Cómo crear un proceso de compra

Hoy en día, debido al desarrollo de la tecnología, el proceso de adquisición es Muchos aspectos se pueden automatizar o simplificar. Esto ha llevado a muchos directores de producto (o CPO a directores de compras) a abandonar el aspecto técnico de sus trabajos y centrarse más en la estrategia.

El objetivo principal es garantizar que el proceso de adquisición esté alineado con la estrategia general de la empresa. Los directores de productos trabajan arduamente para tomar decisiones informadas que, en última instancia, reducen los costos y aumentan las ganancias.

En este artículo, exploraremos los elementos clave de un buen proceso de adquisición. Consulte también Cómo crear un marco para mejorar la eficiencia y la visibilidad de los procesos financieros.

¿Cuál es el proceso de adquisición?

Un proceso de adquisición (también conocido como adquisición estratégica o estrategia de adquisición) es un plan a largo plazo que le permite a una empresa adquirir los bienes o servicios que necesita para operar.

Incluyendo análisis de mercado, selección de proveedores, negociación de costos y otras funciones.

¿Quién necesita una estrategia de adquisiciones?

Si bien la adquisición puede sonar como una función burocrática, es esencial para casi cualquier negocio. Los gerentes y equipos de compras son responsables de mejorar la eficiencia de los procesos, resolver problemas comerciales complejos, minimizar el riesgo en los procesos de compras y producción y garantizar el cumplimiento. Esto hace que las estrategias de compra sean relevantes para casi todos los sectores e industrias.

Las cifras de crecimiento del empleo también ilustran la importancia del proceso de contratación. Según LinkedIn Economic Graph Research, el director de adquisiciones (o CPO) de trabajos en la lista de trabajos de nivel C de más rápido crecimiento en 2023 Puesto 11. El año pasado, los directores de compras aumentaron un 15 por ciento como porcentaje de la fuerza laboral total de nivel C.

La estructura del proceso de compra

Independientemente del tamaño o división de la empresa, cada proceso de adquisición se basa en la estructura habitual. A través de este marco, junto con las mejores prácticas, los profesionales en el campo pueden abordar las metas y objetivos de una empresa y guiarla hacia el éxito. Echa un vistazo a los elementos principales de esta estructura:

• estrategia Declaración: La declaración de la estrategia de adquisiciones describe claramente los objetivos. Es el principio fundamental de la estrategia y puede ayudar a guiar la toma de decisiones y establecer objetivos.
• Entregables: Un "entregable" es un término que se utiliza para describir lo que debe entregarse o mejorarse para lograr un objetivo. Deben ser lo más específicos posible.
• fecha de caducidad: Sin una fecha límite clara, siempre habrá razones para retrasar la implementación. Por eso es importante establecer plazos (y plazos) realistas para los resultados.
• Plan táctico: Un plan táctico se enfoca en cómo su organización implementará la estrategia. Debe incluir detalles como qué equipos participarán y qué hará cada miembro del equipo.
• KPI y métricas: Los KPI son formas específicas de medir el éxito. Los ejemplos incluyen: tiempo de entrega del proveedor, disponibilidad del proveedor, tasa de cumplimiento, tasa de compra urgente y tasa de defectos del proveedor.
• herramienta: Su equipo puede usar análisis FODA, análisis de alcance, matriz de posicionamiento de categoría u otras herramientas/métodos para estructurar su proceso de adquisición. Estas herramientas pueden ayudarlo a garantizar que su enfoque sea compatible con la misión y la visión de su empresa.

Una vez que el marco esté en su lugar, puede comenzar a desarrollar una estrategia de adquisiciones, aprovechando el conocimiento y la experiencia del equipo de adquisiciones. Aquí hay una guía de 8 puntos para desarrollar su propio proceso de adquisición basado en el marco que mostramos arriba.

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Cómo construir el mejor proceso de abastecimiento

Ahora que comprende la estructura, es hora de sumergirse en cada área del proceso de adquisición. Al hacerlo, reducirá el riesgo de errores, ahorrará dinero, aumentará la eficiencia, identificará o predecirá problemas y mantendrá el cumplimiento. Los ocho elementos clave de una estrategia de adquisiciones eficaz son:

1. Análisis de costos

Analice cómo su empresa gasta el dinero antes de desarrollar una estrategia de compra. Esto puede requerir que recopile datos de proveedores, partes interesadas y otras partes importantes involucradas en la adquisición.

Una vez que comprenda su cultura de consumo, será más fácil identificar tarifas pasadas por alto para varios productos y servicios. Puede utilizar esta información para aumentar la eficiencia y lograr su resultado final.

2. Identificación de requisitos

A continuación, debe concentrarse y comprender realmente las necesidades específicas de su negocio. El secreto es reunirse con el equipo directivo para ver cómo le está yendo a la empresa y hacia dónde se dirige. No tenga miedo de proponer escenarios hipotéticos y cuestionar cosas que podrían dar por sentadas. De esta manera, puede descubrir nuevas oportunidades para apoyar su proceso.

3. Evaluación del mercado

Después de completar el análisis interno, concéntrese en los factores externos, como las condiciones del mercado, poniéndose en contacto con sus proveedores actuales y potenciales. Recuerda mantener siempre tus datos actualizados, de lo contrario esto no te servirá de nada. imagen Las cinco fuerzas de Porter Esta forma de analizar a tu competencia puede ser una excelente manera de hacerlo.

4. Establece metas

Utilice sus datos e investigaciones para establecer objetivos que comuniquen claramente lo que desea lograr con el nuevo proceso de adquisición. Una vez que los defina, asegúrese de que tanto el propietario del producto como el del negocio los conozcan para que no haya confusión y todos estén en sintonía.

5. Desarrollar una política de compras

Escriba las mejores prácticas que ayuden a eliminar las ineficiencias. Eche un vistazo a su análisis DAFO para ver cuáles podrían ser estas ineficiencias. Luego, modifique su política de compras actual para satisfacer las necesidades mapeadas. No olvide asegurarse de que la política sea justa y tenga en cuenta a todos los actores clave del proceso.

6. Utilice el software de adquisiciones

Si bien es posible manejar el proceso de adquisición manualmente, esto puede generar problemas como errores humanos, pagos atrasados ​​y tiempo y dinero costosos. Con la automatización del flujo de trabajo, puede despedirse de la entrada manual de datos. Buscar Software que puede identificar brechas y detener automáticamente actividades que podrían obstaculizar su proceso.

7. Descripción del proceso de contratación

Los datos y la información que recopile le ayudarán a desarrollar una estrategia de compra detallada. Asegúrese de incluir cualquier estrategia que planee implementar. También debe contener objetivos SMART: objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración determinada.

además, Automatizar parte del proceso Permitirá que su equipo se centre más en las relaciones y la estrategia con los proveedores en lugar de en tareas repetitivas.

8. Ejecución, gestión y mejora continua

Después de la ejecución, mida y siga el progreso de su estrategia. Tenga en cuenta que es posible que deba ajustarlo con el tiempo para mejorar los resultados.

Con estos pasos, brindará a su empresa un proceso de adquisición sólido que dará como resultado excelentes resultados hoy y en los años venideros.

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