Cómo priorizar tareas en el trabajo cuando todo importa

No importa cuál sea su trabajo, lograr el equilibrio y aprender a priorizar las tareas es una parte difícil del trabajo diario de casi todos.

La gestión de tareas y la preparación adecuada para el trabajo es, naturalmente, un gran desafío. Sin embargo, con práctica y una comprensión adecuada de cómo priorizar las tareas en el trabajo, puede volverse menos desafiante.

¿Qué es la prioridad?

Priorizar significa abordar tareas, proyectos o trabajos en función de su importancia. Para una priorización exitosa, las tareas deben enumerarse o evaluarse en orden de importancia. Cuanto más importante es una tarea (ya sea por una fecha límite o por un impacto), mayor es su prioridad.

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¿Por qué es importante la priorización?

La prioridad de las tareas es importante por 3 razones:

1. Haz que todo lo que necesites hacer sea transparente.
2. Determine qué tan rápido debe hacerse la tarea.
3. Asegúrese de tener suficiente tiempo para cada tarea de la que es responsable.

Además de mejorar la productividad y las habilidades de gestión del tiempo, priorizar tareas puede ayudar a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.

¿Cuáles son las prioridades?

Una prioridad es algo que debe hacerse ahora porque es urgente e importante. Por ejemplo, supongamos que tiene tres tareas en su lista de tareas pendientes de la mañana:

• Envíe correos electrónicos de seguimiento a los clientes sobre la reunión en persona del próximo mes.
• Envíe informes de gastos urgentes.
• La investigación de mercado de las diapositivas se publicará más adelante esta semana.

La prioridad en este ejemplo sería enviar un informe de gastos urgente, porque hay un detalle importante: es urgente.

prioridad de la tarea

La forma en que se priorizan las tareas varía según la empresa y el individuo, pero en Pipefy usamos los siguientes criterios de prioridad: Crítico, Prioridad alta, Neutral, Prioridad baja y Desconocido. Analicemos estas cinco prioridades.

Crítico

Cualquier cosa clasificada como crítica se considera urgente. Las tareas críticas a menudo son sensibles al tiempo y los equipos deben dejar lo que están haciendo y concentrarse en la tarea inmediata que tienen entre manos. De lo contrario, la misión crítica puede generar riesgos y costos para el negocio.

Calidad de misión crítica:

• Temporal y sensible al tiempo
• Riesgo si no se trata de inmediato
• Los plazos pueden ser lo antes posible, el mismo día o al día siguiente

alta prioridad

Estas tareas son muy importantes y deben completarse lo antes posible. Debido a que estas tareas no son sensibles al tiempo, este tipo de tarea ocupa el segundo lugar después de las tareas críticas.

Calidad de las tareas de alta prioridad:

• Importante pero no sensible al tiempo
• Se puede procesar después de cualquier tarea crítica
• Los plazos pueden terminar en unos días o una semana.

neutral

Las tareas neutrales son importantes, pero generalmente pueden esperar a que se completen. Las tareas neutrales ocupan el tercer lugar después de los problemas críticos o de alta prioridad.

Calidad de las tareas neutrales:

• No hay una fecha límite inmediata, pero aún debe hacerse
• ocupa el tercer lugar en tareas críticas y de alta prioridad
• se indican los plazos

baja prioridad

Estas tareas suelen ser elementos que pueden esperar a ser completados. Este tipo de tarea es genial para llenar cualquier tiempo libre. Un ejemplo de una tarea de baja prioridad es aquella en la que su equipo puede trabajar después de que se hayan completado todas las demás prioridades.

Calidad de las tareas de baja prioridad:

• Completar cuando el equipo tenga tiempo
• Los plazos flotantes se mueven hacia arriba y hacia abajo en función del trabajo adicional

desconocido

Estas son las tareas que aparecen y caen en la cartera de pedidos. Los equipos a menudo no tienen plazos para este tipo de tareas, pero saben que eventualmente se completarán. Una vez que el equipo tenga tiempo, determinará cómo priorizar las tareas.

Calidad de las tareas de baja prioridad:

• Atraso de tareas sin plazos estimados o definidos
• Priorizar cuando haya más información disponible

Cómo priorizar tareas en el trabajo

Priorizar tareas puede ser un desafío, especialmente cuando todo parece lo suficientemente importante como para ser el número uno en su lista de tareas pendientes. Esto puede ser abrumador si estás haciendo malabarismos con mucho trabajo. Para evitar perder la calma, comience por enumerar sus tareas.

