El proceso de ventas: la guía definitiva para expandir su embudo

Las ventas son uno de los procesos más críticos en cualquier negocio. El proceso de ventas genera ingresos, crea valor para los clientes y sustenta el crecimiento del mercado. Para que los equipos de ventas prosperen, necesitan un proceso de ventas estructurado y optimizado que les ayude a convertir clientes potenciales en clientes.

Esta guía definitiva para el proceso de ventas ayudará a los gerentes y representantes de ventas a comprender cómo crear y ejecutar procesos de ventas que brinden resultados de canalización.

¿Cómo es el proceso de venta?

Un proceso de ventas es una serie de pasos que ayudan a su equipo de ventas a convertir prospectos en clientes. El proceso de ventas organiza las tareas y actividades de ventas en etapas y determina qué acciones se requieren en cada etapa para nutrir clientes potenciales y, en última instancia, cerrar la venta.

Un proceso de ventas típico sigue al cliente potencial desde el prospecto hasta el cliente e incluye las siguientes etapas:

• panorama
• prospecto calificado
• Presentación de ventas
• propuesta
• negociación
• Finalizar
• reserva

El proceso de venta es un proceso de negocio central . Genera ingresos para la organización y proporciona valor a los clientes. Construir un proceso de ventas estructurado y efectivo es una prioridad para cada negocio.

Proceso de venta y método de venta

Un proceso es una estructura definida paso a paso con hitos y etapas. La metodología, por otro lado, es un marco amplio que se enfoca en ventas de alto nivel.

La especificidad es la diferencia clave entre un proceso de ventas y un método de ventas. El proceso de ventas se refiere a las etapas por las que pasa un prospecto cuando cierra una venta o pierde una oportunidad. También se refiere a las acciones realizadas por el equipo de ventas en cada etapa. La metodología de ventas es una filosofía más amplia que informa cómo se planifica, desarrolla y ejecuta el proceso de ventas.

Cree un mejor proceso de ventas con la guía definitiva para la gestión del flujo de trabajo
Descargar ahora

¿Por qué es importante crear un proceso de ventas?

El proceso de ventas es importante porque alinea el trabajo del equipo de ventas, facilita el seguimiento del progreso con respecto a los objetivos y ayuda al gerente de ventas a mantener el control sobre el trabajo del equipo.

Además de estas ventajas, la organización de las actividades de ventas en un proceso estructurado puede proporcionar beneficios adicionales como:

mayor tasa de conversión

Un proceso de ventas estructurado brinda consistencia a la experiencia de ventas y ayuda a los equipos a implementar las mejores prácticas para aumentar las tasas de conversión de clientes potenciales.

sigue mejorando

Un proceso de ventas efectivo se basa en datos, que son difíciles de obtener si cada vendedor hace las cosas a su manera, o si el proceso ocurre en hilos de correo electrónico, hojas de cálculo o diferentes aplicaciones.

Un proceso de ventas definido facilita la visualización del estado, el seguimiento de las métricas y la conexión de datos para determinar qué tan bien el equipo está logrando sus objetivos generales. Por lo tanto, el proceso de ventas se puede mejorar continuamente para cumplir con los Excelencia en procesos estándar.

Mejorar la eficiencia

Mover clientes potenciales al embudo de ventas Hay muchas tareas y actividades involucradas. El equipo de ventas se encarga de las tareas relacionadas con la prospección, el fomento, la investigación y la presentación. Un proceso de ventas claro ayuda a organizar estos esfuerzos para evitar la redundancia y la duplicación.

tiempo de entrenamiento más corto

Un nuevo vendedor necesita tiempo para dominar su trabajo. Cuanto antes se vuelvan competentes, antes podrán comenzar a cerrar ventas. Usa un proceso estructurado Administrar las ventas facilita que los nuevos vendedores aprendan a realizar el trabajo de acuerdo con los estándares y expectativas comerciales.

7 pasos del proceso de venta

La mayoría de los procesos de ventas se personalizan para reflejar el mercado, los clientes y los recursos internos de la empresa. A pesar de estas personalizaciones y los requisitos únicos de las empresas individuales, la mayoría de los procesos de ventas siguen un modelo común de siete pasos.

exploración

El primer paso en el proceso de ventas es la prospección. Durante esta fase de investigación, el equipo de ventas identifica clientes potenciales en función de criterios como el tamaño de la empresa, la industria o sus interacciones con su sitio web. Los clientes potenciales son el grupo más grande en el embudo de ventas y no todos pasarán a la siguiente etapa.

