5 recursos esenciales para los sistemas de flujo de trabajo

Flujo de trabajo (también conocido como flujo de trabajo ) puede ser varios tipos y varios tamaños. Pueden variar desde un conjunto simple de actividades de trabajo hasta un conjunto grande y complejo de procesos integrados. Cuando una empresa considera expandir la productividad y la eficiencia de su fuerza laboral, un procedimiento común es investigar un sitio web Sistema de flujo de trabajo .

Además, las personas tienden a priorizar las herramientas altamente calificadas o las características atractivas en lugar de buscar herramientas que sean importantes para su proceso particular.

Este no es necesariamente algo malo. En términos generales, un sistema de flujo de trabajo bien calificado es un buen indicador de sus capacidades. Pero ese no debería ser tu único criterio.

Para ayudarlo a través del proceso de toma de decisiones, hemos creado el sistema de flujo de trabajo Lista de 5 funciones básicas. Estas capacidades son esenciales porque mejoran la visibilidad del flujo de trabajo, la responsabilidad y el rendimiento general.

¿Qué es un sistema de flujo de trabajo y qué hace?

Los sistemas de flujo de trabajo son software o aplicaciones que, al administrarlos de cerca, facilitan a las empresas el control de sus actividades y procesos del día a día.

Le permiten establecer modos de ejecución y realizar un seguimiento de las métricas de sus procesos. Esto ayuda a que sean más transparentes y garantiza que se asigne correctamente quién es el responsable de la actividad.

A menudo, estos sistemas también le permiten automatizar procesos repetitivos, ahorrando tiempo y dinero y evitando errores humanos.

Funciones básicas del sistema de flujo de trabajo

Flexibilidad

Cree o modifique fácilmente esquemas de flujo de trabajo para satisfacer sus necesidades

Como se mencionó anteriormente, los flujos de trabajo vienen en todos los tipos y tamaños. Algunos consisten en una sola secuencia de acción, mientras que otros involucran múltiples secuencias interdependientes.

Elegir un sistema de flujo de trabajo que se adapte fácilmente a sus necesidades específicas es el primer paso para una gestión exitosa del flujo de trabajo. Su Gestión de flujo de trabajo Las aplicaciones deberían ayudarlo a estandarizar y administrar sus procesos sin limitaciones.

Cada empresa tiene sus propias necesidades de gestión y, por tanto, su propio flujo de trabajo específico. El sistema de flujo de trabajo que utilice debe ser un habilitador de cómo administra su flujo de trabajo.

Su flujo de trabajo no debe adaptarse al sistema. Es un sistema que debe adaptarse a su flujo de trabajo. De lo contrario, solo está agregando un obstáculo en su ruta de administración de flujo de trabajo.

Pipefy te permite personalizar todo sobre tu flujo de trabajo, permitiéndote Conecta diferentes procesos , enviar correo electrónico automático y muchos más.

Transparencia

Encuentre fácilmente la información que necesita cuando la necesita

Por definición, los sistemas de flujo de trabajo existen para ayudarlo a administrar su flujo de trabajo de manera mejor y más eficiente. Como tal, se espera que ayuden a las personas a encontrar fácilmente información relevante (como el estado de la tarea).

Alertas y notificaciones automáticas por correo electrónico, funciones como la capacidad de mantener a todos informados sobre el estado de una tarea determinada y aclarar cuáles son los próximos pasos.

Con Pipefy, puedes definir qué notificaciones recibirás. Tú también puedes Configurar plantillas de correo electrónico Para ser enviado automáticamente al trabajador de aprobación cada vez que una nueva tarea ingresa a la etapa de aprobación. Por lo tanto, se le informará que su confirmación es necesaria para que el proceso continúe.

Un buen sistema de flujo de trabajo también permite que sus miembros accedan fácilmente a la información que necesitan, como el estado de una solicitud de soporte. Kanban de Pipefy La vista de la interfaz brinda a todos los usuarios una descripción general rápida de dónde se encuentra cada tarea en el proceso. Esto ahorra tiempo a todos.

Control de acceso

Diferentes personas tienen diferentes necesidades de acceso

La transparencia es esencial para todos los sistemas de flujo de trabajo. Esto no significa que todos deban tener acceso a todo. Tampoco significa que cualquier usuario de su empresa deba poder ver y editar flujos de trabajo en los que no está involucrado.

El sistema de flujo de trabajo ideal le permite controlar el acceso y definir exactamente quién debe hacer qué. Por ejemplo, no desea que su equipo de ventas tenga acceso a procesos confidenciales de recursos humanos y contabilidad.

Si elige usar Pipefy como su sistema de flujo de trabajo, encontrará que puede hacerlo creando un canal privado (y una base de datos) y usando el Diferentes niveles de permisos para controlar el acceso a la información.

Almacenado en la nube

Fácil acceso en cualquier momento y en cualquier lugar

Aunque todavía hay algunas empresas que prefieren correr en sus servidores internos Gestión de flujo de trabajo software, pero las empresas más modernas se han dado cuenta de los beneficios de las aplicaciones basadas en la nube.

Vivimos en la era digital. Hoy en día, es seguro decir que elegir un sistema de flujo de trabajo fuera de línea o basado en la nube es definitivamente un paso en la dirección equivocada.

Huelga decir que la dinámica del trabajo actual es muy diferente a la de hace diez años. Las personas a menudo trabajan sobre la marcha, fuera de la oficina, en diferentes zonas horarias, etc.

Los sistemas de flujo de trabajo en la nube suelen ser flexibles, rentables y fácilmente escalables. Además, brindan a los usuarios la capacidad de trabajar en múltiples dispositivos, lo que es útil para los equipos de ventas de campo, por ejemplo.

Otro gran beneficio de optar por una aplicación basada en la nube como Pipefy es que, por lo general, son más fáciles de implementar y no requieren mantenimiento ni actualizaciones constantes. Esto se debe a que los proveedores de sistemas siempre se aseguran de que todos usen la misma versión de software. Además, todas las correcciones de errores necesarias se realizan de forma rápida y automática.

Reporte

Seguimiento de sus KPI

Sí, es un cliché, pero el conocimiento es poder. Al tener todos los datos esenciales en su flujo de trabajo, puede analizar toda la información esencial al tomar decisiones.

La gestión del flujo de trabajo y la automatización comienzan con las pruebas. Cuando busque la mejor manera de hacer algo, consulte la información que le ayude a comprender qué funciona y qué no.

Establecer KPI estratégicos es fundamental para analizar el rendimiento de cada flujo de trabajo. Le permite ver qué procesos (y qué pasos) se están ejecutando sin problemas y también puede ayudarlo a evaluar si está obteniendo los resultados esperados.

Además, un buen sistema de gestión de flujo de trabajo como Pipefy facilita el seguimiento de sus procesos. SLA. A veces, un proceso que cree que está funcionando bien, en realidad tiene un cuello de botella que le impide funcionar dos veces.