No pierdas tiempo en el trabajo: así es cómo automatizar tareas con Pipefy

¿Alguna vez te has encontrado distraído y perdiendo el tiempo en el trabajo? Salario Según una encuesta de Portal de 2013, el 69% de los profesionales en Estados Unidos admite que dedica horas al día a hacer cosas ajenas a su trabajo. Puede parecer difícil eliminar por completo las distracciones de tu día a día, pero reducirlas implica optimizar tus tareas.

Además de ser una pérdida de tiempo en sí mismas, las tareas mecánicas y repetitivas pueden permitir a los profesionales buscar más alivio a las distracciones. El tiempo perdido también aumenta cuando hay demasiados. Por lo tanto, eliminarlos inteligentemente parece ser rutinas más eficientes llave.

Automatizar tareas es una estrategia clave para este trabajo. La automatización permite que el software y la inteligencia artificial se hagan cargo de las tareas humanas. Con Pipefy, un flujo de trabajo software de gestión, puede Configúralos de forma rápida y sencilla . Entonces, en este artículo, le mostraremos cómo crear y ejecutar automatizaciones en Pipefy y revolucionar su flujo de trabajo.

¿Qué es la automatización de tareas?

La automatización de tareas es una forma de utilizar la tecnología para realizar determinadas operaciones que antes eran responsabilidad de profesionales. Por lo tanto, estas tareas requieren una mínima intervención y esfuerzo humano. cuando hablamos Al automatizar tareas en un proceso , estamos hablando de software o inteligencia artificial que asumirá parte de las operaciones necesarias para llegar a un producto final en particular.

A través de la automatización de tareas, los equipos pueden estandarizar sus procesos, aumentar la eficiencia y reducir el trabajo repetitivo Pérdida de tiempo y recursos financieros. Como resultado, pueden participar en funciones de gestión y planificación que requieren conocimiento y soluciones creativas.

En busca de procesos más eficientes, las empresas de hoy reconocen la importancia de la automatización en su trabajo diario. Según Emergn Consulting En una encuesta de 2023 de 320 directores y ejecutivos en roles de liderazgo, el 91% dijo que la automatización tuvo un impacto positivo en el negocio de su empresa, y el 87% dijo que la inversión en automatización de su empresa habría crecido hace dos años.

La automatización de tareas puede parecer un concepto complejo, pero existe en operaciones simples. Cómo notificar a la persona que presenta la solicitud cuando se tramite este requerimiento. O dejar el proceso de compras masivas en manos de un supervisor. Cuando un candidato completa sus habilidades en un formulario, incluso puede fallar o aprobar a un candidato en la siguiente etapa del proceso de selección sin que el reclutador simplemente los revise.

¿Qué tareas se pueden automatizar?

Se pueden automatizar varias categorías de tareas. A veces, los equipos directamente relacionados con ellos no se dan cuenta de este potencial, pero una simple configuración en el software es suficiente para eliminarlos, reduciendo la posibilidad de errores humanos en el proceso. A continuación, hemos identificado las principales características de las tareas que deben automatizarse en la medida de lo posible:

• Tarea sencilla: Aquellas tareas que no requieren soluciones complejas o creativas, donde basta con realizar una operación previamente conocida.
• tareas frecuentes: una tarea que forma parte de un proceso diario y debe realizarse varias veces durante un período de tiempo.
• Tareas relacionadas: Una tarea condicionada a un evento anterior. Ejemplo: Responder a un correo electrónico solicitando servicio del equipo.
• Tareas repetitivas: Se ejecutan varias veces y siempre desde la misma entrada.
• Tareas programadas: Tareas que deben ejecutarse a la misma hora o día para cada intervalo.
• Tareas predecibles: Tareas previamente programadas en el flujo de trabajo.
• Tareas colaborativas: Tareas que involucran las acciones de diferentes miembros del equipo o incluso clientes.

