Automatización Robótica de Procesos (RPA): ¿Qué es y cómo funciona?

El mercado laboral es cada vez más competitivo. La búsqueda de mejorar el rendimiento empresarial impulsa a los departamentos de tecnología a desarrollar nuevas formas de lograr este objetivo.
Reducir el tiempo y el costo del proceso es una forma de destacarse de la competencia.

Es en este contexto que surgen los procesos de automatización robótica. Entonces, ¿estamos hablando de robots? Sí, pero no lo que la mayoría de la gente piensa. Después de todo, ¿qué sería la automatización robótica de procesos? Eso es lo que encontrarás en este artículo.

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¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) es Robotic Process Automation, una nueva alternativa de automatización para tareas repetitivas u operativas que antes realizaban los humanos. No debe confundirse con la automatización de procesos comerciales (BPA), que se refiere a es otra forma de automatización .

Como base, RPA utiliza software de automatización , el software puede ser configurado por el empleado que realiza la tarea sin necesidad de que un programador o especialista en TI haga el trabajo.

Básicamente, este software robótico reemplaza las acciones humanas en la realización de tareas a través de una computadora. El funcionamiento es sencillo: el usuario programa la actividad que va a realizar, en la que se utilizarán comandos de ratón y teclado.

Tras esta programación inicial (también llamada disparador), mediante una tarea codificada por software, es capaz de reproducirla de forma autónoma, infinita, a gran velocidad y sin errores de ejecución.

De esta manera, la automatización robótica de procesos permite a las personas realizar el trabajo de gestión de operaciones de forma rápida y dinámica mientras realizan otras tareas más importantes.

¿Es RPA Inteligencia Artificial (IA)?

Tanto RPA como la inteligencia artificial son aplicaciones tecnológicas diseñadas para aumentar la productividad. Los dos también comparten muchas posibilidades para eliminar tareas repetitivas a través de la automatización. Sin embargo, existen algunas diferencias importantes entre RPA e IA.

Gartner lo hará RPA Definida como “una herramienta de productividad que permite al usuario configurar scripts (…) para automatizar determinadas tareas”. En otras palabras, es un sistema automatizado que no es necesariamente "inteligente".

Por esta razón, RPA se usa a menudo para automatizar partes del proceso. Se usa con humanos para simplificar los pasos más repetitivos y lentos en grandes flujos de trabajo. RPA se puede usar con inteligencia artificial, pero no es inteligencia artificial per se.

A menudo, las herramientas de IA hacen más que realizar tareas simples: son capaces de tomar decisiones más complejas. También pueden trabajar con datos no estructurados como imágenes y videos como entrada, una capacidad que las soluciones RPA no tienen.

¿Qué industrias pueden usar RPA (Automatización Robótica de Procesos)?

RPA es muy completo cuando se trata de automatizar procesos. Se puede utilizar en diferentes campos y se puede aplicar de forma sencilla a las tareas más complejas. Vea algunos ejemplos de uso a continuación:

• recogida de clientes o Cuentas por cobrar ;
• tratar con orden de compra y Reembolso ;
• proceso de reclutamiento de empleados ;
• Enviar correos electrónicos y notificaciones ;
• actualizar datos de clientes y empleados;
• Generar cumplimiento Reporte;
• operar la aplicación;
• realizar cálculos complejos;
• Gestionar perfiles registrados en el Banco de Recursos Humanos;
• registrar, modificar, verificar y analizar datos comerciales;
• Supervisión de tareas de automatización;
• actualizar registro;
• registro y verificación de pedidos;
• Registro de datos de clientes.

Ventajas de usar RPA

Hay muchas diferencias en la automatización de procesos robóticos. incluyendo los más diversos Procesos de negocio Posibilidad de implementación en automático, autónomo y sin interrupción. En el caso de Pipefy, por ejemplo, puedes aplicar estas automatizaciones sin tener que recurrir a equipos de TI o desarrolladores.

Además, RPA aumenta la productividad de una empresa, realizando tareas repetitivas y liberando a las personas para que se concentren en otras actividades más relevantes que requieren intervención humana.

Las tareas de baja complejidad y alto volumen que antes eran subcontratadas por las empresas se pueden volver a realizar dentro de la organización a través de RPA, lo que brinda más ahorro y control a las operaciones.

Desde una perspectiva financiera, Según investigaciones de la UFRGS, el costo de mantenimiento de este "software de robot" (también conocido como) es aproximadamente del 10% al 15% de los costos fijos de los empleados y el 30% de los costos de un empleado subcontratado. Realice las mismas tareas que el software.

Como hemos visto anteriormente, el principal objetivo de una organización al implementar la Automatización Robótica de Procesos es mejorar el desempeño del negocio en la ejecución de procesos internos.

Sin embargo, hay muchas otras ventajas al usar RPA. Echa un vistazo a algunos de ellos a continuación:

• velocidad de ejecución

• Reducir los costos de mantenimiento

• Rápido retorno de la inversión

• Bajo nivel de interferencia humana

• aumentar la productividad

• Eliminar condiciones humanas inherentes, como problemas de salud, falta de carácter o motivación.

• reducir errores

• Resultados del proceso de mejora

• estandarización de resultados

• Mejorar la retención y satisfacción de los empleados

¿En qué se diferencia RPA de otros procesos automatizados?

