos para insertar nuevos campos que su organización necesita (o eliminar campos no esenciales).

Esto se puede hacer de dos formas. La primera es haciendo clic en el ícono de tres puntos a la derecha del título de cada etapa y seleccionando la opción "Editar etapa". Cuando hagas esto, verás el editor de formularios de Pipefy, donde puedes arrastrar campos de izquierda a derecha para incluirlos en el formulario en esa etapa.

Alternativamente, puede hacer clic en la tarjeta en la etapa que desea editar, luego hacer clic en + Personalizar campos para esta barra de etapa. En este caso, verá una lista de campos que puede elegir ingresar en esta etapa. Si pasa el cursor sobre cada uno de estos campos, verá una breve descripción del tipo de información que recopila.

4 – Agrega tu equipo

Debe agregar a los miembros de su equipo a Pipe para que puedan colaborar con usted allí. Para hacer esto, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la pantalla de canalización. En la página que se abre, seleccione la pestaña Miembros y haga clic en Invitar a miembros del equipo.

Luego podrá ingresar a los miembros de su equipo escribiendo sus correos electrónicos. Se pueden enviar varias invitaciones al mismo tiempo. También puede redactar un mensaje que se enviará por correo electrónico junto con la invitación que recibirán sus colaboradores cuando haga clic en "Invitar" en la esquina inferior derecha de la ventana.

5 – Envía el formulario inicial

En este modelo, cada cuenta por cobrar está representada por una tarjeta en el Pipe. Para crear una nueva tarjeta, debe hacer clic en el botón "+Enviar nueva tarifa" debajo de la etapa "Atraso" de la canalización. Durante este proceso, se le pedirá que complete un formulario y luego registre su información en la nueva tarjeta. También puedes generar un enlace a través del cual cualquiera puede crear una nueva tarjeta en tu Pipe, incluso si no usan Pipefy.

Para hacer esto, haga clic en el botón "+Enviar nueva tarifa" debajo de la etapa "Atraso". esto se abrirá forma principal , que puede utilizar para crear nuevas tarjetas. Pero en lugar de completar el formulario, haga clic en "Compartir formulario" en la parte superior de la ventana izquierda.

En la nueva ventana verás un enlace que puedes enviar a quien quieras. También puede optar por incrustar el formulario en una página web y personalizar sus aspectos visuales. Hay muchas otras opciones, como fusionar el formulario en email de negocios o agregarlo al portal.

Optimice su proceso de cuentas por cobrar con Pipefy

Ahora que sabe cómo comenzar con las plantillas de flujo de trabajo de cuentas por cobrar listas para usar de Pipefy, el siguiente paso es aprender con el tiempo y adaptarlo cada vez más a sus necesidades. Si desea ver más consejos sobre cómo hacer esto y ver más recursos que puede aprovechar, consulte nuestra página de Ayuda.

A medida que utilice Pipefy, notará que se pueden realizar mejoras en el proceso para que funcione mejor. ¡Nuestro objetivo es brindarle las herramientas para implementar todos estos cambios y facilitarle la vida a su equipo de cuentas por cobrar! Crea una cuenta gratuita de Pipefy hoy y comienza el proceso ahora.