Cómo usar el formulario gratuito de cuentas por cobrar de Pipefy

Aprenda cómo facilitar la recopilación de información y crear procesos de cuentas por cobrar eficientes y automatizados.

Controlar las cuentas por cobrar de su empresa es más fácil con las herramientas adecuadas. Las hojas de cálculo y los papeles serán cosa del pasado con las plantillas de flujo de trabajo y formularios gratuitos de Pipefy. Usted y su equipo serán más eficientes en la recopilación, evitando retrasos y errores, e incluso deshaciéndose de las tareas repetitivas y la entrada manual de datos.

Si aún no lo sabía, Pipefy es un software para administrar y automatizar flujos de trabajo. A través de una interfaz fácil de usar, ofrece a los profesionales la autonomía para organizar y optimizar sus procesos de forma autónoma, automatizar pasos de trabajo, de forma sencilla y sin saber de programación.

En este artículo descubrirás:

• Cómo Pipefy puede ayudarte a centralizar la facturación.
• Cómo funcionan las plantillas de formulario de cuentas por cobrar listas para usar de Pipefy.
• ¿Por qué usar el formulario con número Proceso de trabajo La combinación hará que su proceso sea más eficiente y menos propenso a errores.
• 5 pasos para implementar la hoja de control de cuentas por cobrar gratuitas de Pipefy en su departamento.

¿Cómo funciona el formulario de cuentas por cobrar en Pipefy?

Por lo general, el flujo de trabajo de las cuentas por cobrar comienza con las ventas, lo que crea requisitos de cobro para el equipo de finanzas. En muchos casos, estas ventas se registran en hojas de cálculo, se notifican por correo electrónico o incluso se anotan en papel. Pero estas no son formas ideales de capturar los datos que necesita para comenzar a ejecutar su flujo de trabajo de cuentas por cobrar.

Los formularios en línea son la herramienta perfecta para facilitar la entrada de información y crear solicitudes de cobro para los equipos responsables. Actúa como centro de demanda y simplifica el trabajo del equipo. También facilita el proceso para los equipos de ventas o cualquier profesional que necesite abrir cuentas por cobrar, esto se debe a que se puede enviar a cualquier persona, incluso si no son usuarios de Pipefy.

Con esta herramienta, también puede definir aún más las reglas de automatización que conectan las ventas directamente con los formularios. Por ejemplo, puede crear una configuración para que cada vez que su equipo reciba un correo electrónico de confirmación de ventas, el formulario se envíe automáticamente al solicitante. Esta estrategia ayuda a recibir los requisitos y reduce la cantidad de interacciones requeridas para comprender lo que se debe hacer.

Además de esto, los formularios de Pipefy también están vinculados a flujos de trabajo o flujos de trabajo digitales, que permiten organizar y estandarizar los pasos necesarios para ejecutar órdenes de cuentas por cobrar. En las plantillas listas para usar, puede encontrar los pasos más comunes para manejar las solicitudes de cobro:

• Reserva: Una etapa donde las cuentas por cobrar se han registrado pero no se han priorizado o asignado a ciertos profesionales del equipo.
• Facturación: Pasos para que los miembros del equipo se comuniquen con los clientes para facturarles.
• confirmar: Pasos para confirmar la recepción mediante la comparación de extractos bancarios.
• recibió: Un registro de los cargos recaudados y las cuentas por cobrar identificadas.

La combinación de formularios y flujos de trabajo digitales permite una gestión más eficiente de las solicitudes, así como una mayor visibilidad del proceso de cuentas por cobrar.

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Beneficios de usar los formularios de cuentas por cobrar de Pipefy en Finanzas

Como hemos visto, Pipefy es una plataforma que centraliza las solicitudes y facilita la comunicación y colaboración con los profesionales de cualquier departamento que necesite ayuda económica con los cobros.

Estos son algunos puntos clave de la implementación de un formulario de solicitud de recolección:

