Optimización de procesos comerciales: una guía paso a paso para BPO

Guía de optimización de procesos comerciales (BPO)

Para que una empresa funcione de manera óptima y logre sus objetivos, es necesario crear procesos comerciales para organizar, simplificar y conectar tareas y flujos de trabajo entre departamentos y operaciones.

Esto requiere una inversión de tiempo y recursos para diseñar procesos que faciliten una colaboración y comunicación exitosas. Sin embargo, una vez que se crea un proceso, existe otra práctica que es crítica para mantener los procesos comerciales funcionando sin problemas: la optimización de procesos comerciales.

Pero antes de profundizar en lo que es la optimización de procesos comerciales, es importante comprender la definición de un proceso comercial. Una Procesos de negocio Sí:

1. Una secuencia de estructuras que transforman la entrada en salida. Tareas o pasos y flujos de trabajo.
2. clasificado como primario Uno de los tipos de procesos de negocio : núcleo, soporte o cola larga.
3. Esencial para organizar actividades que apoyen las operaciones comerciales y alcancen los objetivos.

Una vez que tenga la base en su lugar, debe comprender la optimización de procesos comerciales, cómo aprovechar las herramientas de optimización de procesos comerciales y los pasos que debe seguir para comenzar a optimizar sus propios procesos comerciales.

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¿Qué es la optimización de procesos de negocio?

Business Process Optimization (BPO) es la práctica de optimizar los procesos existentes para hacerlos más eficientes, lo que a su vez conduce a procesos más eficientes y rentables. En otras palabras, BPO es la práctica de mejorar los procesos para hacer un mejor uso de los recursos existentes.

Mejora de Procesos de Negocio y Optimización de Procesos de Negocio

La Optimización de Procesos de Negocios a veces se puede denominar Mejora de Procesos de Negocio , pero hay diferencias sutiles entre las dos prácticas. Estas son las principales diferencias y similitudes:

optimización de procesos de negocio	Mejora de Procesos de Negocio
– La práctica de encontrar nuevas formas de mejorar la eficiencia del proceso y aumentar el rendimiento y la producción – Crear procesos más lógicos y rentables	– La práctica de encontrar nuevas formas de hacer que los procesos sean más rápidos y precisos – Crear un proceso más consistente
– ejercicio continuo; Gestión de Procesos de Negocio vital	– Ejercicio continuo; esencial para la gestión de procesos de negocio
– A menudo implica aprovechar los recursos existentes o consolidar las herramientas utilizando una única herramienta más rentable para simplificar las operaciones y aumentar los ahorros.	– A menudo implica agregar nuevo software o herramientas para mejorar la confiabilidad de los procesos y la pila existente de la empresa.
– La optimización se puede aplicar a las mejoras de procesos para lograr los resultados deseados	– Si la optimización no produce los resultados esperados, se pueden aplicar mejoras

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Ejemplo de optimización de procesos comerciales

Para ilustrar cómo se puede aplicar la optimización de procesos comerciales a su organización, aquí hay dos ejemplos.

Finanzas: Proceso de Cuentas por Pagar

• efecto: Pague las facturas de los proveedores antes de la fecha límite especificada para evitar cargos.
• Desafío: Debido a la falta de proceso estructurado , el tiempo de aprobación es demasiado largo. Retrasos en los pagos porque las solicitudes se pierden en una bandeja de entrada desordenada.
• mejoramiento: Las personas dedicadas son responsables de aprobar las facturas, agilizar la entrada de mercancías y vincular el software existente con los procesos para mejorar la comunicación y la precisión. O bien, cree una automatización que enrute los pagos a las personas adecuadas.
• resultado: Las aprobaciones se envían y procesan desde una sola plataforma, las actualizaciones de estado ya no toman tiempo para desplazarse por las bandejas de entrada, los pagos se procesan rápidamente y por adelantado; la información es consistente y precisa

RRHH: proceso de incorporación de empleados

• Role: Una vez que el nuevo empleado firme y devuelva la carta de oferta, recuérdeles a los nuevos empleados de TI sus necesidades de equipo.
• desafío: Los equipos de recursos humanos están gestionando una gran cantidad de nuevas contrataciones, lo que crea una acumulación de solicitudes que deben crearse manualmente y enviarse a TI.
• mejoramiento: Se ha agregado automatización para simplificar la comunicación entre departamentos y notificar a los equipos de TI por correo electrónico o aplicación de mensajería cuando se reciben ofertas de aceptación firmadas.
• resultado: Recursos humanos elimina la repetición del trabajo y la redundancia, lo que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores; TI alerta automáticamente a los nuevos empleados, su fecha de inicio, el equipo necesario y cuándo se debe enviar o configurar el equipo.

