Cómo integrar DocuSign con el software BPM

DocuSign ayuda a las organizaciones a conectarse y automatizar la forma en que preparan, firman, ejecutan y administran acuerdos. Sus productos de firma electrónica permiten a las personas firmar documentos electrónicamente desde prácticamente cualquier lugar, en prácticamente cualquier dispositivo, una ventaja destacada por la reciente pandemia de COVID-19.

Software DocuSign y BPM

por otra parte, El software de gestión de procesos empresariales (BPM) permite a las empresas obtener una visión integral de sus procesos y cómo mejorarlos de manera rentable. Estos procesos pueden ser desde el reclutamiento y la incorporación de nuevos empleados hasta la solicitud de activos del equipo de diseño. El software BPM se enfoca en hacer que estos procesos sean más transparentes y organizados, a veces incluso permitiendo una automatización parcial.

muchos procesos de negocio necesitar Firmar documentos en algún momento. Por ejemplo, un nuevo empleado debe leer y firmar un contrato comercial, o se puede requerir una firma antes de que un nuevo cliente comience a usar el servicio. En este caso, la obtención de firmas con DocuSign debe incorporarse al proceso comercial para garantizar que todo funcione sin problemas.

Por qué es importante integrar DocuSign y el software BPM

Integrar DocuSign con el software BPM de su empresa es la mejor manera de integrar la captura de firmas en sus procesos comerciales más importantes. En algunos casos, las soluciones BPM pueden incluso automatizar el proceso de firma, solicitando firmas de todas las partes a través de correo electrónico automatizado.

La automatización del proceso de firma aumenta la productividad del equipo al permitir que los equipos se centren en tareas de nivel superior. Además, la integración de DocuSign con su software BPM proporciona más visibilidad de todo el flujo de trabajo. Si alguien tarda más de lo normal en firmar los documentos requeridos, podrá utilizar el panel de control de BPM para ver dónde están los cuellos de botella y tomar las medidas correspondientes.

Finalmente, algunos programas de BPM permiten que todas las partes interesadas vean el progreso de las tareas, incluidos los miembros fuera de la empresa. Esto hace que todo su negocio sea más transparente: los nuevos empleados pueden ver cómo va su proceso de incorporación y los nuevos clientes pueden monitorear cada tarea en su propio proceso de incorporación.

Los casos de uso incluyen:

• Todos los empleados nuevos reciben automáticamente un contrato de trabajo para leer y firmar (usando DocuSign) una vez que aceptan una oferta de trabajo. Una vez que se firma el contrato, el equipo de recursos humanos recibe automáticamente una copia y puede continuar con el proceso de incorporación.
• Cuando un proveedor firma un contrato enviado a través de DocuSign, el documento firmado se puede enviar automáticamente a su software BPM y el proceso de pago automático puede continuar desde allí.
• Si una empresa necesita actualizar los acuerdos de trabajo básicos, como las políticas BYOD, el mejor enfoque es integrar DocuSign con el software BPM. Todos los empleados reciben una copia del documento y pueden seguir el progreso de las tareas relacionadas en la solución BPM.

Los beneficios de integrar DocuSign con el software BPM incluyen:

• Mejorar la eficiencia: Conectar DocuSign a su software BPM le permite automatizar procesos de manera integral.
• Mejorar la visibilidad: Los líderes de equipo pueden ver exactamente cómo progresa cada tarea, identificar rápidamente los cuellos de botella y actuar en consecuencia.
• Mejor comunicación: Los dos sistemas están conectados y se comunican entre sí, por lo que es más difícil que la información se filtre por las grietas.
• Presentación responsable: La integración de DocuSign con su solución BPM también proporciona un fácil acceso a todos los documentos de su empresa.

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Cómo integrar DocuSign con su software BPM

DocuSign ofrece un conjunto de opciones de integración como parte de su marco de integración, a través del cual los profesionales de TI pueden permitir que las aplicaciones interactúen con otras herramientas comerciales, incluido el software BPM.

Muchas soluciones BPM también ofrecen opciones de integración, algunas de las cuales se pueden utilizar sin ningún conocimiento específico de programación. En este caso, el usuario del software BPM puede configurar la integración para que las dos aplicaciones intercambien información.

Mejores prácticas de integración de DocuSign

Durante el proceso de integración, es posible que deba explicar su proceso comercial a un tercero. Entonces, antes de comenzar, es importante asegurarse de que usted y su equipo tengan claro su proceso en general y la integración que desea realizar.

1. Describe exactamente lo que quieres integrar

Durante el proceso de integración, es posible que deba explicar su proceso comercial o canal de ventas a un tercero. Es fundamental que usted y su equipo comprendan cada proceso y la integración que desea lograr.

2. Asegúrese de que el líder del equipo esté a bordo

La integración de DocuSign con el software BPM puede aumentar la eficiencia, pero cualquier cambio en el proceso (¡incluso uno positivo!) requerirá ajustes por parte de los colegas. Es importante consultar con todos los líderes relevantes para asegurarse de que comprendan y apoyen la transición.

3. Contacta con tu proveedor

La mayoría de las empresas de software como servicio (SaaS) tienen equipos dedicados a ayudar a los clientes a aprovechar al máximo sus programas. Ponerse en contacto con su gerente de éxito del cliente es probablemente la forma más fácil de comenzar a integrar las dos soluciones. Incluso si la integración es algo que su equipo puede hacer por su cuenta, sería una buena idea consultar con estos profesionales.

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Cómo integrar DocuSign con Pipefy

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La integración de DocuSign y Pipefy se puede realizar en minutos. El siguiente video muestra cómo hacer que los dos sistemas funcionen juntos:

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