¿Qué es la Automatización de Procesos Financieros?

Las empresas confían en la tecnología para abordar la complejidad de sus procesos financieros.

Los pagos deben procesarse, las facturas deben generarse y enviarse, y las facturas deben coincidir con la orden de compra y el comprobante de recibo. Cada flujo de trabajo y proceso en finanzas involucra una variedad de personas, sistemas y datos. La automatización ayuda a coordinar todas las partes móviles al eliminar las tareas manuales, mejorar la colaboración y mantener los elementos de trabajo en funcionamiento.

Siga leyendo para obtener más información sobre esta solución comercial, o siéntase libre de saltar a la sección que necesita utilizando el enlace de salto anterior.

Definición de automatización financiera

La automatización financiera implica el uso de tecnología para realizar tareas con poca o ninguna intervención humana. Eso no quiere decir que reemplace a las personas con robots. Simplemente significa usar la automatización para manejar tareas manuales repetitivas y que consumen mucho tiempo. Al automatizar estos aspectos, los departamentos financieros pueden dirigir sus esfuerzos para crear valor e impulsar la estrategia.

El objetivo principal de la automatización financiera es reducir o eliminar tareas repetitivas o actividades que no agregan valor. Mejorar la eficiencia del proceso. Automatización para lograr la excelencia en los procesos de negocio también juegan un papel clave.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización financiera?

Los equipos de finanzas que dependen de procesos y herramientas manuales, como el correo electrónico y las hojas de cálculo, para administrar los datos y las operaciones financieras son propensos a la confusión, la pérdida de datos y los errores. Al estandarizar, automatizar e integrar estos procesos, los equipos pueden minimizar los errores, mejorar la colaboración y aumentar la productividad general.

Los beneficios de la automatización de los procesos financieros incluyen:

reducir errores	La recopilación de datos automatizada brinda una visibilidad completa de todas las partes dinámicas de la canalización financiera, como contratos, facturas, información de proveedores, sin cambiar entre varias herramientas ni clasificar la información manualmente. con otros instrumentos financieros comunes (como QuickBooks y Excel) integrado El software de automatización financiera es la pieza faltante que une todos los aspectos de las operaciones financieras.
Brindando visibilidad a los procesos financieros	Recopile datos y brinde una visibilidad completa de todas las partes dinámicas de la canalización financiera, como contratos, facturas, información de proveedores, sin cambiar entre varias herramientas ni clasificar manualmente la información.
Simplifique y acelere el proceso de aprobación	Con la automatización, las revisiones y aprobaciones no se convierten en cuellos de botella en los procesos financieros. Utilice reglas para garantizar que no se complete ninguna transacción sin la debida aprobación.
Mejorar la eficiencia	Utilice paneles para medir cómo se ejecutan sus procesos y analice las posibles causas de los cuellos de botella.
mejorar la colaboración	Haga que sea fácil para cualquier persona crear solicitudes y aún más fácil de rastrear, ver e informar. El llenado de formularios personalizados agrega consistencia a su proceso, y los correos electrónicos activados y las notificaciones significan que tiene menos tareas rutinarias de las que preocuparse.
Permitir más tiempo para el trabajo estratégico	Cuando los procesos están organizados y el trabajo manual está automatizado, los equipos pueden pasar menos tiempo tratando de entender cómo ejecutar un proceso en particular y más tiempo procesando números, creando informes y tomando decisiones comerciales acertadas.

Low-Code BPA y Automatización Robótica de Procesos en Finanzas

automatización de procesos de negocio usar software para Mejorar la eficiencia general Y genere valor comercial adicional al deshacerse del trabajo que requiere mucho tiempo o recursos. BPA no reemplaza la intervención humana, pero la elimina cuando es innecesaria o potencialmente restrictiva, como la entrada de datos o el desarrollo de TI.

La automatización robótica de procesos (RPA) utiliza robots de software para "aprender" cómo identificar problemas y cómo imitar la forma en que los humanos trabajan y navegan por las aplicaciones para Mejorar un solo proceso. Esto significa que no solo elimina el trabajo cuando no se necesita como el BPA, sino que también elimina por completo la intervención humana.

Si bien los dos enfoques son diferentes, cada uno tiene sus propias ventajas e incluso se pueden usar juntos para ayudar a las organizaciones a lograr una transformación digital integral que mejore la experiencia general de los empleados, proveedores y clientes.