Un prospecto es aquel que se enfoca en los prospectos que se ajustan bien a su producto o servicio y es capaz de dejar pasar prospectos que carecen de potencial.

prospecto calificado

Los clientes potenciales que son futuros clientes potenciales ingresan a la etapa de liderazgo calificado del proceso de ventas. Un cliente potencial se convierte en un cliente potencial calificado cuando su equipo de ventas determina si el cliente potencial se ajusta al perfil del cliente objetivo, identifica un desafío/solución que su producto o servicio puede cumplir y expresa un fuerte deseo de comprar. En esta etapa, el enfoque debe estar en construir relaciones y generar confianza con los líderes.

demostración o presentación de ventas

Una vez que el prospecto está calificado, el próximo paso del representante de ventas es armar una presentación personalizada. Esta es una oportunidad para demostrar el valor del producto o servicio al cliente potencial, explicar cómo resuelve un problema o punto débil y responder cualquier pregunta que pueda tener el cliente potencial.

La mayoría de los equipos de ventas tienen una plantilla de presentación que se puede modificar o personalizar para que resuene con los clientes potenciales. Esta etapa del proceso de ventas consiste en demostrar el valor de su producto o servicio.

Manejo de objeciones

Después (o durante) la demostración, el prospecto puede tener preguntas adicionales para que las responda el equipo de ventas. Pueden estar preocupados por el ajuste entre su problema y el producto. Pueden comparar su producto o servicio con un competidor, o pueden tener razones internas para negarse a comprar. Por ejemplo, restricciones presupuestarias o procesos de aprobación complejos.

La próxima responsabilidad del equipo de ventas es responder a estas objeciones. Esto puede requerir información adicional para convencer a los clientes potenciales de que consideren el producto o servicio. Es posible que los equipos de ventas incluso necesiten involucrar a las pymes o a los clientes existentes en las conversaciones para resolver inquietudes, generar confianza y presentar argumentos a favor de la venta.

propuesta

Después de la presentación, una vez resueltas las objeciones, el vendedor redactará una propuesta para el prospecto. La propuesta es un documento formal que define los términos del acuerdo, incluidas las especificaciones del producto, el precio y las condiciones de pago.

Las propuestas requieren la aprobación del cliente potencial para continuar. Si la propuesta necesita ser revisada, se llevará a cabo en la siguiente etapa: negociación.

negociación

Una vez que se recibe una propuesta inicial, los clientes potenciales pueden solicitar ajustes en los precios o términos. Estos ajustes pueden ser solicitados por sus equipos internos (como TI, finanzas u operaciones), o pueden solicitarse en respuesta a una oferta de uno de sus competidores.

El representante de ventas y/o el gerente de ventas responderán a estas solicitudes y ajustarán la propuesta para reflejar los cambios necesarios para asegurar la venta.

Finalizar

Una vez que se aprueba la propuesta, el prospecto puede pasar a la fase de cierre. Esto formaliza el acuerdo de venta y convierte formalmente al prospecto en un cliente o cliente.

Este punto crítico en el proceso de ventas puede iniciar varios procesos relacionados que impactan a los equipos de incorporación, cumplimiento y finanzas de sus clientes. Si estos procesos son BPA de código bajo Cuando las capas participantes se orquestan juntas, estos procesos se pueden desencadenar automáticamente.

reserva

Una vez que el viaje de un cliente potencial termina con una venta, su equipo ha convertido con éxito un cliente potencial en un nuevo cliente. El enfoque ahora cambia de satisfacer las necesidades de los clientes potenciales a retener a los clientes, fortalecer sus relaciones y continuar entendiendo sus necesidades y puntos débiles.

En este punto, la responsabilidad del cliente puede pasar al equipo de éxito del cliente y el representante de ventas tiene menos contacto con el cliente.

Cómo crear un proceso de ventas

La construcción de un proceso de ventas exitoso comienza con la recopilación de información y la planificación. Desea que el proceso funcione para todas las partes interesadas, incluidos los clientes potenciales/clientes potenciales, los equipos de ventas y los gerentes de ventas. El proceso de venta también debe hacer tres cosas:

1. Ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos;
2. Usar aplicaciones, bases de datos y sistemas existentes;
3. Servir como un punto de referencia centralizado y accesible para la documentación.

