Aprenda a administrar el tiempo de trabajo y mejorar la eficiencia

debes querer saber Cómo administrar el tiempo para tener procedimientos de trabajo más eficientes y evitar sorpresas, retrasos o distracciones.

de acuerdo a Un estudio realizado por la empresa de software estadounidense Workfront, solo el 39% de los profesionales son realmente productivos en su trabajo diario.

Esto demuestra lo importante que es mantener hábitos y mantener comportamientos que nos permitan alcanzar nuestras metas sin desperdiciar nuestra energía en tareas redundantes o ineficaces.

Pero, ¿cuál es la mejor manera de hacer esto posible? Encuentra debajo.

¿Cómo gestionar el tiempo de trabajo?

Si bien la productividad está relacionada con las características y requerimientos de cada profesional, Algunos consejos sobre cómo administrar el tiempo Puede ser muy valioso, por lo que será favorecido todos los días. están:

Planifica tu día la noche anterior

Planear qué hacer al día siguiente es una excelente manera de no perder el tiempo decidiendo cómo comenzar a trabajar por la mañana. La tranquilidad de la noche es estupenda para organizar las tareas a realizar y evitar las preocupaciones del despertar.

Hacer una lista

Para comprender mejor sus problemas pendientes y planificar mejor cómo abordarlos, haga una lista de tareas pendientes en su calendario o computadora. Al escribir lo que necesita hacer y lo que ha hecho, su concepto de tiempo de trabajo se vuelve más preciso y organizado.

Empezar el día con trabajo duro

Cuando planifique su día y haga listas de tareas pendientes, mantenga siempre en primer lugar sus necesidades más desafiantes. Además de deshacerse de las tareas más difíciles al comienzo del viaje, esto le dará la motivación para completar otras tareas y evitar la procrastinación.

Organiza el trabajo según tu nivel de energía

Otra buena opción es analizar a qué horas del día te sientes menos inclinado. Por ejemplo, si tiene menos energía después del almuerzo o al final de la tarde, reserve tareas menos importantes para esos períodos de tiempo y disfrute otros momentos de manera más efectiva.

fijar prioridad

Al crear una lista, priorice sus actividades. Al saber qué es lo más urgente, es más fácil programar para evitar retrasos, en lugar de tener que hacer algo "a toda prisa" por falta de organización.

Limite el tiempo para cada tarea

Programe un tiempo promedio para cada actividad del día. Con esta predicción, puedes organizar mejor tus tareas e incluso comprender cuánto tiempo usas o desperdicias más. No solo trabajo, sino también tiempo de ocio, lectura, estudio, sueño, etc.

No realice múltiples tareas: delegue

Agregar muchas funciones a usted mismo puede crear estrés y demoras. Algunas tareas son menos importantes que otras y se pueden delegar fácilmente a otros. Para que pueda producir más con menos esfuerzo y dedicar su tiempo a actividades más relevantes.

Descansa un rato

Hablando de estrés, no olvides que el exceso de trabajo puede ser perjudicial y afectar tu productividad a mediano plazo. Por lo tanto, asegúrese de programar descansos a lo largo de la semana para disfrutar de su tiempo libre y evitar responsabilidades y preocupaciones durante su tiempo libre o los fines de semana.

tener enfoque

Llegar a un lugar es más fácil cuando conoces el camino. En el trabajo, las metas y los objetivos son excelentes para concentrarse en la productividad y no perder el tiempo en actividades innecesarias, redundantes o actividades que no se suman a su horario.

Automatice las tareas repetitivas

Manténgase enfocado, delegue tareas y organice Proceso de trabajo son técnicas directamente relacionadas con la reducción del trabajo innecesario y la optimización del tiempo. No importa en qué campo trabaje, las herramientas de automatización también son muy útiles para que esto suceda. Se utilizan para realizar tareas burocráticas de forma independiente e inteligente, brindándote tranquilidad y rendimiento a la hora de abordar las cosas más importantes del trabajo.

