La guía completa: aprenda a usar buzones compartidos

La gestión del correo electrónico es una parte esencial del trabajo diario de casi todos los profesionales. Pero lidiar con ellos puede ser una actividad más confusa y lenta de lo que debería ser. La solución está en los buzones compartidos, herramientas que se utilizan cada vez más para aumentar la productividad y la colaboración entre los empleados del departamento.

Los buzones de correo compartidos hacen que la gestión de solicitudes sea más rápida y eficiente. Además, casi siempre son gratuitos y fáciles de implementar. Como tal, son ampliamente utilizados por equipos que necesitan ser más productivos.

¿Qué es un buzón compartido?

Un buzón compartido es una cuenta de correo electrónico a la que pueden acceder muchos usuarios diferentes. Una vez que haya iniciado sesión, cualquier miembro del equipo puede ver esta cuenta genérica (generalmente con un nombre genérico como contacto@empresa.com o ventas@empresa.com ), responderles y escribir un nuevo correo electrónico desde cero.

Los buzones compartidos incluyen muchas de las características que ya tiene una sola cuenta de correo electrónico, como calendario, listas de contactos y almacenamiento de archivos. Sin embargo, dado que se utilizan para fomentar la colaboración entre personas de un mismo equipo, también pueden tener características específicas para cuentas colectivas, enfocadas a aumentar la velocidad y eficiencia de las tareas del equipo.

Por ejemplo, los buzones de correo compartidos permiten que varias personas usen la misma dirección de correo electrónico para acceder, leer y responder mensajes al mismo tiempo. Pero eso va mucho más allá de compartir nombres de usuario y contraseñas para la misma cuenta de correo electrónico. Las cajas para compartir permiten a los administradores delegar ciertos correos electrónicos a usuarios específicos, lo que ayuda a mantener el control sobre el proceso e identificar quién es responsable de cada intercambio de mensajes.

Las principales características de los buzones compartidos son:

• Accesible para todos los miembros del equipo Calendario y lista de contactos . Estas características ayudan a resaltar información importante.
• Los mensajes y archivos tienen un espacio de almacenamiento limitado. Los servicios de buzón compartido suelen ofrecer varios gigabytes de almacenamiento. Por lo tanto, los usuarios deben actualizarse según sus necesidades para obtener más espacio.
• un sistema de gestión, que permite a los administradores de correo agregar nuevos usuarios y delegar los intercambios de correo electrónico a personas específicas del equipo.

Varios proveedores ofrecen soluciones de buzón compartido, dos de los más populares son Microsoft y Google. El de Microsoft se llama "Buzón compartido" y viene con Office 365, que se incluye con Outlook. La solución de Google es Collaborative Inbox, que forma parte de G Suite.

Hay varias buenas razones para que su equipo adopte buzones compartidos y cubriremos algunas de ellas a continuación.

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¿Por qué usar un buzón compartido?

Mejorar la eficiencia de los procesos y cerrar las brechas de comunicación son algunas de las ventajas de usar un buzón compartido. Varios departamentos de la empresa, como Recursos Humanos, Finanzas y Atención al Cliente/Éxito del Cliente, pueden utilizar esta herramienta para mejorar la gestión de sus solicitudes.

Algunos de los beneficios de los buzones compartidos son:

• Centralizar los pedidos de los clientes. Mediante los buzones compartidos, puede agrupar solicitudes a una misma dirección común, como sales@empresa.com o dúvidas@empresa.com. Cualquier miembro del equipo puede ayudar cuando un cliente contacta a través de esta dirección.
• Mejorar la comunicación interna. Los buzones compartidos también son útiles para que determinados departamentos centralicen las solicitudes. Por ejemplo, el equipo de recursos humanos puede usar la misma dirección de correo electrónico para simplificar el proceso de reserva de vacaciones. El departamento de finanzas también puede usar el cuadro de acciones para procesar solicitudes de reembolso.
• Reducir el tiempo de respuesta. Varias personas a menudo acceden a los buzones compartidos. Por lo tanto, las posibilidades de tener a alguien listo para responder un mensaje son mucho mayores.
• Resolver el ruido de comunicación. Los equipos que usan buzones compartidos pueden delegar tareas e intercambiar mensajes entre sus miembros. Esto reduce la posibilidad de que un pedido se olvide y quede sin respuesta durante horas o días.

