Gestiona los reembolsos de gastos de los empleados y deja de perder dinero en Pipefy

Reembolso de gastos de empleados es el estándar para casi todas las empresas proceso. para asegurar el proceso flexible Eficientes para evitar devoluciones de cargo falsas, errores de cálculo financiero y fondos perdidos, los equipos de finanzas deben crear flujos de trabajo confiables para administrar y pagar las solicitudes de reembolso. .

Cuando piensa en el proceso de reembolso, probablemente piense en montones de facturas, papeleo, plazos ajustados y tareas repetitivas que son puntos de contacto frecuentes entre muchas personas. Bueno, hay una manera más fácil e inteligente de administrarlo: en Usado en Pipefy Digitalización y Automatización proceso.

1. Reembolso: ¿Por qué complicarlo?

Las empresas necesitan controles financieros estrictos para mantener registros precisos y evitar el fraude y el despilfarro, pero eso no debería ser un dolor de cabeza.

El reembolso de gastos corporativos cubre diferentes gastos como viajes, comidas con clientes, hospedaje, transporte y muchos otros. Dado que existen muchas variaciones en este proceso, le recomendamos enfáticamente que tenga una política de reembolso bien publicitada y clara y un flujo de trabajo estandarizado.

Esto es fundamental para crear una experiencia positiva y transparente para todos los empleados al realizar solicitudes, ya que este proceso puede dañar la relación entre el empleado y la empresa si no se gestiona adecuadamente.

Aprenda los conceptos básicos del reembolso de gastos

Administrar los gastos corporativos y controlar las solicitudes no es muy complicado, pero puede convertirse en un gran desafío si no se hace bien. Cuando la supervisión es deficiente, puede convertirse en una bola de nieve, lo que genera pérdidas financieras debido a una ejecución deficiente y plazos más largos.

Entre los principales desafíos para los equipos de finanzas, estos son algunos comunes:

1. comunicar. La mala comunicación con los solicitantes y los equipos puede dar lugar a información fragmentada, mala colaboración y plazos incumplidos.
2. trabajo repetitivo. El tiempo dedicado a tareas manuales como enviar correos electrónicos, actualizar hojas de cálculo y solicitar aprobaciones se puede automatizar fácilmente.
3. Falta de visibilidad. Sin solicitudes claras, urgencia y el estado de cada requisito en la cartera de pedidos, es fácil perderse en los plazos y generar retrasos.
4. Falta de estandarización. Las solicitudes de reembolso se pueden realizar por correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de Slack o Teams, lo que puede generar información fragmentada.
5. Cuello de botella de aprobación. Solicitar la aprobación de otros equipos puede llevar mucho tiempo y ser un verdadero cuello de botella, especialmente si no se notifica a las personas a tiempo.

En lugar de difundir información a través de correos electrónicos, hojas de cálculo, documentos y múltiples sistemas, puede centralizar toda su operación de reembolso y orquestarla desde un solo lugar. Al usar un sistema dedicado como Pipefy, eliminará las mayores molestias de su flujo de trabajo y logrará un mayor nivel de madurez del proceso.

Echa un vistazo a los beneficios clave que obtienen los equipos de finanzas con Pipefy:

• automatización: Acelere sus procesos (como el tipo de aprobación según el monto del reembolso) y optimice su flujo de trabajo para reducir el error humano.
• integrado: Conéctese con diferentes sistemas y ERP para mantener sus operaciones en Pipefy mientras actualiza otras plataformas.
• Personalización: Cree un proceso que cumpla con la política de reembolso de su empresa, con campos personalizables para satisfacer sus necesidades.
• Proceso de aprobación: Automatice el proceso de aprobación, notifique y active a los aprobadores según sus reglas.
• Control y Visibilidad: Encuentre todas las solicitudes de un vistazo, identifique las solicitudes urgentes y mantenga a los solicitantes actualizados.

Hay algunos pasos que debe seguir para ahorrar dinero, construir buenas relaciones con sus empleados y construir una operación confiable. En este artículo, reunimos un Tutorial de Solicitud de Reembolso de Gastos, para que puedas poner en práctica la mejor versión de este proceso.

2. El último tutorial sobre el proceso de solicitud de reembolso

existir Biblioteca de plantillas de Pipefy , encontrará una plantilla para el proceso de reembolso de gastos que sirve como punto de partida para una mayor personalización. El siguiente diagrama de flujo representa una parte de esta plantilla base, con algunas adiciones:

Recuerda, este es el comienzo de cómo funciona el reembolso interno de gastos de empleados de Pipefy (también una versión simple); todo depende de la política de reembolso de tu empresa (lo que se considera reembolsable), puedes personalizarlo según tus gustos para ajustar el proceso. ¡Examinemos cada etapa y aprendamos cómo enfrentar los desafíos enumerados!

