¿Qué es Cuentas por Pagar? Definiciones, Ejemplos y Procesos

La empresa compra bienes a crédito todos los días. Las empresas no siempre tienen efectivo disponible para cubrir los gastos iniciales, por lo que rastrean las facturas y eventualmente pagan cuando generan suficiente dinero con la venta de bienes y servicios. Esto suena como una gran solución en teoría, pero el acto de revisar facturas, órdenes de compra, contratos y otros acuerdos requiere mucha atención a los detalles.

Aquí es donde entran las cuentas por pagar. La efectividad del departamento de cuentas por pagar puede afectar:

• La posición de caja de su empresa.
• Cómo interactúa su empresa con los proveedores.
• La calificación crediticia de su empresa.

Por lo tanto, su equipo de cuentas por pagar y los procesos que utilizan deben ser una máquina bien engrasada. En este artículo, aprenderá más sobre el papel de las cuentas por pagar, cómo se relaciona con Cuentas por cobrar diferencia y cómo hacer que su proceso de AP sea lo más eficiente posible.

¿Qué es Cuentas por Pagar?

Un equipo sólido de cuentas por pagar (AP) es un recurso invaluable para cualquier organización. El equipo de AP es responsable de rastrear los pasivos y pagar las facturas de la empresa. Este trabajo afecta directamente las previsiones financieras y los estados financieros trimestrales de la empresa.

Los miembros del equipo de AP deben prestar mucha atención a los detalles, ya que cualquier error de AP puede generar una variedad de problemas. Por ejemplo, omitir las facturas de los proveedores o retrasar el registro de los gastos puede dar lugar a que falten obligaciones en el balance y la cuenta de resultados de una empresa. Por el contrario, registrar accidentalmente un gasto dos veces puede resultar en pasivos y gastos inflados.

Sin un proceso de cuentas por pagar eficiente y bien administrado, los líderes y accionistas de la empresa no tendrán visibilidad del desempeño y la salud financiera de la empresa.

Cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar a menudo se confunden. Aunque las dos disciplinas son similares y ambas caen bajo el paraguas de las finanzas, tienen claras diferencias. Las cuentas por cobrar son la cantidad que los clientes deben a la empresa. Las cuentas por pagar, por otro lado, se refieren a la cantidad que una empresa debe a sus proveedores.

Las cuentas por pagar se clasifican como pasivo corriente, mientras que las cuentas por cobrar se clasifican como activo corriente. Por lo tanto, las cuentas por cobrar pueden ser compensadas por provisión de dudoso cobro, mientras que las cuentas por pagar no tienen esta compensación. Otra diferencia entre Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar es que las Cuentas por pagar generalmente se usan para crear productos. Las empresas necesitan comprar materiales (cuentas por pagar) para producir los bienes que venden (cuentas por cobrar).

En última instancia, tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar se utilizan para el análisis de liquidez. Una empresa saludable tendrá suficientes fondos de cuentas por cobrar para cubrir sus cuentas por pagar pendientes.

¿Cuál es el proceso de cuentas por pagar?

El proceso de cuentas por pagar es el método que tiene la empresa para pagar sus facturas (fuera de la nómina). Como se mencionó anteriormente, esta característica es extremadamente importante para las organizaciones, ya que afecta el flujo de efectivo, los estados financieros, las relaciones con los proveedores y las calificaciones crediticias. El proceso de AP puede ser realizado por un solo tenedor de libros en una pequeña empresa, un pequeño empleado de AP en una empresa mediana o todo un departamento de cuentas por pagar en una organización grande.

Antes de que se pueda registrar una factura en el sistema de contabilidad, debe mostrar lo que ordenó la empresa y lo que recibió, todo con las unidades, los cálculos y los totales correctos. Por lo general, los procesos de AP tienen controles internos para: evitar el pago de facturas inexactas y fraudulentas, evitar pagos dobles o en exceso, y tener en cuenta todas las facturas.

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Pasos de procesamiento de cuentas por pagar

Hay muchos pasos necesarios en este proceso, incluida la creación de órdenes de compra, la recepción de informes y facturas, la verificación de la precisión de los registros, la realización de pagos y la actualización de registros.

