¿Facturas a pagar? Comprender definiciones, ejemplos y procesos.

La empresa compra bienes a crédito todos los días. Y dado que las empresas no siempre tienen efectivo en sus bolsillos para pagar algo por adelantado, rastrean las facturas y finalmente pagan cuando se genera suficiente dinero (vendiendo sus propios bienes y servicios). Esto suena como una gran solución en teoría, pero observar facturas, órdenes de compra, contratos y otros acuerdos requiere una gran atención a los detalles.

Ahí es donde entran las cuentas por pagar. La efectividad de su departamento de cuentas por pagar afecta:

• el efectivo de su empresa;
• la forma en que interactúa con los proveedores;
• La calificación crediticia de su empresa.

Por lo tanto, su Equipos de cuentas por pagar y los procesos que utilizan Necesito ser consistente. En este artículo, obtendrá más información sobre lo que hace el proceso de Cuentas por pagar (CP), en qué se diferencia de las Cuentas por cobrar y cómo hacer que su proceso sea lo más eficiente posible.

¿Qué es Cuentas por Pagar?

Un equipo sólido de cuentas por pagar (CP) es un activo valioso para cualquier organización. El equipo de CP es responsable de realizar un seguimiento de los pasivos de la empresa y pagar las facturas. Este trabajo afecta directamente a la empresa. predicción de finanzas y estados financieros trimestrales.

Por lo tanto, los miembros del equipo de CP deben estar muy orientados a los detalles porque Cualquier error de CP puede convertirse en una bola de nieve. Por ejemplo, la omisión de facturas de proveedores o el registro de cargos vencidos puede dar lugar a que falten pasivos en el balance y el estado de resultados de una empresa. Por otro lado, registrar accidentalmente un gasto dos veces puede generar pasivos y gastos inflados.

si no hay uno Eficiente y bien administrado El proceso de cuentas por pagar dificultará que el liderazgo y los accionistas de la empresa comprendan el desempeño y la salud financiera de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar?

Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar suelen pertenecer a la misma cesta al cerrar una cuenta de empresa. Si bien los dos son muy similares y pertenecen a la categoría financiera, son diferentes. ¿como? Está bien, Cuentas por cobrar es la cantidad que sus clientes deben a la empresa . Cuentas por pagar, por otro lado, es la cantidad que una empresa debe a sus proveedores.

En esta lógica, Los pagos (CP) se clasifican como pasivo corriente , y Las cuentas por cobrar (CR) se clasifican como activos circulantes. Por lo tanto, las cuentas por cobrar pueden ser compensadas por provisiones para deudas dudosas, mientras que las cuentas por pagar no pueden. Otra diferencia entre las dos cuentas es que los pagos generalmente se usan para crear productos. necesidades de la empresa Compra de materiales (a pagar) para crear los bienes que venden (cuentas por cobrar).

En última instancia, tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar se utilizan para el análisis de liquidez. Por lo tanto, una empresa saludable tendrá fondos suficientes de sus cuentas por cobrar para cubrir sus facturas pendientes.

¿Por qué es importante administrar con precisión el proceso de cuentas por pagar?

El pago de facturas tiene muchos efectos duraderos en el crédito de una empresa, las relaciones con los proveedores e incluso el rendimiento de las ventas. Cuando CP paga la factura a tiempo, el proveedor cumplirá con el pedido a tiempo y el producto de la empresa se creará y venderá a tiempo.

En general, CP estricto El proceso asegura que la empresa: no pague multas; No pague de más a los clientes; mantenga un flujo de caja constante; brinde a los clientes internos y externos una imagen real de la salud financiera de la empresa.

¿Cuál es el proceso de cuentas por pagar?

El proceso de cuentas por pagar es el método que tiene la empresa para pagar sus facturas (fuera de la nómina). Como se mencionó anteriormente, esta característica es extremadamente importante para las organizaciones, ya que afecta el flujo de efectivo, los estados financieros, las relaciones con los proveedores y la calificación crediticia, también conocida como calificación crediticia. Este proceso lo puede realizar un solo contador en una empresa pequeña, un pequeño equipo de CP en una empresa mediana o todo el departamento de cuentas por pagar en una organización grande.

Antes de que una factura pueda registrarse en un sistema contable, debe mostrar lo que la empresa ordenó y recibió, todo con las unidades, los cálculos y los montos totales correctos. Por lo general, los procesos de CP tienen controles internos para manejar tres cosas: evitar pagar facturas inexactas y fraudulentas, evitar resúmenes o pagos en exceso y, finalmente, considerar todas las facturas. Por lo tanto, en este proceso, una serie de pasos necesarios : Cree órdenes de compra, reciba informes y facturas, verifique la precisión, realice pagos, actualice registros.

1. Complete la orden de compra

Preparar y distribuir una orden de compra (PO) es el primer paso en el proceso de cuentas por pagar porque registra lo que una empresa ordena a los proveedores. En esta desviación, el OC contiene: número de orden de compra; fecha en que se preparó la orden de compra; nombre de la empresa; nombre e información de contacto del proveedor; descripción del artículo comprado (incluida la cantidad y el método de envío); fecha del artículo.

A menudo, las órdenes de compra se pasan a varias personas para garantizar que la información sobre ellas sea correcta. Entonces, la orden de compra va: la persona que prepara la orden de compra, la persona que solicita la orden de compra, el proveedor, el departamento de cuentas por pagar y el departamento de recepción.