Maneras de optimizar el tiempo de trabajo

excepto nosotros Consejos sobre cómo administrar el tiempo. Además, algunos métodos también son muy útiles para los profesionales, porque están creados precisamente para optimizar el tiempo de trabajo y aumentar la eficiencia del trabajo. Conoce algunos de los productos más eficientes y usados ​​del mercado:

método GTD

primero, método GTD Se refiere al término "Hacer las cosas", que en términos generales significa "hacer las cosas". Su idea es que el control del día a día puede hacer que los profesionales sean más tranquilos y, por tanto, más productivos.

Para aplicar esta técnica, es necesario organizar las tareas y responsabilidades a partir de los siguientes pasos:

1. Capture: organice todo lo que necesita su atención y debe hacerse con una lista de tareas pendientes;
2. Aclaración: Evaluación Su Haga una lista de verificación y observe cada necesidad para decidir qué actividades requieren su acción y esfuerzo;
3. Clasificar: de los elementos enumerados en el paso anterior, clasificar en orden de similitud funcional y relación;
4. Reflexión: Revisa tu lista al menos una vez a la semana para asegurarte de que no quede nada y que no te cause problemas más adelante;
5. Participación: Finalmente, este paso es el acto de realizar las tareas de la lista.

método del tomate

Ahora mismo, la Técnica Pomodoro es la respuesta para muchos profesionales sobre cómo ser eficaz La respuesta a la gestión del tiempo de la empresa. Prescribe la división del trabajo en intervalos específicos, disposiciones que facilitan la concentración y flexibilizan el desempeño mental.

Su aplicación también se realiza por etapas, las cuales se organizan de la siguiente manera:

1. Lista: Primero crea una lista para tus tareas;
2. Cronometraje: 25 minutos con cronómetro y programa;
3. Trabajo continuo: comenzando desde la primera tarea de la lista y completándola sin interrupción;
4. Pausa: cuando el temporizador alcance los 25 minutos, tómate un descanso de 5 minutos para relajarte;
5. Recuperación: Después del descanso, comience otros 25 minutos de trabajo ininterrumpido;
6. Pausas largas: Repita los pasos anteriores cuatro veces. Después de eso, tómese un descanso de 30 minutos y comience todo el proceso nuevamente;
7. Tareas completadas: solo tache las tareas de la lista si se han hecho correctamente, pero asegúrese de tomar descansos programados mientras los hace, incluso si hay poco que hacer durante los descansos.

método kanban

método kanban No solo para la gestión del tiempo y la productividad, sino también para la gestión de proyectos. Si bien hay muchas posibilidades, se puede simplificar su aplicación para tener una mejor organización del día a día.

Básicamente, debe crear sus listas de tareas pendientes y dividirlas en tableros, ya sean escritos o digitales. La idea es que las funciones sean delimitadas por el directorio y desplazadas de acuerdo a su avance. Un buen consejo es organizar cada tablero por "En progreso", "Iniciar" y "Completar", y luego insertar tareas en él según lo bien que se hayan hecho.

Software de gestión de procesos

Finalmente, es imposible hablar de optimización del tiempo sin mencionar el software de procesos, que puede ayudarlo a ser más productivo e incluso agregar los métodos que hemos descrito hasta ahora.

Hay muchas opciones, desde opciones para organizar tareas (como Trello) hasta sistemas de calendario (como Google Calendar), para comunicacion laboral aplicaciones (como Slack), uso compartido de archivos (como OneDrive) y Evaluación profesional (por ejemplo, Pipefy).

Hablando de Pipefy, todavía ofrece muchas otras características, centrándose en crear flujos de trabajo personalizables, dando más autonomía al trabajo y proporcionando Cómo administrar el tiempo y la productividad proporcionan la respuesta correcta. Posibilidad de descubrir la plataforma más eficiente del mercado .