Además de estos requisitos, aquí hay algunas mejores prácticas que pueden ayudarlo a construir un proceso de flujo de ventas de clase mundial.

desde el final

Comience con el resultado final del proceso de ventas. ¿Cuáles son todos los resultados posibles? Estos pueden incluir tratos ganados, tratos perdidos o tratos que pueden necesitar suspenderse y revisarse en una fecha posterior. Debe asegurarse de que el proceso que cree se adapte a todos los resultados posibles y se alinee con los objetivos generales del equipo de ventas.

Identificar a todas las partes interesadas o participantes

¿Quiénes son los stakeholders en el proceso de venta? ¿Quiénes son los actores involucrados? Debe incluirse cualquier persona o sistema que trate con clientes potenciales, ventas o clientes, o información o trabajo en el proceso en cualquier momento. Esto garantizará la máxima visibilidad y evitará la colaboración y los silos de datos. Conoce el proceso y Terminología de flujo de trabajo para más información.

Cree procesos centrados en el cliente

Considere el proceso desde la perspectiva de un cliente potencial. ¿El proceso tiene sentido para ellos? ¿Proporciona flujos de trabajo para abordar los problemas que puedan surgir, como demoras o problemas que requieren aportes de expertos en la materia? ¿Qué puede hacer su equipo para ganarse la confianza de los clientes? ¿Hay oportunidades para que los clientes proporcionen comentarios?

Definir KPIs e Indicadores de Desempeño

Asegúrese de que sus procesos estén estructurados para que pueda realizar un seguimiento del rendimiento, monitorear el estado y medir el progreso con respecto a los objetivos del equipo. Si su equipo de ventas utiliza CRM de bajo código , debería poder crear paneles e informes utilizando la interfaz de usuario visual.

Crear un diagrama de flujo

Después de identificar los resultados, las partes interesadas y los KPI, el siguiente paso es crear Organigrama o organigrama. Esto le permite documentar la estructura del proceso y proporcionar una referencia para cualquier persona que desee comprender cómo funciona el proceso. Los diagramas de flujo también pueden ayudar a mantener la coherencia del proceso.

El borrador original de su proceso futuro puede ser informal y creado con lápiz y papel o una pizarra. Alternativamente, puede usar un software especializado para mapear sus procesos.

Diagrama de flujo del proceso de ventas

Un diagrama de flujo de ventas es una ilustración que describe las diversas tareas que se deben realizar para convertir un prospecto en un cliente. Los diagramas de flujo de ventas hacen visible el trabajo del equipo de ventas y ayudan a identificar embotellamiento , puntos de decisión y definición de responsabilidades.

Los diagramas de flujo de ventas se utilizan a menudo Símbolos de diagrama de flujo estándar documentos o documentos oficiales. Los diagramas de flujo a menudo provienen de ejercicios de mapeo de procesos.

¿Qué define un proceso de ventas efectivo?

El proceso de ventas es el elemento vital de una organización porque genera ingresos para la empresa, crea valor para los clientes y construye relaciones a largo plazo para ventas posteriores. Aquí hay 10 factores que hacen que un proceso de ventas sea efectivo.

1. La estructura del proceso es clara

Los equipos de ventas con procesos de ventas formales ven un crecimiento de ventas más constante que los equipos de ventas con procesos menos definidos. Según un estudio, las empresas con procesos claros crecimiento de ingresos 18% superior a las empresas sin corte claro.

2. El proceso está centrado en el comprador

La parte interesada más importante en el proceso de venta es el comprador, por lo que el proceso debe estructurarse en torno a sus necesidades. Esto no solo hace que el proceso sea más eficiente, sino que también construye la reputación de la empresa y construye relaciones a largo plazo que pueden conducir a ventas adicionales más adelante.

3. Adaptación del proceso a la diferenciación

Los clientes potenciales aportan una variedad de necesidades y beneficios al proceso de ventas. Pueden tener diferentes características, puntos débiles o ciclos de compra. El proceso debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a estas diferencias.

4. Los procesos están relacionados con la estrategia empresarial

Si un proceso de ventas no está alineado con la estrategia comercial general, no importa cuán estructurado o sofisticado sea, no se considerará verdaderamente efectivo. Los procesos deben basarse en los objetivos comerciales y las estrategias comerciales deben basarse en los conocimientos que surgen de los procesos.

