Modelado de procesos de negocio: todo lo que necesita saber

Las operaciones diarias de su organización dependen de varios procesos. Pero, ¿realmente los conoces? Hacer un seguimiento de cada paso y sus conexiones sin ayudas visuales es una tarea abrumadora: ahí es donde entra en juego el modelado de procesos comerciales.

Llevándote de principio a fin Visualice todo el proceso, el modelado se puede utilizar como análisis y Mejorar Una valiosa herramienta para los procesos de negocio de todos los tamaños posibles.

¿Qué es el modelado de procesos de negocio?

El modelado de procesos de negocios es la práctica de representar procesos visualmente. Estos modelos suelen adoptar la forma de diagramas de flujo o diagramas que muestran todos los pasos del proceso y cómo se relacionan entre sí.

Esta es la implementación Gestión de Procesos de Negocio (o BPM) pasos clave de la estrategia. BPM es una práctica de toda la organización que implica modelar, analizar y optimizar los procesos comerciales con el objetivo de mejorar la eficiencia de sus operaciones.

Su componente de modelado permite a los propietarios de procesos identificar visualmente cada paso y comprender mejor cómo funciona la ejecución. Esto implica el estado actual de los procesos (es decir, son "tal cual") y su estado futuro deseado esperado.

dedicado Una plataforma BPM es esencial para crear y optimizar modelos de procesos de negocio. Por ejemplo, las alertas y los indicadores de usuario pueden ayudar a acelerar los tiempos de clasificación y entrega entre los pasos del proceso. Los datos históricos también se pueden usar para tomar decisiones más informadas sobre cómo mejorar el modelo en el futuro.

El modelado define los pasos que componen el proceso, aclara quién es responsable de ejecutarlos, muestra posibles cambios en el proceso, indica la duración esperada y la importancia de cada paso, y más. Al rastrear y monitorear el desempeño de cada etapa de su modelo, puede identificar mejor las ineficiencias, y desarrollar nuevos procesos para Minimizar problemas futuros.

P.ej, Incorporación de clientes es un proceso importante y complejo que puede beneficiarse de la construcción de modelos visuales. Desea asegurarse de que se satisfagan las necesidades únicas de cada cliente, lo que requiere una sucursal con muchos procesos cambiantes. Sin un mapeo caso por caso, es posible que los miembros de su equipo no puedan hacer un seguimiento de los casos más complejos, y los clientes estarán confundidos e insatisfechos.

o imagina Reembolso , otro proceso que muchas empresas utilizan todos los días. Los empleados quieren saber exactamente qué deben hacer al enviar un pedido y qué etapas atravesará la solicitud antes de recibir un reembolso. Crear y compartir plantillas de procesos mantiene a todos los miembros del equipo al tanto de cómo se manejan los reembolsos de gastos y reduce la frustración entre los empleados y los equipos de recursos humanos.

Beneficios del modelado de procesos

El modelado de procesos comerciales proporciona una visión holística del proceso y brinda una comprensión más detallada de los pasos involucrados. Esto hace Se vuelve más fácil identificar redundancias, pasos innecesarios y cuellos de botella en el rendimiento. Estos beneficios se aplican a cada parte de su negocio, desde el servicio al cliente hasta la contabilidad y las ventas.

El modelado también elimina cualquier ambigüedad sobre los pasos a seguir al ejecutar el proceso. Todos los miembros del equipo conocen exactamente sus responsabilidades y roles. Esto mantiene a sus empleados alineados y les facilita la comunicación y la colaboración.

Como se ha mencionado más arriba, El modelado de procesos de negocio es una parte clave de BPM. Sin visualizar los procesos de su organización, es imposible diagnosticar con precisión los problemas y determinar mejoras significativas. Al optimizar los procesos, BPM aumenta la productividad de cada empleado y, en última instancia, mejora los resultados comerciales.

ciclo de vida del modelado de procesos de negocio

El modelado de procesos de negocio es solo el primer paso. De vez en cuando, es necesario modificar el modelado para agregar pasos o cambiar pasos que ya existen.

