Una guía para principiantes para crear un plan de proyecto

Con todas las partes interesadas, los procesos y los plazos que afectan la gestión de proyectos, es fácil quedar atrapado en los detalles y perder de vista los objetivos, a menos que tenga un plan de proyecto. Sin un plan de proyecto, incluso las preguntas básicas como cuánto llevará cada fase del proyecto, cuánto tiempo llevará y cuáles serán los entregables exactos pueden ser difíciles de responder. Con la planificación de proyectos, todos estos factores clave se identifican de antemano para simplificar el proceso y hacer que el proyecto sea eficiente y rentable.

Los planes del proyecto deben tener en cuenta a todas las partes interesadas y sus preocupaciones individuales y colectivas. También cubre algunas de las áreas principales de la gestión de proyectos, como la gestión de riesgos, el alcance y la programación del proyecto. Ya sea que esté familiarizado con estos conceptos o recién esté comenzando, siga leyendo para conocer los conceptos básicos de la planificación de proyectos, lo que significa y la mejor manera de implementarlo.

¿Qué es un plan de proyecto?

El plan del proyecto documenta y define los objetivos, el alcance y la estrategia de implementación del proyecto. Proporciona toda la información logística sobre quién está ejecutando qué paso del proyecto, dónde, cómo y cuándo hacer las cosas, al mismo tiempo que detalla el qué y el por qué del proyecto.

Los diversos pasos de planificación del proyecto cubren las diferentes fases que contendrá el proyecto y sirven como una hoja de ruta para completarlas. Proporcionan una descripción general del proyecto, incluidos detalles sobre la gestión de riesgos, comunicaciones, recursos, control de calidad y otros factores relevantes.

proceso de planificacion de proyectos Esta parte del proyecto debe involucrar a varias partes interesadas diferentes, incluidos aquellos que financian las diferentes etapas del proyecto y quienes utilizarán o se beneficiarán del proyecto una vez que se complete. Además de los empleados cuyas operaciones diarias se ven afectadas por la finalización del trabajo del proyecto, también deben participar los empleados que realizan diferentes pasos de planificación del proyecto.

¿Por qué es importante la planificación de proyectos?

Los planes del proyecto brindan transparencia y responsabilidad sobre aspectos importantes del proyecto, desde el costo hasta la fecha de vencimiento. Además, si la organización no usa un esquema de planificación del proyecto antes de comenzar este trabajo, existen algunos riesgos, al igual que hay varios beneficios al usar un esquema de planificación del proyecto antes de comenzar el proyecto.

Los riesgos incluyen fluencia del alcance Algo así, donde el alcance del proyecto aumenta después de que comienza. El avance del alcance hace que sea difícil completar proyectos, mantener cronogramas y mantenerse dentro de los presupuestos establecidos.

Otro riesgo real de no utilizar los planes del proyecto es el aumento de los costos. Si no determina de antemano cuánto dinero necesitará para capacitar a los nuevos empleados, los costos pueden dispararse fácilmente. Sin un plan de proyecto, las empresas corren el riesgo de no poder lograr la interdependencia. Por ejemplo, es importante comprender cómo el compromiso de TI de crear software nuevo puede afectar su capacidad para ayudar a los usuarios empresariales.

Los beneficios de la planificación de proyectos incluyen:

• predecir: La planificación de cada fase de un proyecto permite a los gerentes determinar quién es el más adecuado para qué tareas y qué recursos necesitan para realizar esas tareas. Por ejemplo, las empresas de construcción pueden determinar qué trabajos requieren qué personas y qué equipo necesitan para poder trabajar en varias ubicaciones o trabajos a la vez.

• hito: El proceso de planificación del proyecto incluye el establecimiento de hitos y tiempos específicos para alcanzarlos. Por ejemplo, si una empresa comienza un proyecto de escritorio virtual para respaldar el trabajo remoto, los hitos incluirán cuando la infraestructura, la arquitectura y la configuración de TI de la nube estén listas para completar el proyecto.

• renovar: Enumerar todos los pasos en un plan de gestión de proyectos es excelente para monitorear cada actividad y proporcionar a las partes interesadas actualizaciones sobre el progreso. Por ejemplo, si la empresa está haciendo proyectos de transformación digital, para automatizar las tareas clave de recursos humanos, como el reclutamiento, la selección y la incorporación de nuevos empleados, el plan del proyecto proporciona un modelo de lo que debe suceder para mantener a todas las partes informadas sobre el progreso.

