Proceso de Orden de Compra: Significado, Importancia y Pasos

El proceso de orden de compra juega un papel clave en el éxito de su negocio. Sin un proceso de gestión de pedidos de compra eficaz y preciso, se desperdician tiempo y recursos y son comunes los errores innecesarios.

Un desafío para las empresas de todas las industrias es la necesidad de crear un proceso consistente y confiable para generar, aprobar y rastrear órdenes de compra. Los gerentes a menudo buscan formas de agregar responsabilidad y estandarización a sus flujos de trabajo de órdenes de compra para obtener control (y conocimiento) de sus decisiones de compra.

Si esto te suena familiar, entonces este artículo es para ti. A continuación, exploraremos el proceso de órdenes de compra de principio a fin, sin importar el tamaño o la industria de su negocio, definiendo el término, desglosándolo en sus componentes esenciales y brindando algunas de las mejores prácticas para las órdenes de compra.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento legal que un comprador envía a un vendedor para registrar la venta de productos y servicios.

¿Qué es el Proceso de Orden de Compra?

Las órdenes de compra (PO) ayudan a las empresas a comprender y describir todos los bienes o servicios que solicitan. Los gerentes pueden usar órdenes de compra para controlar información relevante adicional, como cantidades, instrucciones de entrega, costos, términos y fechas requeridas.

El proceso de órdenes de compra incluye todos los pasos que toma una empresa para crear, aprobar, validar, administrar y realizar un seguimiento de las órdenes de compra, desde la identificación de los requisitos hasta la entrega o el punto de venta.

Si bien el proceso de orden de compra de su empresa puede ser único en algunos aspectos, existen 7 elementos de flujo de trabajo que son comunes a la mayoría, si no a todos, los procesos de orden de compra:

1. Creación de orden de compra
2. aceptar
3. enviar
4. contrato vinculante
5. entrega de bienes
6. juego de tres vías
7. cierre

7 pasos del proceso de orden de compra

1. Creación de pedidos

El primer paso en el proceso de PO es crear Solicitud de compra . En este punto, necesita saber qué se está comprando, la prioridad de la aplicación, su presupuesto, cuándo necesita el producto o servicio, a quién necesita para aprobar el pedido y el proveedor.

2. Aprobación

Después de crear un pedido, el siguiente paso en el proceso es obtener la aprobación de la solicitud. En algunos casos, esta aprobación puede ser verbal o enviada por correo electrónico. En otras empresas, es posible que se requieran acciones más formales, como completar el papeleo.

El nivel de aprobación depende del monto de la compra, las políticas o pautas de la empresa y los requisitos del proveedor. La aprobación también puede requerir la verificación de presupuestos o documentos, como especificaciones del producto o una Declaración de trabajo (SOW) detallada. Después de la aprobación, la solicitud se convierte en una orden de compra.

3. Envío

Una vez aprobada la solicitud, se enviará la orden de compra al proveedor seleccionado. Luego, el proveedor presenta una oferta basada en la orden de compra. La aprobación de las ofertas se basa en el precio, la calidad, el soporte, el servicio, el cronograma y otros factores relevantes para su negocio.

4. Contratos vinculantes

Una vez aceptada la oferta, la empresa y el proveedor deben ponerse de acuerdo para celebrar un contrato. Los contratos a menudo incluyen términos y condiciones relacionados con la compra, como qué soporte viene con el artículo comprado o cómo se manejarán las disputas.

5. Entrega de mercancías

Luego, el proveedor producirá y entregará el artículo comprado de acuerdo con el cronograma y los requisitos de envío establecidos. Su empresa verificará la calidad y comparará los productos recibidos con los productos esperados. Desde allí puede notificar al proveedor si la mercancía no cumple con sus requisitos. Por lo general, el proveedor envía una factura a la empresa compradora, que enumera el precio y las condiciones de pago.

6. Coincidencia de tres vías

Una vez que se aprueba el recibo, la empresa compradora compara la orden de compra con la orden de compra y la factura del proveedor. Las empresas deben verificar para asegurarse de que todos los cargos sean precisos.

7. Cerrar

Después de que se pasa la coincidencia de tres vías, se cierra la orden de compra.

¿Por qué es importante implementar un proceso de orden de compra?

Un proceso de orden de compra consistente y repetible brinda una variedad de beneficios, que incluyen mayor control, visibilidad y eficiencia.

Presupuesto

Un proceso de orden de compra consistente ayuda a su departamento de finanzas a calcular con precisión todos los cargos de compra relevantes y mantener pronósticos y presupuestos.

Gestión de pedidos

Un proceso de orden de compra establecido le permite administrar varios pedidos a la vez y proporciona visibilidad de las actividades relacionadas, como el envío y la recepción, el control de inventario y la planificación de la producción. Además, un proceso de orden de compra saludable debe ser transparente en cada punto de contacto a lo largo del proceso.

responsabilidad financiera

Un proceso sólido de órdenes de compra creará un registro en papel para el flujo de efectivo y aumentará la responsabilidad por el costo de los bienes en el proceso. Los bancos, auditores y departamentos legales lo considerarán un activo de su empresa.

