¿Qué es una solicitud de función? Aprende a rastrear y priorizar

¿Qué solicitudes de características deben priorizarse y cómo deben manejarse? Este es un dilema crónico para los gerentes de producto en todas las industrias.

Para responder a esta pregunta, las empresas necesitan un proceso estructurado de solicitud de funciones. Sin este proceso y un sistema para manejar la gestión de solicitudes de funciones, sería difícil organizar las solicitudes entrantes, establecer prioridades y garantizar el seguimiento para mantener la competitividad del producto y la satisfacción del cliente.

Utilice el sistema de solicitud de funciones para centralizar las solicitudes entrantes de actualizaciones de productos y nuevas funciones. Esto garantiza que todos los que gestionan las solicitudes de funciones puedan ver el proceso y acceder a la información necesaria para hacer realidad la función propuesta.

¿Qué es una solicitud de función?

Las solicitudes de características son ideas o sugerencias para mejorar o realzar un producto. En su mayoría, esto se refiere a productos de software, pero cualquier tipo de producto o servicio puede recibir solicitudes de nuevas funciones. Las solicitudes pueden provenir de clientes (incluidos usuarios finales, equipos de TI o gerentes comerciales) o de desarrolladores.

Se pueden recibir de varias maneras, incluido el envío de un formulario designado, el envío de una solicitud por correo electrónico o la realización de una solicitud durante una reunión o una conferencia telefónica sobre el éxito del cliente. Las solicitudes de funciones de los clientes aparecen cada vez más en los canales de las redes sociales, los foros de la comunidad y quizás incluso directamente de los gerentes o empleados de éxito del cliente a través de aplicaciones colaborativas como Slack.

Ejemplo de solicitud de función

Supongamos que un cliente compra de una empresa de software sistema CRM. A los clientes les encanta el producto, pero quieren la opción de personalizar los formularios de admisión de clientes potenciales para que contengan más información. Los clientes visitan el sitio web de la empresa, visitan el formulario de solicitud de funciones y envían sus ideas. Las empresas de software tendrán entonces la oportunidad de revisar y agregar esta característica a sus productos.

Otro ejemplo podría ser un mensaje entrante que solicita la capacidad de generar un nuevo informe en CRM.

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¿Cuál es la diferencia entre error y característica?

Los errores son errores de programación que provocan bloqueos, eventos de seguridad o resultados inesperados. Los errores ocurren cuando el código del software no se comporta como se esperaba. Un ejemplo de un error podría ser un programa que falla inesperadamente mientras está en uso o una aplicación que no permite a los usuarios cargar archivos aunque deberían hacerlo.

Algunos errores son graves y requieren una acción inmediata. Otros errores pueden ser intrascendentes y apenas perceptibles. Estos pequeños errores pueden no inspirar el mismo sentido de urgencia.

Las características son funciones y capacidades que brindan valor a los clientes y hacen que un producto sea útil. Las características nos dicen cómo debería funcionar un producto de software.

Un ejemplo de una función de software podría ser una herramienta de automatización del flujo de trabajo para exportar datos o un CRM para convertir los datos entrantes en clientes potenciales y asignarlos a los representantes de ventas.

error	rasgo
error de programación	Características y capacidades
Provocar bloqueos, incidentes de seguridad o resultados inesperados	Proporcionar valor a los clientes y hacer que los productos sean útiles.

¿La corrección de un error es una solicitud de función?

La respuesta más concisa es no. Las correcciones de errores no son lo mismo que las solicitudes de funciones. Sin embargo, las correcciones de errores pueden ser manejadas por el mismo equipo que administra las solicitudes de funciones.

Las correcciones de errores también pueden seguir el mismo proceso que las solicitudes de funciones y pueden competir con ellas por el ancho de banda del desarrollador, según su urgencia.

Si bien los procesos de corrección de errores y solicitud de funciones pueden parecer similares, sus desencadenantes son diferentes. Una solicitud de función ocurre cuando un usuario de un producto identifica un requisito o función que no está disponible actualmente. Las correcciones de errores abordan problemas que los usuarios han encontrado al usar el producto de software.

Diferentes tipos de solicitudes de características

Las solicitudes de características se pueden dividir en dos categorías diferentes. La primera es una solicitud para mejorar la funcionalidad existente. La segunda es una característica completamente nueva.

mejora del producto

Las mejoras del producto son solicitudes para modificar, actualizar o cambiar la funcionalidad existente. Una solicitud de mejora de producto puede ser tan simple como cambiar un esquema de color en una interfaz de usuario o tan compleja como cambiar un flujo de datos para mostrar información adicional en un informe o tablero. Debido a que las solicitudes de mejora de productos varían en complejidad, también lo hacen los recursos y el esfuerzo necesarios para implementarlas.

solicitud de nueva característica

Las solicitudes de nuevas funciones pueden ser más complejas que las solicitudes de mejoras de productos. Las solicitudes de funciones pueden generar cambios en toda la aplicación que afectan la arquitectura del producto y requieren mucho tiempo y esfuerzo por parte del desarrollador. Las nuevas características se pueden agrupar en nuevas versiones del producto.

Según la complejidad de la solicitud, el ciclo de desarrollo de nuevas funciones puede ser más largo que el de las solicitudes de mejora del producto.

Cómo escribir una solicitud de función

Escribir una solicitud de función efectiva significa proporcionar tanta información y detalles como sea posible. Si es posible, incluya información de contacto de seguimiento, versión del producto en uso y ejemplos de funcionalidad similar para otros productos como referencia.

