¿Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo?

¿Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo?

Un Sistema de gestión de flujo de trabajo (WMS), también conocido como Sistema de flujo de trabajo (WFMS), es una plataforma de software para crear, administrar y monitorear flujos de trabajo. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo proporcionan una gama de características y funciones para controlar y automatizar tareas, flujos de trabajo y procesos. Sistema de Gestión de Flujos de Trabajo en Gestión de Procesos y Low-Code BPM juegan un papel clave en la estrategia.

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¿Cómo funciona un sistema de gestión de flujo de trabajo?

El propósito de un sistema de gestión de flujos de trabajo es simplificar el trabajo de crear, modificar y monitorear flujos de trabajo y procesos. Aquí hay un resumen de cómo funciona:

WMS se integra con componentes de pilas de tecnología existentes. Esto le permite conectar datos de otras aplicaciones y sistemas para brindar una experiencia de usuario perfecta. Los administradores controlan y asignan niveles de acceso y permisos a todos los colaboradores en un flujo de trabajo específico.

WMS incluye una interfaz visual desde la cual los usuarios con licencia pueden modelar, modificar y monitorear su flujo de trabajo. Usando menús de arrastrar y soltar, el usuario puede definir el punto de inicio (disparador) y final (resultado) del flujo de trabajo. También se define cada paso (tarea o actividad) en el flujo de trabajo. Los flujos de trabajo a menudo se ven como tableros Kanban o diagramas de flujo.

Una vez que se construye la estructura básica del flujo de trabajo, los usuarios pueden personalizar el flujo de trabajo según sus necesidades específicas. Por ejemplo, un flujo de trabajo de gestión de solicitudes puede requerir formularios estandarizados. Los usuarios agregan campos, reglas y condiciones para garantizar que los formularios no ingresen al flujo de trabajo sin información. Las condiciones también se pueden usar para enrutar automáticamente las solicitudes entrantes a las personas correctas en el flujo de trabajo.

A medida que las solicitudes o los elementos de trabajo avanzan a través de las etapas del flujo de trabajo, los usuarios agregan información o realizan acciones que mueven el elemento a la siguiente etapa. Los colaboradores pueden comunicarse directamente en el formulario para que quede un registro de todas las interacciones dentro del proyecto.

La automatización se puede configurar a través de menús de arrastrar y soltar para reducir la fricción del proceso y la necesidad de tareas repetitivas que consumen mucho tiempo. Por ejemplo, si se requieren actualizaciones de estado, se pueden enviar automáticamente cuando el proyecto cambia de fase. La información en otros sistemas también se puede actualizar automáticamente. La generación de documentación, el enrutamiento de proyectos y la aprobación son otros ejemplos de tareas que se pueden automatizar con WMS.

Finalmente, los equipos deben comprender su flujo de trabajo, tanto los proyectos individuales como todo el flujo de trabajo general. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo brindan a los usuarios paneles e informes personalizables que pueden usar para convertir la información en conocimientos y utilizar los datos para tomar decisiones.

¿Por qué es importante un sistema de flujo de trabajo?

El flujo de trabajo es complicado. Se basan en una amplia gama de partes interesadas, información, herramientas y traspasos para producir resultados específicos. Muchos flujos de trabajo requieren aportes y colaboración de varios miembros del equipo de diferentes departamentos. Organizar y visualizar el trabajo a este nivel puede llevar mucho tiempo, ser frustrante y propenso a errores.

A medida que su negocio crece, los flujos de trabajo cambian y se expanden. Se agregan nuevas personas, herramientas e información a los flujos de trabajo existentes, y se deben crear flujos de trabajo completamente nuevos para admitir nuevos productos o procesos. Muchos flujos de trabajo son interdependientes, lo que aporta otra dimensión de complejidad a la gestión del flujo de trabajo.

En última instancia, la gestión eficaz del flujo de trabajo depende de la capacidad de monitorear los flujos de trabajo, extraer datos de los datos y luego usar esos datos para crear información procesable. Los sistemas de gestión de flujos de trabajo brindan la visibilidad necesaria para optimizar los flujos de trabajo e impulsar la estrategia comercial general.

