Diagrama de flujo: Cómo hacer un diagrama de flujo

¿Qué es el mapeo de procesos?

El mapeo de procesos es la práctica de ilustrar procesos para comprender mejor cómo funcionan y están organizados. Uso del diagrama de flujo símbolo de diagrama de flujo para representar todas las tareas, actividades e información que componen un proceso particular. El mapeo de procesos facilita que los equipos evalúen la eficiencia y la eficacia de sus procesos.

Usando diagramas de flujo de trabajo, el objetivo del mapeo de procesos es obtener una imagen más clara de cómo interactúan y funcionan realmente los procesos (o cuántos procesos). Al mapear su proceso, puede comprender lo siguiente:

• Definir lo que hace una empresa
• Saber quién es responsable de lo que está en el proceso
• Determinar el punto de partida (factores que inician el proceso) y el punto final (la salida o resultado final del proceso)
• Identificar qué causa (y previene) el éxito del proceso

Business Process Mapping también le permite seleccionar un objetivo específico y medir, rastrear y comparar ese punto específico con sus objetivos comerciales generales. Al hacer esto, puede determinar si un proceso en particular está alineado con las capacidades y los objetivos generales de la empresa.

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¿Cuál es el propósito del mapeo de procesos de negocio?

usar Mapeo de procesos , puede comprender fácilmente cómo se realiza el proceso, cómo mejorarlo o limitarlo, y cuántos pasos se necesitan para llegar al final del proceso. El mapeo se puede utilizar para cualquier tipo de proceso de negocio .

Algunas organizaciones usan diagramas de flujo como diagrama de flujo para manejar las tareas del programa, para que los empleados sepan el orden correcto a seguir en el flujo de trabajo del proceso. A menudo, el resultado del mapeo de procesos es establecer estándares o procedimientos de desempeño de la empresa.

Mapeo de Procesos vs Mapeo de Flujo de Trabajo

El mapeo de procesos comerciales y el mapeo de flujos de trabajo a menudo se usan indistintamente, pero existen diferencias claras entre las dos prácticas. Para ilustrar la diferencia entre el mapeo de procesos y el mapeo de flujos de trabajo, imagina que estás de viaje:

• mapeo de procesos Se mostrará el espacio entre los puntos A y B.
• Mapeo de flujo de trabajo Se proporcionará información importante, como giros, peajes, paradas de descanso, cierres de carreteras y cualquier otra cosa crítica para un viaje exitoso.

Al aplicar esa lógica a un proceso comercial, un diagrama de flujo le mostrará el panorama general, como los puntos de inicio y finalización, mientras que un diagrama de flujo desglosará todo lo que sucede entre esos dos puntos, como quién está involucrado, cuándo y Tareas. que hay que hacer - para completar el proceso.

para un mejor entendimiento flujo de trabajo digital y proceso, volvamos a lo básico. Un flujo de trabajo es un conjunto de pasos repetibles que producen un único resultado. Un proceso es un conjunto más amplio de actividades que normalmente incluye uno o más flujos de trabajo.

Beneficios de usar el mapeo de procesos comerciales y el mapeo de flujos de trabajo juntos

Practicar ambos enfoques juntos puede mejorar los procesos existentes al:

• Seguimiento del tiempo que se tarda en completar un proceso
• Encuentre cuellos de botella en el proceso
• Hacer cumplir la ejecución estándar por campos requeridos o aprobación
• Determinar qué tareas se pueden automatizar

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Cuándo desarrollar un diagrama de flujo

Si su objetivo inmediato es aumentar la eficiencia, puede ser el momento de crear un diagrama de flujo para obtener una imagen completa de su proceso antes de sumergirse en mejoras más detalladas.

contratar a un consultor Evalúa tu proceso Podría ayudar, pero esto también se puede hacer internamente con la ayuda de un generador de flujo de trabajo de código bajo.

Dejando a un lado la eficiencia, aquí hay 5 veces que se necesita un diagrama de flujo:

• Cuando se requiere una comprensión adicional del proceso.
• Cuando los equipos necesitan hacer una lluvia de ideas para mejorar los procesos
• Cuando los equipos quieren aumentar la comunicación
• Cuando falta la documentación del proceso
• Cuando los equipos necesitan identificar cuellos de botella que están causando retrasos, confusión o reelaboración

Ejemplos comunes de mapeo de procesos

Puede estructurar la documentación del proceso de varias maneras diferentes para Flujo de diseño . Puede usar diagramas de flujo, diagramas, mapas mentales o lo que sugiera su creatividad, pero existen algunos métodos ampliamente utilizados y aceptados.