2. Procesamiento de informes de recepción

Después de que se reciben los bienes o servicios, Cuentas por pagar necesita realizar un seguimiento del artículo en forma de informe de recepción. El informe detalla cuándo se recibieron los envíos, así como la cantidad y calidad de esos artículos. Luego, el informe de recepción se compara con la información de la orden de compra y, en última instancia, con las facturas del proveedor.

3. Recibir y procesar facturas de proveedores

El vendedor envía la factura a la empresa que compra los bienes o servicios a crédito. Al recibir la factura, CP verifica que la factura coincida con el informe de recepción y orden de compra juego. Después de que se apruebe la factura, el monto de la cuenta se acreditará a la cuenta del departamento de Cuentas por pagar y se cargará a otra cuenta como gasto o activo.

4. Use la verificación de 3 pasos para verificar la precisión

Verificación de 3 pasos Se refiere al sistema CP utilizado para validar facturas de proveedores. El equipo de Cuentas por pagar compara las órdenes de compra de la empresa con los informes de recepción y las facturas de los proveedores. Si los tres documentos coinciden, la factura irá a la cuenta de CP y se tramitará el pago.

5. Usa cupones siempre que sea posible

Además de la verificación de 3 pasos, algunas empresas utilizan comprobantes para demostrar la finalización del proceso de cuentas por pagar. Un comprobante es una cubierta para documentos de respaldo (orden de compra, informes de recibo, facturas) que apuntan a varias aprobaciones, números de cuenta y otra información relevante. Cuando se paga una factura, el comprobante, una copia del cheque correspondiente y todos los archivos adjuntos se almacenan en un archivo. Todos los documentos se sellarán con un sello "PAGADO" para garantizar que no haya pagos duplicados.

6. Paga a tiempo

Los pagos deben procesarse en o antes de una fecha de vencimiento predeterminada por el proveedor y la empresa compradora. Los proveedores a menudo prefieren ciertos métodos de pago e incluso ofrecen descuentos. Los empleados de cuentas por pagar deben tomar nota de estas ofertas para pagar a los proveedores.

En este sentido, vale la pena recordar que pagar a tiempo a los proveedores es fundamental para mantener una buena relación. Cuando los proveedores saben que se les pagará a tiempo, es más probable que refieran a la empresa a otros negocios. Además, los proveedores que pagan a tiempo pueden incluso recibir incentivos para producir mejores materiales o servicios.

7. Actualizar registros

Una vez pagado, el departamento de Cuentas por Pagar cierra la cuenta del proveedor, reduciendo así la responsabilidad incurrida en la compra de bienes o servicios. En ese momento, el monto que figura en el sistema como "a pagar" ya no se considerará un pasivo. El departamento de CP luego actualizará todos los registros relacionados con el pago en su sistema contable.

Las copias de los cheques finales, los detalles de la cuenta bancaria del proveedor, el comprobante de pago o la verificación de 3 pasos, las facturas originales, las órdenes de compra y las solicitudes entrantes se aprueban y almacenan en el libro mayor. o software medio. Si bien esto puede parecer un proceso complicado, estos materiales deben estar disponibles para su revisión al final de las actividades contables de cada mes y para cualquier disputa de pago que pueda surgir en el futuro.

¿Cómo organizar el departamento de cuentas por pagar?

Como puede ver, hay muchos pasos manuales en el proceso de cuentas por pagar. Para reducir la posibilidad de errores humanos, muchas empresas mejoran su juego implementando las mejores prácticas de CP. Algunas de estas actividades incluyen: establecer recordatorios de pago, mantener relaciones con los proveedores, crear procesos rastreables.

Como puede ver, hay muchos pasos manuales en el proceso de cuentas por pagar. Para reducir la posibilidad de errores humanos, muchas empresas mejoran su juego implementando las mejores prácticas de CP. Algunas de estas actividades incluyen: establecer recordatorios de pago, mantener relaciones con los proveedores, crear procesos rastreables.

En esta lógica, la automatización del proceso de CP facilita cada una de estas mejores prácticas, además de eliminar la necesidad de papel y reducir el tiempo y el costo del procesamiento de CP. ¿Quieren más? El software de CP generalmente Integre directamente con el ERP de su organización , lo que hace que la tarea de generar estados financieros sea increíblemente fácil.

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Beneficios de la automatización de procesos de cuentas por pagar

Cualquier empresa eficiente necesita un equipo de CP de primer nivel. Su factura debe analizarse con precisión y pagarse a tiempo. Por lo tanto, los resultados del trabajo de CP deben reflejarse adecuadamente en los estados financieros generales de su empresa. Este proceso a menudo requiere una serie de pasos manuales y tediosos, por lo que vale la pena considerar la automatización del proceso. ¿porque?

Porque automatizar el proceso de cuentas por pagar le ahorrará mucho tiempo, dinero e influencia a su equipo de contabilidad. Software como Pipefy proporciona Moderna plantilla de flujo de trabajo de cuentas por pagar lista para usar , que se puede personalizar para cualquier organización. usa estos plantillas preparadas , su equipo de CP nunca volverá a incumplir los plazos de pago, generará confianza con los proveedores y facilitará las solicitudes de pago para sus empleados.

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