Cómo elegir un sistema de flujo de trabajo

Las empresas de hoy en día tienen acceso a una amplia gama de opciones de gestión del flujo de trabajo. Algunas empresas pueden construir sus propias plataformas internamente. Otros pueden depender de una amplia variedad de aplicaciones y software. Cada vez más empresas optan por plataformas WMS que aportan un equilibrio de estructura y flexibilidad a la gestión del flujo de trabajo.

Uno de los principales impulsores para pasar a un sistema de gestión de flujo de trabajo es la necesidad de integrar y coordinar los flujos de trabajo entre departamentos. Los sistemas de gestión del flujo de trabajo respaldan estos esfuerzos mediante la consolidación de datos, la mejora de la colaboración y la democratización de la gestión del flujo de trabajo, lo que permite a los usuarios modificar o crear flujos de trabajo fácilmente según sea necesario.

Si está considerando agregar WMS a una pila existente, tenga en cuenta las siguientes pautas:

1. Busque funciones de código bajo

Una de las características más importantes que debe buscar en un sistema de gestión de flujo de trabajo es la funcionalidad de código bajo. Low-code proporciona a los usuarios comerciales (empleados) una caja de herramientas segura y aprobada por TI que pueden usar para crear, modificar y automatizar los flujos de trabajo que mejor conocen.

Automatización de código bajo Los beneficios son especialmente significativos: permite a los equipos cambiar los flujos de trabajo existentes o crear otros nuevos en tiempo real en respuesta a los comentarios de los clientes, las solicitudes internas o la actividad de la competencia. Como sugiere el nombre, permite a los usuarios crear su propia automatización según sea necesario, en lugar de enviar cada solicitud de cambio al equipo de TI.

2. Considere la compatibilidad con los componentes de pila actuales y futuros

La pila de tecnología se vuelve cada vez más compleja a medida que se agregan nuevas aplicaciones y sistemas y evolucionan los requisitos comerciales. Cualquier sistema de gestión de flujo de trabajo debe poder integrarse no solo con los componentes existentes, sino también con las pilas de tecnología futuras. Busque datos que puedan mover datos entre sistemas y aplicaciones y adaptarse a todos tipo de proceso de negocio software. Esto es especialmente importante para los procesos de cola larga y los flujos de trabajo emergentes necesarios para llenar los vacíos entre aplicaciones, sistemas o departamentos.

3. Busca escalabilidad

Una forma en que un sistema de gestión de flujo de trabajo puede acelerar la transformación digital es mediante la creación de flujos de trabajo y procesos fácilmente escalables. Para hacer esto, un WMS debe poder adaptarse a cualquier departamento, cualquier tipo de flujo de trabajo. Al estandarizar los flujos de trabajo, WMS facilita que los equipos comerciales aumenten la capacidad, la velocidad y la precisión. Los flujos de trabajo más consistentes también facilitan que los equipos de TI hagan cumplir los requisitos de seguridad.

4. Anticipar la necesidad de una visión estratégica

La visibilidad del rendimiento del flujo de trabajo es imprescindible. Los líderes empresariales esperan que las decisiones y acciones estén basadas en datos y resultados. Su WMS debe facilitar el acceso (y el control) de sus datos para que los usuarios con licencia de cualquier departamento puedan acceder a información como los tiempos de finalización y los informes de estado. La función de informes también debe proporcionar un registro de cualquier cambio y permitir una fácil comunicación entre los colaboradores.

Busque WMS que permitan a los usuarios crear fácilmente paneles e informes personalizados que realicen un seguimiento de los KPI, los SLA y otras métricas clave.

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10 características esenciales del sistema de flujo de trabajo

Aquí hay 10 características del sistema de flujo de trabajo que toda empresa debe considerar al explorar las opciones de WMS. Estas capacidades brindan a los equipos el control y la visibilidad que necesitan para optimizar los flujos de trabajo e impulsar la estrategia comercial.

1. Interfaz de arrastrar y soltar

Lo que hace que el software de código bajo/sin código sea excelente son sus dos cualidades definitorias: facilidad de configuración y cambios rápidos en los flujos de trabajo o procesos, y modificación de automatizaciones, reglas e informes sin la intervención del desarrollador o administrador.

