Diagrama de flujo de trabajo: qué es y cómo hacerlo

Trabajar Un diagrama de flujo es una representación visual de una serie de acciones que definen un trabajo específico o, de manera más general, cómo se debe realizar el trabajo. .

saca tu flujo de trabajo digital Los gráficos le permiten Visualiza y define Cómo procederán sus tareas diarias en los pasos del proceso y los recursos necesarios para completarlas también condiciones requeridas flujo entre (si está utilizando Pipefy, su proceso es escenario, el requisito es Campos requeridos ).

Los diagramas de flujo se pueden hacer con la ayuda de ilustraciones o simplemente Una serie de descripciones en un diagrama de flujo., utilizando las habituales cajas y rombos para completar.

La guía definitiva para usar la gestión del flujo de trabajo Comience a crear mejores flujos de trabajo
Descargar ahora

¿Para qué sirve un diagrama de flujo de trabajo?

Para documentación e implementación. propósito, por lo general requiere Proceso de trabajo Haz la representación visual real.

¿Por qué es esto, te preguntas? Esto se debe a que el mapa que está dibujando le dará la Visión general. Es especialmente necesario como base para otros documentos más complejos, como nuevos proyectos, diagramas de flujo de datos, etc.

Algunos de sus procesos (o incluso todos en el peor de los casos) pueden ser demasiado complejos para que todos sus empleados simplemente los entiendan. Sin embargo, está científicamente probado que las representaciones visuales como un diagrama de flujo de trabajo (con pasos, tareas y requisitos) son más fáciles de entender; después de todo, una imagen vale más que mil palabras.

Al ver su diagrama de flujo de trabajo, debe entender claramente Resultados esperados y los pasos que se deben realizar para lograr los resultados anteriores. Una representación visual proporcionará un punto de partida concreto para cada tarea incluida en su flujo de trabajo.

Documentar los flujos de trabajo en detalle con diagramas de flujo de trabajo para garantizar que sea más fácil para los empleados comprender su función en el proceso descrito. funciones y responsabilidades. Permite que todos vean el panorama general y consideren el Todos los escenarios posibles.

El diagrama de flujo de trabajo también servirá como Herramienta muy útil para una mayor investigación y comprensión de sus procesos: la representación visual facilita ver cómo y dónde flujo de trabajo con la ayuda de cambios, mejoras e incluso automatización herramientas administrativas .

Algo para "ver" realmente también será útil, para hacer que todos Ponerse de acuerdo sobre cómo se deben hacer las cosas. También ayuda a detectar problemas a tiempo y reduce los errores.

¿Cómo dibujar un diagrama de flujo de trabajo?

El proceso es muy simple: cada paso de su flujo de trabajo se representará en su diagrama de flujo de trabajo como una forma abstracta, como un cuadro o un pequeño diagrama para representar dicho paso. Entonces, estos pasos se conectados por flechas, para indicar el flujo de tareas de principio a fin.

Para hacer esta parte de "dibujar" más fácil, puedes usar Herramienta sencilla de diagrama de flujo en línea,P.ej dibujar.io o gráfico lúcido (Estos dos son mis favoritos, pero si quieres encontrar la mejor alternativa para ti, simple Google "Herramienta de diagrama de flujo" y listo, puedes elegir la palabra.

Si decide usar draw.io (como hice en el ejemplo anterior) o cualquier otro Herramienta de dibujo de diagrama de flujo en línea, el proceso de dibujar su flujo de trabajo será muy similar (incluso puede usar PowerPoint para hacer este proceso de dibujo, pero este software específico le hará la vida más fácil).

Pasos del diagrama de flujo de trabajo:

1. Identificar:

El punto de partida para dibujar cualquier diagrama de flujo de trabajo debe ser el mismo: Decidir qué graficar proceso (o múltiples procesos). En este caso, un proceso sería cualquier serie repetible de pasos. Busque cualquier actividad que siga los mismos pasos cada vez y sabrá que tiene un proceso.

Luego, dándole un nombre intuitivo y fácil de entender para identificar correctamente el proceso (utilice nombres específicos en lugar de amplios, lo que facilitará la identificación de su flujo de trabajo).

2. Defina el inicio y el final:

Esta debería ser la parte más fácil: qué inició el proceso y qué indicó que había terminado. Un comienzo y un final claros facilitarán los pasos entre la identificación (y también evitará aquellos que no pertenecen en el proceso Cuadro molesto en cualquier lugar.

Si usa una herramienta de dibujo de diagrama de flujo para ayudarlo, debe para el inicio y el final del proceso añadir símbolo (Elegí rectángulos simples, pero puedes dibujar gráficos si quieres).

3. Crear proceso:

Ahora que tiene el inicio y el final de su flujo de trabajo, debe Haga una lista, o simplemente agregue a la trama, todo lo que sucede en el medio. Si no está seguro acerca de estos pasos, puede usar un bolígrafo (o lápiz y papel) en una pizarra para hacer un borrador para facilitar la edición.

Sin embargo, si ya está utilizando herramientas de dibujo, continúe y agregue pasos y conéctelos a las formas anteriores para determinar El flujo de la tarea o cómo debe fluir.

4. Excepciones y Reglas:

Considere siempre los pasos de su proceso cada situación posible. Si hay posibles procesos alternativos, dibújalo también (es mejor prevenir que curar, ¿verdad?).

caja de decisión Por lo general, te ayuda a cubrir todas las posibilidades y variaciones.

5. Presume:

Después de completar el diagrama de flujo de trabajo, Muéstralo a las partes interesadas relevantes Y consulte con ellos para asegurarse de que sus gráficos estén completos y precisos.

El diagrama de flujo de trabajo es muy importante porque cubre muchas de las posibles necesidades que enumeramos anteriormente. ayuda visual. si ya estás usando Herramienta de gestión de flujo de trabajo en línea ,P.ej Pipefy , entonces debería ser más fácil hacer un diagrama de flujo de trabajo porque Las etapas del flujo de trabajo se han configurado..

Además, este diagrama es útil para ayudar a determinar dónde están los procesos existentes. podría hacerlo mejor aspectos también son muy útiles.

---

¡Administre su flujo de trabajo con facilidad!

probar Pipefy ! Pasamos en simple intuitivo Herramientas de gestión de flujo de trabajo que ejecutan sus procesos y rutinas diarias para ayudar a las empresas a mantener Manténgase organizado y aumente la productividad, liberándolos de los ineficientes formularios manuales, hojas de cálculo y correos electrónicos del pasado.

a nosotros Plantillas prediseñadas se basará en Modelos de las mejores prácticas del mercado de procesos comerciales comunes para facilitarle la vida.