Estos son los 3 ejemplos de diagramas más comunes utilizados para el mapeo de procesos comerciales:

Mapa de flujo de valor (VSM) Mapa

El diagrama VSM es uno de los siete principios Lean, un método de búsqueda continua para mejorar los procesos comerciales mediante el mapeo de su valor. Es una representación visual de todas sus interacciones con sus clientes y el valor que aporta cada interacción.

Por ejemplo, si el valor es todo lo que sus clientes están dispuestos a pagar, considere qué pasos debe enfrentar para obtener ese valor.

Un mapa de flujo de valor reúne todos estos pasos, proporciona una visualización general de todas las prácticas de valor agregado o desperdicio, y le permite analizar e identificar formas de mejorar su proceso de entrega de valor.

Así es como se ve el VSM:

Diagrama de notación y modelo de proceso empresarial (BPMN)

BPMN es probablemente el método de mapeo de procesos más utilizado, que utiliza símbolo de diagrama de flujo para crear una representación gráfica del proceso, por ejemplo, las elipses representan los puntos de inicio y finalización, los rectángulos representan tareas/pasos, los rombos representan puntos de decisión y las flechas representan el flujo de dirección del proceso.

El resultado final es este:

Diagrama de proveedor, entrada, proceso, salida y cliente (SIPOC)

Un diagrama SIPOC es un diagrama de flujo de alto nivel que produce diagramas muy detallados. Puede parecer difícil al principio, pero es una de las formas más intuitivas y prácticas de comprender rápidamente las etapas de un proceso, cuando las cosas comienzan y terminan con entradas y salidas.

Para crear y comprender un diagrama SIPOC, aplique estos consejos en cada etapa para comprender mejor el propósito de su proceso:

• Proveedor: ¿Quién ingresa la información para iniciar el proceso?
• Entrada: ¿Qué ingresó la persona?
• Proceso: ¿Qué haces con esta información?
• Salida: ¿Cuál es el resultado del procesamiento?
• Cliente: ¿A quién le proporciona la información procesada?

El siguiente es el marco de la implementación del diagrama SIPOC:

S diagrama de flujo de wimlane

Los diagramas de flujo de Swimlane ayudan a realizar un seguimiento del trabajo que va y viene entre equipos o departamentos. Esto puede incluir tareas, documentos, información, etc. Como sugiere el nombre, el proceso seleccionado se mapea de izquierda a derecha y parece un carril de piscina. Así es como funciona:

• A la izquierda, se enumeran todos los diferentes actores involucrados en el proceso. Proporcionan el disparador para iniciar el proceso.
• A la derecha está el resultado final de un proceso.
• En el medio está el carril real. Cada carril representa un flujo de trabajo, incluido el progreso del trabajo entre equipos o individuos. Las líneas aerodinámicas y los íconos se utilizan para mapear la naturaleza de la tarea en ciertos puntos y cómo va de izquierda a derecha de la calle.

Para un procedimiento simple, generalmente solo se incluye un carril. Para procesos más complejos, es común apilar múltiples carriles para mapear todos los subprocesos involucrados. Aquí hay un ejemplo de cómo mapear un proceso complejo usando un diagrama de carriles:

Cómo manejar mejor los mapas

Si bien no existe una forma universal de mapear procesos comerciales, debe elegir un método de mapeo de procesos que aborde el nivel de detalle que busca.

En algunos casos, estos diagramas pueden incluso complementarse entre sí: use diagramas VSM para comprender el panorama general y el valor entregado al cliente, diagramas BPMN si desea diagramas de flujo funcionales y comprender mejor de dónde proviene la información y hacia dónde va, y diagrama SIPOC para una comprensión detallada de las entradas y salidas.

Lo que tienen en común es una comprensión más clara de las actividades, procesos, personas y recursos involucrados en el proceso, de principio a fin.

Cómo crear un diagrama de flujo

Ahora que sabe qué es el mapeo de procesos, los beneficios de los procesos de mapeo y tres diagramas comunes para los procesos de mapeo, es hora de comenzar a crear el suyo propio. Si no está seguro de cuál usar, le recomendamos que comience con un diagrama SIPOC.

Utilice estos siete pasos para crear su mapa y Diseñar un proceso eficiente:

1. Reúna información importante del proceso

Para este paso, el objetivo es recopilar la mayor cantidad de información posible. Aquí realmente entenderá cómo están sucediendo las cosas en su proceso. Identifique qué hacen las personas, por qué lo hacen, cuánto tiempo les lleva y qué recursos necesitan para hacerlo. Ya sea que esté rastreando a los empleados o realizando entrevistas para recopilar la información que necesita, no olvide anotarla.