Ejemplos de tareas automatizadas

Vea algunos ejemplos de automatización de procesos en diferentes departamentos:

• Cuentas por cobrar : Puede configurar la automatización para notificar a los clientes directamente cuando los pagos se retrasan y actualizar las facturas que se han pagado con retraso.
• compra: Por ejemplo, si un pedido supera cierta cantidad, se puede crear una automatización para enviar el pedido a un supervisor.
• CRM e incorporación de clientes: Puede crear tarjetas para conectar su canal de ventas con la incorporación de clientes y enviar un correo electrónico de bienvenida una vez que un cliente potencial se clasifique como convertido.
• Reclutamiento: Marcar ciertas opciones en el formulario de solicitud de un candidato puede determinar si pasa a la siguiente etapa. Por ejemplo, para puestos que requieren fluidez en español, solo pueden proceder aquellos marcados como avanzados o fluidos.
• contrata : para la incorporación La creación de archivos de empleados puede desencadenar correos electrónicos de bienvenida. También puede crear automáticamente tickets para que su equipo de TI configure su inicio de sesión y acceda de inmediato.
• Mercadotecnia de contenidos: Puede dar a sus clientes internos y externos más visibilidad configurando la automatización para que puedan estar informados a medida que avanzan los pasos de producción de contenido. También puede crear documentos estandarizados con informes y pedidos abiertos para el equipo de diseño al marcar esta opción en una tarea en curso.

¿Cómo automatizar tareas repetitivas con Pipefy?

Pipefy es un negocio Software de gestión de procesos y automatización de tareas que permite a cualquier persona configurar la automatización de forma sencilla y sin complicaciones. No necesita saber codificación o programación para crear y ejecutar estas automatizaciones. Solo selecciona y arrastra opciones en una interfaz visual y atractiva y listo: tu proceso tendrá menos bugs y más agilidad.

El primer paso para probar la automatización que permite Pipefy es Cree una cuenta gratis . Una vez hecho esto, podrá crear su propio flujo de trabajo desde cero o aprovechar los muchos Una de las plantillas preparadas. Configurará reglas de automatización a través de este flujo de trabajo.

Hacerlo es muy simple. Simplemente siga los pasos a continuación.

1. Empezar

El primer paso es ingresar al flujo de trabajo de su proceso, al que llamamos tubería en el software, y hacer clic en el botón de automatización ubicado en el encabezado de la tubería. Vale la pena recordar que para configurar la automatización, debe tener derechos de administrador.

Después de eso, se abrirá una nueva página con las opciones existentes. Seleccione Crear nueva automatización y configure la regla.

2. Reglas

La pantalla de Automatización tiene dos columnas: Eventos (izquierda) y Acciones (derecha). Debe seleccionar un evento y luego una acción. Los eventos son desencadenantes de acciones y las acciones en sí mismas son tareas automatizadas.

3. Actividades

Para comenzar a automatizar, debe elegir un evento que desencadenará la acción. En Pipefy, puedes seleccionar y configurar disparadores de automatización en el siguiente conjunto de eventos:

• Al crear una tarjeta;
• Cuando una carta entra en un escenario;
• cuando una carta sale de una fase;
• al actualizar un campo (al completar un campo en un formulario o modificar el valor que contiene);
• Cuando todas las tarjetas conectadas se mueven a un escenario (todas las tarjetas conectadas se mueven a un escenario específico; este evento debe crearse antes de la automatización)
• Actividad repetitiva (la acción se realizará dentro de un período de tiempo predefinido);
• Cuando se activa una alarma (la acción se activará cuando la tarjeta esté retrasada, vencida o caducada);
• Cuando se recibe un correo electrónico (enlace a la tarjeta).