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Por qué es importante la optimización de procesos empresariales

La optimización de los procesos comerciales es importante porque mejora la eficiencia de los procesos al:

• Elimine los cuellos de botella o redundancias que afectan la salida del proceso.
• Mejore la colaboración y los vínculos entre los procesos centrales, estratégicos y de gestión.
• Optimice las actividades para aumentar la eficiencia y la productividad de los procesos, y aumente el tiempo, los recursos y el ahorro financiero.
• Reduzca el riesgo al evitar errores y reprocesos

BPO facilita que los equipos determinen cómo utilizar mejor los recursos existentes, reducir costos, estandarizar flujos de trabajo y procesos, crear resultados consistentes, seguir el ritmo de los competidores y mejorar la productividad y la calidad de salida, todo lo cual puede conducir a operaciones comerciales más eficientes.

Cómo optimizar los procesos de negocio en 5 pasos

Comience con este marco de optimización de procesos comerciales:

Paso 1: identificar y analizar los procesos que deben optimizarse

Comience por identificar los procesos que deben optimizarse y por qué. Estos procesos suelen compartir las siguientes cualidades:

• Silos de datos o colaboración
• problema de traspaso
• Bloqueo de rendimiento para salida retrasada.
• Retrabajo o despidos.
• Errores debidos al procesamiento o ingreso manual de datos.
• Cualquier problema de colaboración o comunicación que pueda resolverse fácilmente reestructurando los recursos existentes.

Una vez que haya identificado el proceso tal como está que debe optimizarse, es hora de determinar qué esperar.

Recuerde: el objetivo de la optimización de procesos comerciales es mejorar la eficiencia de los procesos existentes. Esto significa comprender lo que falta en su proceso e implementar cambios para que funcione mejor, en lugar de intentar reinventarlo.

Paso 2: Establecer KPI

Para saber si las optimizaciones que identifica están generando los resultados que desea, es importante establecer indicadores clave de rendimiento. Esto ayuda a realizar un seguimiento de las optimizaciones, medir si mejoran la eficiencia del proceso y crear recomendaciones basadas en datos para cualquier otra optimización o mejora.

Paso 3: Proceso de reelaboración y recursos existentes

Aquí es donde realmente comienza el trabajo. Ahora que se identificaron los problemas/brechas y las optimizaciones, es hora de implementarlas. Podría verse así:

desafío	mejoramiento
productividad	– Optimice las aprobaciones o solicitudes para acelerar la producción – Digitalice tareas o actividades manuales – Extraiga datos de procesos para informar decisiones estratégicas que impactan en la productividad – Elimine silos
comunicación y colaboración	– Actualizaciones y notificaciones automáticas entre las partes interesadas y los propietarios de los procesos – Estandarice las tareas que carecen de estructura y visibilidad
embotellamiento	– Eliminar las redundancias que dificultan el flujo de trabajo

Paso 4: Supervisar y medir la optimización

Una vez optimizado, se puede monitorear y medir contra los KPI establecidos en el Paso 2. La optimización funciona si se mejoran la comunicación y la colaboración, se reducen los cuellos de botella y se aumenta la producción. Sin embargo, si la optimización es insuficiente, entonces es hora de revisar y encontrar el origen del problema.

Paso 5: Repita según sea necesario

Cuando optimiza los procesos comerciales, se convierte en una práctica común repetir y volver a trabajar según sea necesario y donde sea necesario. A medida que evolucionan los procesos comerciales, es posible que las optimizaciones que alguna vez funcionaron ya no se apliquen.

Cómo la automatización low-code puede optimizar sus procesos comerciales

Debido al uso óptimo de los recursos existentes, es importante saber qué recursos tiene a su disposición, ya sean personas, tecnología o datos.

Para muchas empresas, Automatización de código bajo es la clave para mejorar el proceso. Esto se debe a que el código bajo facilita que los equipos construyan, modifiquen, automaticen y escalen sus procesos. La automatización de código bajo respalda los esfuerzos de optimización y los esfuerzos de gestión de procesos al proporcionar a los equipos comerciales un conjunto de herramientas fáciles de usar, mientras mantiene a los equipos de TI en control.

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