Para entender cómo funciona el proceso, aquí hay un desglose de cada paso:

1. Complete la orden de compra

La preparación y distribución de órdenes de compra es el primer paso en el proceso de AP. Una orden de compra (PO) registra los productos que una empresa solicita a un proveedor. Una orden de compra contiene: número de orden de compra, fecha de preparación de la orden de compra, nombre de la empresa, nombre del proveedor e información de contacto, una descripción del artículo comprado (incluida la cantidad y el método de envío) y el artículo en el que se espera que el comprador reciba el pedido. artículo.

A menudo, las órdenes de compra se distribuyen a varias personas para garantizar que su información sea correcta. Orden de compra emitida para: la persona que prepara la orden de compra, la persona que solicita la orden de compra, el proveedor, el departamento de AP y el departamento de recepción.

2. Procesamiento de informes de recepción

Una vez que se reciben los bienes o servicios, Cuentas por pagar necesita realizar un seguimiento del artículo en forma de informe de recepción. El informe detalla cuándo se recibieron los bienes y su cantidad y calidad. Luego, el informe de recepción se compara con la información de la orden de compra y, finalmente, con la factura del proveedor.

3. Recibir y procesar facturas de proveedores

Los proveedores envían facturas a empresas que venden bienes o servicios a crédito. Después de recibir la factura, AP verifica que la factura coincida con el informe de recepción y la orden de compra. Después de que AP apruebe la factura, el monto de la factura se acreditará en la cuenta de AP y se debitará de otra cuenta como gasto o activo.

4. Use la coincidencia de tres vías para verificar la precisión

La "coincidencia triple" se refiere al sistema de cuentas por pagar que verifica las facturas de los proveedores. El equipo de Cuentas por pagar intenta hacer coincidir las órdenes de compra de la empresa, los informes de recepción y las facturas de los proveedores. Si los tres documentos coinciden, la factura se ingresará en la cuenta de AP y se organizará el pago.

5. Uso de cupones (si corresponde)

Además de la coincidencia tripartita, algunas empresas usan credenciales para probar la integridad del proceso de AP. El comprobante es la portada de los documentos de respaldo (orden de compra, informe de recibo, factura) e indica varias aprobaciones, números de cuenta y otra información relevante. Cuando se paga una factura, el comprobante, una copia del cheque correspondiente y todos los archivos adjuntos se almacenan en un archivo. Todos los documentos se sellarán con "PAGADO" para garantizar que no haya doble pago.

6. Pago puntual

Los pagos deben procesarse en o antes de una fecha de vencimiento predeterminada por el proveedor y la empresa compradora. Los proveedores a menudo prefieren ciertos métodos de pago y, a veces, incluso ofrecen descuentos. Los equipos de AP deben estar atentos a estas ofertas y pagar a los proveedores de la manera que les gusta y esperan.

Pagar a los proveedores a tiempo es fundamental para mantener una buena relación. Cuando los proveedores saben que se les pagará a tiempo, es más probable que recomienden la empresa a otras empresas. Además, los proveedores que pagan a tiempo pueden incluso recibir incentivos para producir mejores materiales o servicios.

7. Actualizar registros

Una vez pagado, el AP cerrará la cuenta del libro mayor del proveedor, reduciendo así la responsabilidad incurrida al comprar bienes o servicios. En este punto, el monto que aparece en el sistema como "a pagar" ya no se considerará un pasivo. El departamento de AP luego actualiza todos los registros relacionados con este pago en su sistema contable.

Las copias de los cheques finales, los detalles de la cuenta bancaria del proveedor, los comprobantes de pago o las coincidencias triples, las facturas originales, las órdenes de compra y las solicitudes de recepción de mercancías se aprueban y almacenan en libros o software de contabilidad. Si bien esto puede parecer un proceso sobrecargado, estos materiales deben estar disponibles para su revisión durante las actividades contables de fin de mes y en cualquier disputa de pago que pueda surgir en el futuro.

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Consejos y trucos para administrar el proceso de cuentas por pagar

Como puede ver, hay muchos pasos manuales en el proceso de cuentas por pagar. Para reducir el potencial de error humano, muchas empresas mejoran su juego implementando las mejores prácticas de AP. Algunas de estas actividades son:

• Configurar recordatorios de pago. Los recordatorios respaldan las relaciones con los proveedores al ayudar a los equipos de AP a pagar siempre a los proveedores a tiempo.