Si le ayuda, tómese un descanso y tenga lápiz y papel o lo que sea que le funcione, ya sea una pizarra o notas adhesivas en la pared. Luego, enumera todo en lo que estás trabajando. No te preocupes por ordenar o priorizar tareas por ahora (lo abordaremos más adelante). El punto ahora es hacer una lista de todo lo que hay en su plato.

Una vez que se enumeran todas las tareas, use cualquiera de los siguientes cuatro métodos (solos o en combinación) para aprender cómo priorizar mejor sus tareas de trabajo:

Método 1: Priorizar

Después de enumerar todas las tareas, escanee su lista y resalte las tareas que requieren atención inmediata. Estas tareas no pueden dejarse a ti cuando tienes tiempo, ya que no hacerlas puede tener graves consecuencias negativas.

Para este método se utilizan las siguientes prioridades: crítica, alta prioridad, neutral, baja prioridad, desconocida. (Para obtener más información sobre esto, consulte la sección sobre priorización de tareas).

Una vez que se identifican todas las prioridades, aborde todas las tareas críticas lo antes posible. Después de completar esas tareas sensibles al tiempo, priorice el resto.

Enfoque 2: determinar la urgencia y el impacto

Esto puede variar, dependiendo de cómo su equipo defina las tareas. Si su equipo prioriza a los clientes antes que al trabajo interno, identifique y priorice sus tareas en consecuencia.

Otra forma sencilla de calificar y priorizar tareas es determinar el número de personas afectadas por ellas. Cuantas más personas se vean afectadas, mayor será la prioridad.

Método 3: Estimación de la carga de trabajo

Algunas tareas tardan unos minutos en completarse, mientras que otras pueden tardar horas, días o incluso semanas.

Al priorizar las tareas según el tiempo que tarda en completarse, puede resaltar las tareas que se pueden realizar rápidamente y las tareas que requieren más tiempo.

Puede parecer contradictorio, pero primero concéntrese en hacer las cosas que toman más tiempo. Si bien puede ser motivador eliminar tareas pequeñas de la lista, los expertos en productividad recomiendan comenzar primero con tareas más largas.

Método 4: hacer, decidir, delegar o eliminar

Lo más probable es que no tenga suficiente tiempo para procesar todo lo que está en su lista. ¡Está bien! Eres simplemente humano. En lugar de tratar de manejar cada tarea usted mismo, determine qué se puede delegar y qué se puede eliminar.

Una forma es usar una matriz de Eisenhower de cuatro cuadrantes. He aquí cómo usarlo:

Hacer: Requiere su experiencia y tiene una fecha límite inmediata o firme.

Decidir: Necesita hacerse, pero puede permanecer en el backlog hasta que se establezcan más plazos.

representar: Se requiere finalización, pero no se requiere su experiencia.

Eliminar: Ningún impacto medible, lo que le impide concentrarse en tareas más importantes

Ya sea que elija delegar o eliminar, no olvide involucrar a su equipo. Comunicar lo que estás haciendo es clave para reducir cualquier confusión.

Cómo mejorar sus habilidades de priorización

Las cosas cambian todo el tiempo y es probable que haya una o dos misiones urgentes, eso es normal.

Para responder rápidamente al cambio, la flexibilidad y la adaptabilidad son muy importantes. Sin embargo, esto no sucede de la noche a la mañana. Se necesita práctica.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a desarrollar buenos hábitos y mejorar sus habilidades de priorización:

• Revise y actualice su lista de tareas con regularidad. Puede parecer fácil, pero mantenerse al día con su lista de tareas pendientes es la mejor manera de mejorar continuamente sus habilidades de priorización. Elimine tareas antiguas, actualice los plazos de ejecución y deje espacio para las tareas críticas.
• Programa tu jornada laboral. Diferentes personas trabajan de diferentes maneras. Ya sea que se concentre en la mañana o en la tarde, organizar su jornada laboral de una manera que lo ayude a trabajar de manera más eficiente es una excelente manera de mantenerse al día con su trabajo y priorizar tareas.
• Manténgase alejado de las bandejas de entrada y los mensajes. No se deje atrapar por el bucle de responder mensajes y correos electrónicos. Silencia las notificaciones y cierra tu bandeja de entrada para que puedas concentrarte en tu lista de tareas pendientes.

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