Sin código, a veces denominado "código cero", brinda a los usuarios, gerentes y desarrolladores ciudadanos más oportunidades para crear flujos de trabajo y procesos de una manera que funcione para ellos. Utilice una interfaz de arrastrar y soltar para simplificar los flujos de trabajo de construcción y modificación. Como resultado, los equipos de TI y los desarrolladores pueden concentrarse en otras prioridades en lugar de la acumulación de solicitudes para realizar cambios en el WMS.

2. Automatización

Una estimación de cuánto trabajo podemos automatizar depende del tipo de actividad. de acuerdo a un estimar, alrededor del 60 por ciento de los trabajadores estadounidenses pueden completar hasta 12 horas a la semana. Esta cifra representa mucho tiempo y dinero que las empresas pueden destinar a actividades más importantes. El uso de un sistema de gestión de flujo de trabajo para automatizar tareas puede proporcionar a las empresas cuatro beneficios clave:

• Aumentar el tiempo dedicado a las actividades de creación de valor.
• Reduce significativamente la posibilidad de error
• Mejore la experiencia del cliente/empleado reduciendo retrasos y/o pasos innecesarios
• Mejore la colaboración manteniendo las comunicaciones consistentes y moviendo las tareas a través del flujo de trabajo sin pasos adicionales

Busque un sistema de gestión de flujo de trabajo que le permita a su equipo Automatizar tareas , mantenga los proyectos en movimiento en el proceso y le permita concentrarse en actividades más significativas.

Más de la mitad de los trabajos de EE. UU. podrían automatizarse Actividades de día y medio

3. Integración

La mayoría de los equipos confían en un número cada vez mayor de aplicaciones y software para administrar las operaciones de ventas, marketing y negocios. Entre herramientas de comunicación, bases de datos, CRM y otras herramientas, la pila típica es una máquina compleja.

Las herramientas de gestión del flujo de trabajo deberían complementar en lugar de complicar su pila existente. Esto significa usar WMS, a través de integrado Minimice las interrupciones y mejore la colaboración para una experiencia perfecta para los usuarios. Por ejemplo, un WMS robusto debería poder trabajar con:

• herramienta de colaboración, como Slack, Zoom, SMS, Google Drive o Outlook
• Herramientas de ventas y marketing, incluidos Mailchimp, Marketo, Shopify y Salesforce
• herramientas de recursos humanos, como ADP, Docusign, Zenefits y Workday
• SAP, Oracle E-Business, Quickbooks o Sage Intacct, etc. instrumentos financieros
• plataforma de redes sociales, incluidos Facebook, Twitter y LinkedIn

4. Formularios y Portales

Una de las formas más sencillas de poner orden y coherencia en cualquier proceso es controlar los datos y la información que se incluye en el flujo de trabajo. Por ejemplo, en un proceso de ventas, podría tener sentido solicitar ciertas entradas (como el tamaño de la empresa o la información de contacto) antes de que el artículo pase por el flujo de trabajo.

Los formularios pueden aportar estructura a un flujo de trabajo definiendo qué información incluir (o excluir) de un proceso. También brindan puntos de acceso para usuarios externos, como candidatos a puestos de trabajo (de quienes RR. HH. necesita información para convertirse en candidatos) o prospectos (que pueden proporcionar información que ayude al equipo de marketing a determinar si son líderes calificados).

forma También se puede utilizar como punto de partida para un nuevo elemento de trabajo. Los clientes o empleados pueden usar formularios estandarizados para agregar solicitudes o comenzar nuevos trabajos. Las partes externas o los no usuarios pueden agregar información a los elementos de trabajo o iniciar solicitudes sin pasar por alguien del equipo.

Para que los formularios sean fáciles de encontrar, se pueden organizar en portales para que los usuarios internos o externos puedan encontrar todos los formularios relacionados en una ubicación centralizada.

5. Plantilla de flujo de trabajo

Los flujos de trabajo de mapeo y planificación llevan tiempo. En algunos casos, tiene más sentido comenzar con una plantilla que crear un flujo de trabajo desde cero. Las plantillas son especialmente útiles para ayudar a integrar flujos de trabajo y procesos para impulsar los objetivos comerciales generales.

Un sistema de gestión de flujo de trabajo que incluye plantillas puede cambiar las reglas del juego para las empresas en crecimiento. Las empresas que se están expandiendo o planean expandirse en un futuro cercano pueden implementar nuevos procesos y flujos de trabajo para lograr sus objetivos de crecimiento. modelo Puede eliminar gran parte de las conjeturas al crear estos procesos y agregar algunas medidas de seguridad para mantener las cosas encaminadas mientras el equipo descubre cómo modificar el proceso para que sea más eficiente.