Descargar plantilla de reembolso de gastos Usa plantillas gratuitas

Etapa 1: Solicitud de reembolso

El proceso de reembolso comienza con la creación de una solicitud de gastos, la cual debe ser un documento estandarizado que reúna la información básica para iniciar el proceso. La solicitud se puede realizar en diferentes formatos, recopilando datos para compensar adecuadamente al empleado de acuerdo con la política de reembolso de la empresa.

Una de las mejores formas de recibir solicitudes de reembolso es a través de un formulario en línea. Equipo de finanzas formulando preguntas relacionadas con los gastos, asegurándose de recopilar todos Información clave, para que la solicitud llegue lista para su análisis. Independientemente del tipo de reembolso, hay algunos elementos que deben especificarse para facilitar la vida de los analistas financieros:

• Nombre solicitante
• Correo electrónico del solicitante
• Categoría de costo
• Fecha de pago
• Suma global
• Factura/Vale
• información bancaria
• método de pago

Después de recopilar toda esta información, el equipo de finanzas analiza la solicitud. Por supuesto, dependiendo de su empresa, es posible que se requieran datos adicionales. Recuerde publicitar ampliamente su política de reembolso para evitar que los empleados soliciten reembolsos por reclamos no cubiertos o después de la fecha límite de reclamos.

Formulario: Solicitud de reembolso a prueba de errores

En Pipefy, las solicitudes de reembolso se realizan a través de forma Propuesto. Se pueden compartir con colaboradores a través de enlaces externos, por lo que las solicitudes de tarifas se pueden enviar sin iniciar sesión en Pipefy.

Usando un formulario, puede agregar tantos campos como desee para recopilar la información que necesita para iniciar un reembolso. poder elegir Campos requeridos para no dejar ningún dato o campo de condición, que se muestra en función de la respuesta del empleado.

Tarjetas: Una tarjeta por solicitud

Una vez enviado, el formulario se convertirá en una tarjeta forma y aparecen en Pipefy. Cada tarjeta representa una solicitud de reembolso específica en su proceso y aparece en Kanban o lista en el formato. De un vistazo rápido, puede ver todas las etapas del proceso e identificar las tarjetas en cada etapa.

Base de datos de empleados: toda la información a tu alcance

con nuestro base de datos función, puede crear una biblioteca digital de los empleados de su empresa en Pipefy. Por ejemplo, al ingresar los campos de la base de datos en el formulario de solicitud, puede extraer automáticamente todos los detalles de un empleado, como nombre, departamento, información bancaria, dirección, etc.

La base de datos se puede personalizar según sus necesidades, por lo que puede crear registros para diferentes categorías. Recomendamos crear una base de datos para registrar los datos de los empleados, pero también es posible crear una base de datos para los centros de costos por departamento para revisar y automatizar fácilmente la información, como los aprobadores y los presupuestos del equipo durante todo el proceso.

Request Tracker: los empleados conocen el estado de cada solicitud

Los empleados a menudo están ansiosos por saber si se aceptarán reembolsos en sus cuentas y cuándo, lo que genera varias preguntas del equipo de finanzas. usar rastreador de solicitudes, cada empleado recibirá un enlace en su correo electrónico para ver el estado de la solicitud (no es necesario visitar Pipefy), y podrá verificar en qué etapa se encuentra el requerimiento e incluso enviar comentarios adicionales.

Etapa 2: Aprobación Financiera

Después de enviar una solicitud de reembolso, un analista financiero la analiza. Es importante definir quién es el responsable del análisis y qué criterios se deben considerar. Por ejemplo, para reembolsos inferiores a $200, asigne un analista y seleccione otro analista para montos mayores.

Estos niveles de aprobación se basan en la jerarquía interna y la política de reembolso de la empresa. Con reglas claras, puede optimizar procesos y ahorrar tiempo sin análisis previo. Las tarifas simples solo pueden ser revisadas por un profesional, mientras que las tarifas complejas requieren múltiples aprobaciones.

Recuerde solicitar toda la información en el formulario porque si el empleado cumple con las reglas establecidas, se le reembolsará. Estas reglas pueden ser presentar una factura o comprobante de pago, la empresa acepta y está dentro del presupuesto para el gasto, y presenta la solicitud dentro de un período definido (generalmente no más de 30 días después del gasto).