Es importante revisar los procesos de negocio cuando:

• Cambios en las metas y estrategias de la empresa;
• El equipo crece mucho y las nuevas funciones comienzan a formar parte de la rutina diaria;
• Han surgido nuevos problemas que necesitan ser resueltos.

Dicho esto, el modelado debe revisarse cada vez que algún cambio importante tenga algún impacto en el proceso.

El ciclo de vida del modelado dependerá de lo anterior. También puede definir un período de tiempo para que se realice la revisión, como cada 3, 6 o 12 meses.

Aunque el ciclo de vida depende de factores externos, si no está seguro de si es hora de una auditoría, aquí hay algunas cosas que debe considerar:

• Planificación estratégica: Si alguna investigación de mercado o nuevos escenarios afectan su negocio, vea si afectan su modelado de procesos de alguna manera. Si es así, ahora es un buen momento para revisar su ciclo de vida.
• nueva tecnología: No es necesariamente una herramienta nueva, sino una forma más nueva o más eficiente de realizar una determinada etapa del proceso. Si mejora el modelado en general, vale la pena intentarlo.
• cambio estructural: Son cambios internos como adquisiciones, fusiones y despidos. A menudo, los cambios de este tipo acaban afectando a diferentes departamentos y procesos.
• nuevas regulaciones: nuevas leyes, economía, medio ambiente, crisis política, etc. Por ejemplo, cuando entró en vigor la Ley General de Protección de Datos (LGPD), afectó varios procesos en varias empresas y necesitaba ser ajustada.

Es importante monitorear y refinar siempre el modelo a medida que la empresa crece o cambia de estrategia.

Tecnología de modelado de procesos comerciales

Existen varios métodos de modelado, pero los tres más populares son:

• Modelos de notación y procesos de negocio;
• Diagrama de flujo del proceso;
• Notación genérica de procesos.

Así es como funciona cada uno y sus diferencias:

Modelo de Notación y Procesos de Negocio (BPMN)

BPMN es un método estándar para la representación gráfica de procesos de negocio. Define diferentes elementos como eventos, actividades y conexiones y permite que diferentes partes interesadas en una empresa estandaricen su lenguaje al describir y analizar procesos. Sin embargo, la técnica requiere que los miembros del equipo se familiaricen con su nomenclatura, lo que crea una curva de aprendizaje mayor que otros métodos disponibles.

Diagrama de flujo del proceso

Diagrama de flujo del proceso Diagrama que muestra los pasos de un proceso y los posibles resultados de cada paso. Por lo general, muestra los pasos de procesamiento (llamados "actividades") como cuadros rectangulares y los pasos de decisión como rombos. Los diagramas de flujo son excelentes para representar procesos secuenciales, pero pueden ser más difíciles de administrar para flujos de trabajo paralelos o de máquinas de estado.

Notación de proceso universal (UPN)

UPN es una alternativa a BPMN que intenta hacer el proceso más compacto visualmente, y permitir su comprensión a cualquier tipo de usuario. Los componentes básicos de UPN definen los siguientes problemas:

Esto establece claramente cuál es la intención de cada paso y quién es responsable de esos pasos.

Cómo hacer el modelado de procesos de negocio

La forma de crear un modelo de proceso empresarial depende en parte de la tecnología que utilice, pero una vez que haya determinado el proceso que desea modelar, cada método implica los mismos pasos generales. están:

