¿Por qué tu ERP no evita que tus procesos financieros fallen?

proceso financiero Los errores en el negocio pueden tener un impacto directo en el negocio. Esta es la razón por la cual las empresas a menudo deciden invertir en ERP (Enterprise Resource Planning). Creen que esto es suficiente para que el proceso suceda de manera estructurada y eficiente.

Sin embargo, incluso con un sistema confiable como SAP, Oracle, Sage, etc., es posible que aún tenga facturas sin pagar, lo que generará intereses; cuentas por cobrar sin cobrar, lo que afectará su flujo de efectivo; es posible que no siempre siga el proceso de aprobación, lo que resultará en doble trabajo; los clientes (internos o externos) pueden estar insatisfechos con eventuales retrasos o falta de devolución de las solicitudes financieras.

¿Por qué todos estos problemas, incluso con ERP?

Hablo con unos 15 gerentes a la semana., aprenden sobre sus procesos y juntos pueden evaluar si Pipefy puede satisfacer sus necesidades. En la mayoría de los casos, escucharemos una de las siguientes preguntas:

1. Fragmentación de solicitudes entrantes

El solicitante no siempre tiene acceso al sistema. Las solicitudes generalmente se aceptan por correo electrónico u otros medios (por ejemplo, reuniones, canales de mensajería internos, llamadas telefónicas, etc.). por lo tanto, alguno pedir puede ser ignorado, incluso si no, alguien tiene que introducir manualmente la información en el software a propósito.

2. No existe un estándar para recibir solicitudes

Si no envía toda la información que necesita para iniciar el proceso, se encontrará con otro cuello de botella. Tienes que devolver la información que falta, es una pérdida de tiempo. Si bien algunos ERP brindan alternativas a la entrada externa, no siempre le permiten personalizar los campos necesarios para la información básica u obligatoria. O si aceptan la personalización, es muy caro, lo que lo hace poco práctico, si no imposible.

3. Siguen siendo necesarios controles de hojas de cálculo independientes

Para comprender mejor los pasos del proceso y su estado, muchos equipos todavía usan hojas de cálculo. Los ERP generalmente no brindan una descripción general del flujo de trabajo y, como se mencionó anteriormente, si lo hacen, puede ser bastante costoso. Las hojas de cálculo son propensas a errores: fórmulas, texto, números, etc.

4. Sin registro/registro de actividades y archivos

Incapaz de controlar la información del proceso: precio, aprobar , responsable, fecha, etc. Por lo tanto, los gerentes no saben quién completó cada paso. Y cuando hay un proceso de auditoría, el problema se hace más evidente.

5. Comunicación ineficiente con los solicitantes internos y externos

Gestionar una respuesta ágil al correo electrónico y recordar cada paso del proceso de denuncia puede no ser sostenible.

6. Falta de indicadores de gestión de procesos

ERP no siempre le da acceso a los datos del proceso Posibilidad de informes personalizables. Esto le impide acceder a cargos por región, solicitante, compras aprobadas por proveedores, pagos atrasados, SLA, plazos de entrega de procesos y más.

	compra	cuentas por pagar	Cuentas por cobrar	Reembolso
pérdida de información	Solicitudes, Aprobaciones, Órdenes de Compra, Contratos, Facturas, NFe (BR)	Órdenes de compra, facturas, recibos y comprobantes de pago.	Órdenes de venta, contratos, facturas	solicitud, aprobación, recibo
plazo incumplido	Terminan incumpliendo los SLA internos y pagando multas debido a la falta de visibilidad de las solicitudes y facturas.	Pago atrasado, lo que resulta en multas	Aumento atrasado	Acuerdos de nivel de servicio no cumplidos, lo que reduce la perspectiva de los clientes internos
Ejecución descentralizada	Alternar entre correo electrónico, Excel, Slack y ERP	Alternar entre correo electrónico, Excel y ERP	Alternar entre correo electrónico, Excel, CRM y ERP	Ir y venir entre correo electrónico, Excel, ERP y Drive (imagen)
pérdida monetaria	Oportunidades de ahorro invisible y multas	multa	Atrasado sin respuesta	Vulnerabilidad de fraude debido a configuraciones obsoletas
información no estructurada	La mayoría son campos abiertos sin validación, lo que genera valores, nombres, fechas y aprobadores incorrectos. dificultar la presentación de informes	La mayoría son campos abiertos sin validación, lo que genera valores, nombres, fechas y aprobadores incorrectos. dificultar la presentación de informes	La mayoría son campos abiertos sin validación, lo que genera valores, nombres, fechas y aprobadores incorrectos. dificultar la presentación de informes	La mayoría son campos abiertos sin validación, lo que genera valores, nombres, fechas y aprobadores incorrectos. Dificulta la presentación de informes.
clientes insatisfechos	Solicite información ya proporcionada. Sin visibilidad en caso de solicitudes, retrasos y necesidad de seguimiento	Solicite información ya proporcionada. Retrasos en la contratación que afectan a solicitantes y proveedores	Reciba correos electrónicos de seguimiento/repetición de facturas pagadas	Solicitar información ya proporcionada

La investigación de Pipefy sobre los problemas que enfrentan varios procesos financieros

Como hemos visto hasta ahora, lo que realmente sucede es que las empresas eventualmente tienen que adaptarse a los sistemas ERP, y no al revés.

Entonces, ¿cuál es la respuesta?

Primero, sería ideal que nos hicieras saber tu situación específica, pero en la mayoría de los casos es posible conectar Pipefy a tu ERP a través de una API. Pipefy actúa como conductor de su proceso, trabajando con ERP para permitir a los gerentes:

1. especificación acepta la solicitud la forma y modo de ejecución;
2. centrarse en tarjetas archivos, registros de actividad e intercambios de mensajes;
3. entre procesos financieros Conectar y automatizar operaciones. por ejemplo, cuando Solicitud de compra Cuentas por pagar se crea automáticamente en otro proceso cuando se aprueba en un proceso;
4. Preparado para nuevas necesidades Alertas y notificaciones puntuales, establecer plazos, SLAs y Aprobar la solicitud , permitiendo a los profesionales financieros más tiempo para concentrarse en su trabajo;
5. acceso Cuadros de mando que proporcionan métricas operativas en tiempo real.

Lo mejor de tratar de hacer que el proceso financiero sea más eficiente es que el equipo y los gerentes nos ayuden éxito del cliente ¿Qué tan fácil es para los equipos calcular el ROI de la plataforma?

Si sus operaciones financieras están relacionadas con estos desafíos, estaremos encantados de atenderle. Regístrate en Pipefy y pide hablar con un asesor.

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