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Elementos básicos de un plan de proyecto

Un plan de gestión de proyectos profesional incluye información detallada para que la organización pueda obtener beneficios y reducir el riesgo. Los elementos más importantes de un plan de proyecto incluyen:

• Etapa del proyecto: Articular las múltiples fases de un proyecto proporciona estructura y secuencia al proyecto. Cada etapa es una parte importante del proyecto que las partes interesadas pueden observar para comprender lo que deben suceder para pasar a la siguiente etapa o completarla.

• Actividad: Las actividades son trabajos específicos que deben realizarse para que un proyecto avance a través de sus diversas etapas. Es necesario planificar con anticipación lo que requiere cada tarea. Especificar diferentes trabajos durante el proceso de planificación del proyecto proporciona una comprensión detallada de lo que se requiere para lograr los objetivos del proyecto.

• Interdependencia de actividades: Es fundamental evaluar y planificar las interdependencias entre los diversos esfuerzos durante la fase del proyecto. Los líderes de proyecto deben considerar las interdependencias al ordenar, programar y completar tareas para completarlas de manera eficiente. Algunas actividades requieren más recursos o toman más tiempo que otras, por lo que es fundamental comprender cómo una tarea afectará a otras actividades.

• Fechas de inicio y finalización: Delinear los tiempos de inicio y finalización de actividades específicas es fundamental para implementar esas actividades, pagar a las partes o proveedores apropiados y establecer plazos reales para completar el proyecto. También es útil para actualizar a las partes interesadas sobre el progreso.

• hito: Los hitos proporcionan objetivos discretos y sensibles al tiempo hacia los cuales puede trabajar el equipo del proyecto. Estos proporcionan "frutos al alcance de la mano" que pueden demostrar a las partes interesadas que las cosas están avanzando como se esperaba. También son una forma de reconocer las pequeñas victorias que ayudan a impulsar la moral, el interés y el compromiso con el proyecto.

¿Cómo desarrollar un plan de proyecto?

Hay varios pasos para crear un plan de proyecto de alto nivel para programar, implementar y completar el proyecto de manera oportuna. Los pasos más importantes incluyen:

1. Crea una definición

Cree definiciones para factores clave como el alcance, los entregables, las partes interesadas, los requisitos, las métricas de calidad y los criterios de éxito. Los documentos de respaldo, como una declaración de trabajo y un acta de constitución del proyecto, ayudan a identificar esta información. Esta debería ser la parte del plan que consume más tiempo porque no quieres pasar nada por alto. Por ejemplo, es importante entender Cómo los proyectos de TI afectarán a todos los involucrados , incluidas las partes interesadas, como los usuarios comerciales y la alta dirección que lo respaldan.

2. Formalizar el equipo del proyecto

A continuación, debe organizar a los diversos miembros del equipo para respaldar el alcance del plan y las diversas etapas involucradas. Asigne responsabilidades a los miembros del equipo de acuerdo con sus funciones. Por ejemplo, puede organizar por usuarios finales, partes interesadas, científicos de datos, equipos de TI, ingenieros de datos, etc. Participantes en proyectos de inteligencia artificial. Lo más importante es explicar exactamente lo que harán en el proyecto.

3. Evaluación de riesgos

plan de gestión de proyectos Esta parte del proyecto implica identificar cualquier riesgo que la organización pueda enfrentar en el proyecto. Recuerde crear entregables para las personas específicas que monitorearán cada riesgo. Por ejemplo, cuando evalúe los riesgos de migrar procesos críticos de recursos humanos a la nube, haga que los miembros del equipo evalúen cómo cada etapa del proceso afecta a recursos humanos, finanzas, otras unidades comerciales y a la propia organización para garantizar aspectos como la seguridad de los datos.

4. Identificación de recursos

El objetivo de este paso de planificación del proyecto es enumerar los diversos recursos necesarios para el proyecto. Estos recursos están directamente relacionados con los costos. De hecho, después de enumerar los diferentes recursos (como contratistas, infraestructura, nómina y herramientas para proyectos de reducción de espacio de oficinas), es necesario tener una estimación de costos para cada uno de estos temas.

5. Logística adicional

Esta es una de las últimas partes del plan del proyecto, ya que une los cabos sueltos. Específicamente, crea un plan que describe el presupuesto (tanto general como de fases), determina cómo se comunicarán los diferentes actores y, en última instancia, define un cronograma específico para varios aspectos del proyecto. Por ejemplo, cuando la información sensible de identificación personal Cuando (PII) se traslada a la nube, debe haber un mecanismo claro sobre cómo el personal de gobierno de datos se comunicará con Recursos Humanos.

