5 herramientas para mejorar su proceso de cuentas por cobrar

Proceso de cuentas por cobrar, en la definición de "representa el movimiento de las cuentas por cobrar durante un período". Por lo tanto, "un aumento en las cuentas por cobrar puede impactar negativamente en el flujo de efectivo de las actividades operativas y viceversa". Es decir, este proceso se encarga de pagar a crédito a quienes han comprado el producto/servicio a crédito. El cliente recibe el pago.

Mejoramiento Cuentas por cobrar Siempre importante para las ganancias de cualquier empresa, la ponderación ha aumentado con la pandemia de Covid-19. Según la consultora McKinsey La crisis sanitaria sobrecargó el proceso, ya que la morosidad aumentó durante el período.

En este caso, Pasos de proceso estandarizados Y adoptar soluciones digitales más allá de las hojas de cálculo y los correos electrónicos puede ser la forma más fácil de mejorar la eficiencia de sus cuentas por cobrar. Entonces, en este artículo, hemos separado una lista de herramientas que pueden ayudarlo a solucionar los problemas del proceso de facturación de su empresa.

¿Cuáles son los problemas más comunes con el proceso de cuentas por cobrar?

Cuando hablamos del proceso de cuentas por cobrar, hay algunos problemas que surgen repetidamente y tienen un impacto significativo en el flujo de recursos hacia la empresa. Destacamos algunos de ellos a continuación:

• Gerente o miembro del equipo Falta de visibilidad de los procesos. Ocurre cuando las asignaciones, el estado de cada tarea y el alcance de cada actividad no están claros.
• La tolerancia por incumplimiento del cliente es Debido a la mala supervisión de los plazos de pago y las ineficiencias en los métodos de cobro - en algunos casos, ni siquiera probado.
• La eficiencia del procesamiento de la información es baja, A menudo causado por apostar por herramientas obsoletas: p. Intercambio de emails , papeles y hojas de cálculo. Por otro lado, algunas soluciones digitales centralizan información importante en un solo lugar, lo que le permite estandarizar las comunicaciones, automatizar los contactos con los clientes y crear facturas con mayor precisión.
• Falta de escalabilidad, que sucede cuando las ventas aumentan mucho, pero el equipo responsable del proceso de cuentas por cobrar no crece al mismo ritmo. Como resultado, los profesionales están sobrecargados de tareas manuales repetitivas, lo que aumenta el potencial de error humano.

Mejores prácticas para procesos de cuentas por cobrar

¿Reconoces alguna de las situaciones anteriores? Sabiendo que no son inevitables. De acuerdo con el mismo informe de McKinsey que mencionamos anteriormente, las empresas que han logrado reducir problemas comunes en su proceso de cuentas por cobrar emplean las siguientes estrategias:

• Han establecido un sólido sistema de calificación del riesgo crediticio de los clientes con políticas claras sobre la exposición al riesgo de incumplimiento de la empresa. Estos datos no se limitan al equipo de finanzas, sino que también pueden guiar las acciones del departamento de ventas responsable de cerrar tratos con los clientes.
• Se centran en reducir los pagos futuros por mora, no la morosidad actual. Las empresas que optan por evitar los incumplimientos en lugar de abordar los incumplimientos actuales han mitigado este problema con mayor éxito al abordar los problemas estructurales.
• Estandarizan las condiciones de pago que las empresas negocian con sus clientes.
• Realizan un análisis en profundidad de los datos para mapear la salud financiera de los clientes y su historial de incumplimiento con la propia empresa.
• Garantizaron la colaboración entre los equipos de ventas, operaciones, gestión de proyectos y los equipos responsables de la facturación, optimizando así este flujo de trabajo. Para McKinsey, la automatización es una gran solución para agilizar las facturas y evitar que contengan errores.

5 herramientas para mejorar su proceso de cuentas por cobrar

Ciertas herramientas digitales pueden ayudar a optimizar el proceso de cuentas por cobrar y adoptar algunas de las estrategias anteriores. Facilitan la emisión de facturas, el seguimiento de los pagos de los clientes y la organización de la información relevante para mejorar los procesos. Hemos separado cinco de estas herramientas y las discutiremos en detalle a continuación.

Forma estandarizada

Para preparar facturas con precisión, una herramienta importante para recopilar información del cliente puede ser formulario en linea . Una vez estandarizados, pueden ensamblarse una y otra vez y enviarse a varios clientes. El ejemplo más conocido es Google Forms, una herramienta que te permite crear diferentes tipos de campos, enviar imágenes y documentos, y también confirmar que la persona que lo llenó recibió los datos.

Forms es gratuito, pero tiene algunas limitaciones: no se puede utilizar para la automatización, ni se puede conectar a su flujo de trabajo de cuentas por cobrar existente. El software de gestión de procesos empresariales como Pipefy ya está formulario en linea Estas características se incluyen para proporcionar una solución más completa.

Santo completo

Sabio intacto es una poderosa herramienta que puede conectar muchos procesos financieros diferentes, desde cuentas por cobrar hasta cuentas por pagar. Está alojado en la nube y puede ser accedido online por cualquier profesional con una cuenta de plataforma (de pago) en tu empresa.

