¿Qué es el proceso de compra a pago? ¿Cómo puedes mejorarlo?

De acuerdo a Informe global de Deloitte, agosto de 2023, Dos tercios de las empresas (66%) esperan reducir costos en los próximos meses, frente al 38% antes de la pandemia de Covid-19. en este caso, comprar para pagar Los procesos (P2P) a menudo son objetivos de mejora debido a la gran cantidad de dinero que fluye a través de ellos. Este artículo discutirá los puntos débiles comunes en el proceso de compra a pago, cómo abordarlos con las funciones adecuadas y los beneficios de tales optimizaciones para su organización.

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¿Cómo es el proceso de compra a pago?

procure-to-pay vincula la compra de bienes y servicios con sus respectivos pagos Procesos de negocio. Esta integración suele ser automatizado por software, lo que permite a las empresas ahorrar tiempo y dinero.

El proceso de compra a pago es distinto de las actividades más amplias del departamento de compras, incluidos los proyectos de abastecimiento, la gestión de su entrega y la negociación de contratos con los proveedores. Los flujos de trabajo desde la compra hasta el pago conectan los equipos de compras y cuentas por pagar para automatizar tareas. Sus pasos habituales son los siguientes:

¿Cuáles son los beneficios de las mejoras en el proceso de compra para pagar?

Las mejoras en el proceso de compra a pago incluyen agregar o redefinir la automatización existente, Elimine las tareas manuales que consumen mucho tiempo y cree estándar de comunicación . Los resultados de un proceso de compra para pagar mejorado y más simplificado incluyen:

• menos error humano, que es común cuando el flujo de trabajo no está automatizado.
• Al reducir el tiempo para procesar las solicitudes de compra internas Acelerar la adquisición de bienes y servicios.
• garantizando tiempos de respuesta más cortos Mejorar las relaciones con los proveedores. Esto puede generar ahorros a largo plazo y poder de negociación.
• simplificar Actividades en toda la empresa para garantizar que todos los equipos tengan lo que necesitan para hacer su trabajo.
• Mejore la precisión de los datos y tome mejores decisiones. Obtenga información sobre los datos y realice mejoras estratégicas en los procesos con paneles que extraen datos de tiempo completo de sus procesos.
• Menos residuos y más ahorro de costes. Esto se aplica al tiempo dedicado a procesos manuales, repetitivos y basados ​​en papel. Menos tiempo perdido en el seguimiento del papeleo significa tiempos de procesamiento más rápidos y menos costos de procesamiento.
• mejor Infórmese sobre el proceso de pedidos, facturas y pagos. Nunca olvides lo que se debe, cuándo se debe y a quién se le debe.

Use la automatización de código bajo para modificar y mejorar sus procesos también Se puede reducir el fraude o el riesgo. Con medidas de seguridad como campos obligatorios en formularios de recopilación de datos, propietarios asignados y vinculación de su software con Automatización de código bajo La integración garantiza un proceso uniforme y estandarizado.

Tiene varias opciones cuando se trata de automatización de procesos. Lea la Guía del comprador de la plataforma de automatización para conocer las fortalezas y limitaciones de cada una de las principales opciones de automatización disponibles en la actualidad. Descarga la guía

Problemas principales que pueden afectar el proceso de compra a pago

2022 Encuesta global de adquisiciones digitales de PwC – Versión 4, los principales impulsores de la transformación digital en compras son:

Eficiencia y simplicidad del proceso	59%
Transparencia y trazabilidad de los procesos	57%
ahorrar costes	47%
Gestión de Crisis y Riesgos	19%
obedecer	dieciséis%

La encuesta también mostró que el 80 % de las empresas con un alto nivel de digitalización de procesos lograron crear valor, pero el 55 % aún luchaba por aprovechar sus datos. Para materializar estos beneficios, el departamento de compras también ha cambiado su enfoque estratégico para digitalizar los procesos.

Principales prioridades estratégicas para compras

prioridad	2022	2019
reducir costos	37%	30%
Abastecimiento de proveedores y SRM	veinticuatro%	20%
transformación digital	18%	17%
Gestión de Riesgos y Crisis	11%	12%
ESG/Responsabilidad Social Corporativa	4%	2%
innovación	4%	7%
Retención y mejora del talento	2%	12%

Está claro que los departamentos deben digitalizarse para administrar y abordar de manera adecuada y resistente los riesgos de la cadena de suministro y las adquisiciones. Pero si bien la digitalización está a la vanguardia, los profesionales de adquisiciones están reevaluando las tasas reales de digitalización a raíz de la pandemia.