RPA no es la única forma de automatizar tareas. Después de todo, muchos sistemas, desde clientes de correo electrónico hasta software más complejo, tienen características que pueden delegar al menos parte del trabajo requerido para completar los procesos comerciales a las máquinas. Por otro lado, RPA funciona de manera diferente.

Primero, las herramientas RPA imitan el comportamiento de los usuarios humanos. Por lo tanto, puede usar RPA para automatizar cualquier cosa que un profesional pueda hacer en cualquier sistema, excepto, por supuesto, las tareas que requieren la toma de decisiones o el pensamiento creativo.

Por lo tanto, RPA es más personalizable que las capacidades de automatización tradicionales. Tampoco se limita a automatizar tareas que cada plataforma ha sido programada para automatizar. Puede realizar (y automatizar) casi cualquier tarea mecánica que un usuario pueda realizar en este sistema.

RPA también puede operar en todos los sistemas, utilizando la salida de un proceso como punto de partida para otro, y viceversa. Por ejemplo: puede tomar datos de una hoja de cálculo e insertarlos en un software que procesa esos datos; luego puede recuperar los datos procesados ​​y devolverlos a la hoja de cálculo.

¿Cómo implementar RPA (Robotic Process Automation) en una empresa?

La automatización robótica de procesos es una tecnología que puede ser utilizada por múltiples empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes. Para implementar RPA, debe realizar varios pasos. Comprueba cuáles son:

Desarrollar una estrategia enfocada en las necesidades del negocio

El punto de partida es verificar en qué partes de la organización se puede utilizar RPA. Luego, es necesario determinar cuáles de las actividades existentes pueden ser realizadas por la herramienta y cuáles pueden ser implementadas y realizadas por ella.

En este punto, es importante considerar que tu equipo está realizando tareas de bajo valor agregado y con un alto índice de errores o fallas en la ejecución, por lo que no existe un estándar de resultados.

Sería un error centrarse solo en los beneficios económicos de la empresa en este punto, ya que también hay beneficios en otras áreas, como la satisfacción del cliente para el equipo de trabajo.

Definir quién proporcionará RPA

Antes de elegir la mejor opción para su empresa, es importante evaluar el costo, las especificaciones técnicas, las diferentes características y el valor de la inversión. Una buena opción es verificar si la empresa permite demostraciones (¡como hace Pipefy!) para verificar cómo funciona la herramienta en la práctica.

Implementar procesos automatizados

Comienza la fase de poner en práctica la automatización robótica de procesos. En este punto, es importante involucrar a todos los empleados en el proceso, incluso a aquellos que no usarán la automatización, para que todos puedan entender cómo funciona la herramienta y las mejoras que traerá a toda la empresa.

Esto se debe a que estas implementaciones técnicas tienden a asustar a los empleados, ya que a menudo generan la percepción de despidos y cambios de trabajo. Tenerlos como parte de este momento demostrará que son importantes en la empresa. Además, demostrar estas automatizaciones les ayudará a ahorrar tiempo en los procesos manuales y aprovecharlos mejor en actividades estratégicas.

La implementación debe ser iniciada por personal responsable de las operaciones y debidamente capacitado. Conocen todo el proceso de realización de la tarea que se dirigirá al software, y conocen la mejor forma de programarlo.

No obstante, es importante contar primero con un especialista especializado en automatización. tecnologías de la información equipo para validar la implementación y operación de esta fase inicial.

Las actividades iniciales deben estar documentadas y documentadas para analizar la funcionalidad y detectar posibles problemas o cambios necesarios. Este es el momento de la prueba y el análisis.

Cómo funciona la RPA administrada

Después de completar la implementación, las pruebas y los cambios necesarios, es hora de definir la mejor manera de ejecutar RPA. En este punto, es importante verificar que los resultados obtenidos cumplan con los objetivos planteados.

¿Cómo elegir el software RPA?

Elegir una herramienta RPA es un paso importante en la implementación de su estrategia. Esto se debe a que cada plataforma suele utilizar un formato de archivo específico con poca portabilidad entre ellas. Por lo tanto, es importante elegir un proveedor que se adapte a sus necesidades desde el principio.

Aquí hay algunos criterios para evaluar antes de golpear el martillo:

• Facilidad de uso: Es importante elegir una herramienta que se ajuste al conocimiento de su equipo sobre las funciones de automatización. Esto ahorra tiempo de implementación, facilita la personalización y evita que el equipo de TI tenga que intervenir constantemente para adaptarse a la plataforma.
• Extensibilidad: Las capacidades de RPA que no crecen con el negocio pueden causar problemas a largo plazo. Busque soluciones que se escalen rápida y fácilmente.
• soporte de proveedor: Es probable que se requiera contacto con el proveedor durante o después de la implementación. Por lo tanto, evalúe si el soporte brindado por la plataforma puede resolver de manera efectiva los problemas de los clientes.
• la seguridad: Consulte las características de seguridad que ofrece la plataforma, especialmente cuando se trata de datos confidenciales. Otras características técnicas también pueden ser interesantes, pero la seguridad de la información es fundamental y debe ser una prioridad a la hora de elegir.
• anormal: ¿Cómo maneja la plataforma RPA las excepciones o errores en su programación? Es importante comprender cómo funciona su herramienta en estas situaciones y que la tasa de falsos positivos no es demasiado alta. Esto puede causar problemas para el equipo.