¿Qué es la estandarización de procesos de negocio?

Definición de estandarización de procesos comerciales

La estandarización de procesos comerciales es una forma unificada y autorizada por la empresa de llevar a cabo importantes procesos comerciales. Permite que cualquier proceso se ejecute de la misma manera cada vez.

La estandarización de procesos comerciales garantiza que procesos como la contabilidad o el cumplimiento normativo se realicen de la misma manera cada vez y de la manera más eficiente posible.

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Cómo funciona la estandarización de procesos comerciales

La estandarización de procesos funciona mediante la implementación de mejores prácticas diseñadas para maximizar la eficiencia y eficacia de los procesos. Estas mejores prácticas generalmente implican cierta automatización y no cambiarán a menos que ocurran primero aspectos del proceso en sí.

Por ejemplo, el proceso de emitir una cotización de cliente para un seguro de automóvil implica recopilar diferentes datos y completar varios pasos. La estandarización de procesos comerciales define cómo se realizará ese proceso, por lo que se realiza de la misma manera y en el mismo orden cada vez que un cliente solicita una cotización.

Estandarización e integración de procesos comerciales: ¿cuál es la diferencia?

estandarización de procesos de negocio El orden y la unidad se crean en el proceso empresarial. Esto proporciona responsabilidad general sobre quién hace qué y cómo, y arroja luz sobre cualquier problema que pueda surgir.

integración de procesos de negocio Conecte sistemas como procesos, aplicaciones y software con una plataforma de gestión de procesos empresariales para agilizar las operaciones comerciales.

Juntas, estas dos prácticas conectan y consolidan información importante en un solo lugar y crean una forma unificada y consistente de ejecutar flujos de trabajo de procesos para una mejor gestión de procesos.

La importancia de la estandarización de los procesos de negocio

La estandarización de procesos se realiza a través de Automatización de Procesos de Negocios (BPA) o Gestión de Procesos de Negocio (BPM) y otros métodos para realizar el primer paso de la automatización de procesos. Para 2026, se espera que el mercado de BPM crezca Ampliado a $ 16 mil millones, que ilustra la importancia de automatizar procesos estandarizados para las organizaciones.

La automatización de procesos estandarizados es esencial para la transparencia y la trazabilidad. También es necesario explicar los resultados de estos procesos, por ejemplo, por qué una compañía de seguros podría tomar una decisión determinada sobre la decisión de un cliente. No en vano, la CAGR para la automatización de procesos estandarizados con BPM es entre 2023 y 2025 creció a una tasa del 10,5%.

La estandarización de procesos comerciales también es necesaria para responsabilizar a los empleados por sus acciones al proporcionarles procedimientos establecidos para completar ciertas tareas en el flujo de trabajo. Sin estandarización, los empleados pueden hacer lo que quieran, lo que crea riesgos y puede comprometer la precisión de la información en el flujo de trabajo.

Los beneficios de la estandarización de procesos de negocio

La estandarización tiene varios beneficios que agregan valor a las empresas que buscan unificar la forma en que se realizan varios procesos. Algunos de los beneficios más atractivos incluyen:

eficiencia general	Los usuarios pueden completar el proceso con la menor cantidad de recursos posible mientras optimizan el valor que obtienen de él. Esto conduce a costos generales más bajos, que es un resultado natural de una mayor eficiencia. Confíe en la estandarización de procesos para respaldar hiperautomatización Tendrá como resultado costos operativos hasta 2023 30% más bajo.
mayor productividad	Cuando las organizaciones utilizan las mejores prácticas para optimizar los procesos comerciales, pueden aumentar significativamente la productividad. Como uno de los pasos iniciales en la implementación de la automatización inteligente de procesos (IPA), la estandarización de procesos comerciales ayuda a convertir el tiempo de proceso directo facilitado por IPA 50-60% de reducción.
mayor satisfacción del cliente	Otro beneficio de la estandarización de procesos es una mayor satisfacción del cliente y un mejor servicio al cliente. Por ejemplo, los procesos estandarizados aumentan la productividad y la eficiencia, lo que reduce el tiempo valioso de los clientes que esperan las visitas al médico. como uno de los senos más de $7 mil millones.
Cumplimiento	Las empresas en campos altamente regulados, como las finanzas o la atención médica, deben cumplir con muchas regulaciones. Las violaciones de regulaciones como el RGPD pueden resultar en multas de cientos de miles o incluso millones de dólares, que pueden imponer sanciones de hasta 4% de ingresos anuales. Los procesos estandarizados garantizan que los empleados sigan los pasos correctos para cumplir, de modo que las empresas no se vean afectadas por estas duras sanciones.
Auditabilidad	Las organizaciones ya no tienen que perder el tiempo tratando de averiguar cómo tomaron decisiones o cómo se perdieron los datos de alguien. La transparencia de los procesos estandarizados es ideal para auditar estos problemas y mostrar exactamente lo que sucede con una función comercial específica.

3 pasos para construir un marco de estandarización de procesos de negocio

Puede comenzar la estandarización de procesos comerciales y la integración de fuentes de datos relacionadas con los siguientes tres pasos clave. Estos aseguran que el proceso no solo sea uniforme, sino también lo más eficiente y beneficioso posible. Los tres pasos incluyen:

1. Proceso de análisis

Este es el punto de partida para que las organizaciones exploren las diferentes formas en que pueden ejecutar el proceso y decidir cuál proporciona el mayor valor, al tiempo que reducen el tiempo y los recursos necesarios para lograr sus objetivos. Por ejemplo, si Su objetivo es reembolsar los gastos , primero debe buscar diferentes cambios para lograr esto.

La implementación de este paso requiere enumerar todas las fuentes de datos relevantes, los formularios y campos que los requieren, y las fuentes posteriores y las personas involucradas en la aprobación y emisión del reembolso.

Es importante considerar cualquier programa repetido para elegir el mejor programa. Este paso es beneficioso porque es exhaustivo, considera todas las posibilidades y proporciona el mejor valor para cada uno para maximizar la productividad.

2. Crear e implementar estándares.

El segundo paso en la estandarización del proceso es repetir uniformemente el proceso cada vez que sea necesario. No es suficiente crear procedimientos estándar para ciertos trabajos, como el reclutamiento de empleados, también debe asegurarse de que se cumplan. La mejor manera de lograr este paso es poner los procesos individuales en este proceso en flujo de trabajo medio.

Esto podría implicar crear un anuncio para un puesto vacante, colocarlo en una plataforma ampliamente utilizada como Indeed, revisar las respuestas utilizando algún tipo de lector de currículum automatizado, asegurarse de que las personas adecuadas revisen a los candidatos calificados e invitarlos a completar una evaluación de empleo o participar. entrevista. El beneficio de este paso es que las capacidades de automatización de las soluciones de flujo de trabajo de la competencia pueden simplificar y acelerar estos procesos, de modo que las organizaciones puedan optimizar su usabilidad general.

3. sigue mejorando proceso

El paso final es evaluar los cambios, mejoras y adiciones al proceso. Hay un análisis del flujo de trabajo para revelar cuánto tiempo lleva cada paso del proceso, lo que revela información sobre cómo mejorarlo. Al analizar constantemente los procesos, las organizaciones se aseguran de que sigan siendo viables y lo más útiles posible. Por ejemplo, es una buena idea ver dónde se utilizan el aprendizaje automático y varios aspectos de la inteligencia artificial para acelerar el proceso de incorporación de clientes para que pueda entregar pólizas de seguro más rápido que sus competidores.

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