Los departamentos de compras esperan alcanzar una meta promedio de 72 por ciento digital para 2025, según la cuarta edición de la encuesta. Sin embargo, debido al impacto del COVID-19, la tasa de digitalización de procesos disminuyó en un promedio de 6%.

Estos son algunos problemas que pueden afectar el proceso de compra para pagar debido a la disminución de las tasas de digitalización:

Consultas de proveedores

Los proveedores a menudo están ansiosos por recibir su pago. Cuando el proceso no les permita ver los pasos, su equipo deberá actualizar manualmente al proveedor con tiempo sobre el estado del pago. esto afectará a tu empresa Relación con Proveedores resultar en un efecto negativo.

Mala recuperación de datos

Los datos importantes se comparten entre empresas contratistas y contratistas. Si están mal organizados, pueden perderse en los hilos de correo electrónico y no volver a encontrarlos nunca más. Por eso es tan importante dar acceso a todos a toda la información que reciben y mantener esos registros para posibles fines de auditoría.

Flujo caótico de solicitudes de compra

Cuando un departamento necesita un proyecto o un servicio, debe crear una solicitud de compra, aprobarla por el gerente y enviarla al equipo de compras. Sin embargo, estas solicitudes a menudo se entregan incompletas o duplicadas. Por lo tanto, todas las empresas deben implementar modelos estandarizados para recopilar la información necesaria para evitar ir y venir.

Demasiadas tareas manuales

Un proceso exitoso no debe depender de las capacidades organizacionales de los empleados involucrados; siempre hay mucho espacio para el error humano. Con reglas automatizadas fáciles de configurar, puede reducir las tareas manuales y evitar pérdidas innecesarias.

Incorporación fragmentada de proveedores

La incorporación no estandarizada puede crear fricciones con los proveedores. Esto generalmente se debe a información inexacta proporcionada o solicitada por el proveedor. Puede eliminar este problema adoptando un modelo fijo de interacción con proveedores contratados recientemente.

5 pasos para facilitar la mejora del proceso desde la compra hasta el pago

Si encuentra al menos uno de los problemas anteriores, ¿qué debe hacer a continuación? Para lograr las mejoras deseadas en el buy-to-pay, le recomendamos que siga estos pasos:

1 , Mire el proceso y encuentre el cuello de botella.

Primero, debe realizar una auditoría para determinar qué funciona y qué no en el proceso. Busque la calidad de las tareas manuales y sus resultados. Puede solicitar la opinión de todas las partes involucradas en el proceso. También es importante ver números disponibles como excepciones por errores, tiempos de respuesta a proveedores y solicitantes, incidencias relacionadas con aprobaciones, saldos de costes, etc.

2. Busque oportunidades de automatización.

Una vez que se haya identificado la fuente de los problemas persistentes, verifique si se pueden resolver mediante la automatización, por ejemplo, disparadores desarrollados utilizando una plataforma de código bajo. Trate de eliminar tareas innecesarias, aunque parezcan inofensivas para el proceso. Al liberar a los miembros del equipo de actividades repetitivas, pueden priorizar problemas complejos y encontrar valiosas sus habilidades.

3. Aplicar estándares a las comunicaciones.

Como mencionamos, las solicitudes ambiguas y erráticas pueden interrumpir los esfuerzos de optimización. Elimine la fricción y los intercambios compartiendo formularios estandarizados y personalizables con proveedores y clientes internos. Como resultado, su equipo recibe información completa sin tener que pedir aclaraciones repetidamente.

4. Elige la herramienta adecuada.

Una vez que tenga sus soluciones en mente, es hora de encontrar un software que le permita implementarlas rápidamente. Las más adecuadas son las plataformas fáciles de usar que ofrecen automatización fácil de configurar, sin necesidad de codificación e integración de compras a solicitudes de pago en un formulario público estándar. Estos formularios deben compartirse con las partes interesadas y adaptarse a la identidad y las necesidades de su empresa.

5. Alinee a su equipo para garantizar la colaboración.

Para fomentar la colaboración entre gerentes y empleados, es una buena idea dar a conocer todos los cambios que acaba de implementar. Capacite a todos los miembros del equipo sobre el nuevo software y comunique la importancia de cada solución implementada.