4. Acción

Después de seleccionar y configurar las condiciones para el evento desencadenante, es hora de vincularlo a la acción. Esta es la tarea que realizará el software, reemplazando el trabajo de su equipo. En Pipefy, puedes seleccionar y personalizar cualquiera de las siguientes acciones:

• Crear una nueva tarjeta en un pipeline (crear una nueva tarjeta en un pipeline específico con la información que configures en los campos correspondientes);
• Crear una nueva tarjeta de conexión (crea una nueva tarjeta de conexión en un pipeline específico y configura la información en los campos correspondientes. Esta acción aún necesita hacer conexiones entre tuberías antes de la automatización);
• Move Parent: Mueve el padre a una etapa específica (también requerido conexión entre tuberías);
• actualizar campo: actualice o complete automáticamente el valor del campo (esta acción le permite al usuario actualizar el campo desde la misma canalización que el evento);
• mover cartas (mover cartas a una etapa específica);
• Enviar correos electrónicos profesionales (Enviar email con campos dinámicos desde Pipefy).

5. Integración

También puede aprovechar la automatización que conecta Pipefy con otros programas que su equipo ya usa todos los días. En este caso, los eventos en Pipefy pueden desencadenar acciones en otras aplicaciones y viceversa.

Estas integrado Altamente personalizable, la ventaja es que puedes "acoplar" más tareas a tu flujo de trabajo centralizando el control en Pipefy. Todo sin tener que contratar a un desarrollador para hacer esa conexión.

Por ejemplo, cuando comienza a contratar nuevos colaboradores en Pipefy, puede enviar solicitudes de suscripción en DocuSign. O crea registros de Salesforce a medida que se agregan nuevos clientes potenciales a Pipefy. En el proceso financiero, cuando se aprueba una solicitud de compra en Pipefy, los detalles se pueden enviar a Netsuite. Para crear una integración personalizada, Por favor, póngase en contacto con uno de nuestros expertos. .

Automatización de tareas con Python vs. Automatización con Pipefy

Automatizar tareas con scripts de Python significa usar Lenguaje de programación para desarrollar la automatización. Python se considera un código simple y fácil de entender, pero si desea desarrollar aplicaciones con él, aún necesita aprenderlo desde cero como si fuera un lenguaje desconocido. Por ejemplo, para realizar tareas muy básicas, aprender a codificar requiere al menos un mes de esfuerzo intensivo.

Python es de instalación gratuita. Si lo está utilizando para la automatización, debe consultar su código base nativo, que viene con su instalación. Además de ser utilizado para la automatización, Python también permite procesar grandes datos y desarrollar aplicaciones desde cero.

Las automatizaciones de Pipefy son tan simples de crear que no requieren ningún conocimiento específico, ni siquiera un lenguaje de programación. Configurar la automatización en Pipefy está a solo unos clics de distancia: debe elegir un evento y la acción que desencadenará. Esto se puede hacer en minutos por cualquier miembro de cualquier equipo.

La mayor ventaja es que es más fácil y rápido implementar y usar Pipefy. ¿Imaginas tener que enseñar a todos los directivos de una empresa a programar en Python desde cero? Esto será todo un desafío y una inversión de tiempo y dinero. Por lo tanto, Pipefy es la solución más factible para obtener un proceso automatizado y a prueba de errores en poco tiempo.

Ahorre tiempo y automatice tareas sin programar

Ahora que la automatización de tareas parece haber existido siempre en el mundo empresarial, ¿por qué no comenzar a implementarla en su equipo con herramientas intuitivas y fáciles de usar? Con Pipefy, tienes acceso a productos disponibles diseñados de acuerdo con las mejores prácticas del mercado. Monta tu Proceso de trabajo modelo.

Entre muchas otras características, disfrutarás buzón compartido , que le permite automatizar el envío de correos electrónicos y aumentar la colaboración entre equipos, mejorar los tiempos de respuesta y mejorar la comunicación con las partes interesadas.

Al adoptar Pipefy, Entrega de James de RH ahorró aproximadamente 85 horas de tiempo de trabajo a través de la automatización en solo dos meses, un ROI (retorno de la inversión) del 134% solo considerando el tiempo ahorrado. Sorvetes de Chiquinho Ahorre a los empleados más de 1066 horas al mes mediante la automatización de más de 9000 tareas.

Su empresa podría ser la próxima en obtener resultados sorprendentes. Registro gratis para aprovechar las funciones de automatización de Pipefy.