5. Los procesos brindan una visibilidad completa

Cada proceso necesita mejorar con el tiempo, pero esto solo es posible si se puede medir la efectividad del proceso actual. Visibilidad significa poder ver cómo fluyen las actividades y la información a través del proceso. Esto ayuda al equipo a identificar problemas y cuellos de botella, así como oportunidades de mejora.

6. Los procesos están basados ​​en datos

Los datos cuantitativos informan un proceso de ventas optimizado. Los datos cuantitativos incluyen tasas de conversión, datos del ciclo de ventas, costos de adquisición de clientes y otras métricas.

7. El proceso está formado por la retroalimentación

Además de los datos cuantitativos, un proceso de ventas saludable también se optimiza para los datos cualitativos, como los comentarios de los clientes y su equipo de ventas. Los datos cualitativos pueden mejorar la experiencia del usuario y ayudar a su equipo a identificar puntos ciegos o prácticas obsoletas.

8. Los gestores de procesos reciben formación periódica

La investigación muestra que las empresas que capacitan a los gerentes de ventas para administrar su proceso de ventas tasa de crecimiento de los ingresos 9% más rápido que las empresas sin formación. Esto puede deberse a que la capacitación permite a los gerentes de ventas identificar y resolver problemas más rápido que sus contrapartes sin capacitación formal.

9. Los procesos incluyen el tiempo de gestión de tuberías

Los equipos de ventas están bajo presión para cerrar tantos tratos como sea posible lo más rápido posible. Esto facilita que los representantes desprioricen cualquier actividad que no conduzca directamente a una venta. Como resultado, cuando no hay un seguimiento regular y no se eliminan los prospectos de baja calidad, la canalización se vuelve lenta o desorganizada.

10. Los procesos son escalables

Los procesos de ventas que se basan en hojas de cálculo e hilos de correo electrónico pueden no escalar fácilmente, lo que puede limitar la capacidad de un equipo para capturar nuevas ventas sin agregar estrés o requerir atajos. Automatización de código bajo Las soluciones de software como, facilitan a los equipos la creación de flujos de trabajo y procesos escalables.

3 razones por las que tu proceso de ventas no funciona

Si su proceso de ventas no ofrece los resultados que desea, es hora de evaluar su proceso actual e identificar oportunidades de mejora. Mientras revisa su proceso, busque estas tres razones comunes por las que su proceso de ventas no funciona.

1. Falta de visibilidad de los procesos

Es fundamental que los gerentes tengan una visión de rayos X del proceso de ventas. De lo contrario, será difícil distinguir entre los problemas de proceso y los problemas de desempeño del representante de ventas. El uso de procesos ad hoc, hojas de cálculo e hilos de correo electrónico puede conducir a una baja visibilidad, lo que a su vez puede generar silos o errores de comunicación y datos.

2. El proceso es inconsistente

Los procesos coherentes mejoran la experiencia del cliente y facilitan el cumplimiento de los requisitos de seguridad y cumplimiento. Es más fácil administrar el cambio y generar confianza en el cliente cuando cada representante pasa por el proceso de la misma manera cada vez.

3. El proceso no es fácil de modificar

Cuando una empresa entra en una fase de crecimiento de las ventas, los equipos deben poder adaptarse rápidamente. De lo contrario, se perderán oportunidades, los equipos de ventas estarán bajo presión y los competidores robarán clientes potenciales. Para que los procesos se escalen de forma rápida y segura, los flujos de trabajo (como las aprobaciones) y las actividades (como la creación de documentos o la entrada de datos) deben ser lo suficientemente flexibles para realizar cambios cuando sea necesario y automatizarlos cuando sea posible.

Cómo mejorar su proceso de ventas

Sin una mejora continua, su proceso de ventas eventualmente se volverá obsoleto e ineficaz. con otro tipo de proceso de negocio Una vez más, debe ajustar los procesos a lo largo del tiempo en respuesta a factores externos (como cambios en el comportamiento del cliente o actividad de la competencia) y factores internos (como recursos disponibles, nueva tecnología o requisitos de TI).

Los gerentes de ventas pueden prepararse para la mejora con las siguientes mejores prácticas.

