Detenga su proceso de cuentas por pagar ahora si comete estos 7 errores

El proceso de cuentas por pagar es extremadamente importante para cualquier organización. Aquí es donde se pagan los gastos incurridos por las operaciones comerciales. Aun así, todavía es relativamente común que algunas empresas cometan errores graves en su proceso de cuentas por pagar.

Estos errores pueden generar costos adicionales, retrasos en los proyectos y, en algunos casos, deudas. Pero también conducen indirectamente a otros problemas, como una productividad reducida, baja moral de los empleados e incluso una mayor rotación.

Sin embargo, son cuellos de botella relativamente fáciles de solucionar que, si se eliminan, pueden expandir el potencial de entrega del equipo de finanzas. Así que hablemos de posibles daños. cuentas por pagar Los siete errores principales del proceso y las posibles soluciones para cada uno.

1 – Recibir una factura sin información suficiente

Para ejecutar las cuentas por pagar de manera eficiente proceso, cada cuota debe llegar al equipo con todos los datos necesarios para que se pueda realizar el pago. De lo contrario, su equipo tendrá trabajo adicional para "encontrar" esta información, lo que puede retrasar el pago.

La mejor manera de arreglar esto es usar Formulario estandarizado de cuentas por pagar . Esto asegura que el equipo solo comience a trabajar cuando toda la información esté disponible. Al mismo tiempo, tener este formulario reduce el error humano que ocurre cuando se copian datos de un lugar a otro. Vea el ejemplo a continuación:

2 – Permitir que venza el plazo de pago

Los plazos vencidos a menudo incurren en sanciones, una tarifa que se puede evitar en la mayoría de los casos. Para las organizaciones, sin embargo, estas tarifas siguen siendo relativamente comunes, no por la incapacidad de cumplir con los pagos, sino por la falta de organización. Sin visibilidad de la cuenta, caducan sin que nadie se dé cuenta.

El software que puede rastrear los plazos de cada boleto y enviar notificaciones a los equipos cuando se acerca el plazo representa una solución simple a este problema. Tener un sistema que haga este seguimiento también permite que el equipo se relaje más y tenga más tiempo para trabajar en otras tareas.

3 – Pago Duplicado

Al igual que los cargos por pagos atrasados, los pagos dobles son otro cargo innecesario. Nuevamente, la causa del problema es la falta de control y visibilidad sobre el proceso de cuentas por pagar. Revertir la pérdida tanto como sea posible le costará tiempo al equipo.

Tener un sistema que registre todas las cuentas pagadas evita que se produzcan pagos dobles. Cualquier sistema funcionará, pero idealmente debería ser una solución que actualice automáticamente el estado de la cuenta al realizar un pago. Esto elimina la posibilidad de error humano en el proceso, haciéndolo más confiable.

4 – No Asignación de Responsabilidades

Saber quién es responsable de cada cuenta es fundamental para garantizar la confiabilidad del proceso de cuentas por pagar. Este tipo de control brinda mayor seguridad a los miembros del equipo que saben qué tareas priorizar y ayuda a comprender el progreso de cada cuenta. De esta forma, si un empleado está de vacaciones o ausente, sus compañeros sabrán inmediatamente qué tareas asumir.

Todo el equipo debe tener clara esta tarea. En otras palabras, es mejor usar un software que pueda integrarse con los sistemas de correo electrónico y otras aplicaciones de mensajería. Por tanto, cualquier profesional sabrá inmediatamente qué tareas le han sido asignadas. Algunos sistemas también le permiten filtrar las aperturas de cuentas por persona responsable, lo que puede ser un factor de evaluación del desempeño.

5 – Ignora los pequeños gastos

Si bien los gastos pequeños no tienen el mismo impacto que los grandes, eso no significa que se puedan ignorar. Incluso en empresas más grandes, todos los boletos deben controlarse. Esto ayuda a mantener las finanzas de la empresa en orden y evita un "pánico" en el balance.

El software que extrae informes también puede ayudar cuando se consideran estos costos. Dependiendo de la herramienta, incluso se puede solicitar automáticamente a los gerentes que aprueben pagos por encima de un cierto umbral. Como resultado, la empresa ha mantenido la flexibilidad de pago sin sacrificar la visibilidad de la liquidez.

6 – Seguimiento irregular

El monitoreo regular del proceso de cuentas por pagar es fundamental. Este seguimiento ayuda a mantenerse actualizado sobre el flujo de efectivo de la empresa, evita retrasos y ayuda a mantener el negocio en buena forma financiera.

Para ayudar con esta tarea, existen soluciones que le permiten obtener informes periódicos sobre las cuentas por pagar. Estos datos son críticos para tomar decisiones estratégicas que impacten en el resultado final del negocio. Otras herramientas permiten a los clientes externos monitorear el progreso del proceso, dándoles mayor tranquilidad incluso sin una cuenta asociada a la empresa.

7 – Controla con hojas de cálculo

Aunque todavía se usan mucho para este propósito, las hojas de cálculo no son adecuadas para controlar el proceso de cuentas por pagar. Se basan en actualizaciones manuales, brindan poca visibilidad y tienen capacidades de automatización relativamente bajas. Confiar en ellos puede causar serios problemas de comunicación, especialmente en grandes empresas y picos financieros.

usar plataforma dedicada Reemplazarlos puede ser un buen primer paso para mejorar la eficiencia del proceso de cuentas por pagar. Algunas herramientas permiten un período de prueba gratuito, lo que puede ser interesante para empresas arraigadas en el uso de hojas de cálculo. En este caso, un período de prueba puede ayudar al departamento a darse cuenta del valor de la solución y hacer la transición.

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Pipefy es un software de gestión de procesos comerciales que resuelve todos estos problemas en el proceso de cuentas por pagar. Es una plataforma basada en la nube sin código que se puede implementar y personalizar sin ningún conocimiento de programación, lo que le brinda visibilidad y control completos sobre los procesos de su equipo.

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