Haga más y diga adiós a las hojas de cálculo con el software de seguimiento de errores

¿Está utilizando hojas de cálculo de Excel (o peor aún, varias hojas de cálculo de Excel desconectadas) para manejar su seguimiento de errores ¿proceso?

Es fácil ver cómo las empresas confían en Excel para administrar la información sobre errores. Su equipo ya sabe cómo usarlo, el programa ya está instalado en la computadora de todos y muchas empresas simplemente no quieren invertir tiempo en nuevas soluciones. La introducción de un nuevo software requiere instalar, capacitar y convencer a su equipo para cambiar la forma en que realizan las funciones diarias. Para muchas empresas, el proceso de cambiar a un nuevo sistema parece más problemático de lo que vale.

Sin embargo, sin duda se encuentra con algunas de las limitaciones inherentes al uso de hojas de cálculo para el seguimiento y la gestión de errores. Si bien algunas de estas limitaciones son relativamente menores, otros problemas relacionados con las hojas de cálculo pueden afectar seriamente la eficiencia de los esfuerzos de depuración.

En algún momento, las organizaciones deben considerar si la aparente conveniencia de seguir con un enfoque basado en hojas de cálculo de baja tecnología se ve superada por los beneficios de una herramienta centralizada de seguimiento de errores.

Limitaciones del uso compartido de hojas de cálculo

Cuando da un paso atrás y evalúa lo que obtiene al confiar en Excel en términos de gestión de errores, es probable que obtenga más preguntas que respuestas.

Tome el problema de la colaboración: una parte importante del enfoque orientado al equipo que necesita cultivar para eliminar errores de manera efectiva. Claro, todos tienen acceso a la misma hoja de cálculo, pero ¿está seguro de que los miembros de su equipo están en la misma página?

Por ejemplo, ¿todos usan el mismo lenguaje estandarizado para clasificar los errores? De lo contrario, no puede estar seguro de que no está duplicando el trabajo o de que está priorizando con precisión las cosas incorrectas.

¿Qué pasa con los datos en tiempo real? A menudo, los miembros del equipo de TI usan su propio proceso preferido para rastrear errores, simplemente agregando información a una hoja de cálculo compartida de forma regular. ¿Cómo puede comunicarse de manera efectiva con los usuarios finales si no está seguro de si la información disponible está lo más actualizada posible?

Cuando la hoja de cálculo no reconoce los problemas más recientes, no puede comenzar a adivinar cuándo se solucionarán los problemas. Esta situación puede convertirse en un atolladero de llamadas entrantes, comunicaciones desordenadas y, en última instancia, intentos de depuración torpes e ineficientes.

Además de estos problemas generales, existe la posibilidad de que se pasen por alto detalles más pequeños.

Beneficios de una plataforma de gestión de errores

El costo de oportunidad de renunciar a los beneficios de una plataforma robusta de gestión de errores es difícil de calcular, pero indudablemente enorme.

Una plataforma de gestión de errores puede ayudarte a eliminar los siguientes problemas:

• Documentación inadecuada de errores debido a la falta de estandarización.
• Seguimiento de las inconsistencias entre los miembros del equipo
• El error tiene baja prioridad
• Problemas de integridad de datos de hojas de cálculo
• brecha de seguridad de datos
• Confusión de comunicación entre múltiples puntos de contacto

Pasar de Excel a una plataforma profesional de software de seguimiento de errores no solo puede mejorar sus procesos y aumentar la precisión, sino que el comportamiento de invertir en una plataforma puede cambiar la forma en que su equipo ve sus funciones individuales.

Cuando invierte recursos para crear un mejor ambiente de trabajo, está trabajando para que su trabajo sea menos estresante y más significativo, y su equipo lo notará.

Factores para una gestión eficaz de errores

Cuando su equipo depende de varias hojas de cálculo inconexas para el seguimiento de errores, existe una falta inherente de centralización, estandarización, visibilidad y automatización. Por otro lado, un programa de gestión de errores como Pipefy prioriza estos factores porque juntos tienen el potencial de mejorar su proceso general de gestión de errores.

centralización

La centralización infunde confianza en el enfoque de su equipo para eliminar errores. Con un sistema centralizado, todos pueden proporcionar datos sobre errores en el mismo lugar, a través de los mismos formularios y de la misma manera. Esto significa que los empleados pueden acceder a información actualizada en cada paso del proceso. Esta es una gran mejora con respecto al enfoque gradual.

Estandarización

La estandarización agregada agrega puntos en común a la forma en que su equipo registra los errores, asegurando que cada entrada proporcione toda la información necesaria. Cuando todos necesitan identificar los errores de la misma manera completa y detallada, los equipos experimentan menos frustración y pierden el tiempo tratando de averiguar qué quieren decir otros miembros en los correos electrónicos.

visibilidad

La verdadera visibilidad puede mejorar significativamente la forma en que los equipos se comunican. Cuando todos puedan ver el estado de cada error en un momento dado, incluido quién está haciendo qué, su equipo comenzará a colaborar más para resolver problemas con conocimientos más profundos y comenzará a notar que puede ayudarlos a predecir un patrón en el que pueden aparecer nuevos errores pronto.

Una visibilidad más clara y completa también permite a los líderes de equipo mejorar Administrar empleados . Los gerentes pueden identificar más fácilmente los puntos del proceso que causan ralentizaciones y mover a los empleados a tareas más complejas según sea necesario.

automatización

Introducir la automatización en su proceso de recopilación y gestión de errores puede aumentar la eficiencia, reducir la frustración de las tareas de entrada de datos repetitivas y monótonas y mejorar la precisión en todos los ámbitos.

