Aprende a gestionar mejor los acuerdos de confidencialidad (NDA) con Pipefy

Acuerdo de confidencialidad entre empresas (NDA) asegura que su empresa y sus clientes estén La información crítica y confidencial no se divulga públicamente, lo que brinda protección legal para su información y datos.

en muchas circunstancias, Firma el NDA El proceso es la base para negociar un producto o servicio, asegurando que los datos intercambiados entre empresas no sean utilizados para fines distintos a los propuestos en la negociación. Por ejemplo, los NDA son comunes al vender o comprar un producto o servicio, contratar nuevos empleados y muchas otras situaciones.

En este artículo, discutiremos cómo usar Pipefy para administrar este proceso de manera efectiva, asegurando la visibilidad, centralizando la información y adhiriéndose a las mejores prácticas.

1. NDA ágil con procesos automatizados

Cualquier acuerdo de no divulgación está diseñado para proporcionar seguridad para el intercambio de información entre dos partes y es generado por el equipo legal de la empresa. Entre ellos, los datos protegidos por ambas partes deben ser muy detallados.

manejar mucho Solicitud de acuerdo de confidencialidad (y sus muchos tipos y formatos) puede ser todo un desafío para los equipos legales e implica trabajo manual, información dispersa del mismo documento y verificación continua. Como resultado, el trabajo de los abogados de redactar un NDA consume mucho tiempo y les impide realizar tareas más valiosas.

A través de un proceso de NDA digital, se puede lograr la visibilidad del flujo de trabajo mientras se cumplen los plazos, la firma automatizada, la integración en múltiples plataformas aumenta la velocidad operativa.

2. Los desafíos diarios de la gestión de NDA

Independientemente del tamaño o la industria, el equipo legal de una empresa enfrenta desafíos similares con las NDA. Algunos de los obstáculos más comunes incluyen:

• Retrasos y falta de visibilidad. Los solicitantes de NDA (especialmente los vendedores) a menudo se sienten frustrados por los retrasos en la preparación de los documentos. Si los plazos y el estado son opacos, la comunicación entre los equipos se ve comprometida.

• Información no estándar. Los NDA pueden venir en diferentes formatos, según el escenario, y sin la información correcta, el equipo legal deberá rastrear los detalles (y posiblemente volver a escribir el documento varias veces).

• tiempo usado. Administrar un NDA requiere mucho tiempo del equipo legal, aunque es una actividad muy repetitiva (que se puede automatizar fácilmente).

• Concéntrate en la historia. Los NDA se pueden enviar de un lado a otro entre las partes interesadas hasta que se finalicen. La conversación por correo electrónico, Slack y Microsoft Teams puede complicar el seguimiento y la centralización de la información.

Muchos de estos problemas se derivan de Administrar NDA El papeleo que implica, por lo que siempre se recomienda un proceso digital. Con los NDA digitales, es más fácil medir la eficiencia del proceso, aumentar la responsabilidad y la transparencia, garantizar el cumplimiento y reducir el proceso de firma de NDA de semanas (o meses) a días.

"Solíamos administrar todos nuestros procesos a través de correo electrónico y hojas de cálculo. Con más personas en el equipo, me di cuenta de que ya no tenía el control. No podía creer los datos que veía en las hojas de cálculo. Solíamos olvidarlos. para actualizar el estado de la solicitud y la fecha límite para la solicitud.” Niels Groenewegen, cofundador de Enkla Juridik.

3. Proceso de acuerdo de confidencialidad

Un acuerdo de confidencialidad se activa cuando existe la necesidad de proteger información que las partes consideran confidencial, cualquiera que sea esa información.

En la mayoría de los casos, las solicitudes de NDA provienen del equipo de ventas responsable de negociar y necesitan seguridad durante la transacción, o de ejecutivos que están a punto de contratar a un proveedor que tiene acceso a información interna sobre su empresa.

en nuestro Biblioteca de plantillas , tenemos una plantilla de proceso de NDA que se puede utilizar como punto de partida para una mayor personalización según sus necesidades. El siguiente diagrama de flujo representa la plantilla:

Recuerda, este es solo un punto de partida, una versión simplificada del proceso NDA en Pipefy. Sumerjámonos en cada una de sus etapas y aprendamos cómo abordar los desafíos enumerados anteriormente.