El programa te permite crear integraciones dentro del departamento de finanzas flujo de trabajo , implemente la automatización para eliminar las tareas manuales de cuentas por pagar y mejore la visibilidad de los gerentes en todas las operaciones financieras.

Tener toda la información en un solo entorno digital facilita la generación de informes que guían la planificación importante de su empresa.

PEAJE

Chargificar es una plataforma dedicada a las empresas de software que venden productos que dependen de suscripciones (mensuales o anuales). El programa facilita todo, desde configurar el modelo de facturación (si se ofrece un período de prueba gratuito, precios de productos, descuentos y montos adicionales) hasta la facturación del día a día, la facturación estandarizada.

La plataforma también genera informes vitales de las tarjetas de sus suscriptores, que incluyen todo, desde las facturas de la empresa y sus variables hasta el comportamiento del consumidor relacionado con el producto.

Libro nuevo

Freshbooks En foque a Pequeñas empresas, ayudándolas a emitir facturas profesionales y personalizables de forma rápida y precisa. El programa le permite crear cierta automatización en el proceso de cuentas por cobrar, como enviar recordatorios a los clientes dentro de un período predefinido.

También puedes monitorear el estado de cada factura, solicitar anticipos de manera automática y generar completos reportes que te permitan identificar quién es el deudor y tomar decisiones que maximicen las ganancias de tu empresa.

Factura.com

La aplicación conecta los procesos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar de la empresa para generar informes detallados de flujo de caja. Específicamente para las cuentas por cobrar, la herramienta emite facturas estandarizadas y personalizables a los clientes y permite la comunicación automática con los consumidores que tienen pagos atrasados.

Además, el software puede programar el envío de facturas en fechas específicas, enviar notificaciones al equipo de finanzas sobre el estado de cada pago y controlar el flujo de todos los fondos hacia y desde los proveedores junto con las ventas.

Integre las herramientas de su equipo de finanzas con el software de gestión para aprovechar los resultados

¿Qué hace que los procesos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar digitales sean diferentes?

En un proceso digitalizado de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, los flujos de trabajo de estos dos dominios pueden integrarse y ubicarse en una plataforma de orquestación de procesos. Con esto, toda la información recibida y pagada por la empresa se centraliza en un mismo ambiente, eliminando la necesidad de documentación, hojas de calculo O la necesidad de intercambios de correo electrónico ilimitados. Esto permite:

• Cada proceso ejecutado genera datos sobre su propio rendimiento , facilitando así la toma de decisiones de los directivos.
• En el caso de las cuentas por cobrar, los pagos de los clientes se controlan más de cerca y no se pierde ninguna factura.
• La morosidad de los clientes se monitorea, registra e impacta en futuros nuevos negocios.
• La información no se pierde en hojas de cálculo abarrotadas de cuentas por cobrar y por pagar, lo que puede provocar errores y pérdida de datos.
• Las facturas emitidas se registran en la plataforma y la información recopilada a través de formularios en línea está estandarizada y es más fácil de preparar.
• Todos los profesionales involucrados en el proceso de cuentas por pagar y cuentas por cobrar conocen sus responsabilidades.

Entonces, las herramientas digitales terminan reduciendo el error humano y completando las actividades más rápido. al permitirte aplicar automatización Para los flujos de trabajo de cuentas por cobrar, como notificaciones preconfiguradas, correos electrónicos de facturación automatizados y más, estos programas también pueden ahorrarle a su equipo un tiempo valioso.

Integre sus herramientas para optimizar los procesos de cuentas por cobrar

Algunas de las herramientas que señalamos para el proceso de cuentas por cobrar son específicas del sector financiero. Sin embargo, para obtener resultados más completos, se pueden conectar a herramientas más completas. como un flujo de trabajo programa de gestion , que le permite crear y mejorar cualquier proceso en todos los departamentos de su empresa.

Además de desarrollar y Mejorar el flujo de trabajo , en estas plataformas también se puede configurar una automatización más completa. Por ejemplo: se desencadenan por acciones en otros procesos departamentales y viceversa. Incluso permite la integración de varios programas diferentes utilizados en diferentes sectores financieros: desde Google Calendar hasta DocuSign (una aplicación para firmar documentos en línea).

¿Cómo funciona el proceso de cuentas por cobrar para las empresas que usan Pipefy?

Usando Pipefy , el proceso de cuentas por cobrar de la empresa es menos propenso a errores y mejora el rendimiento. Pipefy es un software que se puede implementar en cualquier departamento flujo de trabajo software de gestión te hace puede coordinar con eficacia Todos los diferentes procesos de la empresa y manejar cada proceso individualmente.

Con una interfaz visual y fácil de navegar, el software no requiere habilidades de programación para desarrollar flujos de trabajo de cuentas por cobrar eficientes, la automatización puede ser compleja, pero fácil de configurar.

Las herramientas para procesos de cuentas por cobrar como Chargify, Bill.com, Freshbooks e incluso Sage Intacct se pueden integrar con Pipefy para aprovechar sus controles financieros (en aquí Explore todas las integraciones). Pipefy también ofrece Formularios en línea personalizables para permitir la prescripción La recopilación de información para las facturas está estandarizada.

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