Por ejemplo, las reglas automatizadas pueden facilitar a los empleados la priorización de errores, la asignación de miembros del equipo como propietarios y la actualización del estado de depuración de las partes interesadas.

Cómo Pipefy simplifica el seguimiento de errores

Cuando se asocia con Pipefy, obtiene un sistema integral que no solo aborda las limitaciones inherentes del uso de hojas de cálculo para el seguimiento de errores, sino que también brinda soporte a su equipo de TI en formas que quizás no se dé cuenta.

Con Pipefy, puedes:

• Asignar responsabilidades y garantizar la rendición de cuentas
• Automatice las reglas de notificación y correo electrónico
• Seguimiento del estado de los miembros del equipo
• Proporciona un entorno a prueba de errores.
• Identificar cuellos de botella en el proceso.
• Priorizar errores para resolver
• Conecte automáticamente el proceso de seguimiento de errores a los sprints del equipo de desarrollo

La plataforma Pipefy te permite visualizar cada paso del proceso y comunicarte de manera eficiente y sin problemas durante todo el proceso. Aquí hay algunas formas en que Pipefy puede ayudarlo a identificar y resolver los errores que ocurren de manera más eficiente.

plantilla de correo electrónico

Su equipo puede configurar plantillas de correo electrónico para enviar automáticamente mensajes regulares en etapas específicas de la canalización. Por ejemplo, cuando se completa una tarjeta, se genera un correo electrónico utilizando la plantilla del proyecto y se envía a los miembros del equipo preasignados. Los correos electrónicos contendrán información dinámica sobre el estado del error, lo que reduce la redundancia y el riesgo de enviar información incorrecta o incompleta.

Información de correo electrónico

Los mensajes de correo electrónico le permiten decir adiós a los sistemas de correo electrónico externos. Tu equipo puede enviar y recibir correos electrónicos directamente dentro de la plataforma Pipefy, incluso con personas ajenas a tu organización. Por ejemplo, un equipo de depuración que necesita ponerse en contacto con un proveedor para resolver un problema puede utilizar la función de mensajería de correo electrónico para enviar información dinámica sobre el problema en cuestión sin salir de la plataforma.

La mensajería de correo electrónico incluye una función de registro que almacena el historial de correo electrónico y vincula conversaciones relacionadas entre sí. Esto hace que sea más sencillo que nunca diseccionar procesos de depuración anteriores y aplicar ese conocimiento a errores similares actuales y futuros.

lógica condicional

La lógica condicional hace que Pipefy sea inteligente y cómo la plataforma permite la personalización para satisfacer sus necesidades únicas. La lógica condicional se utiliza en todo el proceso de seguimiento de errores, desde la notificación de errores hasta la depuración.

Los procesos complejos se benefician de las simplificaciones que las condiciones de campo pueden aportar a las ecuaciones. Establezca condiciones basadas en escenarios "si, entonces" y "y/o" para organizar y estandarizar mejor los errores sin importar dónde se encuentren en el proceso de depuración.

Por ejemplo, puede establecer una condición de que si la persona que informa el error lo marca como "urgente", se abrirá un nuevo campo en el formulario y se le pedirá que justifique por qué la depuración debe priorizarse rápidamente.

formulario publico

Public Forms extiende el alcance de Pipefy a terceros con URL compartibles, por lo que puede llevarlos a un estado colapsado sin volver a crear la rueda. Cuando alguien completa información en un formulario público, se crea una nueva tarjeta en la canalización asociada, lo que elimina la necesidad de tareas de ingreso de datos que consumen mucho tiempo.

Los formularios comunes agregan una estandarización significativa al proceso cuando se trata de informes de errores. Todos los errores se informan de la misma manera, lo que facilita clasificarlos, rastrearlos y administrarlos en el camino, y encontrar errores resueltos más adelante cuando sea necesario.

Seguimiento del acuerdo de nivel de servicio

El seguimiento de SLA de alto nivel permite a los equipos mantenerse al tanto del progreso del proyecto en cada etapa, mejorando su capacidad para cumplir con los plazos.

Los gerentes tienen el control, los miembros del equipo designados pueden ser notificados automáticamente según los criterios designados y las comunicaciones con los clientes se pueden adaptar para cumplir con los términos de los contratos SLA, manteniendo los equipos en cumplimiento en todo momento.

Reporte

Los informes de métricas o productividad permiten a los equipos analizar la productividad con mayor profundidad. Los informes permiten a los equipos identificar y resolver cuellos de botella e implementar mejoras en los procesos. Con Pipefy, puedes hacer cosas como analizar cuántas tarjetas están marcadas como tardías o vencidas. Esto puede ayudar al equipo a identificar qué problemas del proceso pueden afectar el resultado general.

Ir con Pipefy

Pipefy aprovecha los controles intuitivos, las estructuras de sentido común y las plantillas para que sea fácil comenzar a mejorar sus procesos de inmediato. nuestro plantilla de seguimiento de errores Ejemplos de cómo se puede usar Pipefy para aumentar la responsabilidad, automatizar las comunicaciones y mantener las prioridades. Estos principios más importantes tendrán un impacto directo y positivo en su proceso de seguimiento de errores.

Este Dia Comience a mejorar la forma en que maneja la gestión de errores mientras mejora la forma en que su equipo colabora, resuelve problemas y organiza los datos.