Cuello de botella empresarial: qué es, cómo identificar su causa y cómo solucionarlo

¿Qué es un cuello de botella empresarial?

La palabra cuello hace referencia a la forma de la botella: un cuerpo ancho y un cuello cónico. Debido a que el cuello de la botella tiende a ser la parte más estrecha de la botella, a menudo restringe el movimiento del contenido de la botella, como esas botellas de ketchup de vidrio con las que todos hemos luchado en los restaurantes.

Un cuello de botella ocurre cuando el volumen de trabajo o solicitudes excede la capacidad del proceso o el ancho de banda. En los negocios, un cuello de botella es un punto (o puntos) en un proceso donde el flujo de trabajo se retrasa o se interrumpe por completo.

Al igual que una línea de producción, los cuellos de botella impiden que los flujos de trabajo avancen, lo que los vuelve en gran medida inútiles y sobrecarga a los empleados, especialmente si hay varios cuellos de botella simultáneos que afectan los procesos individuales.

Si bien la visión de los cuellos de botella es más fácil de identificar o detectar en una línea de producción o ensamblaje, los cuellos de botella del proceso pueden ser igual de claros una vez que comprenda cómo detectar qué los está causando.

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Restricciones frente a cuellos de botella: ¿cuál es la diferencia?

restricción es algo que limita la salida de todo el proceso. Puede estar relacionado con equipos, personal, falta de información o materiales, o gestión como políticas o procedimientos operativos estándar. embotellamiento son restricciones que afectan el resultado de un proceso y no le permiten alcanzar una meta definida.

Si las restricciones comienzan a afectar el rendimiento y la productividad generales del proceso comercial, puede convertirse en un cuello de botella.

restricciones del proceso de negocio	cuello de botella del proceso de negocio
definición: Limite la salida de todo el proceso sin afectar los objetivos del proceso Ejemplo: Internet de una tienda no funciona, por lo que las transacciones deben procesarse manualmente influencias: Una restricción puede limitar su producción a "x" unidades por día; siempre que el promedio de ventas o producción sea inferior a "x", la restricción no será un cuello de botella.	definición: Restricciones que afectan la producción o los objetivos del proceso Ejemplo: La única persona autorizada para aprobar ciertos gastos está de licencia influencias: Si el promedio de ventas o producción es superior a "x", la restricción se convierte en el cuello de botella.

Causas comunes de los cuellos de botella del proceso

Hay muchos factores que pueden interrumpir los procesos y causar cuellos de botella, pero el culpable más común es la sobrecarga de capacidad.

Un cuello de botella ocurre cuando un componente o persona en un proceso excede su capacidad y no puede manejar ninguna demanda adicional. Se produce un cuello de botella cuando las cargas de trabajo entrantes alcanzan un punto más rápido que la velocidad de procesamiento en ese punto, lo que limita el rendimiento general del proceso. Esto evita que los procesos comerciales se ejecuten sin problemas o de manera eficiente. Las causas comunes de cuellos de botella pueden incluir:

Software heredado

Incluso con los equipos más calificados y productivos, el software antiguo que es lento, con fallas, propenso a fallas o que no funciona bien con otro software o herramientas puede afectar la productividad y evitar que los procesos eficientes funcionen correctamente. Para superar este obstáculo, el equipo necesitaba encontrar una manera de lograr Escalabilidad de la pila.

procesamiento manual de datos

La recopilación, el ingreso y la actualización manual de datos en los sistemas y las bases de datos pueden ser más dañinos que útiles porque presentan problemas como errores o datos duplicados. Esto no solo introduce errores, sino que también crea riesgos potenciales de fraude, pago excesivo o insuficiente e información incorrecta del cliente.

Flujo de trabajo obsoleto

Si los flujos de trabajo que componen un proceso comercial no funcionan, entonces todo el proceso comercial no funciona de forma predeterminada. Esto puede tener un gran impacto en la producción general, la colaboración (dentro y entre los equipos) y la eficiencia.

Pasar demasiado tiempo en tareas repetitivas

Si alguien pasa 5 horas a la semana haciendo la misma tarea, como redactar y compartir un correo electrónico que se puede estandarizar y automatizar, son 20 horas al mes haciendo lo mismo una y otra vez.

Equipos o individuos que están más allá de sus capacidades

Cuando los flujos de trabajo comerciales incluyen aprobaciones o revisiones de personas que no tienen suficiente ancho de banda, el potencial de cuellos de botella es alto.

Tipos de cuellos de botella en los procesos de negocio

Aparecen cuellos de botella en todos tipo de proceso de negocio . Se dividen en una de dos categorías: a corto plazo ya largo plazo. cuello de botella a corto plazo Por lo general, un obstáculo temporal o indirecto que no se convierte en un problema más grave. Ejemplo: un empleado se va de vacaciones o una computadora no está disponible temporalmente debido a una actualización.

cuello de botella a largo plazo es una barrera sistémica que aparece con el tiempo y ralentiza significativamente el progreso del flujo de trabajo, lo que genera problemas más graves. Ejemplo: software comercial que sigue fallando y eventualmente genera colas.