Si bien algunos de estos beneficios solo son evidentes después de unas pocas semanas de usar la herramienta, otros se pueden notar de inmediato. Vea a continuación cómo crear un buzón compartido en dos proveedores muy populares.

Cómo crear un buzón compartido

Dado que muchas empresas utilizan aplicaciones de Google o Microsoft, es relativamente fácil adoptar un buzón compartido proporcionado por una de las empresas. Consulte las guías básicas paso a paso para usarlos:

en oficina 365

1. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft. Debe tener una cuenta de administrador global de la empresa o una cuenta de administrador de Microsoft Exchange;
2. Haga clic en "Grupos" y luego en "Correos electrónicos compartidos";
3. Seleccione Agregar correo electrónico. Se requiere el nombre y la dirección de correo electrónico;
4. Después de completar su nombre y dirección de correo electrónico, haga clic en "Agregar";
5. Para agregar miembros al buzón recién creado, seleccione "Agregar miembros a este buzón";
6. Desde allí, puede ver las personas de su empresa que puede agregar a su buzón. Seleccione cada persona de la lista o use la barra de búsqueda para encontrar a la persona que desea agregar.

Bandeja de entrada colaborativa de Google

1. El primer paso es crear un grupo de Google con los usuarios que desea incluir en este cuadro para compartir. Esto se puede hacer mientras está conectado a Grupos de Google haciendo clic en "Crear grupo" en la esquina superior izquierda. Otra opción es iniciar sesión en un grupo al que ya se unió.

2. Después de ingresar al grupo, haga clic en "Configuración del grupo" en la parte superior izquierda de la pantalla (debe tener permisos de administrador o propietario del grupo para ver esta opción);

3. Busque el menú "Habilitar funciones adicionales de Grupos de Google" y seleccione "Bandeja de entrada colaborativa". Después de hacer todo esto, su Grupo de Google ahora se usará como un buzón compartido.

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Mejores prácticas para usar buzones compartidos

Tener un buzón de correo compartido no hará que su productividad se dispare como por arte de magia. Para lograr este objetivo, es necesario adoptar una serie de buena práctica . Vea algunos consejos valiosos sobre cómo comenzar con este cambio a continuación:

• Preste atención a los permisos de los usuarios. Antes de comenzar a usar buzones de correo compartidos, es importante determinar qué usuarios tienen acceso a funciones específicas. Establecer permisos para cada miembro del equipo no solo ayuda a mantener las tareas organizadas, sino que también es importante para las empresas que manejan datos confidenciales.
• Usa etiquetas. Las bandejas de entrada compartidas pueden llenarse rápidamente, por lo que es importante organizar correctamente sus conversaciones por correo electrónico. En este sentido, las etiquetas pueden ayudar a categorizar los mensajes según el tipo de solicitud que traen. También vale la pena usar el color para identificar quién es el responsable de cada intercambio de correo electrónico.
• Crea una plantilla. Al crear mensajes estandarizados que cualquier miembro de su equipo pueda consumir, puede reducir el tiempo de respuesta a los solicitantes. Además, las plantillas de correo electrónico listas para usar garantizan que todos los miembros del equipo respondan a los mensajes con el mismo tono.
• Crear filtros. Elimine el desorden de la bandeja de entrada con filtros. Usándolos, puede automatizar tareas como aplicar etiquetas a los mensajes. Por ejemplo, esto le permite pasar menos tiempo clasificando correos electrónicos y enfocarse en respuestas más rápidas.
• Pon a tu equipo en línea. Tener un buzón compartido puede mejorar la comunicación dentro de su equipo, pero debe asegurarse de que todos estén en la misma página. Tómese el tiempo para explicar cómo se deben asignar y responder los nuevos correos electrónicos para asegurarse de que todos sepan cómo usar la herramienta.

