9 maneras fáciles de manejar las solicitudes de vacaciones

Todo el mundo necesita tiempo fuera del trabajo para divertirse y recargar energías. Después de todo, las vacaciones no solo son buenas para el bienestar de los empleados, sino también bueno para los negocios.

Sabemos que el seguimiento, la organización y la aprobación de las solicitudes de tiempo libre es responsabilidad de su equipo de recursos humanos. Las solicitudes deben procesarse de manera eficiente y precisa para la planificación, la cobertura y la contabilidad. Pero puede ser un desafío para algunos departamentos de recursos humanos, especialmente en empresas con una gran cantidad de empleados u organizaciones de rápido crecimiento.

Tratar de administrar las solicitudes de vacaciones por correo electrónico u hojas de cálculo puede empeorar las cosas. En este artículo, veremos los procesos típicos para manejar las solicitudes de licencia y algunas formas en que puede mejorar estos procesos para los equipos de recursos humanos y los empleados.

1. Comunique su política de licencias durante la capacitación

La comunicación es la base de cualquier buena relación, y es lo mismo para sus empleados. Por lo tanto, tiene sentido que el primer paso para administrar las solicitudes de licencia sea comunicar claramente las pautas de licencia a los empleados.

Proporcione a todos los empleados nuevos una copia de las políticas de la empresa durante la incorporación y la incorporación. Asegúrese de que esté disponible para referencia futura. (Una estrategia común es incluir la política en un manual del empleado o en la intranet de la empresa). Para algunos equipos de recursos humanos, pedir a los empleados que firmen para acusar recibo de la política es un requisito.

Si hay algún cambio en su política de tiempo libre pagado y vacaciones, debe comunicárselo a todo su equipo y asegurarse de incluir la actualización dondequiera que se publique la política.

2. Sepa cuándo los empleados pueden y no pueden tomar tiempo libre

Así como las personas se quejan de las fechas restringidas cuando usan sus puntos de viajero frecuente, las fechas restringidas no son muy populares entre los empleados. Pero en algunos negocios, son una necesidad.

Si su empresa necesita imponer restricciones sobre cuándo los empleados pueden solicitar tiempo libre, asegúrese de hacerlo de manera transparente a tiempo. Esto facilitará la explicación de por qué las fechas de interrupción son importantes para su negocio y mejorará la participación de los empleados.

Además, comunique estas fechas lo antes posible, idealmente durante la capacitación con nuevos empleados. También debe incluirlos en su manual del empleado y en cualquier otro lugar en el que figure su política de vacaciones. Si pide a los empleados que trabajen en días específicos, puede pedirles que confirmen su consentimiento por escrito.

3. Establecer plazos y límites para la presentación de solicitudes

Los miembros del equipo también deben saber con cuánta anticipación deben enviar las solicitudes de vacaciones. Establecer plazos claros y firmes brinda a los gerentes suficiente tiempo para revisar las solicitudes y equilibrar los plazos para garantizar que todavía haya suficientes empleados para brindar una cobertura completa.

Decidir cuándo establecer plazos para las solicitudes depende de su negocio. En general, sin embargo, los plazos varían desde dos semanas hasta dos meses de anticipación.

Tan importante como establecer plazos claros es establecer límites claros en el tiempo de vacaciones. En algunos casos, puede tener sentido limitar el número real de solicitudes o días de vacaciones por año. Sin embargo, algunas empresas solo pueden limitar la cantidad de días que los empleados pueden tomarse un tiempo libre.

4. Establecer un sistema de prioridad de solicitudes

Comunicaste la política de tu empresa, incluso cuándo los empleados pueden y no pueden solicitar vacaciones y los plazos para establecer las fechas. Pero, ¿qué harías si tres empleados pidieran tiempo libre al mismo tiempo?

Crear un sistema de prioridades es una excelente manera de resolver este tipo de conflictos. Su sistema de prioridad puede basarse en los siguientes factores:

• hora de casa: Los empleados que han trabajado más tiempo en su empresa tienen la opción de tomar tiempo libre en las fechas más populares, como fines de semana o vacaciones de tres días.
• "Primero en llegar, primero en ser atendido": Aprobar el pedido a la primera persona que solicite unas vacaciones concretas. Aprobación de atrasos caso por caso. Si adopta este enfoque, deberá indicar de antemano cuánto tiempo considerará.
• Flexibilidad de los empleados: Recompense a los empleados que trabajan de manera flexible durante las horas pico priorizando sus solicitudes de vacaciones fuera de las horas pico. Debe documentar y publicar esta política para fomentar el voluntariado de los empleados.
• Discreción del Gerente: Usted tiende a saber qué empleados trabajan más duro, necesitan ser alentados a tomarse un tiempo libre y qué empleados son los más espontáneos. Por lo tanto, en algunos casos, depende de usted decidir a quién priorizar.

Sea transparente acerca de por qué puede aprobar o denegar las solicitudes de tiempo libre de los empleados. Si bien los trabajadores pueden quejarse de no obtener las vacaciones que desean, no pueden decirle que no estaba preparado con anticipación mientras lidiaba con pedidos competitivos.