Automatización: Asignación Automatizada de Analistas

En Pipefy, puedes crear automatizaciones con reglas personalizables. Por ejemplo, en la etapa de aprobación financiera, puede configurar reglas basadas en el valor del monto total, asignación automática El mejor analista maneja la solicitud. Otro ejemplo es la posibilidad de mover tarjetas según el campo de etapa (si faltan datos, la orden pasa a Información pendiente).

Integración: operaciones de conexión

Pipefy Integración con diferentes sistemas y aplicaciones, para enviar información a aplicaciones de terceros. Por ejemplo, Slack o Microsoft Teams se pueden integrar con Pipefy, por lo que el grupo del equipo de finanzas siempre recibe una notificación cuando se envía un nuevo pedido.

También puede conectarlo a un ERP de su elección (por ejemplo, NetSuite) y crear diferentes reglas. Por ejemplo, cuando se crea una solicitud en el sistema, copiará directamente la información en la tarjeta, o cuando la tarjeta se mueve a la etapa de pago en Pipefy, el pago se emitirá automáticamente en el software conectado.

Etapa 3: Información pendiente

Incluso cuando se utilizan formularios para recopilar detalles de las solicitudes de reembolso, es posible que se pierdan datos importantes o que los analistas financieros necesiten información adicional para continuar con la tarea. En estos casos, la solicitud se pone en espera hasta que se recopile o aclare toda la información con el empleado.

Correos electrónicos automatizados: ahorre tiempo con la sección de noticias

Pipefy te permite enviar correos electrónicos directamente desde la plataforma, por lo que cada intercambio de mensajes está asociado con una tarjeta de solicitud de reembolso que contiene los datos del empleado. El correo electrónico está disponible a través de Pipefy buzón compartido O las tarjetas se envían de forma automática o manual.

Incluso puedes crear un plantilla de correo electrónico, para que no tenga que ingresar exactamente el mismo texto cada vez que envíe un mensaje. La plantilla contiene campos dinámicos llenos de datos de tarjetas. Por ejemplo, cada vez que una tarjeta entra en la etapa de información pendiente, automático Envía un correo electrónico al colaborador.

Forma de etapa: recibir información externa durante todo el proceso

Se puede recibir información externa a lo largo de las etapas del proceso; solo habilite el formulario de la etapa y comparta el enlace. Al enviar una plantilla de correo electrónico a los empleados solicitando más detalles, puede incluir punteros a forma de escenario enlace para que puedan agregar cualquier dato faltante. Una vez que lo devuelvan, recibirás la información directamente en el escenario de Pipefy.

Etapa 4: Aprobación de Tesorería

Una vez que la solicitud de reembolso de gastos está en regla, es hora de que Hacienda la apruebe. Aquí, el analista financiero verifica la disponibilidad presupuestaria del centro de costos y aprueba o desaprueba el pago, verificando dos veces que se encuentre dentro de las reglas de reembolso de la empresa.

Recuerde, cuanto mayor sea el valor, más aprobadores puede contactar para verificar las necesidades de pago, evitando fraudes y dinero desperdiciado. Si bien la etapa de aprobación es crítica para el proceso, es importante no convertirla en un cuello de botella. De lo contrario, se pueden exceder los plazos y surgir fricciones internas.

A menudo, es suficiente pasar la solicitud a los analistas financieros y gerentes regionales. Para evitar burocracia o pasos innecesarios para optimizar todo el proceso, se recomienda automatizar gran parte del proceso y centralizar las operaciones en un solo sistema. Si no se aprueba un reembolso, el gerente debe explicar el motivo y notificar al solicitante.

Visibilidad: etiquetas, filtros y alertas

Pipefy te permite obtener una vista completa de tu solicitud de reembolso. usar Etiqueta, puede marcar diferentes tipos de reembolsos y filtrarlos por categorías, como almuerzos de clientes, gastos de viaje y más. a través de la tarjeta notas, puede asegurarse de que las personas relevantes intercambien información dentro de Pipefy sin ruido de comunicación.

Además, cuando la fecha límite se acerque a la fecha de finalización, alarma El personal relevante es notificado automáticamente para evitar retrasos en las aprobaciones o pagos.