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6. Herramientas de colaboración: notificaciones, bandejas de entrada compartidas y plantillas de correo electrónico

Uno de los desafíos que enfrenta cada equipo es encontrar formas de mantener las cosas funcionando sin problemas y evitar copias de seguridad debido a la falta de visibilidad. Las notificaciones automáticas pueden aumentar la conciencia entre los miembros ocupados del equipo sobre los proyectos que necesitan su atención. Las notificaciones se pueden enviar por correo electrónico, SMS o integración con otras herramientas de colaboración.

Otra gran característica de colaboración es una bandeja de entrada compartida. Para los equipos que manejan una gran cantidad de correo electrónico, una bandeja de entrada compartida facilita la distribución y el seguimiento de los mensajes entrantes en todo el equipo.

Una función de ahorro de tiempo relacionada que WMS puede proporcionar es el uso de plantillas de correo electrónico. Las plantillas predefinidas eliminan la necesidad de escribir cada correo electrónico desde cero, lo que facilita tener una comunicación oportuna y consistente interna o externamente.

7. Múltiples vistas de flujo de trabajo

Las hojas de cálculo y el correo electrónico son dos de las herramientas más comunes para administrar flujos de trabajo. Una limitación de estos métodos es que no siempre son fáciles de visualizar cómo se realiza el trabajo.

Los procesos comerciales se basan en una serie de flujos de trabajo, cada uno de los cuales consta de tareas independientes, lo que dificulta obtener el nivel de detalle adecuado en una visualización. Un objetivo común de la gestión del flujo de trabajo es generar visualizaciones que brinden dirección e información sin sobrecarga.

Los sistemas de gestión de flujos de trabajo que ofrecen múltiples vistas, como tableros Kanban o calendarios, tienen claras ventajas en este sentido. Pueden presentar datos para audiencias específicas para que los usuarios puedan ver la estructura general del flujo de trabajo, las transferencias entre personas o departamentos, Proceso de trabajo el estado de cada elemento en el y acercar las tareas individuales que ayudan a completar el flujo de trabajo.

8. Tableros e informes

La visibilidad es la piedra angular de la gestión del flujo de trabajo, y un WMS debe proporcionar opciones fáciles de configurar y sin código para crear y modificar informes y paneles.

Los ejemplos de informes útiles incluyen el seguimiento del tiempo dedicado a las solicitudes, los informes de estado, la revisión de los tipos de solicitudes recibidas y la medición de la productividad u otros KPI. Los filtros y las etiquetas pueden ayudarlo a concentrarse en información relevante o combinar datos en múltiples procesos.

Los paneles brindan una vista unificada y personalizable de la información prioritaria sobre los flujos de trabajo. Son especialmente útiles para visualizar y organizar la información de manera que se pueda procesar y actuar rápidamente. Las integraciones con otras aplicaciones pueden crear tableros altamente sofisticados que brindan información clara y actualizada de múltiples fuentes de datos.

9. Lógica condicional y reglas

Para brindar más control al flujo de trabajo, el WMS debe permitir a los administradores habilitar reglas y condiciones sin código. Esta característica construye una estructura en el proceso que predice escenarios, reduce errores y crea resultados consistentes.

Las condiciones guían el siguiente paso en el flujo de trabajo según la entrada. Por ejemplo, si un empleado solicita tiempo libre, es posible que se requieran diferentes aprobaciones según la naturaleza de la solicitud. condición Se determinará qué tipo de información se requiere para la aprobación y luego se enviará la solicitud a la parte correspondiente.

10. Escalabilidad

A medida que crece el negocio, los procesos y flujos de trabajo se vuelven más complejos. La gestión del flujo de trabajo en un entorno dinámico requiere herramientas que puedan evolucionar con el negocio.

Ya sea que eso signifique crear nuevos flujos de trabajo, modificar los existentes u organizar flujos de trabajo para procesos más eficientes, un sistema de gestión de flujo de trabajo debe tener la elasticidad y la capacidad que necesita para ayudarlo a escalar sus flujos de trabajo y procesos.

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