1. Modele el proceso. Antes de modelarlo como el estado actual, debe mirar los datos relevantes y entrevistar a las personas que usan el proceso a diario. usar Plataforma de Gestión de Procesos de Negocio Hacer el modelado hará que este paso sea mucho más fácil que tratar de dibujar el modelo en papel.
2. Prepárese para los procesos futuros. Antes de crear un proceso, evalúe cuidadosamente su estado para ver los problemas existentes y las formas de mejorarlo. ¿Se puede optimizar eliminando o fusionando pasos? ¿Hay pasos que cuestan más de lo que deberían o no son confiables? Una vez más, obtener información de los miembros del equipo que están más familiarizados con el proceso es fundamental.
3. Elija el tipo de enfoque de modelado. Puede elegir tres métodos para su proceso, son De arriba hacia abajo, chino y extranjero y de abajo hacia arriba.
4. De arriba hacia abajo: es una vista de arriba hacia abajo, es decir, un análisis macro de una situación, 'descomponiéndola' en partes. A partir de estos fragmentos, puede comprender mejor el problema que desea resolver, comprender qué situaciones deben priorizarse y definir un proceso separado para resolver el problema.
5. Medio fuera: Este enfoque se enfoca en el corazón del problema, con el objetivo de encontrar información sobre fricciones y/o fallas en tareas y procesos, y proponer nuevos modelos basados ​​en estos hallazgos.
6. de abajo hacia arriba: es una vista de abajo hacia arriba. Esto significa primero identificar un problema y luego comenzar a buscar información para comprender cuál es el problema y generar ideas sobre cómo resolverlo. El punto de partida es comprender los detalles y luego desarrollar una solución.
7. recopilar información. Cuanta más información sobre actividades y flujos de trabajo, mejor. Investigue los objetivos de cada tarea para ver si hay alguna regla que deba seguirse. Si su empresa utiliza una plataforma que almacena datos, esta parte del modelado no debería ser difícil, solo requiere mucho tiempo en función de la cantidad de información. Organiza todo lo que logres recolectar, te facilitará el trabajo.
8. Modelar procesos futuros. Finalmente, es hora de modelar el nuevo proceso. Una vez creado, ejecútelo con las partes interesadas clave para ver qué piensan y aceptar sus sugerencias.
9. proceso de grabación. Se hacen todas las preguntas, se enumeran las soluciones a los problemas, se puede acceder en cualquier momento a las opciones, las etapas y los detalles que deben documentarse y documentarse en otro lugar de la empresa. Una vez que se realiza el modelado del proceso, es divertido programar una reunión para presentar el resultado final y explicar cómo funciona y cómo usarlo.

Los pasos anteriores son solo una parte de la gestión de procesos de negocios; por ejemplo, no hemos cubierto cómo identificar sus procesos más importantes o la importancia de probar procesos futuros antes de implementarlos. Por eso tiene que ser Estrategia integral de BPM una parte de.

Mejores prácticas

Es importante construir el modelo de una manera que sea útil y fácil de entender para todos los involucrados en el proceso. Puede implementar algunas mejores prácticas para lograr esto:

• Evite complicar demasiado el modelo. Si bien puede intentar trazar todos los pasos y resultados posibles, esto puede dar como resultado un modelo que es demasiado grande para comprender. Si es posible, trate de simplificar y eliminar las redundancias.
• Planifica tus pasos con anticipación. En otras palabras, no se sumerja solo en la construcción de modelos. Discuta el plan con todas las partes interesadas en el proceso para asegurarse de que la información sea correcta y significativa para ellos. De lo contrario, corre el riesgo de crear modelos incorrectos o demasiado complejos.
• Recuerde, el objetivo es mejorar el proceso. Por lo tanto, debe crear modelos para ayudar a detectar ineficiencias. Los pasos deben ser lo suficientemente amplios para contener información útil, pero lo suficientemente estrechos para identificar problemas específicos. Es posible que sea necesario repetir el modelo para encontrar el equilibrio ideal.

Crear automatización utilizando una plataforma BPM. Si bien los modelos se pueden crear manualmente, una plataforma BPM puede acelerar el proceso de modelado y Facilitar la colaboración . Qué es posible con las herramientas BPM automatización Ofrece nuevas vías para la mejora de procesos. Una plataforma BPM también facilita el mantenimiento continuo del proceso de modelado y le permite analizarlo para ayudar a planificar futuras mejoras.

Herramientas para Modelar Procesos de Negocios

Con tantas herramientas de modelado fáciles de usar a su disposición, no hay razón para tratar de modelar manualmente los procesos de su organización. La implementación de una plataforma BPM facilita la mejora de cada paso del proceso, desde la identificación hasta el modelado y la optimización.

Pipefy es la forma más rápida de monitorear, administrar y mejorar los procesos que ejecuta todos los días.

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