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Técnicas para gestionar planes de proyectos exitosos

Las personas utilizan diferentes técnicas para crear planes de proyectos productivos. Algunos de estos se relacionan con recursos o documentos específicos, mientras que otros se basan en la experiencia en la materia.

estructura de desglose del trabajo

Un documento de estructura de desglose del trabajo es una herramienta eficaz para dividir un proyecto completo en fases y actividades, así como para asignar paquetes de trabajo, subproyectos y entregables. Por ejemplo, al automatizar los procesos de contabilidad o de recursos humanos mediante la Automatización robótica de procesos, la estructura de desglose del trabajo dictará lo que esos departamentos (además del equipo de TI, el personal de cumplimiento y gobierno de datos y la alta dirección) deben hacer para realizar el trabajo.

Estudio de factibilidad

Otra técnica para optimizar el valor planificado de un proyecto es comenzar con un estudio de factibilidad, un método para identificar las fortalezas y debilidades potenciales de un proyecto para determinar si el proyecto debe seguir adelante. Al evaluar factores como el costo, el tiempo de creación de valor, la gestión de cambios y más, las empresas pueden comprender si proyectos como la actualización de su infraestructura de TI con un enfoque nativo de la nube son realmente beneficiosos.

reunión ordinaria

Las reuniones regulares son muy importantes para mantener a todos involucrados en el progreso del proyecto y asegurarse de que las cosas van según lo planeado. Es una buena idea comenzar a trabajar en el proyecto (fase de implementación o ejecución) y tener una reunión de todo el proyecto para despertar el entusiasmo por el proyecto e informar a todos sobre los objetivos clave. También debe haber reuniones periódicas para informar informes de estado y actualizaciones.

Las 5 preguntas principales para crear un plan de proyecto

Las primeras cinco preguntas del proyecto ayudan a Desarrollar un plan de proyecto La creación temprana de definiciones clave. Éstos incluyen:

por qué	Comprender la razón de ser y los objetivos del proyecto.
qué	Evaluar sus actividades y entregables
OMS	Una visión general de las partes interesadas involucradas
cómo	Revelar todo el proceso, etapas y sub-etapas
cuando	Establecer dependencias y plazos

Por ejemplo, hacer estas preguntas sobre la inversión en nuevas soluciones de gobierno de datos para cumplir con las regulaciones de PII proporcionará información importante como base para la planificación del proyecto.

Cómo puede ayudar la gestión de procesos empresariales

Gestión de Procesos de Negocio (BPM) El software puede mejorar y optimizar todos los aspectos del proceso de planificación del proyecto, desde la lluvia de ideas inicial hasta la implementación. Brinda muchos beneficios para ayudar a las organizaciones a mejorar estos pasos, que incluyen:

• automatización: El software BPM sin código puede automatizar muchos pasos clave de planificación de proyectos y ponerlos en práctica. Específicamente, pueden automatizar aspectos como la asignación de recursos, el desarrollo de cronogramas, la estimación de costos y la gestión de equipos. Usarlos es más eficiente que usar métodos manuales para estas tareas, especialmente para proyectos grandes.

• monitor: Las soluciones de BPM aprovechan las herramientas de informes y tableros con capacidades de desglose para proporcionar una vista única de detalles granulares y de alto nivel de los últimos desarrollos de proyectos. También hay módulos para monitorear los costos y el consumo de recursos.

• cooperación: El software BPM sin código permite la colaboración, ya sea en el sitio o distribuida en ubicaciones remotas. Permite que los equipos se comuniquen, vean cómo progresa una actividad o fase particular de un proyecto y trabajen juntos sin importar cuán separados puedan estar sus trabajos en el proyecto.

• ahorrar tiempo: Las empresas pueden ahorrar mucho tiempo implementando proyectos cuando usan el software BPM. Desde la programación hasta el mapeo de dependencias entre tareas, estas herramientas sin código permiten a las empresas concentrarse en acciones significativas que ayudan a que los proyectos se realicen.

Cómo crear un plan de proyecto con Pipefy

Cuando utiliza el software BPM sin código de Pipefy para gestión de proyectos , llegarás a tiempo y a tiempo, sin perder el tiempo en tareas manuales y repetitivas.

Estandarice tareas, automatice el trabajo, reciba solicitudes de nuevos proyectos y visualícelos de principio a fin sin la molestia de cambiar de herramienta. Y, si su proyecto tiene conexiones con otros proyectos o procesos, centralícelos todos en un portal y agregue categorías, documentos y enlaces para que las partes interesadas tengan todo lo que necesitan en una sola página.

Con Pipefy, puedes:

• Establece plazos y SLAs para cada fase del proyecto. Los plazos son visibles y todos se mantienen encaminados.
• Incluya condiciones y campos obligatorios, envíe notificaciones automáticas por correo electrónico y adjunte nuevos archivos en cada paso.
• Utilice la vista Kanban o Calendario para ver todo el proyecto y solucionar los cuellos de botella antes de que se conviertan en un problema.

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