Etapa 5: Pago

Cuando el reembolso es debidamente aprobado por todas las partes interesadas, los pagos se pueden realizar de manera eficiente. El analista financiero elige el método (efectivo, tarjeta de crédito, transferencia bancaria, etc.), fija la fecha y reembolsa al empleado. Las facturas se almacenan y las solicitudes se adjuntan permanentemente a los registros de los empleados.

Plantillas de correo electrónico: comunicación rápida y sencilla

Del mismo modo, con las plantillas de correo electrónico de Pipefy, puede configurar mensajes estándar con campos dinámicos que se completan con los datos de la tarjeta. De esta manera, luego de realizado el pago, el empleado recibe un correo electrónico con los detalles de la compensación. Lo mismo ocurre si se deniega un reembolso, con información sobre el motivo de la denegación.

Otro uso interesante para la plantilla de correo electrónico de etapa de pago es una encuesta NPS, para que pueda ver si los empleados están satisfechos con el proceso de reembolso y encontrar áreas de mejora. Agrega el enlace al formulario de la etapa con la encuesta de satisfacción y las respuestas se enviarán automáticamente a la tarjeta.

Conectividad: integre procesos y comparta datos

En Pipefy, puedes conectar múltiples procesos del mismo departamento y compartir información para facilitar el funcionamiento del equipo como un todo. Por ejemplo, tanto los procesos de finanzas como los de recursos humanos utilizan bases de datos de empleados, mientras que los procesos de compras también pueden utilizar bases de datos de centros de costes. En Finance, puede crear y conectar procesos como:

• Proceso de compra
• informe de gastos
• cuentas por pagar
• Cuentas por cobrar

Integración: Usa el ERP de tu elección y conéctalo a Pipefy

Recuerda, puedes conectar Pipefy a cualquier sistema ERP que desees, como NetSuite, Oracle, Sage, Quickbooks, etc. De esta forma, las tareas de contabilidad pueden darse en otro software y toda la gestión financiera dentro de Pipefy.

3. Cómo enfocarse en indicadores financieros clave

El control de los gastos, la supervisión de los presupuestos de los equipos y de la empresa y la comprensión del historial de transacciones realizadas son esenciales en cualquier proceso financiero. Para el proceso de reembolso, es válido tener en cuenta las siguientes métricas:

• Tipo de pago
• tiempo promedio de procesamiento
• valor promedio
• Requisitos del departamento
• Costo total por centro de costo

Por supuesto, puede identificar otras métricas para rastrear si tienen sentido para sus escenarios de proceso. La conclusión clave es medir siempre el rendimiento de las acciones de su equipo para que pueda encontrar puntos de mejora y aliviar los cuellos de botella.

Con Pipefy, es fácil de usar informe personalizado para visualizar los datos. Personalizado le permite crear informes con la información exacta que desea extraer, como recuentos de solicitudes de departamentos o empleados, valores, cantidades, etc. También puede importar datos de Pipefy en hojas de cálculo y compartirlos con personas fuera de la plataforma.

Tablero Cree gráficos personalizados con solo unos pocos clics. Al hacerlo, puede visualizar información en forma de gráficos, tablas, gráficos de barras, formatos de gráficos circulares y más. Agregar o eliminar gráficos y crear informes personalizados no requiere conocimientos de codificación. Esto garantiza autonomía en el análisis de gastos y datos de reembolso trazables.

4. Reembolso de gastos: deja de perder tiempo y dinero

Los procesos de solicitud de reembolso digitalizados y automatizados son más confiables, seguros y ágiles, lo que facilita la vida de los empleados y los equipos financieros. Al digitalizar todo el proceso, es fácil rastrear la información y garantizar que todas las transacciones cumplan con la política de reembolso de la empresa.

Sin mencionar que el manejo de solicitudes de reembolso de diferentes fuentes (por ejemplo, correos electrónicos, mensajes, llamadas telefónicas, documentos, etc.) es una receta para un proceso lento que siempre requiere reelaboración. Por eso es tan importante contar con un sistema como Pipefy que centralice las operaciones y agilice los flujos de trabajo sin dejar atrás información importante.

Con Pipefy, puedes:

• Solicitar trazabilidad
• Proceso de aprobación más rápido
• Automatización de tareas repetitivas
• Integración con otros sistemas
• Concentración de información
• requieren estandarización

Esto facilita el seguimiento de los gastos del departamento y evita el despilfarro financiero o el fraude. Pipefy es la solución para los equipos financieros que buscan un proceso de reembolso verdaderamente eficiente y ágil, totalmente personalizable para satisfacer sus necesidades específicas, sin importar el tamaño o el sector de la empresa.

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