2. Identificar proveedores y clientes

Además de los equipos responsables de ejecutar y gestionar el proceso, existen otros dos actores relevantes: proveedores y clientes. El proveedor es el responsable de iniciar su proceso, y el cliente es quien recibe los resultados. Entonces, tan importante como determinar cuándo y dónde comienza y termina el proceso, es igualmente importante determinar quiénes son las personas clave involucradas en el proceso.

3. Establezca los límites del proceso

Determinar dónde o cuándo comienza el proceso y sus actividades/desencadenantes (entradas), dónde o cuándo termina y cuál es el resultado final (salidas). A veces, un proceso tiene más de un propósito, por lo que es importante mapearlos todos para determinar todos los resultados posibles. Ejemplos de límites de proceso incluyen:

• Para el proceso de contratación, la entrada es una solicitud para un puesto vacante y la salida es el candidato seleccionado en el currículum archivado.
• Para el proceso de seguimiento de errores, la entrada será el nuevo error encontrado y la salida resuelve un error.

4. Enumerar y secuenciar acciones

Ahora que sabe dónde comienzan y terminan las cosas, es hora de enumerar los pasos intermedios. Use verbos de acción para describir cada paso o tarea. Puedes mantenerlo de alto nivel o elaborado. Este es un ejemplo del proceso de compra:

• Rellene el formulario de solicitud de compra
• Solicitud de revisión
• Solicite una cotización de tres proveedores diferentes
• Elige la mejor oferta
• Envíe las solicitudes de compra y las mejores ofertas al gerente del solicitante para su aprobación.
• Si se aprueba, enviar la orden de compra al proveedor y pagar; si se rechaza, avisar al solicitante.
• esperando la entrega del producto
• Evaluar los servicios del proveedor

5. Identifique las reglas y traspasos de los procesos comerciales

Las reglas de negocio son condiciones que facilitan las decisiones. Un ejemplo de una regla comercial es que si el cliente potencial es mayor a $10,000, se debe designar a un ejecutivo de cuentas sénior como revisor; o si la solicitud de compra es menor a $10,000, no se debe requerir un revisor adicional. Los traspasos representan cambios en las responsabilidades entre los equipos. Por ejemplo, cuando alguien compra su producto, hay una transferencia entre los departamentos de ventas y éxito personalizado.

Para completar este paso, necesita una comprensión profunda de los procesos, la estrategia empresarial y cómo se conectan y relacionan las cosas.

6. Revisa tu diagrama de flujo y optimiza

Después de completar el diagrama de flujo, analice la información que recopiló y determine si el proceso realmente funciona como se esperaba. Mientras revisa, haga las siguientes preguntas:

• ¿Están las personas adecuadas involucradas en el proceso?
• ¿Están las personas involucradas en el proceso realmente siguiendo el proceso ideal?
• ¿Hay pasos faltantes o redundantes que podrían agregarse o eliminarse?

7. Repetir para la mejora continua

paso a paso Mejorar el proceso es la clave para ejecutar un proceso eficiente y orientado a objetivos. Una vez que se completa el mapeo de procesos, es imperativo hacer un seguimiento de la ejecución de su proceso para que pueda avanzar hacia la mejora continua.

Plantilla de mapa de procesos

Si crea sus propios diagramas de flujo internamente, considere usar código bajo Plantilla de mapeo de procesos comerciales . Las plantillas de diagramas de flujo le permiten mapear, evaluar y administrar rápidamente sus procesos comerciales sin ningún tipo de codificación o desarrollo técnico.

Obtenga visibilidad de extremo a extremo de los pasos del mapeo de procesos utilizando plantillas de mapeo de procesos, asigne miembros del equipo para manejar cada actividad requerida y obtenga alertas, etiquetas, informes, objetivos, activadores, métricas de éxito de SLA y más.

Convierte tu diagrama de flujo en un plan de mejora de procesos con Pipefy

Mapear sus procesos tiene muchos beneficios, pero deja a muchas personas confundidas y preguntándose: ¿qué sigue? ¿Cómo comparto la información que recopilo y colaboro con todos? ¿Es suficiente el mapeo de procesos para garantizar una ejecución estandarizada? ¿Cómo puedo extraer datos de mi proceso?

Por lo tanto, el mapeo de procesos suele ser una configuración Herramienta de gestión de flujo de trabajo , un motor de flujo de trabajo, o Gestión de Procesos de Negocio (BPM) (BPM) software como Pipefy.

Con Pipefy, puede convertir su ejercicio de mapeo de procesos en un plan de mejora de procesos. de pipefy BPM de código bajo La plataforma lo ayuda a rastrear KPI importantes, centralizar su pila a través de integraciones y estandarizar y automatizar sus procesos comerciales.

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