Estandarizar el proceso de ventas

Proceso estandarizado Aporte consistencia a las ventas para evitar errores y mejorar el seguimiento. Esto crea un proceso coherente en todos los equipos de ventas y resuelve cualquier ambigüedad sobre cómo los equipos de ventas completan tareas y actividades para convertir clientes potenciales en clientes.

Crear un diagrama de flujo

Una vez que su proceso de ventas esté estandarizado, cree una representación visual que actúe como una única fuente de verdad. Este diagrama de flujo se puede utilizar para explicar el flujo de trabajo de ventas a los líderes empresariales fuera del equipo de ventas, así como a las nuevas contrataciones. El diagrama de flujo también ayuda a los equipos de TI a crear soluciones a los obstáculos que pueden enfrentar los equipos de ventas.

Definir métricas de rendimiento

Mejorar su proceso de ventas no será fácil sin una comprensión clara de cómo se está desempeñando el proceso de ventas. Intente comparar las siguientes métricas:

• Ingresos brutos (ingresos integrales generados por la fuerza de ventas).
• Ingreso promedio por venta (ingresos totales divididos por el número de ventas)
• Ciclo medio de ventas (tiempo que se tarda en convertir un lead en cliente).
• Tasa de conversión (número de ventas ganadas dividido por el número de oportunidades).
• Costos de adquisición de clientes (recursos necesarios para convertir prospectos en clientes).

Según la estructura de su proceso de ventas y los objetivos comerciales, otras métricas y KPI también pueden ser útiles para su equipo, así que utilícelos como punto de partida.

Capturar y aplicar comentarios

Los clientes y los empleados pueden proporcionar información para ayudarlo a desarrollar un proceso de ventas eficaz. El truco para muchos equipos es encontrar una manera de capturar y aplicar esta información cualitativa de manera consistente. Use aplicaciones como Gong para grabar y revisar las llamadas de ventas y las interacciones con los clientes, o chatee con los representantes y los equipos de éxito del cliente para saber qué piensan los clientes sobre la experiencia de ventas.

Construya un sistema de participación

La mayoría de los equipos de ventas confían en sistemas de registro, como ERP o CRM. Un sistema de registro mantiene datos relacionados con procesos de ventas, prospectos, prospectos y clientes. añadir Participa en el sistema Puede brindarle a su equipo de ventas un camino hacia la diferenciación, una mejor colaboración y conocimientos más profundos.

Automatice las tareas repetitivas

Cuanto menos tiempo dedique su equipo de ventas a tareas manuales, más tiempo tendrán para encontrar clientes potenciales y establecer relaciones con ellos. Muchos elementos del proceso de ventas (actualización de estado, creación de documentos, entrada de datos, etc.) se pueden automatizar fácilmente con un software de bajo código.

Además de crear procesos más eficientes, automatización de ventas También se pueden evitar errores y respaldar la gestión de datos mediante la actualización de aplicaciones y sistemas integrados.

Formar al equipo de ventas

Una de las cosas más importantes que cualquier gerente de ventas puede hacer para mejorar el proceso de ventas es dedicar tiempo a capacitar al equipo. Cuando surjan problemas o cuellos de botella, utilice estos ejemplos como oportunidades de aprendizaje para ayudar a otros miembros del equipo a resolver o evitar los mismos problemas.

Cree mejores procesos de ventas con BPA de bajo código

Las empresas necesitan procesos de ventas que puedan ajustarse a medida que evoluciona su estrategia. Ya sea que eso signifique automatizar tareas que antes se manejaban manualmente o actualizar los flujos de trabajo en respuesta a la actividad de la competencia o los comentarios de los clientes, la automatización de procesos comerciales (BPA) de bajo código puede ayudar.

El BPA de código bajo de Pipefy proporciona a los equipos de ventas un conjunto de componentes básicos aprobados por TI para organizar y mejorar sus procesos de ventas. Los equipos pueden automatizar tareas, capturar y enrutar clientes potenciales entrantes y realizar un seguimiento de los clientes potenciales a medida que avanzan a través del embudo de ventas. Pipefy también se integra con las aplicaciones y los sistemas actuales para llenar los vacíos del proceso y permitir la escalabilidad de la pila a través de CRM de bajo código.

Ver plantillas de Pipefy para ventas estructuradas y procesos de CRM Plantillas de acceso