Descarga la plantilla de solicitud de NDA de Pipefy Usa plantillas gratuitas

Fase 1: Recibir la solicitud

tomar el control Una solicitud para emitir un NDA es el primer paso en el proceso. Para completar este ítem de la fase de la manera más resolutiva y rápida posible, es importante que la solicitud sea detallada y completa, sin que se pierda información o se disperse entre diferentes mensajes.

Durante el proceso de digitalización, no es necesario realizar solicitudes en papel, teléfono o correo electrónico. La estandarización es la palabra clave aquí, por lo que necesita un modelo de pedido de NDA eficiente. Su empresa puede crear diferentes plantillas para diferentes procesos, como negociaciones de ventas, proveedores, empleados, contratistas individuales independientes, inversores y más.

Formularios: una solicitud infalible convertida en tarjeta

Con Pipefy, puedes crear y editar personalizable y Campos requeridos formulario, que permite a los administradores estandarizar las solicitudes entrantes, adaptándolas al tipo de documentos que desea construir. De esta manera, no se pierde información cuando llega una solicitud. Estos son algunos tipos de campos comunes:

• Nombre solicitante
• Correo electrónico del solicitante
• Tipo de acuerdo de confidencialidad
• nombre de empresa
• Nombre de contacto
• Rol del contacto
• Dirección de la empresa
• campo adjunto

Todos estos campos se pueden cambiar y puede agregar tantos campos como desee para recopilar la información que necesita. usar campo de condición, para crear un formulario más completo con opciones que aparecen o desaparecen en función de lo que responda el solicitante.

Los formularios también se pueden compartir a través de enlaces externos y públicos sin iniciar sesión en Pipefy. Al hacerlo, el solicitante tiene acceso directo a formulario publico Vincule y complete las solicitudes de NDA de manera simple y rápida.

Una vez que se envía el formulario, pasa por la primera etapa del flujo de trabajo de Pipefy (también conocida como pipas) en forma de tarjetas. En este caso, la tarjeta es una representación visual de la solicitud de NDA.

Además de brindar visibilidad y guiar las expectativas de los solicitantes, los equipos legales pueden usar la tarjeta para completar previamente los modelos de contrato NDA (usando Generador de PDF ), optimizando así la mayor parte del proceso.

Integración: Diferentes formas de recibir solicitudes

Además de las solicitudes manuales, se pueden crear diferentes integraciones para acelerar el proceso y ahorrar tiempo. Por ejemplo, siempre que una oportunidad pase a una etapa en Salesforce (como la creación de ofertas), se creará en Pipefy. automático Crear una tarjeta integrada. También se pueden integrar otras plataformas como Hubspot, Pipedrive y Copper.

"Después de una implementación rápida, pude integrar Pipefy a una variedad de plataformas con un nivel de sofisticación que nunca imaginé". Niels Groenewegen, cofundador de Enkla Juridik.

Etapa Dos: Revisión Legal

Una vez que el equipo legal recibe la solicitud, es hora de revisarla. Una revisión de NDA incluye asegurarse de que cumple con los términos de la empresa, verificar si es necesario utilizar un modelo de NDA interno o externo, establecer plazos y asignar aprobadores a los contratos.

En esta etapa se hacen ajustes y concesiones para satisfacer las demandas de ambas partes, y pueden ir y venir varias veces hasta que todos estén satisfechos con las condiciones. Por lo tanto, es importante tener información en un solo lugar, como una tarjeta, para que las negociaciones relacionadas con documentos puedan visualizarse fácilmente.

Otros elementos que deben discutirse al revisar un NDA incluyen posibles multas por incumplimiento de contrato, foros para la resolución de conflictos de leyes, condiciones generales de los términos, divulgación de los logotipos de la empresa por ambas partes y otros elementos según su situación.

Comuníquese de manera eficiente con correos electrónicos automatizados

Puede recibir, enviar y Enviar correo electrónico automáticamente y mejorar la comunicación entre las partes. De esta manera, los solicitantes son notificados del estado de su pedido de manera oportuna. nuestro plantilla de correo electrónico Con campos dinámicos, los datos que elija se completan automáticamente, por lo que puede proporcionar un correo electrónico personalizado con cada solicitud.

Además, puede habilitar rastreador de solicitudes. En otras palabras, el solicitante puede verificar en qué etapa se encuentra actualmente la solicitud de NDA, lo que le evita molestar al equipo legal.