Dentro de estas dos categorías, hay tres tipos de cuellos de botella. Aquí hay un desglose y ejemplos de los tres:

Supervisión	funcionar	infraestructura
Cuellos de botella causados ​​por procedimientos o reglas incompletos o ineficaces	Cuellos de botella debido a la falta de capacidad en personas, sistemas o herramientas para hacer frente a la carga de trabajo	Cuellos de botella debido a la falta de recursos adecuados o estructura del proceso
Ejemplos: los procesos que una vez funcionaron ya no son efectivos después de una gran reorganización de la empresa; los procesos no se planifican antes de construirlos; demasiadas reglas ralentizan el flujo de trabajo.	Ejemplo: se requiere aprobación para que el flujo de trabajo continúe; los retrasos en los procesos interrelacionados pueden afectar negativamente a otros procesos y departamentos.	Ejemplos: se pasaron por alto actores o tareas clave durante el mapeo del proceso, lo que ahora causa retrasos; se eligió un software incorrecto para ejecutar el proceso, lo que provocó problemas de productividad.

Por qué los cuellos de botella son malos para los negocios

Además de paralizar el flujo de trabajo, los cuellos de botella del proceso también pueden causar:

1. El costo de los recursos es alto y la pérdida de ganancias es grande

Cuando aumentan los costos de los recursos, aumentan los costos de producción. Si la producción es baja o está por debajo del promedio, las ganancias terminarán en números rojos porque el dinero invertido no se recupera.

2. Plazos incumplidos y productividad reducida

Un proceso empresarial consta de flujos de trabajo que son propiedad de diferentes personas y los procesan. Entonces, si una persona se atrasa o impide que una tarea avance, esto puede afectar los plazos y las tareas que otros tienen. Si no se cumple la fecha límite, el resultado del proceso también se ve afectado.

Además de estancar el trabajo, los cuellos de botella crean oportunidades para fallas adicionales en el flujo de trabajo, especialmente en procesos comerciales complejos e interrelacionados. pensar en Finanzas , Recursos humanos , ESO o éxito del cliente - Todos los departamentos que requieren el flujo continuo de muchas partes móviles de procesos interrelacionados.

3. Mayor agotamiento y rotación de empleados

Los cuellos de botella afectan indirectamente al socio clave de una empresa: sus empleados. Sin invertir tiempo y recursos para abordar y resolver los cuellos de botella, ya sea que eso signifique actualizar el software antiguo o contratar a otros miembros del equipo para aumentar el ancho de banda, es posible que los empleados no se sientan valorados y busquen otras oportunidades.

4. Tensión con proveedores y/o clientes

Cuando los cuellos de botella afectan las aprobaciones críticas, como en el proceso de cuentas por pagar, lo que en última instancia conduce a pagos perdidos o retrasados ​​​​a los proveedores, puede afectar su confiabilidad general como cliente. Esto podría afectar los descuentos, los créditos o cualquier otro beneficio que pueda derivarse de trabajar con un proveedor que lo considere una cuenta estable.

Esto también afecta a sus clientes, especialmente si la producción es lenta debido a la falta de artículos, suministros o retrasos en el procesamiento de pedidos o en la atención al cliente.

Ejemplo de cuello de botella de proceso empresarial

Estos son algunos ejemplos de cuellos de botella en varios tipos de procesos:

Gestión de proyectos y proceso de solicitud de servicios

Estos cuellos de botella suelen ser de información, personas, tiempo y comunicación. Por ejemplo, si los aprobadores no revisan las asignaciones de manera oportuna, las solicitudes pueden acumularse y afectar el resultado general del proceso.

Procesos de Producción y Cadena de Suministro

Si bien son críticos para la producción, factores como el abastecimiento de maquinaria, materias primas y proveedores pueden crear cuellos de botella si hay demoras o limitaciones.

Cómo encontrar cuellos de botella en los procesos de negocio

La eficiencia de un proceso depende de su punto más débil. La mejor manera de solucionar los cuellos de botella del proceso es aprender a detectarlos antes de que el flujo de trabajo se congestione.

Identificar los cuellos de botella del proceso. Requiere tiempo y esfuerzo, pero aprender a hacerlo puede evitar que los pequeños problemas se conviertan en problemas mayores. Aquí hay dos consejos para detectar cuellos de botella:

1. Mapea tu proceso

Proceso de mapeo Le permite tener una perspectiva más amplia al analizar el flujo general y el rendimiento de su proceso. Observe cada paso del proceso, sus recursos, interacciones, tiempos de entrega del flujo de trabajo y tareas atrasadas. De esta forma, puede identificar qué limita el rendimiento y el rendimiento, revelando los cuellos de botella existentes.

