Cómo usamos Pipefy para rastrear nuestro inventario de equipos

Para realizar cualquier trabajo, se necesita un equipo adecuado, que en su mayoría lo proporciona la empresa. En Pipefy, por ejemplo, con pocas excepciones, los empleados reciben computadoras portátiles, ratones, monitores, teclados y auriculares.

Seguimiento del inventario de herramientas y equipos No se considera una actividad importante para la empresa, pero la falta de control en esta área puede costar dinero y mantener la productividad de sus empleados por debajo de su potencial.

Cuando su empresa es pequeña, el inventario de equipos puede no parecer un gran problema, ¿verdad? Para empresas de rápido crecimiento Para las empresas emergentes, como crecer de 5 a 50 empleados en un año, el problema es cada vez más grande y más preocupante.

Lo encontramos con el mínimo esfuerzo y la máxima fiabilidad La manera perfecta de lidiar con este problema. Si quieres aprender a hacer lo mismo con Pipefy, ¡sigue leyendo!

Consejo dorado: Estos son los activos reales de cualquier startup

¿Por qué controlar su inventario de herramientas y equipos?

• Sus empleados son el activo más valioso de su empresa. Sin embargo, sus activos físicos (sus herramientas y equipos) También precioso. A menos que sea una persona muy afortunada que obtiene todo su equipo gratis, es probable que ya haya gastado bastante dinero en equipo. El seguimiento de estos elementos es cuidar de su invertir
• Si trabaja en una empresa de tecnología como la nuestra, eso significa que la mayoría de sus empleados pasan el 99 % de su tiempo de trabajo frente a las computadoras. Si no tienen el equipo adecuado, su producción se verá reducida. - o no producir en absoluto
• Cada empleado recibe al menos 3 o 4 equipos. A medida que el equipo crece, si no hay un equipo dedicado proceso, se vuelve más difícil hacer un seguimiento de todo. Afortunadamente para nosotros, tenemos todas las herramientas que necesitamos.

¿Cómo puedo usar Pipefy para rastrear el inventario de herramientas y equipos de mi empresa?

Aparte de Plataforma Pipefy Aparte de eso, lo único que necesitamos es una etiqueta numerada con código de barras (sabrá por qué en unos pocos párrafos). Puedes usarlos o no según tus necesidades. Creemos que facilitan la identificación rápida de dispositivos sin tener que leer largos números de serie.

Lo primero que debes hacer es crear dos base de datos :

• Base de datos de empleados: una base de datos de empleados simple con todos los detalles que considere necesarios. Si ha creado una base de datos de empleados para usar en otro proceso, también puede usarla para este objetivo
• Base de datos de herramientas y equipos: enumere todos los equipos que posee. Agregue información sobre tipo (computadora, cable, mouse), marca, modelo, descripción, etc. También agregamos el número de etiqueta y el número de serie de cada dispositivo.

Una vez hecho esto, creamos una canalización de "Inventario" con las siguientes etapas:

• Solicitudes: solicitudes de dispositivos en espera de finalización (se vuelven "en uso" después de la confirmación oficial por parte del empleado)
• En uso: Dispositivos actualmente asignados a los empleados
• Descentralizado: Equipo que se reabastece por cualquier motivo (ya no se necesita, los empleados ya no trabajan en la empresa, etc.)
• En Reparación: Equipo dañado, en reparación
• Obsoleto: equipo viejo, dañado o perdido que ya no funciona

El formulario de inicio de la canalización debe tener los siguientes campos:

• datos de empleados Enlace a la base de datos de empleados unirse al campo (Asegúrese de seleccionar "Buscar registros en la base de datos" y "Entrada única" al crear el campo)
• elemento/equipo. Campos de conexión vinculados a las bases de datos de herramientas y equipos (asegúrese de seleccionar "Buscar registros de base de datos" y "Entrada única" al crear los campos)
• La fecha en que se eliminó el dispositivo del inventario. campo de fecha

¿Como funciona?

Si entiendes Base de datos y tubería de Pipefy Cómo funciona, probablemente ya entiendas mi objetivo. Sin embargo, siempre estoy a favor de la precaución, así que me tomaré el tiempo para explicar Proceso de control de inventario de equipos Cómo funciona, desde que se solicita el equipo, hasta que se ordena al proveedor, se entrega y se asigna al empleado.

Antes del primer paso, un empleado o departamento solicita nuevos equipos, en Pipeline del proceso de adquisición para crear una nueva tarjeta. El proceso de inventario comienza después de que se completa la compra y la entrega.

Inmediatamente después de comprobar que todos los artículos se entregan tal como los ordenó, etiqueta nuevos equipos y agrega un nuevo registro a su base de datos de herramientas y equipos.

El siguiente paso es crear una tarjeta en su tubería de inventario y asignar formalmente el equipo a los empleados que lo utilizarán.

Puede hacerlo pidiéndoles que respondan a un correo electrónico o que firmen manualmente los términos del compromiso. Una vez que lo hacen, mueve la tarjeta a "en uso". El equipo será asignado oficialmente.

Puede realizar fácilmente un seguimiento de lo que se asigna a cada empleado abriendo el registro de la base de datos de empleados.

Cada tarjeta asociada mostrará el dispositivo que el empleado está usando actualmente.

También puede trabajar a la inversa, accediendo a los registros del dispositivo para saber quién lo está usando actualmente.

Gestiona tu inventario de equipos con Pipefy desde el primer día

Pipefy es una plataforma de gestión del trabajo que permite a los artistas organizar y controlar su trabajo en un solo lugar, lo que permite a cualquiera optimizar y automatizar cualquier proceso comercial por sí mismo, lo que da como resultado resultados de mayor calidad.

Pipefy se puede utilizar para muchas cosas diferentes. Utilice nuestro fácil de usar Plantilla de incorporación de TI , siempre llevará un registro de su inventario.