• Independencia de la hoja de cálculo. Las hojas de cálculo son útiles cuando el trabajo a realizar no requiere la colaboración y el aporte de muchas personas diferentes. En procesos un poco más complejos que implican la gestión de solicitudes, unos pocos pasos y la comunicación entre diferentes personas, formularios y flujos de trabajo son mejores opciones para realizar el trabajo. Con Pipefy, puede combinar los dos para brindarle a su equipo herramientas fáciles de usar, seguras y menos propensas a errores y pérdida de datos.
• Mejor visibilidad laboral. Cuando se ingresan los datos de cargo en el formulario de Pipefy, se crea una representación visual de esa cuenta por cobrar, lo llamamos tarjeta. Será el elemento que se "mueva" en el flujo de trabajo, a través de Visualización Kanban Facilitar el seguimiento de cada gasto. Para que su equipo no tenga que perder el tiempo en hojas de cálculo, mensajes y correos electrónicos en busca de la información que necesitan para hacer su trabajo y comprender el estado de cada cargo.
• Más control sobre el proceso de ejecución. La facturación es el comienzo de la ejecución de un flujo de trabajo que puede involucrar a diferentes profesionales, aprobaciones y comunicación entre diferentes grupos. Utilizando la tabla de Pipefy, un pedido convertido en tarjeta almacena todo el historial de ese cargo. En él, puedes adjuntar archivos, intercambiar mensajes con el equipo y delegar tareas (manual o automáticamente) a los responsables de pasos específicos. Todos los empleados autorizados pueden realizar sus actividades de forma segura, ya sea en la oficina o en casa.
• Integrar con ERP. Muchos equipos del departamento de finanzas utilizan ERP para la gestión y el registro de datos. Si eres uno de los usuarios de estas herramientas, tu equipo puede ganar mucho con el uso de los formularios y flujos de trabajo digitales de Pipefy. Esto se debe a que las dos plataformas se pueden integrar, lo que facilita la entrada de datos y la automatización de los pasos del proceso. Con Pipefy, tu equipo cuenta con una interfaz más amigable para el ingreso de información al ERP, así como una herramienta que facilita la colaboración y comunicación, optimizando procesos.
• Automatización de tareas de cuentas por cobrar. Una de las mayores ventajas de usar Pipefy son las posibilidades de automatización que ofrece el software. Sin programación ni ningún conocimiento de TI, su equipo puede crear reglas para enviar mensajes automatizados, notificaciones de fechas límite, delegar condiciones de tareas y más. Además, puede personalizar el formulario con campos condicionales, lo que significa que cierta información aparece o desaparece según las opciones que elija al completarlo.

Vaya un paso más allá y use los formularios de Pipefy para otros procesos financieros

Pipefy es una plataforma muy flexible y altamente personalizable. Entonces, donde puede administrar y automatizar más procesos de cuentas por cobrar. Con plantillas de formulario (y flujos de trabajo) listas para usar, puede simplificar y conectar otros procesos en el departamento de finanzas, como:

→ Compras

→ cuentas por pagar

→ solicitud de reembolso

→ Solicitud de Financiamiento

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5 pasos para usar la plantilla de formulario de control de cuentas por cobrar gratis

1. Crea una cuenta de Pipefy. El primer paso para usar el formulario de cuentas por cobrar listo para usar es crear su cuenta gratuita. Haz clic para comenzar.
2. Agregue la plantilla de proceso de cuentas por cobrar a su cuenta. Si ya tiene una cuenta activa, simplemente copie el flujo de trabajo de Cuentas por cobrar y tendrá acceso inmediato al formulario y la capacidad de editarlo y personalizarlo en minutos. Haga clic aquí para agregar una plantilla de cuentas por cobrar a su cuenta.
3. Invite a los miembros de su equipo a acceder al flujo de trabajo. Con Pipefy, los solicitantes pueden realizar un seguimiento de sus solicitudes de facturación y los clientes o colegas pueden agregar información en cualquier etapa del proceso, incluso si no son usuarios de la plataforma. Sin embargo, si desea realizar la actividad en equipo, debe invitar a su equipo a participar en el flujo de trabajo de cuentas por cobrar.
4. Envíe el enlace a la persona responsable de registrar los gastos. Los colegas que no realizan cobranzas pero son responsables de las ventas pueden usar el enlace del formulario para hacer una solicitud a su equipo. Enséñeles cómo solicitar tarifas de enlace y ahorre mucho tiempo con correos electrónicos y mensajes, ya que toda la información necesaria se capturará en el formulario de inmediato.
5. Personaliza tus formularios y/o tu flujo de trabajo. Con el flujo de trabajo de cuentas por cobrar y las plantillas de formulario, puede implementar nuevos procesos de cobranza en minutos. No obstante, también será una tarea fácil y rápida si quieres adaptarlo a tu empresa. La interfaz de arrastrar y soltar le permite agregar o eliminar campos en formularios, agregar nuevos pasos a los flujos de trabajo y crear reglas automatizadas con solo unos pocos clics.

Aumenta la visibilidad, eficiencia y velocidad de tus coleccionables con Pipefy

La ejecución adecuada del flujo de trabajo de las cuentas por cobrar es fundamental para la supervivencia de una empresa. Por lo tanto, trabajar hacia la estandarización, la automatización y una mejor gestión de este proceso puede generar resultados muy valiosos.

Con la hoja de control de cuentas por cobrar gratuita agregada al flujo de trabajo de Pipefy, su equipo estará listo para recibir solicitudes de cobro rápidamente, controlar los plazos e invertir tiempo en el desarrollo de relaciones y tareas estratégicas.

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