Proceso con plazos claramente visibles

Pipefy te permite crear diferentes tipo de alerta, para notificar a todos los involucrados (solicitante y equipo legal) cuando el plazo esté a punto de vencer. filtrar Los NDA firmados con clientes, proveedores u oportunidades se pueden validar rápidamente, además de identificar qué acuerdos se priorizan, cuáles se acercan a sus vencimientos establecidos y tienen una visibilidad clara de las operaciones.

Según el tipo de NDA solicitado, puede crear Automatice, asigne miembros legales del equipo Procesar solicitudes y generar documentación.

Intercambio más fácil de información y documentos.

Puede compartir con solicitantes, clientes, proveedores, empleados o cualquier otra persona Forma escénica. De esta manera, reciben un formulario con instrucciones y los campos exactos que deben completar (como campos adjuntos para enviar un contrato actualizado si es necesario).

"Sin Pipefy, no hubiéramos podido expandirnos a 10 abogados en un año". Niels Groenewegen, cofundador de Enkla Juridik.

Etapa 3: Firma de NDA

La firma de un acuerdo de confidencialidad es el último momento del proceso, cuando se aprueban los términos y se hace cumplir el contrato bilateral (ambas partes están obligadas a firmar). Antes de firmar, asegúrese de comprobar algunos puntos clave como:

• Jurisdicción en la que se presentó el contrato
• Validez del período de vigencia y período de confidencialidad
• Detalles de la información compartida y propósito de uso
• Sanciones que se aplican en caso de incumplimiento de los términos
• Quién es responsable de firmar y sus funciones

La documentación debe ser clara y concisa. Para facilitar su envío y todo el proceso de suscripción, se describe un sistema de gestión de NDA.

Generador de PDF

Recuerda que también puedes usar la herramienta generadora de PDF de Pipefy para crear plantillas de NDA, por lo que los campos se completan previamente con información de formularios y etapas en plantillas dinámicas.

integración

Al integrarse con plataformas de firma electrónica como DocuSign, puede elevar su proceso y hacerlo aún mejor. Por ejemplo, con la información ingresada en Pipefy, el software puede leer el correo electrónico de la persona relevante y activar automáticamente un contrato para recolectar firmas, centralizando la información en una de las tarjetas de Pipefy.

centralización

Ya sea que esté con un solicitante de NDA o una contraparte que negocia un contrato, todos los datos intercambiados pueden centralizarse dentro de la tarjeta. De esta forma, se puede acceder más fácilmente al historial de información, lo que garantiza visibilidad y seguridad al momento de revisar los datos de un pedido determinado.

4. Concéntrese en las métricas del proceso

No puede mejorar lo que no puede medir, por lo que es importante comprender las métricas. Elementos como el número de NDA firmados por mes, el tiempo para completar el pedido antes de firmar el contrato y la identidad del responsable de la firma son algunas de las métricas a seguir.

Informes y paneles: fácil acceso a los datos que necesita

En Pipefy, el equipo legal puede exportar a hojas de cálculo regulares informe personalizado para realizar un seguimiento de las métricas. Ver datos con el nombre de la empresa y cada miembro responsable del equipo. También puede crear gráficos personalizados en forma de formatos de gráficos, tablas, barras y más Tablero. P.ej:

• Tipos de acuerdos de confidencialidad
• Solicitudes preparadas
• tiempo promedio de procesamiento
• Solicitud del cesionario legal
• NDA firmado y completado

Además de los datos que se pueden extraer de un proceso, también puedes conectarlo con otros flujos de trabajo en Pipefy, como Análisis de contratos , Soporte de Negociación Legal Esperar.

5. Transforma tu departamento legal con Pipefy

Un proceso NDA bien desarrollado beneficia a los equipos legales porque ya no tienen que lidiar con numerosos acuerdos y pueden automatizar gran parte del proceso, incluida la comunicación con todas las partes involucradas.

pasar aprobación acelerada La velocidad a la que se generan los NDA, el equipo legal tiene tiempo para colaborar con otros Actividades de valor estratégico. Aparte de asegurar Cumplimiento de NDA Además, la estandarización, la centralización y la garantía de un fácil acceso al historial de negociación también son importantes... aquí es donde Pipefy sobresale. Use Pipefy para administrar diferentes tipos de NDA y transformar la forma en que trabaja su equipo legal.

Descarga la plantilla de solicitud de NDA de Pipefy Usa plantillas gratuitas