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Por qué los formularios de solicitud son cruciales para la optimización de la compra al pago

Como mencionamos, la estandarización pública sábana Esencial para mejorar el proceso de compra a pago. Falta de comunicación constante. causara muchos problemas. Incluyen abastecimiento inexacto, duplicación de esfuerzos para aclarar solicitudes, malentendidos con clientes y proveedores externos, trabajo adicional para informar a las partes interesadas sobre el estado de sus procesos, tiempo para responder a correos electrónicos que ofrecen aclaraciones y muchos otros cuellos de botella.

Un formulario de solicitud estandarizado accesible a través de un enlace para compartir debería ayudar a eliminar estos problemas. La forma ideal es personalizable para adaptarse a la identidad visual de la empresa. También permite a las partes interesadas llenar los vacíos con información útil y cargar los archivos solicitados. Después de proporcionar la información, las partes relevantes deben ser notificadas por correo electrónico. Además, deben ser capaces de orden de compra o pago Reciba notificaciones cuando haya progreso.

Finalmente, es importante integrar estos formularios en flujos de trabajo automatizados. Por ejemplo: en función de la información proporcionada en un formulario público, las tareas (representadas por tarjetas) se pueden enrutar automáticamente a supervisores específicos en caso de que se requiera aprobación o análisis. Idealmente, estas tablas también deben alimentar la base de datos, lo que permite a los supervisores controlar el flujo de caja y otras cifras detalladas de las operaciones desde la compra hasta el pago, como los SLA.

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Beneficios de usar un formulario público para mejorar el proceso de compra para pagar

Después de una implementación bien planificada de formularios públicos personalizables, puede observar un proceso P2P simplificado. Los resultados de adoptar tales estrategias para mejorar este flujo de trabajo incluyen:

1. Facilitar el flujo de información entre otros equipos dentro de la organización.
2. Todas las solicitudes necesarias a los proveedores se recopilan en un solo lugar (tabla).
3. Elimine las grietas de comunicación causadas por solicitudes de correo electrónico no estandarizadas.
4. Mejore la visibilidad del estado de pago/compra de las partes interesadas.
5. Genere datos valiosos para todo el proceso, lo que facilita el seguimiento de los resultados.
6. Las solicitudes se envían automáticamente al supervisor correspondiente.
7. Integre toda la información recibida en flujos de trabajo automatizados, reemplazando tareas manuales por automatización.
8. reducir costos.
9. Aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados.
10. Mejorar la relación entre negocio y proveedores.
11. Equipe a los equipos de manera más eficiente con los bienes y servicios que necesitan.

Mejore su proceso desde la compra hasta el pago

Pipefy es una plataforma de automatización de procesos comerciales (BPA) de bajo código que le permite administrar fácilmente los procesos desde la compra hasta el pago. Con capacidades como el modelado de procesos, la orquestación y la integración, los equipos pueden crear y estandarizar procesos y flujos de trabajo entre equipos y departamentos para lograr una mayor consistencia y control.

usar Formularios de Pipefy para facilitar las mejoras del proceso de compra a pago que ha estado buscando. Con esta función, podrá crear formularios públicos en línea que se pueden compartir con cualquier persona. Adapte su proceso a sus necesidades utilizando campos dinámicos personalizables.

Implemente el formulario público perfecto con sus partes interesadas, acelere los procesos de compra y pago, aumente la visibilidad para los gerentes financieros y cree Procesos automatizados a prueba de errores.

Aumente la agilidad con una implementación más rápida utilizando una interfaz simple de arrastrar y soltar, y resuelva los problemas de escalabilidad de una vez por todas con una plataforma de automatización de bajo código que puede escalar a medida que crece su negocio.

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Lo que los clientes han logrado con Pipefy

Por ejemplo, las empresas que implementan formularios públicos han logrado hitos impresionantes. Samsonite, el líder mundial en bolsas de viaje premium, comenzó a usar Pipefy para administrar todas las solicitudes de compra.

Después de eso, la empresa Retorno de la Inversión (ROI) del 177% - Ahorró más de 100 en solo cinco meses 2,370 horas de empleados pagados. Según su gerente de compras y servicio al cliente de Brasil, ahora es posible "establecer un objetivo, como reducir el gasto en un 8%, y monitorear si hemos alcanzado ese objetivo a lo largo del año".

Usando la misma funcionalidad para construir su departamento de finanzas, una empresa fintech que ofrece soluciones de pago logró un ROI del 192 %, ahorrando alrededor de 2500 horas por mes. Otros equipos implementaron las mismas soluciones, como cumplimiento, legal y éxito del cliente.

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