Resolución de conflictos

La creación de contratos legales entre su empresa y los proveedores durante el proceso de pedido de compra ayuda a definir responsabilidades y resolver disputas. Los términos y condiciones están claramente establecidos y los detalles tales como garantías, garantías u otras políticas se enumeran en blanco y negro.

Mejores prácticas para optimizar el proceso de órdenes de compra

Las empresas están en constante evolución y sus procesos deben reestructurarse de vez en cuando para seguir siendo eficientes y precisos. El proceso de PO no es una excepción.

Los riesgos inmediatos de no mantener un proceso de orden de compra incluyen errores, desperdicio, sobrecostos, subpresupuestación y, en última instancia, altas tasas de deserción. Dicho esto, los procesos de órdenes de compra obsoletos pueden crear estrés y confusión para usted o su equipo. A la larga, un proceso de orden de compra ineficiente o inexacto también puede causar problemas con sus relaciones con los proveedores y su capacidad para obtener bienes o servicios en función de las necesidades de su empresa.

Los gerentes que se preparan para mejorar su proceso de órdenes de compra deben considerar las siguientes mejores prácticas:

• Vea y analice su proceso de orden de compra actual. Cada proceso en cada negocio debe revisarse y analizarse continuamente para encontrar áreas de mejora. Asegúrese de trazar un mapa de cada paso, identificar y resolver cualquier cuello de botella, determinar la cantidad de aprobaciones necesarias en el proceso y considerar los diferentes factores que pueden afectar el proceso presupuestario. También debe revisar las partes interesadas clave en el proceso (jugadores internos y proveedores a largo plazo) y cómo se integra la tecnología para ayudar a coordinar el proceso.
• Generar resultados orientados a objetivos. Descripción general y objetivos detallados en torno a su proceso de pedido de compra. Considere métricas sobre la velocidad de entrega, proveedores confiables o reducciones de gastos.
• Cree pautas escritas a las que todos en el proceso de orden de compra puedan acceder. Los procesos escritos son una excelente manera de comunicar las mejores prácticas y los procedimientos estandarizados a toda la empresa. Estas reglas y políticas deben incluir la información necesaria requerida para cada paso del proceso, la cantidad de aprobaciones requeridas y quiénes son los revisores internos.
• Desarrollar una lista de proveedores preferidos. Esta lista ayudará a su equipo a elegir rápidamente las mejores ofertas de una lista de proveedores con los que su empresa ha establecido relaciones de confianza a largo plazo.
• Cree asignaciones presupuestarias y grupos de gastos. Estas restricciones presupuestarias ayudan a agilizar el proceso al automatizar la implementación de las pautas de compra. Por ejemplo, si una empresa tiene un presupuesto mensual de $1,000 asignado para suministros de oficina, el equipo de finanzas sabe cuánto debe gastar en los recursos necesarios.
• Asignar partes interesadas internas para gestionar el proceso. alguien supervisar el proceso Ayuda a aumentar la adopción en toda la empresa y proporciona un punto de contacto para responder a las preguntas que puedan surgir al implementar nuevos procedimientos.
• Usa la tecnología. Voluntad Sistema de Gestión de Compras La integración en el proceso de órdenes de compra de su empresa es una manera fácil de estandarizar los procedimientos y reemplazar la repetición con la automatización.

Los beneficios de automatizar el proceso de orden de compra

El seguimiento de pedidos de compra se puede administrar a través de correo electrónico y hojas de cálculo o utilizando un software dedicado. El uso de software para administrar y agilizar el proceso de su orden de compra es una manera fácil de ahorrar tiempo, dinero y estrés. Los beneficios clave de la automatización del proceso de órdenes de compra incluyen:

• reducir la repetición. Las herramientas de administración de órdenes de compra pueden automatizar ciertas tareas para liberar tiempo para que pueda concentrarse en otras prioridades.
• Aumentar la transparencia. Crear un proceso de orden de compra estandarizado y definir los requisitos de información, como las cantidades solicitadas o las firmas de aprobación, agregará responsabilidad y claridad a sus órdenes de compra.
• Mas control: Software de gestión de compras Lo ayuda a controlar los gastos y mejorar los presupuestos con un registro de auditoría completo. También permite a las partes interesadas financieras ver o compartir información fácilmente.
• Datos centralizados y visualizados: Los datos se consolidan en una única fuente de verdad para una gestión más rápida y sencilla de las órdenes de compra. Dado que los datos están centralizados, también tiene la opción de ejecutar informes y crear visualizaciones para ayudarlo a controlar varias órdenes de compra simultáneamente.

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