BPA de código bajo	RPA
La automatización integral mejora la colaboración entre funciones	Automatización a nivel de tareas que aumenta la productividad
Las soluciones requieren una sólida comprensión de los procesos de negocio y pueden tardar más en implementarse	Una solución "aprende" cómo se realiza una tarea o un proceso comercial, lo que significa que funciona tal cual en un proceso existente
La interfaz de código bajo permite a los usuarios comerciales no técnicos crear y mejorar fácilmente marcos fácilmente repetibles, mejorando la seguridad y el gobierno en general.	Requiere conocimientos de codificación para configurar y actualizar, lo que puede generar posibles cuellos de botella, así como problemas de seguridad y gobernanza.

3 ejemplos de automatización de procesos financieros

Los equipos de finanzas a menudo luchan por equilibrar todas las partes móviles necesarias para mantener el negocio saludable. Administrar las finanzas a través de correos electrónicos, hojas de cálculo y diferentes herramientas de automatización financiera aumenta la confusión y aumenta la posibilidad de error.

La estandarización y automatización de estos procesos puede ayudar a su equipo a minimizar errores, mejorar la colaboración y aumentar la productividad . Aquí hay tres ejemplos de casos de uso de automatización:

cuentas por pagar

Departamento de pago de cuentas Suele incluir varios procesos manuales como:

• Asegúrese de que las facturas estén debidamente aprobadas antes de emitir el pago
• Asegúrese de tener fondos suficientes para cada pago
• Adherirse a las condiciones de pago específicas del proveedor

Software de automatización financiera conectando su sistema de cuentas por pagar directamente a compras o Flujo de trabajo de reembolso para abordar estos procesos para garantizar que solo procese facturas aprobadas.

También puede usar la automatización para integrar el proceso de cuentas por pagar con herramientas de planificación financiera para asignar presupuestos automáticamente antes de que las facturas lleguen a las cuentas por pagar.

Vea cómo Capgemini redujo el flujo de trabajo de aprobación de 25 días a 48 horas Lea el estudio de caso

Reembolso

Aparentemente simple cuando hay muchos empleados que envían solicitudes a través de múltiples canales Puede haber una acumulación de solicitudes de reembolso. Los desafíos comunes incluyen:

• Empleados que violan una política de tarifas potencialmente poco clara
• Poca visibilidad de los gastos debido a formularios no estructurados o falta de integración con otros sistemas
• Reembolso retrasado debido a la presentación tardía de informes de gastos o falta de información

El software de automatización financiera puede abordar estos puntos débiles al:

• Repositorio con información clara sobre gastos de viaje comunes
• Proporcione un flujo de trabajo estructurado para cada solicitud de reembolso
• Enviar notificaciones automáticas a los aprobadores
• Permita que los empleados realicen un seguimiento del estado de sus solicitudes

La integración con otros sistemas financieros como Quickbooks, Oracle o el software ERP puede proporcionar datos históricos para un fácil análisis de las tendencias de gastos.

Adquisiciones y Adquisiciones

muchas solicitudes de compra La naturaleza especial de la solicitud de compra da como resultado información faltante, incorrecta o incompleta en la solicitud de compra. Las preguntas frecuentes incluyen:

• Falta de control y visibilidad del gasto debido a pedidos ad hoc y compras realizadas fuera del proceso de compras corporativas
• Datos incompletos o inexactos debido a formularios de solicitud no estructurados, ingreso manual de datos o recepción de solicitudes de múltiples canales
• Problemas de cumplimiento contractual que surgen cuando el departamento de finanzas tiene que revisar las obligaciones contractuales de múltiples proveedores

Evite estos problemas mediante el uso de software de automatización financiera para estandarizar la creación de solicitudes de compra y establecer condiciones de compra, acciones de cumplimiento y reglas de automatización para evitar errores y garantizar el cumplimiento de políticas al procesar solicitudes de compra.

Software de automatización financiera de código bajo: 10 características esenciales

Los procesos financieros son complejos, pero no tienen por qué serlo. Con el software BPA, puede brindar control, responsabilidad y eficiencia al flujo de trabajo financiero y de trabajo de su equipo. Para ayudarlo a comenzar, considere una plataforma de código bajo con las siguientes características:

El resultado no es solo operaciones financieras generales más fluidas, sino también una mayor agilidad comercial, ya que los procesos financieros ya no obstaculizan otros flujos de trabajo comerciales. usar el programa correcto , también puede centralizar más fácilmente la información y mejorar la comunicación dentro de su departamento y con proveedores y clientes.

Pipefy ayuda a los equipos de finanzas a crear flujos de trabajo optimizados e interactuar de manera eficiente con proveedores, aprobadores y colegas. aprender cómo