Cómo administrar eficazmente los gastos de la empresa sin dolores de cabeza

El reembolso de gastos es a menudo un problema de mucho papeleo y dolor de cabeza. Pero no tiene que ser así. Clic aquí para saber más.

Si la idea de montones de recibos y papeles sueltos ya te pone la piel de gallina cuando escuchas el término "reembolso de gastos", no estás solo. Muchas personas experimentan la pesadilla de procesar devoluciones de cargo sin un proceso estructurado. Pero tenemos buenas noticias: no tiene por qué ser así.

Si implementas algunos cambios y estableces reglas, el reembolso de gastos puede pasar de ser tu peor pesadilla a otro proceso comercial. Antes de explicar cómo es esto posible, volvamos a Los fundamentos del reembolso de gastos .

Aprende cómo crear un proceso de solicitud de reembolso en Pipefy.

¿Qué es el reembolso de gastos comerciales?

El reembolso de gastos de la empresa es un proceso que realiza una empresa para reembolsar el monto gastado por un empleado en una situación laboral. Por lo general, estos son gastos incurridos durante un viaje de negocios. Por lo tanto, el proceso de reembolso es la forma en que las empresas reembolsan a los empleados por gastos (de su bolsillo) en gastos relacionados con sus actividades laborales.

Sin embargo, definir estándares para estas tarifas puede ser complicado. Cada empresa evalúa lo que es (y no es) elegible para reembolso de una manera diferente. La mayoría de los gastos de viaje (como vuelos, transporte, alojamiento, comidas, etc.) se consideran relacionados con el negocio y son elegibles para reembolso.

Otros gastos, como el costo de la compra de materiales de trabajo, llevar a almuerzos o cenas a potenciales clientes (o empleados) y materiales didácticos y de cursos, pueden ser considerados reembolsables de acuerdo con la política de cada empresa.

La política de reembolso de gastos de una empresa es un conjunto de reglas que definen criterios. Aclara qué se puede reembolsar y las circunstancias en las que se permite reembolsar los gastos.

Pasos para gestionar eficazmente el proceso de reembolso de su empresa

La mayoría de las empresas cuentan con un sistema interno para que los empleados informen sus gastos y soliciten el reembolso.

Tomemos como ejemplo los gastos de viaje. Claudio viajó de Curitiba a Sao Paulo para encontrarse con un cliente. Durante el viaje, gastó en transporte, comidas, alojamiento, etc.

Para registrar estos gastos y luego reclamar el reembolso, la empresa de Claudio le pidió que llenara un documento con el detalle de cada gasto, junto con todos los recibos originales. El resultado de esto es una pila de documentos y recibos que se envían a finanzas y/o recursos humanos para evaluar y procesar las solicitudes de reembolso.

Sin embargo, en estos días, puedes hacer todos estos pasos más fácilmente sin tener que acumular nada en la oficina. Comienza con la creación de un proceso.

1. Definir la Política de Reembolso de Gastos

El primer paso para tener un proceso eficiente es tener reglas claras sobre lo que se puede devolver. Desarrolle políticas para permitir que su equipo apruebe o rechace solicitudes.

Es más importante dejar claro a todos los empleados lo que es aceptable. Este patrón reducirá el número de excepciones y habilitará departamento de finanzas puede Cumplir con los pedidos más rápido.

2. Solicitudes estandarizadas

Cada proceso comienza con el ingreso de información, ya que estamos aquí como ya se explicó. Si esta entrada no se ingresa correctamente, incluyendo toda la información necesaria, el proceso comienza de manera ineficiente. Esto genera reelaboración y le cuesta a su equipo tiempo útil.

3. Recopile todas las solicitudes de reembolso

Con toda la información solicitada, el siguiente paso en el proceso es organizarla. Por ejemplo, si su departamento de finanzas recibe 10 solicitudes por día durante una semana, serían 50 solicitudes de reembolso. ¿Cómo lidiar con tantos documentos, diferentes plazos e información de los empleados?

Es necesario tener un lugar para centralizar toda la información para que cada solicitud pueda ser bien entendida.

4. Automatice las tareas repetitivas

Cuando se ha mapeado un proceso y se estandariza la forma de ejecutarlo, algunas actividades se vuelven manuales y repetitivas. Cómo delegar tareas a compañeros o avisar a los jefes cuando llegan solicitudes urgentes.

En este caso, utilice el robot Automatice los pasos manuales Puede ahorrar un tiempo valioso. El tiempo se puede dedicar mejor a actividades estratégicas o creativas que requieren que las personas las ejecuten. Lea cómo la automatización puede ayudarlo aquí .

5. Facilitar la comunicación con otros departamentos

Cuando el departamento de finanzas recibe una solicitud por escrito o por correo electrónico, el motivo es que el empleado debe responder para asegurarse de que la información que tiene sea correcta, para saber la fecha de vencimiento del pago, para preguntar sobre la fecha de vencimiento, la fecha de vencimiento.

Para aquellos a quienes no les gustan los largos intercambios de correos electrónicos, este intercambio puede convertirse en una pesadilla. ¡Por eso necesita ser eficiente! Esta es otra tarea que se puede automatizar con Pipefy. Si desea obtener más información sobre las características de las plantillas de correo electrónico personalizadas, Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber .

6. Medir y controlar todos los gastos

El último paso importante para tener un proceso de contracargo eficiente es rastrear y medir esa eficiencia. Saber cómo se está desempeñando su equipo es fundamental para los procesos de mejora continua. Además, este seguimiento le da al departamento financiero un control total sobre los gastos de la empresa.

¿Cómo implementar un proceso estructurado de reembolso de gastos?

Ahora que comprende cómo hacer que el proceso de contracargo de su empresa sea eficiente, es hora de aplicar ese conocimiento e implementar estas mejoras en su negocio.

Pipefy ya tiene una lista para usar Plantilla de solicitud de reembolso , que facilitará su trabajo. Comienza a tomar el control de todos los gastos de tu empresa ahora.