5. Cree un proceso de envío eficiente y común

Una política sólida y un sistema de prioridades, junto con una comunicación clara, es un excelente comienzo para administrar las vacaciones y las solicitudes de vacaciones. Sin embargo, ninguna cantidad de desarrollo de políticas y comunicación lo salvará de un proceso de presentación desordenado.

Confiar en hojas de cálculo, correos electrónicos o solicitudes verbales puede funcionar para equipos pequeños, pero el sistema no es escalable y es difícil de controlar. Una forma más eficiente es crear solicitudes de tiempo. Procesos estandarizados y consistentes.

Los beneficios de definir el proceso de solicitud de licencia

• Elimine la posibilidad de solicitudes perdidas
• Asegúrese de proporcionar la información necesaria
• Ayude a los gerentes de recursos humanos a rastrear la actividad de las solicitudes
• Facilite la documentación de la solicitud en cada punto del proceso
• Lo ayuda a aprobar rápidamente los envíos (¡y mantener contentos a sus empleados!)

ejemplo

Para ayudar a estandarizar el proceso, asegúrese de que los miembros del equipo proporcionen el mismo tipo de información al realizar las solicitudes:

6. Cree un sistema de seguimiento simplificado

Su sistema de solicitud de envío se está ejecutando. Los empleados solicitan tiempo libre y vacaciones de acuerdo a su política. Ahora necesita un proceso para rastrear y revisar todas las solicitudes de licencia.

El software del sistema es una excelente manera de simplificar y organizar el proceso de seguimiento de las solicitudes de tiempo libre. Algunos programas tienen la ventaja de las opciones de filtrado dinámico. Por ejemplo, puede ordenar las solicitudes por fecha de envío, fecha de solicitud, antigüedad del empleado o equipo o departamento del empleado.

Algunas soluciones también para su proceso La estructura proporciona personalización y flexibilidad. Por ejemplo, algunos programas le permitirán personalizar los campos de relleno en el formulario de envío para recopilar información relevante, como el nombre de otro empleado que pueda cubrir el turno del solicitante.

Decidir qué recursos serán más útiles para su equipo de recursos humanos dependerá de muchos factores, incluida su industria, la cantidad de empleados y la política de vacaciones de su empresa o país. El resultado final debe ser un proceso de solicitud de licencia que brinde control, precisión y facilidad de implementación.

7. Recompense a los empleados por trabajar durante las horas pico

¿Ha considerado motivar a sus empleados para que trabajen durante las horas pico cuando más los necesita? Mientras que algunas personas envían solicitudes de vacaciones a las estaciones ocupadas con un año de anticipación, otras, por otro lado, se quedarán felizmente y trabajarán a cambio de algunos beneficios.

Trate de identificar una forma significativa de agradecer a estos empleados por trabajar durante las horas pico. Tal vez horas extras fuera de las horas pico, o tal vez durante las horas pico elevar. Otra posibilidad es priorizar tus futuras solicitudes de vacaciones.

Consejo: si realmente quiere saber qué recompensas tienen sentido para sus empleados, pregúnteles. Estarán felices de saber que tienes tiempo para escucharlos y averiguarlo.

8. Prepárate para lo inesperado con el Plan B

Incluso los gerentes de recursos humanos más preparados tienen que lidiar con solicitudes de tiempo libre inesperadas, ausencias y su impacto en el negocio. Por eso es importante tener un Plan B cuando sucede lo inesperado.

Por ejemplo, aumentar la producción o agregar nuevos proyectos de clientes puede abusar de sus recursos existentes, pero también desea evitar cancelar después de que se aprueben las vacaciones. Una opción es contactar a los empleados con solicitudes activas de tiempo libre para ver quién tiene la flexibilidad para planificar.

9. Planifica las necesidades específicas de tu negocio

Querrá que su política de vacaciones satisfaga las necesidades de sus empleados y de su empresa. Si su empresa emplea trabajadores calificados que no pueden ser reemplazados fácilmente, deberá tener esto en cuenta al desarrollar sus pautas de vacaciones.

Para muchas empresas, el plan se reduce a algunas de las estrategias que ya mencionamos, como averiguar qué empleados tienen la flexibilidad para manejar sus solicitudes de vacaciones o encontrar incentivos para animar a otros a unirse. Para los empleados de las industrias minorista o de servicios, otra estrategia podría ser pedirles a los empleados que ayuden a identificar a otros empleados que puedan trabajar en turnos.

Simplifique su proceso de solicitud de licencia

Las solicitudes de licencia son solo uno de los muchos procesos que su equipo de recursos humanos debe administrar. Por eso es importante tener un proceso organizado y eficiente. Pero también quiere asegurarse de que su proceso proporcione consistencia y control.

Pipefy te ayuda a manejar el proceso de gestión de personas. Cuando se trata de solicitudes de tiempo libre, eso significa automatizar tareas repetitivas, aumentar la visibilidad y brindar una excelente experiencia para sus empleados y equipos de recursos humanos.

Pipefy se encarga del proceso para que puedas concentrarte en las personas. Solicite una demostración