Puede usar algunas herramientas para mapear su proceso: lápiz y papel, Diagrama de flujo usando notación estándar O herramientas como el software de gestión de procesos empresariales. Un análisis exhaustivo de su proceso puede ser justo lo que necesita encuentra esos Oportunidades de mejora imprevistas para despejar sus cuellos de botella.

2. Mira los datos

La verdad siempre está en los números. Comience por observar los datos relacionados con su proceso para evaluar qué está causando el cuello de botella y luego pregunte: ¿Las tareas suelen detenerse en algún momento? ¿Existen tendencias en los retrasos relacionados con personas o propietarios específicos? Tendencias, temas y patrones son lo que debe buscar al analizar datos de proceso.

3. Diríjase al personal pertinente

Si bien los datos a menudo revelan verdades del proceso, no es la única verdad a considerar. Hablar con las personas involucradas en el proceso puede brindar información adicional que los datos pueden no proporcionar, como por ejemplo:

• ¿La gente se siente abrumada por la carga de trabajo?
• ¿Hay barreras de comunicación?
• ¿El equipo es adecuado?

4. Realizar análisis de flujo de trabajo

Una vez que haya recopilado los datos y hablado con los jugadores involucrados en el proceso, es hora de analizar los detalles. Análisis de flujo de trabajo es una oportunidad para revisar la secuencia de tareas y actividades que conducen a resultados de flujo de trabajo específicos. Cuando mire hacia atrás, busque redundancias, cuellos de botella existentes y otros problemas que podrían crear cuellos de botella en el futuro.

Para obtener más información sobre cómo identificar cuellos de botella, consulte este artículo sobre cómo dominar las tareas en cinco pasos y cómo usarlas como parte de un plan de mejora continua de procesos.

Cómo implementar mejoras en los cuellos de botella de los procesos comerciales

1. Encuentra soluciones creativas a los problemas

A medida que selecciona los cuellos de botella de su proceso, puede verlos objetivamente y comenzar a investigar formas de resolverlos. Este es otro paso para involucrar a todos los miembros relevantes del equipo. Trabajar en equipo con diferentes perspectivas e ideas puede ser todo lo que necesita para encontrar soluciones creativas y efectivas.

Además de proporcionar una amplia gama de ideas, estimular la interacción mantendrá al equipo integrado y comprometido con los cambios que puedan resultar necesarios.

2. Siempre hay alternativas a las soluciones

Cuando busque una solución a su problema, no ignore las alternativas presentadas; considere todas las opciones. Mantenga sus Planes B, C y D en caso de que el Plan A no salga según lo planeado.

Es vital monitorear regularmente sus procesos para mantenerlos actualizados y efectivos. Incluso los procesos antiguos y establecidos pueden perder su eficacia y deben actualizarse de vez en cuando. No puede tener procesos estáticos; tienen que ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a los cambios internos y externos.

3. Encontrar e implementar constantemente mejoras en los cuellos de botella

Los equipos deben participar en todos los pasos para mejorar la implementación, desde el mapeo de procesos hasta la identificación de cuellos de botella, la búsqueda de soluciones y el desarrollo e implementación de planes de acción.

Mantener el proceso de mejora dinámico y reevaluar constantemente los resultados. Lo más probable es que la primera idea de una solución no sea la respuesta perfecta al problema. Sin embargo, es fundamental poner en práctica su plan para obtener comentarios del mundo real y continuar optimizando su flujo de trabajo. La mejora continua a través de la planificación, la acción, la inspección y la evaluación le proporcionará información y datos para realizar cualquier ajuste.

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Con una plataforma de automatización de procesos comerciales de código bajo, los equipos pueden administrar e incluso eliminar los cuellos de botella en los procesos comerciales. de pipefy Automatización de código bajo Te ayuda a controlar el proceso y reforzar los puntos donde más se necesita.

Use funciones personalizables para construir de manera simplificada, centralizada y a prueba de errores Flujo de trabajo como:

• Reglas y Condiciones: No más demoras por falta de información o información incompleta. Al usar reglas y condiciones, puede asegurarse de que se proporcione toda la información relevante antes de que una tarea o solicitud pase a la siguiente etapa.
• automatización: las tareas se mueven automáticamente a la siguiente etapa del proceso y las notificaciones alertan instantáneamente a los propietarios sobre el progreso o cuando se necesita su revisión.
• Tablero: vea fácilmente el estado de todas las tareas en un flujo de trabajo y recopile inteligencia comercial importante relacionada con el proceso, como
• integrado: No más alternar entre plataformas o múltiples hojas de cálculo. Al integrar su software existente con Pipefy, puede ahorrar tiempo y evitar demoras y errores al ingresar datos manualmente. La información se recopila, organiza y agrega a los procesos en tiempo real.

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