Utilice el formulario de solicitud de funciones en el sitio web del vendedor para obtener los resultados más rápidos. Las solicitudes informales realizadas en foros de chat o redes sociales pueden tardar más en hacerse notar. Si estas solicitudes informales no contienen suficientes detalles o información de contacto, será difícil, si no imposible, que el equipo del producto haga un seguimiento.

Cómo rastrear, priorizar y administrar solicitudes de funciones

Los usuarios tienen varias opciones para enviar solicitudes de funciones. Idealmente, enviarán la solicitud utilizando el formulario que su equipo proporciona en su sitio web. El beneficio de usar formularios es que puede crear campos de formulario para capturar toda la información que su equipo necesita para identificar, evaluar y priorizar las solicitudes. (Más sobre eso a continuación).

En otros casos, la solicitud será menos formal. Por ejemplo, los usuarios pueden publicar las características que necesitan (o desean tener) en los foros de la comunidad oa través de los canales de las redes sociales. También pueden compartir sus solicitudes a través de una conversación telefónica con el equipo de Customer Success o un correo electrónico a la empresa. Independientemente de la fuente, su equipo necesita un proceso para capturar y organizar todas las solicitudes de funciones.

1. Solicitudes de funciones estandarizadas

Para administrar mejor las solicitudes de funciones, debe definir toda la información que su equipo necesita para comprender la solicitud y luego actuar en consecuencia. Parte de la información que puede necesitar puede incluir:

• quien presentó la solicitud
• Información del contacto
• el tipo o versión del producto que están usando
• Los clientes que necesiten esta característica resolverán
• Categorías de solicitud de funciones, como interfaz de usuario, exportación de datos o integración
• ¿Los competidores ofrecen una funcionalidad similar para determinar si la solicitud aborda una brecha de producto?
• fecha en que se presentó la solicitud
• Descripción del cliente de la función.

Si su equipo tiene acceso al software de gestión de procesos, puede fácilmente Crear formularios personalizados o usar Plantilla de solicitud de características del producto para capturar esta información y convertirla en un elemento de trabajo para el equipo. Una vez que haya recopilado la información que su equipo necesita para priorizar y actuar sobre la solicitud, también debe asignarle un identificador único para ayudar a rastrearla.

Cuando las solicitudes se reciben a través de canales que no sean formularios, puede ingresar esas solicitudes manualmente o configurar la automatización para capturarlas desde el correo electrónico o las hojas de cálculo. Una vez capturado, el siguiente paso es revisar la solicitud, organizar la solicitud y responder al remitente.

2. Agrega todas las solicitudes

Dado que las solicitudes de funciones provienen de múltiples canales, necesita una forma de capturarlas y consolidarlas en una única fuente de verdad. Esto se puede hacer manualmente o usando un Herramientas de automatización de procesos para completar. Si su equipo usa una herramienta de automatización de procesos, asegúrese de que esté conectada a cada punto de entrada para nuevas solicitudes.

3. Clasifica cada solicitud

Los clientes a menudo envían solicitudes similares, que son buenas y malas. La buena noticia es que esta característica o mejora es probablemente lo que la mayoría de los clientes quieren. La mala noticia es que hay solicitudes duplicadas para revisar.

Para eliminar este retrabajo, tómese el tiempo para revisar las solicitudes y armarlas. El seguimiento de una sola solicitud que maneja varias solicitudes de clientes es más eficiente que el seguimiento de varias solicitudes para la misma función.

La categorización de solicitudes similares facilita que los miembros del equipo vean las prioridades. Si es necesario, combine las solicitudes en una sola solicitud de función. Luego, haga referencia a otras solicitudes, para que no se pierda nada.

Para simplificar esto desde el principio, incluya un campo de categorización en su formulario de solicitud de función para que las solicitudes entrantes se marquen, categoricen o categoricen.

4. Prioriza cada solicitud

Su equipo tendrá un sistema para priorizar las solicitudes en función de una variedad de factores. Estos incluyen popularidad (con qué frecuencia se reciben solicitudes), actividad de la competencia (si la función aborda una brecha de producto), Hoja de ruta del producto consistencia y dificultad de implementación.

5. Atraer clientes

Si la solicitud de función es de un cliente, infórmele que ha recibido su solicitud y déle la oportunidad de realizar un seguimiento de su estado. Para los equipos que utilizan software de automatización de procesos, las notificaciones se pueden enviar y recibir a través del software. Los equipos también tienen la opción de enviar a los clientes un enlace para que puedan verificar el estado de la solicitud.

En algunos casos, se requiere información adicional del cliente para evaluar o planificar la solicitud.

Cómo responder a las solicitudes de funciones

Responder a las solicitudes de funciones de forma rápida y clara ayuda a generar confianza con los clientes y diferenciar su producto de sus competidores. Aún así, no todas las solicitudes tendrán la misma prioridad, y algunas funciones tardarán más en desarrollarse que otras.

Independientemente del futuro de las solicitudes de funciones, sigue siendo importante responder a las solicitudes entrantes de manera oportuna y coherente. Eso es todo:

• Responde a cada solicitud. Ya sea una solicitud o un usuario, confirme la solicitud.
• Explique el proceso. Informe a los usuarios los pasos por los que pasa la solicitud para que sepan cuánto tiempo llevará el proceso.
• No prometa demasiado. No acepte entregar características a menos que esté planeado. Si todas las funciones solicitadas no están disponibles, infórmeles y explique por qué.
• para ser franco. Si la solicitud es inconsistente con la hoja de ruta del producto actual o no es popular entre otros clientes, puede informar al remitente que la función puede tardar un tiempo en estar disponible. Averigüe para qué está diseñada la solicitud e intente ayudar al cliente a encontrar una alternativa.

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