• Cree procesos trazables. La trazabilidad permite que AP y cualquier otra unidad comercial Propósito de la auditoría Revisar y verificar todos los pagos.

• Mantener las relaciones con los proveedores a través de la automatización.. Automatización de Procesos AP Estas mejores prácticas se pueden desarrollar y también eliminan la necesidad de papel y reducen el tiempo y el costo de procesamiento de AP. Además, el software AP a menudo se integra directamente con el ERP de una organización. Esto hace que la tarea de preparar estados financieros sea increíblemente fácil.

3 beneficios clave de los procesos organizados

Un proceso organizado de cuentas por pagar hace que el proceso sea más preciso. Esto se debe a que el pago de facturas tiene muchos efectos duraderos en el crédito de la empresa, las relaciones con los proveedores e incluso el rendimiento de las ventas. cuando AP paga las facturas a tiempo , los proveedores cumplirán con los pedidos a tiempo y los productos de la empresa se crearán y venderán a tiempo.

Además del impacto duradero de pagar las facturas a tiempo, ejecutar Proceso Organizado de Cuentas por Pagar Hay otros beneficios, que incluyen:

1. optimización del tiempo

Cuando organiza su proceso de AP, todas las cuentas se ordenan por fecha de pago, por lo que simplemente puede iniciar sesión y pagar. Al hacerlo, reduce el riesgo de errores y el tiempo dedicado a monitorear pagos y procesos, lo que le permite concentrarse en tareas más estratégicas.

Teniendo en cuenta que la mayoría de los pagos se pueden realizar electrónicamente en estos días, su proceso puede simplificarse aún más. Su proceso de AP se puede automatizar por completo al integrar su proceso con los sistemas financieros existentes. adoptar nuevo Proceso de cuentas por pagar Después de eso, los equipos pueden monitorear, rastrear, pagar e informar fácilmente sobre todos los pagos salientes.

2. Más oportunidades para ahorrar dinero

Teniendo en cuenta que la mayoría de los pagos se pueden realizar electrónicamente en estos días, su proceso puede simplificarse aún más. Su proceso de AP se puede automatizar por completo al integrar su proceso con los sistemas financieros existentes. Con el nuevo proceso de cuentas por pagar, los equipos pueden monitorear, rastrear, pagar e informar fácilmente sobre todos los pagos salientes.

El seguimiento de sus métricas de AP también brinda oportunidades para ahorrar dinero. Al analizar sus procesos, puede evaluar qué proveedores son servicios críticos para su negocio, con cuáles es más fácil trabajar y dónde puede reducir costos.

3. posibilidad de renegociacion

De vez en cuando, es posible que no pueda pagar facturas o servicios a tiempo. Si este es el caso, comuníquese con su proveedor con anticipación e intente renegociar la fecha de vencimiento. Esto preserva su relación y puede ahorrarle algo de dinero a una tasa de interés más baja. Sin embargo, si no tiene una visión clara de su proceso de pago, perderá estas oportunidades.

En general, un riguroso proceso de cuentas por pagar garantiza que la empresa: no incurra en multas atrasadas o clientes que paguen en exceso, mantenga un flujo de efectivo constante y proporcione a las partes interesadas una imagen precisa de la salud financiera de la empresa.

Beneficios de la automatización de procesos de cuentas por pagar

Cualquier negocio de alto funcionamiento necesita un equipo AP de primer nivel. Su factura debe ser revisada cuidadosamente para verificar su exactitud y pagada a tiempo. Los resultados del trabajo de AP deben reflejarse adecuadamente en los estados financieros generales de su empresa. Este proceso a menudo requiere muchos pasos manuales y tediosos, por lo que no se debe pasar por alto el poder de automatizar este proceso.

Automatizar el proceso de AP le ahorrará mucho tiempo a su equipo de contabilidad y le ahorrará dinero e influencia a su empresa. Pipefy Software como, proporciona plantillas de flujo de trabajo AP plug-and-play modernas que se pueden adaptar específicamente para cualquier organización. Con estas plantillas, su equipo de AP nunca volverá a incumplir los plazos de pago, generará confianza con los proveedores y facilitará las solicitudes de pago para sus empleados.

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