Límite de buzón compartido

Incluso con todas las ventajas, los buzones compartidos pueden no ser suficientes para sus necesidades. Esto es especialmente cierto para equipos o grupos grandes que necesitan trabajar con archivos muy grandes. Estas limitaciones pueden volverse más pronunciadas con el tiempo.

Algunos de los problemas encontrados por los usuarios primerizos de la Bandeja de entrada compartida son:

• El número de usuarios es limitado. La mayoría de los servicios gratuitos de buzón de correo compartido admiten un número relativamente pequeño de usuarios. Por ejemplo, la bandeja de entrada colaborativa de Google permite hasta 25 usuarios. Los productos de Microsoft no establecen límites estrictos para los participantes, pero algunos usuarios informaron problemas para conectarse con más de 20 personas. Si su equipo es más grande que eso, es posible que estas herramientas no sean suficientes.
• almacenamiento de datos. Los buzones de correo compartidos de Microsoft ofrecen 50 GB de almacenamiento gratuito, y los buzones de correo compartidos de Google también tienen límites en el correo saliente (algunos de los cuales están en aquí describir). 50 GB pueden parecer mucho, pero para los equipos que trabajan con grandes cantidades de datos, pueden agotarse rápidamente.
• distraído. Algunos servicios de buzón compartido requieren que los usuarios inicien sesión con una cuenta personal y luego cambien a una bandeja de entrada compartida. Este ir y venir entre cuentas puede generar distracciones e incluso pérdida de información. Si bien esto puede parecer un pequeño problema, un UC Irvine Investigar mostró que cada desviación de este tipo podría representar una pérdida de más de 20 minutos, así como un mayor estrés en el equipo.
• Falta de claridad. La mayoría de las soluciones gratuitas de buzón compartido no ofrecen mucho en términos de gestión de procesos. Puede ser difícil saber qué correos electrónicos se respondieron, qué problemas se resolvieron y quién respondió a quién. También carecen de métricas cualificadas, lo que dificulta el seguimiento del rendimiento del equipo.
• rehacer. La falta de claridad puede conducir a una situación en la que dos personas diferentes respondan al mismo mensaje. Esto puede conducir a una mala comunicación dentro del equipo e incluso entre clientes internos y externos.
• Falta de integración. Los servicios gratuitos de buzón compartido pueden mejorar la productividad del correo electrónico de su equipo, pero es posible que no le ayuden mucho más allá de su bandeja de entrada. Algunas soluciones como los buzones compartidos de Pipefy pueden hacer más.

Gestiona los mensajes del equipo con el buzón compartido de Pipefy

Si está utilizando un buzón compartido gratuito pero tiene limitaciones, no sabe qué sucede cuando reenvía un mensaje, no sabe qué se ha leído o asignado a alguien, o pasa mucho tiempo organizando correos electrónicos, pruebe Inbox. Email. Una bandeja de entrada gratuita que le brinda una mayor visibilidad de los procesos, las asignaciones de tareas y fomenta la colaboración dentro de su equipo.

• no dejo ningun correo electronico. Las cuentas de correo electrónico como contacto@empresa o soporte@empresa pueden ser difíciles de administrar. Con la bandeja de entrada compartida de Pipefy, tienes una visibilidad completa de todos los mensajes que recibe tu equipo. También puede delegar fácilmente responsabilidades a colegas para obtener respuestas más rápidas.​
• visibilidad completa. Con una vista compartida de las comunicaciones del equipo, puede monitorear mensajes, respuestas y seguimientos. Vea exactamente lo que sucedió en cada conversación y el estado de todas las solicitudes.
• Colabora sin interrupciones. Nadie necesita cambiar de herramienta o cuenta de correo electrónico para interactuar con colegas o buscar información. Con el buzón de correo compartido de Pipefy, todos los miembros de su equipo pueden ver comentarios y mensajes antiguos, crear una base de datos y consolidar todas las comunicaciones del equipo.
• Automatización más eficiente garantizada. Aproveche la automatización fácil de configurar para enrutar correos electrónicos, reenviar mensajes y enviar respuestas estandarizadas. Además, aumente su productividad al integrar Pipefy con sus herramientas de trabajo favoritas.

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